Harmonogram pracy

Jesteś w samym środku dnia, gdy ktoś pyta: „Kto jest na piątkową poranną zmianę?” Zatrzymujesz się. Nie masz pewności. Czy to Jan? A może Priya? Otwierasz arkusz kalkulacyjny. Potem sprawdzasz pocztę e-mail. Potem Slack. Odpowiedź prawdopodobnie gdzieś tam jest, ale jej znalezienie wszystko spowalnia.

W tym właśnie pomoże szablon harmonogramu pracy Asana. Przypisuj zmiany według nazwiska. Sprawdź, kto jest dostępny, kiedy i gdzie. Wykrywaj luki, zanim spowodują one problemy. Możesz nawet zintegrować ten szablon z innymi narzędziami, takimi jak Slack lub Gmail. Niezależnie od tego, czy przeglądasz harmonogram dzienny, czy planujesz nadchodzący miesiąc, wszystko to znajduje się w jednym miejscu i jest zawsze aktualne.

Kto może skorzystać na tym szablonie harmonogramu pracy?

Widzieliśmy, jak zespoły co tydzień marnowały godziny, próbując ustalić, kto i kiedy pracuje. Dlatego stworzyliśmy ten szablon harmonogramu pracy, aby uprościć ten proces. Niezależnie od tego, czy zarządzasz godzinowymi zmianami w lokalnej kawiarni, czy koordynujesz osie czasu projektów w dziale marketingowym, inteligentny program do tworzenia harmonogramów, który automatyzuje zadania i natychmiast je synchronizuje, sprawia, że praca jest bardziej wydajna.

Ten szablon harmonogramu pracy jest idealny dla:

• Kierowników zmian planujących tygodniowe grafiki pracy pracowników z określonymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia.

• zespołów HR, które monitorują czas wolny, dostępność i koszty pracy w różnych działach;

• Koordynatorów freelancerów lub agencje zarządzające wieloma wykonawcami i strefami czasowymi.

• Kierowników operacyjnych, którzy tworzą dzienne i miesięczne harmonogramy pracy, aby zapewnić odpowiednie pokrycie.

• Zespoły zarządzające zmianami rotacyjnymi, pracownikami zdalnymi lub elastycznymi ustaleniami dotyczącymi pracy.

Centralizując godziny pracy, codzienne zadania i dostępność w jednym szablonie, zespoły zyskują jaśniejszy obraz swojego tygodnia.

Dlaczego warto używać szablonu harmonogramu pracy w Asanie?

Jeden z naszych klientów z branży detalicznej przestawił się z drukowanego szablonu harmonogramu pracy pracowników na cyfrową wersję Asany. Teraz śledzi zmiany, wnioski o urlop i obsadę stanowisk w jednym obszarze roboczym. W rezultacie udało się skrócić o połowę czas potrzebny na cotygodniowe planowanie i ograniczyć nakładanie się pracy.

Dzięki szablonowi harmonogramu pracy Asana możesz:

• Ograniczyć ręczne wprowadzanie danych, automatyzując przydzielanie i aktualizowanie zmian.

• Wizualizować harmonogramy tygodniowe, dzienne lub miesięczne za pomocą widoku osi czasu lub Kalendarza.

• Śledzić dostępność pracowników, łączną liczbę godzin i konflikty w harmonogramie w czasie rzeczywistym.

• Ustandaryzować planowanie zmian, korzystając z szablonów z powtarzalnymi planami tygodniowymi.

• Zintegrować narzędzia do śledzenia czasu i komunikacji, aby stworzyć proces planowania oparty na współpracy.

Jak korzystać z tego szablonu harmonogramu pracy

Każdy szablon Asana został zaprojektowany, aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy. Ten szablon zawiera pola i widoki, które upraszczają planowanie w różnych zespołach, rolach i strefach czasowych. Użyj go w obecnej formie lub dostosuj do konkretnego przepływu pracy.

Potrzebujesz więcej opcji? Przejrzyj pełną bibliotekę szablonów Asany, aby znaleźć rozwiązania dla każdego aspektu zarządzania pracą.

1. Powiel szablon harmonogramu pracy.

Kliknij „Użyj szablonu”, aby utworzyć harmonogram. Zmień jego nazwę, aby odzwierciedlała Twój zespół lub ramy czasowe, na przykład „Harmonogram zmian na lipiec 2025”.

2. Dodaj imiona i nazwiska pracowników oraz ich role.

Użyj pól niestandardowych, aby wskazać dział, lokalizację lub stanowisko. Przypisz każde zadanie (zmianę) do odpowiedniego pracownika.

3. Ustaw dni i godziny.

Określ dni tygodnia, w które pracuje każdy pracownik. Dodaj godziny rozpoczęcia i zakończenia jako daty i godziny wykonania.

4. Monitoruj czas wolny i dostępność.

Użyj tagów lub sekcji, aby wskazać wnioski o urlop, sesje szkoleniowe lub dni elastyczne.

5. Wizualizuj i dostosowuj.

Użyj widoku Kalendarz lub Oś czasu, aby szybko wykryć luki, konflikty lub nadwyżki w tygodniowym harmonogramie.

Funkcje zarządzania czasem w Asana

Funkcje Asany upraszczają złożone przepływy pracy dzięki narzędziom usprawniającym automatyzację i współpracę. Oto nasze ulubione funkcje do zarządzania czasem, które mogą przyspieszyć i skalować proces planowania.

Aby zapoznać się ze wszystkimi funkcjami Asana, odwiedź stronę funkcji Asana.

Widok osi czasu: planuj i przeglądaj tygodniowy harmonogram zespołu w układzie przypominającym wykres Gantta. Szybko wykrywaj nakładające się zadania lub luki.

Pola niestandardowe: śledź role pracowników, rodzaje zmian lub lokalizacje bezpośrednio w każdym zadaniu. Ułatwia to sortowanie lub filtrowanie harmonogramu.

Reguły automatyzacji: automatycznie przypisuj zmiany, powiadamiaj pracowników o zmianach lub oznaczaj nadgodziny za pomocą prostych reguł automatyzacji.

Kalendarz: przeglądaj harmonogramy dzień po dniu, sprawdzaj liczbę pracowników przypisanych do każdej zmiany i wprowadzaj zmiany, przeciągając i upuszczając zadania.

Formularze: ustandaryzuj proces przesyłania i kierowania wniosków o urlop oraz aktualizacji dostępności.

Polecane integracje

Asana integruje się z narzędziami, których już używasz, więc nie musisz przełączać się między platformami, aby ukończyć zadanie. Oto kilka z naszych najpopularniejszych integracji, które pomogą zespołom zarządzać harmonogramami pracy pracowników w tym szablonie.

Chcesz zobaczyć, co jeszcze łączy się z Asana? Zapoznaj się z pełną listą integracji, aby odkryć narzędzia, które mogą jeszcze bardziej usprawnić przepływ pracy.

Kalendarz Google: synchronizuj harmonogram w Asanie z aplikacją kalendarza, aby na bieżąco śledzić zmiany i spotkania.

Slack: wysyłaj automatyczne przypomnienia o zmianach lub aktualizacje harmonogramu na kanały zespołu.

Harvest: śledź przepracowane godziny bezpośrednio z poziomu zadań w Asanie, aby ułatwić tworzenie listy płac lub budżetu projektu.

Dysk Google: przechowuj i udostępniaj dokumenty pracowników, podręczniki szkoleniowe lub wytyczne dotyczące planowania wraz ze swoim szablonem.

Timely: automatycznie rejestruj godziny pracy i uzyskaj wizualny przegląd sposobu, w jaki członkowie zespołu spędzają czas.

Time Doctor: monitoruj produktywność, śledź czas spędzony na każdym zadaniu i generuj szczegółowe raporty dotyczące pracy.

Everhour: śledź czas i budżety bezpośrednio z poziomu szablonu harmonogramu pracy.

TimeCamp: połącz zarządzanie zadaniami i czasem ze statystykami dotyczącymi rozliczanych godzin i wydajności.

Zapier: automatyzuj powtarzające się etapy planowania, takie jak wysyłanie e-maili lub eliminowanie konieczności ręcznego rejestrowania kart czasu pracy w nieporęcznych narzędziach, takich jak Arkusze Google.

Często zadawane pytania dotyczące szablonu harmonogramu pracy