Szablon harmonogramu wydarzenia

Kiedy wydarzenia zbaczają z toru, rzadko jest to spowodowane jednym dużym problemem. To dziesiątki drobnych rzeczy, które łatwo przeoczyć. Od niedopasowanych agend po niedotrzymane terminy przygotowań, nawet niewielkie opóźnienie może mieć wpływ na cały dzień wydarzenia. W tym właśnie pomaga szablon harmonogramu wydarzenia.

Dzięki Asana możesz zaplanować każdy etap wydarzenia, od przygotowań po podsumowanie, na jednej, wspólnej osi czasu. Ten szablon wydarzenia zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby przypisywać role, zarządzać logistyką i z łatwością osiągać kluczowe kamienie milowe. Niezależnie od tego, czy organizujesz wyjazd integracyjny, czy premierę produktu, ten szablon pomoże Ci utrzymać wszystko na właściwych torach.

Kto może skorzystać na szablonie harmonogramu wydarzenia?

W Asanie obserwowaliśmy, jak zespoły od organizacji wydarzeń przechodzą od nieuporządkowanych arkuszy kalkulacyjnych do współpracy zespołowej, a wszystko to przy użyciu jednego, prostego szablonu. Jeśli zarządzasz wieloma interesariuszami, osiami czasu dostawców lub ścisłymi terminami dostaw, ten szablon harmonogramu wydarzenia został stworzony dla Ciebie. Jest idealny dla:

Osoby planujące i koordynujące wydarzenia

Użyj szablonu harmonogramu planowania wydarzenia, aby nakreślić całą agendę oraz koordynować działania dostawców i zespołu.

Zespoły ds. marketingu i komunikacji

Synchronizuj wewnętrzne i zewnętrzne osie czasu wiadomości, aby ogłoszenia, zaproszenia i dalsze działania odbywały się na czas.

Zespoły wykonawcze i operacyjne

Szablony harmonogramu wydarzeń firmowych umożliwiają planowanie i monitorowanie kamieni milowych, takich jak przygotowanie panelu lub przejście próbne, w jednym miejscu.

Zespoły ds. miejsca i logistyki

Przydzielaj zadania i przedziały czasowe, aby z wyprzedzeniem przygotować fizyczną przestrzeń, dostawy i zmiany w dniu wydarzenia.

Dlaczego warto korzystać z szablonu harmonogramu wydarzenia w Asana?

Przed skorzystaniem z tego szablonu zespół jednego z klientów, który zajmował się marketingiem wydarzenia, spędzał więcej czasu na potwierdzaniu zgłoszeń dostawców niż na finalizowaniu szczegółów wydarzenia. Jednak dzięki szablonowi cały zespół mógł zweryfikować każde potwierdzenie i termin, korzystając ze wspólnego widoku osi czasu.

Ten darmowy szablon harmonogramu wydarzenia jest wystarczająco elastyczny, aby można go było używać podczas dużych konferencji, a jednocześnie wystarczająco szczegółowy, aby można go było używać podczas wydarzeń wyjazdowych organizowanych przez pojedynczy zespół.

Korzyści z tego szablonu:

• Planowanie każdej fazy wydarzenia z osiami czasu i zależności

• Przydzielanie zadań związanych z przygotowaniem miejsca, prelegentami, cateringiem i komunikacją

• Zarządzanie agendą dzięki sekcjom zadań uporządkowanym według czasu lub funkcji

• Udostępnianie centralnego planu współpracownikom wewnętrznym i zewnętrznym

• Dostosowanie do wydarzeń korporacyjnych, wirtualnych lub hybrydowych

Jak korzystać z szablonu harmonogramu wydarzenia

Zaprojektowaliśmy ten szablon harmonogramu wydarzenia, aby uprościć proces planowania od początku do końca. Każda sekcja arkusza odzwierciedla etap realizacji, a kolumny pomagają szybko śledzić osoby odpowiedzialne za zadania, daty wykonania i priorytety. Niezależnie od tego, czy zarządzasz wydarzeniami firmowymi, czy podcastami marki, możesz dostosować ten szablon do wszystkich rodzajów wydarzeń.

Krok 1: skonfiguruj ogólne szczegóły wydarzenia

Zacznij od sekcji „Ogólne szczegóły wydarzenia”. Dodaj nazwę wydarzenia, opis i kluczowe daty. Uporządkuj informacje, przypisując role właścicielom, ustawiając typ wydarzenia i oznaczając kluczowe kategorie.

Pamiętaj, aby wprowadzić tutaj przybliżony budżet wydarzenia. Jeśli pracujesz z szablonem budżetu, połącz go z zadaniem lub użyj pola załączników, aby wszystkie dane finansowe były łatwo dostępne.

Krok 2: stwórz szczegółową oś czasu wydarzenia

Sekcja „Szczegółowa oś czasu” pełni rolę agendy w czasie rzeczywistym. Podziel wydarzenie na bloki czasowe: przygotowanie, sesje, przerwy i demontaż. W przypadku wydarzeń wielodniowych użyj sekcji dla każdego dnia lub części dnia.

Widok osi czasu w Asanie działa jak wykres Gantta, który pomaga wizualizować zależności na osi czasu wydarzenia. Widok osi czasu ułatwia zapobieganie nakładaniu się zadań i wczesne wykrywanie luk w harmonogramie.

Krok 3: zorganizuj dostawców i zasoby

W sekcji „Zarządzanie dostawcami i zasobami” utwórz zadanie dla każdego partnera zewnętrznego. Użyj kolumny „Status dostawcy”, aby śledzić status każdego dostawcy: potwierdzony, oczekujący lub w toku. Dodaj daty wykonania dla każdego produktu końcowego i przypisz osoby kontaktowe w firmie, które będą nadzorować przekazywanie zadań, zatwierdzenia lub problemy wymagające eskalacji.

Krok 4: uzupełnij listę kontrolną wydarzenia

Użyj sekcji „Lista kontrolna zadań”, aby wymienić wszystkie produkty końcowe. Pomyśl o oznakowaniu, materiałach, potwierdzeniach RSVP lub rezerwacjach podróży. Użyj pól priorytetu i poziomu ryzyka, aby oznaczyć zadania o kluczowym znaczeniu. W połączeniu z harmonogramem wydarzenia na osi czasu ta sekcja pomoże Twojemu zespołowi zrealizować plan bez żadnych opóźnień.

Krok 5: Dodaj kluczowe kontakty

Utwórz wpisy w sekcji Kluczowe kontakty dla każdej osoby zaangażowanej w wydarzenie. Uwzględnij osoby odpowiedzialne za wydarzenie w Twojej organizacji, dostawców i koordynatorów obiektu. Użyj pól niestandardowych, aby wskazać dział, rolę lub kategorię zadania.

Możesz również połączyć tę sekcję z listą gości lub kalendarzem wydarzeń, aby ułatwić koordynację. Gromadzenie danych kontaktowych w jednym miejscu znacznie ułatwia przekazywanie zadań i wprowadzanie zmian w ostatniej chwili.

Krok 6: udostępnij i współpracuj ze swoim zespołem

Zaproś członków zespołu jako współpracowników do zadań lub całych sekcji. Jeśli korzystasz z narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Asana, przypisywanie ról i śledzenie statusu staje się czymś naturalnym.

W przypadku dużych kampanii lub marketingu wydarzeń połącz zadania związane z planowaniem z kalendarzem kontaktów lub harmonogramem mediów społecznościowych. Możesz również powielić ten projekt jako prosty szablon harmonogramu wydarzenia, aby użyć go ponownie w przypadku cyklicznych programów.

Krok 7: dostosuj i rozwiń

Dodaj kolumny, takie jak „Właściciel sesji” lub „Wymagania AV”, albo użyj tagów dla ścieżek sesji. W przypadku wydarzeń wirtualnych lub hybrydowych rozważ dodanie sekcji „Konfiguracja techniczna” z własnym szablonem osi czasu.

Jeśli zarządzasz kilkoma wydarzeniami jednocześnie, połącz ten projekt z szerszym portfolio szablonów do planowania wydarzeń, aby Twój zespół mógł monitorować nakładające się potrzeby logistyczne i zasobowe.

Funkcje planowania wydarzeń w Asanie

Funkcje Asana sprawiają, że ten szablon do planowania wydarzeń staje się centrum dowodzenia wydarzeniem. Zaprojektowaliśmy ten szablon, uwzględniając kilka naszych ulubionych funkcji, ale możesz dostosować go do swoich potrzeb. Przejrzyj naszą listę ukończonych funkcji, aby znaleźć więcej inspiracji.

Widok osi czasu

Wizualizuj plan wydarzenia w układzie przypominającym wykres Gantta. Widok osi czasu pokazuje, jak połączone są ze sobą przygotowanie, realizacja i podsumowanie.

Pola niestandardowe

Dodaj pola dla typu sesji, właściciela budżetu, priorytetu lub dostawcy. Możesz sortować i filtrować zadania według tych pól, aby zobaczyć, co wymaga uwagi w pierwszej kolejności.

Zależności

Oznacz zadania, które zależą od innych, zanim będzie można je rozpocząć. Pomoże Ci to zidentyfikować potencjalne opóźnienia w harmonogramie, np. gdy potrzebujesz prezentacji od mówcy przed ostatecznym wydrukiem.

Osoby odpowiedzialne za zadania

Upewnij się, że każde zadanie ma właściciela, od drobnych spraw logistycznych po duże produkty końcowe. Członkowie zespołu wiedzą dokładnie, za co są odpowiedzialni, a Ty możesz w razie potrzeby zidentyfikować nieprzypisane elementy.

Formularze

Korzystaj z formularzy, aby zbierać propozycje dotyczące sesji, pytania od gości lub informacje o dostawcach. Możesz automatycznie przekształcić przesłane formularze w zadania w swoim projekcie bez konieczności dodatkowego wprowadzania danych ręcznie.

Automatyzacja (reguły) Ustaw reguły, aby automatycznie przypisywać zadania, przenosić elementy do statusu „Gotowe” po zatwierdzeniu lub powiadamiać interesariuszy o zmianach. Automatyzacja pozwala zaoszczędzić czas na powtarzalnych zadaniach.

Zalecane integracje dla szablonów harmonogramu wydarzenia

Integracje rozszerzają możliwości planowania wydarzeń, łącząc Asanę z narzędziami, których już używasz. Odwiedź centrum integracji aplikacji, aby znaleźć narzędzia, z których Twój zespół korzysta na co dzień.

Kalendarz Google

Synchronizuj zadania i terminy z kalendarzem, aby mieć pewność, że wydarzenie odbędzie się na czas. 

Slack

Wysyłaj przypomnienia, aktualizacje i powiadomienia na kanały Slack swojego zespołu. Otrzymasz powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy zadania zostaną ukończone lub gdy będą zaległe.

Dysk Google Dołącz umowy z dostawcami, plany pięter, agendy i zestawy marki, aby przechowywać wszystkie zasoby w jednym, współdzielonym miejscu.

Zoom

Dodawaj linki Zoom do wirtualnych sesji wydarzeń lub planuj rozmowy bezpośrednio z poziomu projektu w Asana.

Gmail

Przekształcaj e-maile związane z wydarzeniem w zadania dzięki dodatkowi Asana dla Gmaila. Możesz przypisywać zadania lub ustawiać daty wykonania bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej.

Jira Cloud

Jeśli Twoje wydarzenia obejmują premiery produktów lub aktywacje techniczne, zsynchronizuj je z Jira, aby dostosować osie czasu programistów do harmonogramu wydarzenia.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów harmonogramu wydarzenia