Czym jest praca w skupieniu? 7 sposobów na zwiększenie koncentracji

Dwa razy w roku współzałożyciel Microsoftu Bill Gates udaje się do chatki w lesie, aby po prostu poczytać i pomyśleć o ważnych sprawach. Podczas samozwańczych „tygodni myślenia” Gates całkowicie izoluje się od świata zewnętrznego, co oznacza brak poczty elektronicznej, telefonów i dostępu do Internetu. Jest tylko on i stos dokumentów od pracowników Microsoftu, którzy przedstawiają nowe innowacje lub inwestycje. 

Gates całkowicie eliminuje rozpraszacze ze swojego otoczenia, aby nadać priorytet głębokiej pracy, czyli stanowi koncentracji, który maksymalizuje kreatywność i skupienie. I najwyraźniej to zadziałało, ponieważ praca wykonana podczas „tygodni myślenia” Gatesa doprowadziła do innowacji, takich jak uruchomienie przeglądarki Internet Explorer w 1995 roku.

Nie musisz jednak wyjeżdżać do leśnej chatki, aby w pełni wykorzystać zalety pracy w skupieniu. Chociaż większość z nas nie może sobie pozwolić na luksus polegający na wycofaniu się na kilka dni lub tygodni, nadal możesz wprowadzić pracę w skupieniu do swojej codziennej rutyny, stosując kilka prostych praktyk. 

Czym jest praca w skupieniu? 

Praca w skupieniu to stan maksymalnej koncentracji, który pozwala szybko uczyć się trudnych rzeczy i tworzyć wysokiej jakości produkty. Termin ten został stworzony przez Cala Newporta, profesora informatyki na Uniwersytecie Georgetown i autora książki „Praca w skupieniu. Jak odzyskać koncentrację w świecie pełnym zakłóceń”. W swojej książce Newport definiuje pracę w skupieniu jako stan koncentracji wolny od rozpraszania uwagi, w którym mózg pracuje z maksymalną wydajnością.

Mówiąc prościej, teoria Newporta sugeruje, że aby być naprawdę produktywnym, powinniśmy wyłączyć wszystkie narzędzia do komunikacji i pracować bez przerw przez dłuższy czas każdego dnia. Chociaż całkowite odłączenie się od narzędzi do komunikacji w zespole może być niemożliwe, postaraj się pracować przez 60–90 minut bez rozpraszania uwagi.

Praca głęboka a „płytka”

Newport definiuje płytką pracę jako zadania o charakterze logistycznym, które można wykonywać w stanie rozproszenia uwagi, takie jak koordynacja pracy i zadania związane z komunikacją, które można łatwo powielać. 

W Asanie nazywamy to „czynnościami okołozadaniowymi”. Zgodnie z naszymi badaniami 60% czasu pracy pracowników wiedzy poświęcane jest na zadania koordynacyjne, takie jak odpowiadanie na e-maile, koordynowanie projektów i planowanie spotkań. I choć wyeliminowanie wszystkich powierzchownych zadań z większości stanowisk nie jest realistyczne, skrócenie czasu poświęcanego na pracę powierzchowną może stworzyć przestrzeń dla najważniejszych zadań o dużym znaczeniu. 

Korzyści płynące z pracy w skupieniu

Praca w skupieniu jest skuteczna z dwóch powodów: pomaga uniknąć rozpraszania uwagi i przestawia mózg na szybsze uczenie się trudnych rzeczy, dzięki czemu można wykonywać lepszą pracę w krótszym czasie. Oto jak to zrobić: 

Praca w skupieniu pomaga uniknąć rozpraszania uwagi 

Eliminowanie rozpraszaczy uwagi jest podstawowym elementem pracy w skupieniu i nie bez powodu. Gdy przełączasz się między zadaniami, np. sprawdzasz telefon podczas przygotowywania propozycji projektu, część Twojej uwagi pozostaje skupiona na poprzednim zadaniu. Więc nawet gdy wrócisz do pisania, część Twojego mózgu nadal myśli o tej wiadomości tekstowej, którą właśnie zobaczyłeś. Zjawisko to nazywa się resztką uwagi i ma poważne konsekwencje. Badania pokazują, że odzyskanie rozpędu po przerwie może zająć ponad 20 minut. Jeśli więc sprawdzasz telefon dwa razy w ciągu godziny, oznacza to utratę dwóch trzecich czasu skupienia. 

Praca w skupieniu zmienia sposób funkcjonowania mózgu 

Praca w skupieniu to najlepszy sposób na szybkie nabycie nowych umiejętności. Gdy skupiasz się głęboko, Twój mózg wzmacnia ścieżki uczenia się i połączenia między neuronami, dzięki czemu mogą one działać szybciej. Oznacza to, że kiedy intensywnie skupiasz się na określonej umiejętności, dosłownie przeprogramowujesz swój mózg, aby skuteczniej ją wykorzystywać. Co więcej, badania sugerują, że takie przeprogramowanie może nastąpić tylko wtedy, gdy koncentrujesz się na jednym zadaniu na raz, unikając rozproszenia uwagi (innymi słowy, gdy pracujesz głęboko). 

Dlaczego praca w skupieniu jest ważna? 

Umiejętność głębokiej pracy nie tylko daje Ci przewagę w nowoczesnym miejscu pracy, ale także przynosi satysfakcję i nadaje sens codziennym zadaniom. Oto, jak praca w skupieniu może zwiększyć Twoją wydajność i wnieść coś więcej do Twojego codziennego życia: 

Zwiększenie jakości pracy

Pracując w skupieniu, możesz szybko opanować trudne zagadnienia i wykonać wysokiej jakości pracę. Te dwie umiejętności mogą zapewnić Tobie (i Twojemu zespołowi) sukces w nowoczesnym miejscu pracy. 

• Szybko ucz się trudnych rzeczy: nauka jest kluczowym elementem każdej pracy, bez względu na dziedzinę. Na przykład menedżer IT musi nauczyć się rozwiązywać problemy technologiczne w skali organizacji, księgowy musi poznać prawo podatkowe, a inżynier oprogramowania musi nauczyć się nowych języków programowania. W ten sposób zdolność do zdobywania nowych umiejętności poprzez pracę w skupieniu sprawia, że stajesz się cennym zasobem.

• Szybko wykonujesz pracę wysokiej jakości: nauka nowych umiejętności to jedno, a osiąganie wysokiej jakości wyników to zupełnie inna sprawa. Ta druga wartość pracy w skupieniu pomaga wykorzystać te umiejętności, aby wywrzeć pozytywny wpływ. Na przykład głęboka koncentracja może pomóc kierownikowi projektu nauczyć się, jak napisać propozycję projektu, a następnie stworzyć szczegółową propozycję, która pomoże zapewnić finansowanie nowej inicjatywy. 

Rzadkość

Zgodnie z naszymi badaniami 60% czasu pracowników wiedzy poświęcane jest na koordynację, a nie na wykwalifikowane, strategiczne zadania, do których zostali zatrudnieni. To skupienie się na płytkiej pracy zamiast na prawdziwej produktywności stanowi szansę dla zespołów, które priorytetowo traktują skupienie w pracy, ponieważ mogą osiągać lepsze wyniki niż konkurencja. 

Praca w skupieniu nie musi być rzadkością. Istnieją konkretne kroki, które możesz podjąć, aby pomóc swojemu zespołowi pracować głębiej, odblokowując jego czasochłonne zadania, wyjaśniając priorytety pracy i zwiększając widoczność zespołu. Jeśli jeszcze tego nie robisz, zadbaj o to, aby:

• Ustalasz zasady dotyczące komunikacji.

• Usprawnij pracę w jednym narzędziu.

• Planuj spotkania z myślą o celu. 

To daje satysfakcję

Praca w skupieniu to coś więcej niż sposób na zwiększenie produktywności – to także przyjemność. Dzieje się tak dlatego, że praca w skupieniu to rodzaj przepływu, czyli strefy poznawczej, która jest z natury satysfakcjonująca i zapewnia idealną równowagę między umiejętnościami a wyzwaniem. 

Dodatkową korzyścią jest to, że głęboka koncentracja pomaga wnosić wartość do świata i tworzyć rzeczy, które mają znaczenie, co z kolei może przynieść nowy poziom satysfakcji w życiu zawodowym. Badania neurologiczne sugerują, że Twoje postrzeganie świata jest kształtowane przez to, na co zwracasz uwagę. Jeśli więc poświęcasz czas na głęboką pracę, Twój umysł postrzega świat jako pełen znaczenia i ważności. 

Życie pełne głębi to dobre życie. ”

7 sposobów na wprowadzenie pracy w skupieniu do swojego harmonogramu

Twój umysł jest jak mięsień, co oznacza, że możesz zwiększyć swoją pojemność do pracy w skupieniu poprzez praktykę i konsekwencję w czasie. Na początek przedstawiamy siedem zasad, które pomogą Ci wyrobić nawyk pracy w skupieniu.  

1. Wybierz filozofię pracy w skupieniu

Aby pracować głęboko, potrzebujesz planu, który będzie pasował do Twojego indywidualnego harmonogramu i preferencji dotyczących pracy. W swojej książce Newport przedstawia cztery różne podejścia (lub „filozofie”), które należy stosować przy planowaniu pracy w skupieniu. W zależności od Twojego stylu życia niektóre podejścia mogą działać lepiej niż inne: 

• Filozofia rytmiczna: dzięki temu podejściu ustalasz regularny nawyk i rytm pracy w skupieniu, blokując 1–4-godzinne bloki, aby skupić się o tej samej porze każdego dnia. Planując czas na pracę w skupieniu, pamiętaj, że większość ludzi nie jest w stanie utrzymać koncentracji dłużej niż cztery godziny dziennie. Możesz na przykład zaplanować pracę w skupieniu na 8–10 rano każdego dnia roboczego. Kluczem do tej strategii jest konsekwencja, którą można osiągnąć, poświęcając każdego dnia określoną ilość czasu na pracę w skupieniu. Aby skutecznie wdrożyć tę strategię, wypróbuj technikę zarządzania czasem, która ją uzupełnia, na przykład blokowanie czasu.

• Filozofia dziennikarska: ta metoda jest najbardziej elastyczna i pozwala dopasować pracę w skupieniu do harmonogramu. Możesz na przykład zaplanować pracę w skupieniu, gdy masz co najmniej 90 minut między spotkaniami. Pamiętaj, że to podejście wymaga przełączania się w tryb pracy w skupieniu, co może być trudne dla początkujących. Jeśli dopiero zaczynasz i masz przewidywalny harmonogram spotkań, najlepszym rozwiązaniem może być filozofia rytmiczna.  

• Filozofia klasztorna: dzięki temu podejściu całkowicie eliminujesz lub drastycznie ograniczysz płytką pracę we wszystkich aspektach swojego życia. Na przykład pisarz science fiction Neal Stephenson słynie z tego, że unika e-maili i zaangażowania w rozmowy, aby móc skupić się na pisaniu. Oznacza to, że Stephenson jest prawie niemożliwy do zdobycia, ale niezwykle płodny – ma na swoim koncie ponad 80 prac. Jeśli chcesz wdrożyć filozofię klasztorną w pracy, rozważ strategie zarządzania czasem, które minimalizują czynności okołozadaniowe, takie jak metoda GTD.

• Filozofia bimodalna: ta metoda polega na podziale czasu na długie okresy (co najmniej cały dzień) przeznaczone na pracę w skupieniu i pozostałe, poświęcone wszystkim innym zadaniom. Planowanie bimodalne to bardziej elastyczna wersja filozofii monastycznej — zamiast całkowicie eliminować pracę powierzchowną, możesz spędzić dzień lub więcej na pracy głębokiej, a następnie wrócić do innych obowiązków. Dobrym przykładem są wspomniane we wstępie „tygodnie na myślenie”, kiedy to Bill Gates dwa razy w roku udaje się do chatki w lesie, aby czytać i przeprowadzać burze mózgów. W Asanie wdrażamy własną wersję filozofii bimodalnej, zachęcając do środy bez spotkań – całego dnia, w którym członkowie naszego zespołu mogą zanurzyć się w pracy bez zakłóceń.

Jeśli zorganizuję swoje życie w taki sposób, że będę miał dużo długich, następujących po sobie, nieprzerwanych bloków czasu, będę mógł pisać powieści. Jednak gdy te fragmenty zostają rozdzielone i rozdrobnione, moja produktywność jako pisarza dramatycznie spada.”

2. Twórz rytuały, aby zwiększyć koncentrację

Badania sugerują, że nasze mózgi zapamiętują określone skojarzenia. Kiedy łączysz dwie rzeczy – na przykład sól i pieprz lub czyste biurko i koncentrację – Twój umysł uczy się i przewiduje tę samą kombinację w przyszłości. Oznacza to, że możesz tworzyć rytuały, które wyzwalają koncentrację i mówią mózgowi, że nadszedł czas, aby się skupić. Na przykład, jeśli zawsze sprzątasz biurko przed pisaniem, czysty obszar roboczy ułatwi Ci skupienie się na pisaniu w przyszłości. 

Tworząc rytuał pracy w skupieniu, zadaj sobie następujące pytania: 

• Gdzie będziesz pracować? Zastanów się nad środowiskiem, które stworzysz – na przykład możesz pracować w biurze z zamkniętymi drzwiami i uporządkowanym biurkiem. 

• Kiedy i jak długo będziesz pracować? Możesz na przykład zdecydować się na pracę od samego rana przez 90 minut, a następnie zrobić sobie przerwę na kawę. 

• Jak będziesz pracować? Określ zasady, które pomogą Ci utrzymać koncentrację, np. czy będziesz korzystać z internetu, ile słów napiszesz w ciągu 20 minut lub gdzie odłożysz telefon. 

• W jaki sposób będziesz wspierać swoją pracę? Upewnij się, że masz przygotowane wszystkie potrzebne materiały, np. dokumenty referencyjne, kawę lub jedzenie. 

Możesz również wprowadzić dodatkowe sygnały, które pomogą Ci się skoncentrować, np. zapalając świecę, słuchając określonego rodzaju muzyki lub ubierając się w określony sposób. 

3. Ustal priorytety najważniejszych zadań 

W przypadku koncentracji kluczowe znaczenie ma priorytetyzacja. Często im więcej zadań próbujesz wykonać, tym mniej faktycznie osiągasz. Aby pracować głęboko, musisz skoncentrować się na najważniejszym zadaniu i zignorować wszystko inne. Oto jak to zrobić: 

• Zdecyduj z wyprzedzeniem, nad czym będziesz pracować podczas każdej sesji pracy w skupieniu. Aby pracować w skupieniu, musisz skupić się na jednym zadaniu i zignorować wszystko inne. Jeśli wcześniej zdecydujesz, na czym się skoncentrujesz, unikniesz wielozadaniowości. A jeśli w czasie skupienia otrzymasz nowe zlecenia, odczujesz mniejszą presję, aby od razu przełączyć się na inne zadanie. Spróbuj użyć strategii priorytetyzacji, aby zidentyfikować i zająć się najważniejszymi zadaniami. Możesz skorzystać z macierzy Eisenhowera, zasady Pareto lub strategii „zjedz żabę”. 

• Zapewnij przejrzystość dzięki celom zespołowym i biznesowym. Jasne cele są jak kompas, ponieważ kierują Twoimi decyzjami i wskazują, które zadania są najważniejsze. Na przykład, jeśli kwartalny cel Twojego zespołu polega na przeprojektowaniu strony internetowej firmy, możesz łatwiej obniżyć priorytet próśb o ulepszenie aplikacji. Pamiętaj, aby użyć struktury wyznaczania celów, aby Twoje cele były mierzalne i konkretne, na przykład metodologii celów SMART lub celów i kluczowych rezultatów (OKR). 

4. Śledź, na co poświęcasz czas

Aby coś zrobić, musisz zainwestować czas. To samo dotyczy pracy w skupieniu. Dlatego zarządzanie harmonogramem i przejmowanie kontroli nad czasem ma kluczowe znaczenie – aby wprowadzić do swojej rutyny więcej pracy w skupieniu, musisz na nią znaleźć miejsce. 

Oto kilka strategii, które pomogą Ci zrozumieć i zarządzać swoim czasem: 

• Sprawdź, jak spędzasz czas w pracy. Zanim będziesz w stanie ograniczyć pracę powierzchowną, aby zrobić miejsce na głębsze zadania, musisz zrozumieć, jaki rodzaj pracy wykonujesz na co dzień. W tym celu sporządź listę wszystkich działań lub zadań, które wykonujesz, a następnie określ stopień skupienia każdego z nich, aby wiedzieć, ile czasu poświęcasz na pracę w skupieniu, a ile na pracę powierzchowną. 

• Przeanalizuj swoje spotkania. Zrób listę wszystkich spotkań służbowych, w których uczestniczysz, i oceń ich wartość w skali od 1 do 5. Możesz również zanotować, jak bardzo skupiasz się na spotkaniu, czy zazwyczaj są ustalane czynności do wykonania i czy istnieje ustalona agenda. W ten sposób możesz ocenić, które spotkania są naprawdę produktywne, a które można zastąpić asynchronicznym przekazem informacji.

• Zaplanuj swój dzień. Przejmij kontrolę nad swoim harmonogramem dnia, przydzielając bloki czasu na każde zadanie, które chcesz wykonać. Dwa popularne sposoby na to to technika time boxing i blokowanie czasu. Technika time boxing to strategia zarządzania czasem, w której szacuje się, ile czasu zajmie wykonanie zadania i wyznacza się czas na jego ukończenie. Koncepcja blokowania czasu jest podobna, ale zamiast wyznaczać czas na jedno zadanie, grupujesz podobne zadania i kończysz je wszystkie w jednym bloku czasu. Technika time boxing jest dobrym rozwiązaniem do planowania pracy w skupieniu, podczas gdy blokowanie czasu może pomóc w jednorazowym wykonaniu wielu mniej wymagających zadań, takich jak odpowiadanie na e-maile. 

5. Ogranicz cyfrowe czynniki rozpraszające

Rozproszenie uwagi jest największym wrogiem głębokiej pracy. Jednak rozproszenie uwagi – zwłaszcza w środowisku cyfrowym – jest obecnie bardziej powszechne niż kiedykolwiek wcześniej. W czasach, gdy 80% pracowników wiedzy twierdzi, że pracuje z otwartą skrzynką odbiorczą, a prawie trzech na czterech pracowników odczuwa presję, aby wykonywać wiele zadań naraz każdego dnia, unikanie cyfrowych rozpraszaczy może wydawać się prawie niemożliwe. 

Jednak zminimalizowanie rozpraszaczy jest nadal możliwe dzięki kilku prostym strategiom: 

• Wyłącz powiadomienia. Dźwięki, banery i powiadomienia migające na ekranie mają negatywny wpływ na koncentrację i mogą szybko wytrącić Cię z pracy w skupieniu. Kiedy próbujesz się skupić, użyj trybu „Nie przeszkadzać” lub wycisz powiadomienia w telefonie i aplikacjach do komunikacji. Aby naprawdę się odłączyć, zamknij całkowicie aplikacje do obsługi poczty e-mail i komunikatorów. Pamiętaj, że zawsze możesz sprawdzić powiadomienia podczas następnej przerwy w pracy.

• Ustaw głębokie skupienie jako domyślne. Zamiast żyć w stanie rozproszenia i zmuszać mózg do przełączania się w tryb skupienia, aby wykonać zadania, zaplanuj przerwy w skupieniu – czas, w którym pozwalasz sobie na przerwę i całkowite poddanie się rozpraszaczom. Możesz użyć tej strategii w życiu zawodowym lub osobistym. Możesz na przykład zaplanować przerwę na skupienie po pracy, kiedy możesz przeglądać internet i media społecznościowe, a następnie skupić się na gotowaniu kolacji, oglądaniu filmu lub rozmowie z bliskimi.  

• Mądrze wybieraj narzędzia. Zgodnie z naszymi badaniami przeciętny pracownik wiedzy przełącza się między 10 aplikacjami 25 razy dziennie, aby wykonać swoją pracę. Pracownicy, którzy przełączają się między aplikacjami mogą mieć również problem z efektywnym priorytetyzowaniem swojej pracy. Ale to, że narzędzie istnieje, nie oznacza, że musisz z niego korzystać. Zamiast rozprzestrzeniać pracę na wiele różnych aplikacji, wybierz narzędzie do zarządzania projektami, które integruje się ze wszystkimi narzędziami biznesowymi, aby mieć jedno źródło informacji. W ten sposób, zamiast pracować w wielu aplikacjach, możesz śledzić ważne informacje w jednym miejscu.  

6. Zaplanuj czas na regenerację 

Odpoczynek jest tak samo ważny jak praca. Codzienne przeznaczanie czasu na regenerację może pomóc zapobiec wypaleniu i sprawić, że nawyki związane z pracą w skupieniu staną się trwałe. Newport sugeruje, że aby w pełni wykorzystać czas wolny, należy całkowicie odłączyć się od pracy, a zatem niezbędne jest wyznaczenie jasnych granic. Zaleca, aby każdego dnia ustalić godzinę zakończenia pracy (dla niego jest to 17:30) i unikać pracy w weekendy. Oznacza to, że kiedy skończysz pracę, to naprawdę skończysz – nie sprawdzasz Slacka na telefonie, nie piszesz e-maili w głowie ani nie myślisz o nadchodzących spotkaniach. 

Jeśli trudno Ci się odłączyć, spróbuj stworzyć „procedurę wyłączenia”, którą będziesz ukończone pod koniec każdego dnia pracy. Może to być 10–20 minut, podczas których po raz ostatni sprawdzisz skrzynkę odbiorczą, aby upewnić się, że nie przeoczysz ważnych powiadomień, zaplanujesz, jak wykonasz niedokończone zadania i przejrzysz harmonogram na następny dzień. Dzięki temu zakończysz dzień pracy ze spokojem, bez obaw o niedokończone zadania. 

7. Śledź postępy w realizacji celów

Wyznaczanie jasnych celów to jeden z najlepszych sposobów na utrzymanie motywacji i nawyku pracy w skupieniu. Według badań przeprowadzonych przez psychologów wyznaczanie celów wydaje się być jedną z najlepszych technik motywacyjnych wpływających na wyniki grupy. Dzieje się tak, ponieważ cele rozbudzają wewnętrzną motywację – wewnętrzne dążenie do sukcesu, a nie wynikające z czynników zewnętrznych, takich jak pochwała czy nagroda.

Aby wyrobić sobie nawyk pracy w skupieniu, ustal cele krótkoterminowe, aby śledzić wskaźniki, takie jak liczba godzin, które chcesz poświęcić na skupienie każdego dnia. Newport sugeruje utworzenie tablicy wyników, na której możesz zapisywać swoje dzienne godziny i odhaczać każdy osiągnięty cel. Możesz również tworzyć cele długoterminowe na wyższym poziomie, które pomogą Ci z czasem osiągnąć określoną liczbę godzin – na przykład możesz zacząć od jednej godziny dziennie, a następnie pracować do czterech godzin w ciągu trzech miesięcy. Pamiętaj tylko, aby Twoje cele były mierzalne i konkretne dzięki takim strukturom jak metodologia celów SMART lub cele i kluczowe rezultaty (OKR). 

Czas na głęboką pracę

Praca w skupieniu to jeden z najlepszych sposobów na maksymalizację potencjału twórczego, ale chodzi tu o coś więcej niż tylko produktywność. Praca w skupieniu jest po prostu przyjemna i może pomóc Ci poczuć się pełnym energii i gotowym do wykonywania trudnych zadań każdego dnia. Albo, jak ujął to Cal Newport: „głębokie życie to dobre życie”.

Zacznij pracować w skupieniu, ograniczając ilość pracy o niskiej wartości dodanej, którą wykonujesz Ty i Twój zespół. Asana umożliwia koordynację pracy w jednym miejscu, dzięki czemu możesz spędzać mniej czasu na wyszukiwaniu dokumentów, uzyskiwaniu zatwierdzeń i odpowiadaniu na e-maile, a więcej na wykonywaniu najważniejszych zadań.