Przełączanie kontekstu obniża produktywność

Większość z nas rozpoczyna i kończy dzień pracy, korzystając z aplikacji, narzędzi i zasobów. Sprawdzamy wiadomości w Slacku, klikamy skrzynki odbiorcze, przeglądamy cyfrowe listy zadań i uruchamiamy system operacyjny. A to wszystko w ciągu zaledwie pół godziny. To przeskakiwanie między różnymi zadaniami, narzędziami i zasobami nazywa się przełączaniem kontekstu i właśnie w ten sposób spędzamy dużo czasu.

Na szczęście istnieją sposoby, aby temu zapobiegać. Przyjrzyjmy się bliżej, czym jest przełączanie kontekstu, jakie są jego prawdziwe koszty i jak możemy odzyskać naszą uwagę.

Czym jest przełączanie kontekstu?

Przełączanie kontekstu to przeskakiwanie między różnymi zadaniami, aplikacjami lub projektami. To normalne – wszyscy to robimy – ale spędzamy tak dużo czasu na przeskakiwaniu między mediami społecznościowymi, aplikacjami do komunikacji i oprogramowaniem do zarządzania projektami, że nie pozostaje nam zbyt wiele czasu i przestrzeni na pracę w skupieniu. Ten „podatek od rozproszenia uwagi” szkodzi produktywności i zwiększa poczucie przytłoczenia, sprawiając, że jesteśmy jednocześnie bardziej zestresowani i mniej produktywni.

Dlaczego przełączamy kontekst?

Powód tego całego ciągłego przeskakiwania jest prosty: zbyt wiele rzeczy jednocześnie wymaga naszej uwagi. Według badania Indeks anatomii pracy z 2022 roku ponad połowa pracowników (56%) czuje, że musi natychmiast odpowiadać na powiadomienia. Ponadto pracownicy przełączają się między dziewięcioma aplikacjami dziennie i czują się nimi przytłoczeni. To ma sens – dziewięć aplikacji to dużo żonglerki.  

Te narzędzia i technologie zostały zaprojektowane, aby praca była łatwiejsza, szybsza i bardziej inteligentna. Jednak zbyt wiele niepowiązanych ze sobą aplikacji przynosi efekt odwrotny do zamierzonego – spowalniają wszystko i komplikują pracę.

Jaka jest różnica między przełączaniem kontekstu a wielozadaniowością?

Zarówno przełączanie kontekstu, jak i wielozadaniowość mogą mieć negatywny wpływ na Twoją pracę, ale są nieco inne. Przełączanie kontekstu polega na szybkim przechodzeniu między różnymi elementami. Zwykle dzieje się tak, zanim zakończysz bieżącą pracę. Na przykład jesteś w połowie briefu projektu, gdy Twój szef przydziela Ci nowe zadanie, aby pobrać raport o statusie. Zamiast dokończyć brief, przełączasz się i od razu zaczynasz pracę nad raportem. 

Wielozadaniowość natomiast polega na próbie ukończenia wielu zadań w tym samym czasie. W powyższym przykładzie wielozadaniowość oznaczałaby pracę nad briefem projektu i raportem o statusie w tym samym czasie, przełączając się między nimi. Obie te sytuacje mogą mieć wpływ na Twoją pracę. Według raportu Indeks anatomii pracy ponad połowa pracowników wykonuje kilka zadań jednocześnie podczas spotkań. 

[Przeczytaj] 5 obalonych mitów na temat wielozadaniowości oraz 6 sposobów na produktywność bez przełączania się między zadaniami

Koszt: jak przełączanie kontekstu niszczy Twój dzień

Koszt przełączania kontekstu jest wysoki, ale jesteśmy do tego tak przyzwyczajeni, że czasami nawet nie zdajemy sobie z tego sprawy. Co się stanie, jeśli odpowiem na jednego e-maila, a potem wrócę do raportu, nad którym pracuję? Co złego jest w wysłaniu szybkiego pytania w Slacku w trakcie spotkania? 

W rzeczywistości przełączanie kontekstu ma negatywny wpływ na to, jak się czujemy w pracy. Badanie przeprowadzone przez Uniwersytet Kalifornijski w Irvine wykazało, że już po 20 minutach powtarzających się przerw  ludzie zgłaszali znacznie wyższy poziom stresu, frustracji, obciążenia pracą, nakładu pracy i presji. 

To poważny problem, ponieważ przerwy w pracy zdarzają się nam nieustannie. Z raportu Indeks anatomii pracy wynika, że ponad jedna trzecia pracowników czuje się przytłoczona ciągłymi powiadomieniami.

Zgodnie z danymi, spędzamy dużo czasu na przełączaniu kontekstu:

• 42% respondentów spędza więcej czasu na e-mailach niż rok temu,

• 40% spędza więcej czasu na rozmowach wideo niż rok temu,

• 52% pracowników wykonuje więcej zadań podczas spotkań online niż rok temu,

• 56% uważa, że musi natychmiast odpowiadać na powiadomienia. 

Staje się to jeszcze bardziej widoczne, gdy spojrzymy na różne pokolenia, a milenialsi i przedstawiciele pokolenia Z czują się znacznie bardziej przytłoczeni niż ogół pracowników.

9 sposobów na zwalczanie przełączania kontekstu

Przyszłość pracy nie musi oznaczać wypalenia zawodowego, przytłoczenia i żonglowania kilkunastoma różnymi aplikacjami oraz przełączania się między zadaniami co minutę. Możesz przygotować siebie i swój zespół na sukces, wprowadzając kilka prostych zmian w sposobie myślenia i odrobinę struktury. Oto dziewięć wskazówek, które pomogą Ci zwalczać przełączanie kontekstu:

1. Użyj trybu „Nie przeszkadzać”: daj pracownikom możliwość korzystania z trybu „Nie przeszkadzać” lub blokowania czasu w kalendarzu, aby mogli skupić się na pracy.

2. Korzystaj z integracji: usprawnij pracę w najczęściej używanych narzędziach biznesowych, aby skoncentrować nakład pracy zespołu, skracając czas i ograniczając konieczność przełączania kontekstu.

3. Popraw współpracę: twórz więcej zespołów międzyfunkcyjnych, które mogą współpracować ze sobą bez spowalniania przez czynności okołozadaniowe. Korzystając z narzędzi, które sprzyjają komunikacji asynchronicznej, możesz skrócić czas poświęcany na przełączanie się między różnymi platformami komunikacyjnymi i pocztą e-mail.

4. Skonsoliduj narzędzia: połącz aplikacje i narzędzia w jednej scentralizowanej platformie, takiej jak platforma do zarządzania pracą, aby informacje, komunikacja i przepływy pracy były dostępne w jednym narzędziu.

5. Stosuj techniki zarządzania czasem: wypróbuj narzędzia zwiększające produktywność, takie jak technika Pomodoro, która polega na ustalaniu cyklicznych bloków pracy i przerw w kolejności sekwencyjnej. Te uporządkowane bloki czasu ograniczają rozproszenie uwagi i zachęcają do pełnego skupienia się na bieżącym zadaniu.

6. Priorytetyzuj zadania: użyj metody priorytetyzacji zadań, która sprawi, że praca będzie na tyle angażująca, że nie będziesz się rozpraszać. Wypróbuj różne techniki, aby sprawdzić, która najlepiej pasuje do Twojej pracy. Na przykład metoda segmentacji, która polega na łączeniu podobnych zadań w jedną grupę, aby móc skupić się na nich przez dłuższy czas.

7. Połącz pracę z celami: połącz każde zadanie z większymi celami i przedsięwzięciami. Ten synchroniczny proces pozwala utrzymać koncentrację i ograniczyć przełączanie kontekstu. Dodatkową korzyścią jest możliwość śledzenia postępów w realizacji celów długoterminowych i pokazywania, jak ważne są codzienne zadania.

8. Zaplanuj czas na współpracę: użyj oprogramowania do pracy zdalnej, aby organizować wirtualne sesje współpracy lub spotykaj się osobiście, jeśli to możliwe. Spotkania twarzą w twarz ograniczają rozproszenie uwagi, ponieważ trudniej jest odpowiedzieć na wiadomość, gdy jesteś w trakcie rozmowy.

9. Skróć niepotrzebne spotkania: czy aktualizacja statusu naprawdę wymaga 30-minutowej rozmowy i prezentacji? A może możesz ograniczyć rozpraszanie uwagi i przekazać informacje w formie raportu o statusie projektu?

Przejmij kontrolę nad powiadomieniami, aby odzyskać swój czas

Przełączanie kontekstu stało się normalną częścią dnia pracy. Czasami wydaje się, że nie można przejść 30 sekund bez usłyszenia dźwięku powiadomienia. O Twoją uwagę toczy się nieustanna walka, ale dzięki jasno wyznaczonym granicom i wsparciu ze strony przełożonego możesz cieszyć się spokojem, który zapewnia skoncentrowana praca.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak pracujemy? Przeczytaj nasz pełny raport Anatomia pracy, aby zapoznać się z najnowszymi odkryciami i badaniami dotyczącymi pracy w 2022 roku.