8 kluczowych funkcji, których należy szukać w platformie do zarządzania pracą

Sposób, w jaki pracujemy, nie działa. Praca jest rozproszona, narzędzia nie synchronizują się, a zespoły cierpią z powodu przeciążenia aplikacjami i zmęczenia technologicznego. Ale jest na to lepszy sposób. Dzięki platformie do zarządzania pracą w przedsiębiorstwie możesz połączyć wszystkie elementy organizacji – od najmniejszych codziennych zadań po najbardziej złożone cele firmy – aby uzyskać bardziej zintegrowany, płynny sposób pracy. 

Wyzwanie polega na wyborze odpowiedniej platformy. W tym właśnie pomoże ten przewodnik. Przeprowadzimy Cię krok po kroku przez niezbędne funkcje, których należy szukać w platformie do zarządzania pracą w przedsiębiorstwie. Na koniec poczujesz się pewnie, podejmując decyzję, która odpowiada bieżącym potrzebom Twojej organizacji i długoterminowej strategii biznesowej.

8 kluczowych funkcji, których należy oczekiwać od platformy do zarządzania pracą w przedsiębiorstwie

Przedstawiamy osiem funkcji, które są niezbędne w każdej platformie dostosowanej do potrzeb nowoczesnych przedsiębiorstw.

1. Skalowalność i bezpieczeństwo 

Jeśli chodzi o wybór platformy do zarządzania pracą w przedsiębiorstwie, która będzie skuteczna w dłuższej perspektywie, ważne jest, aby znaleźć taką, która jest dostosowana do potrzeb przedsiębiorstwa i może być skalowana w celu zaspokojenia potrzeb dużej organizacji. Pomyśl o tym w następujący sposób: odpowiednia platforma do zarządzania pracą to nie tylko kolejne oprogramowanie, które kupujesz, aby dodać je do swojego stosu technologicznego. To inwestycja, która połączy Twoją pracę, dostosuje się do Twojego biznesu i będzie się rozwijać razem z nim. 

Oznacza to wybór platformy, która została zaprojektowana z myślą o skalowalności i bezpieczeństwie. Idealna platforma powinna być w stanie pomieścić jednostki biznesowe o różnej wielkości, skalować się w różnych działach oraz zachować łatwość obsługi i spójność wydajności w miarę rozwoju przedsiębiorstwa. 

Bezpieczeństwo jest podstawą skalowalności. Poszukaj platformy z funkcjami bezpieczeństwa klasy korporacyjnej, takimi jak solidne szyfrowanie, kompleksowe opcje administracyjne i szczegółowe uprawnienia. Ważne są również środki ochrony danych, takie jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe, regularne tworzenie kopii zapasowych danych, niezawodne funkcje odzyskiwania i zobowiązanie do wysokiej dostępności. Ponadto zapewnienie, że platforma spełnia wymogi dotyczące ochrony danych i prywatności, takie jak RODO, CCPA, FERPA i HIPAA, ma kluczowe znaczenie dla utrzymania zgodności. 

Wskazówka: wypróbuj nasz szablon listy kontrolnej zgodności z RODO, aby upewnić się, że Twój zespół prawidłowo gromadzi, przechowuje i udostępnia dane.

2. Integracja z istniejącymi systemami 

Idealna platforma do zarządzania pracą nie działa w izolacji. To narzędzie, które łączy w sobie narzędzia i systemy, na których opiera się już Twój business. Zamiast zwiększać złożoność infrastruktury technologicznej, platforma powinna ją uprościć, łącząc zespoły międzyfunkcyjne, działy i narzędzia w jednym miejscu.

Aby tak się stało, poszukaj platformy, która integruje się z innymi aplikacjami w miejscu pracy. Stawiając na interoperacyjność, możesz połączyć wszystkie narzędzia i dane w jednej przestrzeni, bezproblemowo łącząc przepływy pracy bez opuszczania platformy. Wybierz platformę z dostępem do API, aby móc tworzyć niestandardowe aplikacje dostosowane do konkretnych potrzeb Twojej firmy. Pamiętaj: celem platformy do zarządzania pracą nie jest zastąpienie narzędzi, które już masz, tylko połączenie ich ze sobą. 

3. Użyteczność i łatwość wdrożenia 

Wybierając platformę do zarządzania pracą, liderzy mają wiele na głowie – całą listę funkcji do przejrzenia i pytań, na które należy odpowiedzieć. Jednak dla zespołów, które będą korzystać z platformy na co dzień, najważniejsze jest coś znacznie prostszego: jak łatwo jest z niej korzystać i jak łatwo jest ją wdrożyć?

Użyteczność nie jest czymś, co jest po prostu miłym dodatkiem. To absolutny must have. Platforma powinna być intuicyjna i łatwa w obsłudze, aby zespoły mogły od razu rozpocząć pracę, bez konieczności długiego okresu nauki. Poszukaj platformy z intuicyjnym interfejsem użytkownika i przyjaznymi dla użytkownika funkcjami, takimi jak spersonalizowana strona główna i lista zadań. 

Idealna platforma do zarządzania pracą powinna stanowić naturalne rozszerzenie przepływów pracy Twoich zespołów. Platforma z zasobami dotyczącymi sukcesu klienta i wsparcia, takimi jak wsparcie wdrożeniowe, dostosowane szkolenia, samouczki i szczegółowa baza wiedzy, pomoże Twojemu zespołowi szybko rozpocząć pracę, a to ma znaczenie. Im łatwiej zespoły będą korzystać z platformy, tym szybciej one (i Twoja organizacja) będą mogły czerpać korzyści, takie jak lepsza współpraca, usprawnione przepływy pracy i większa produktywność. 

4. Elastyczność i personalizacja

Nie ma jednego uniwersalnego sposobu na pracę, więc nie może być też jednej uniwersalnej platformy do zarządzania pracą. Platforma musi działać na każdym poziomie biznesu, od indywidualnych pracowników wykonujących codzienne zadania po kadrę kierowniczą śledzącą cele na poziomie organizacji. Ważne jest, aby wybrać platformę, która oferuje elastyczność w sposobie prezentacji danych, zapewniając każdemu członkowi zespołu dostęp do odpowiednich informacji dostosowanych do jego konkretnej roli – bez względu na to, gdzie znajduje się w hierarchii firmy. 

Aby to było możliwe, poszukaj platformy do zarządzania pracą, która opiera się na standardowym modelu danych, aby scentralizować informacje, jednocześnie umożliwiając elastyczność i personalizację. Dzięki temu każdy może pracować na tym samym zestawie danych, dostosowanym do jego indywidualnych potrzeb. Kluczowe funkcje, na które warto zwrócić uwagę, to różne widoki projektu, które pokazują użytkownikowi najważniejsze informacje, oraz dodawanie zadań do wielu projektów, co umożliwia śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach. Dzięki temu nikt nie będzie miał przeszkód w postaci nieistotnych szczegółów ani nie będzie tracił szerszej perspektywy. Każdy członek zespołu będzie mógł zobaczyć dokładnie to, co musi zobaczyć, dokładnie wtedy, gdy musi to zobaczyć. 

5. Możliwości współpracy międzyfunkcyjnej

Platforma do zarządzania pracą powinna pełnić rolę centralnego węzła współpracy międzyfunkcyjnej, w którym rozproszone działy mogą się komunikować, dzielić pomysłami i efektywnie współpracować.  Odpowiednia platforma może zmienić sposób interakcji zespołów, sprawiając, że rozłączone zadania, rozproszone pliki i e-maile w obie strony staną się przeszłością – wszystko, od szybkich aktualizacji po dogłębne dyskusje i decyzje dotyczące szerszej perspektywy, odbywa się w jednym miejscu.

Poszukaj elastycznej platformy, która połączy zespoły międzyfunkcyjne, działy i narzędzia. Wybierz platformę, która umożliwia obsługę różnych projektów i rodzajów przepływów pracy, a także łatwą współpracę przy jednoczesnym uwzględnieniu unikalnych stylów pracy i procesów. Odpowiednia platforma powinna również integrować się z istniejącymi narzędziami o znaczeniu krytycznym dla biznesu, umożliwiając zespołom bezproblemową współpracę bez konieczności rezygnacji z preferowanych narzędzi.  Gromadząc wszystkie projekty, zadania, pliki i informacje zwrotne zespołu w jednym miejscu, możesz wyeliminować silosy komunikacyjne i informacyjne, które dzielą zespoły międzyfunkcyjne. W efekcie zwiększysz wpływ działań i stworzysz środowisko sprzyjające współpracy między zespołami.

6. Dostosowanie i śledzenie celów strategicznych

Kolejną kluczową cechą, której należy szukać, jest możliwość powiązania pracy każdego zespołu z celami całej firmy. Dzięki temu każdy wie, dlaczego wykonuje swoją pracę, a zespoły mogą skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na działaniach, które przyczyniają się do realizacji strategicznych inicjatyw organizacji.

Poszukaj funkcji, które umożliwiają śledzenie celów i pracy, która przyczynia się do ich realizacji, w jednym miejscu, takich jak wspólne cele, analiza danych w czasie rzeczywistym i funkcje raportowania niestandardowego. Monitorując nadrzędne cele i ich status w jednym miejscu, zespoły mogą śledzić zarówno pracę poszczególnych osób, jak i postępy w szerszej perspektywie. Dzięki temu mogą sprawdzić, które cele są realizowane na czas, a które są zagrożone, i wprowadzić niezbędne zmiany, aby utrzymać kurs i szybciej osiągnąć cele. 

7. Automatyzacja i sztuczna inteligencja 

Platforma do zarządzania pracą wyposażona w funkcje automatyzacji i sztucznej inteligencji pozwala rozwiązać jeden z największych problemów związanych z produktywnością: powielanie pracy. Inwestując w platformę, która eliminuje powtarzalne, mało wartościowe zadania, pozwalasz zespołom skupić się na pracy strategicznej i o dużym znaczeniu. Co więcej, wykorzystując sztuczną inteligencję i automatyzację do standaryzacji i skalowania przepływów pracy, możesz zapewnić spójność i dokładność swoich procesów. 

Jeśli chodzi o funkcje sztucznej inteligencji, poszukaj platformy z funkcjami, które usprawniają procesy decyzyjne i zapewniają większą przejrzystość, takimi jak możliwość analizy danych projektu w czasie rzeczywistym w celu dostarczenia statystyk, aktualizacji statusu oraz identyfikacji potencjalnych zagrożeń i przeszkód.

Warto również poszukać platformy, która wykorzystuje sztuczną inteligencję i automatyzację do tworzenia i optymalizacji przepływów pracy w całej organizacji z możliwością ich dostosowywania. Konkretne funkcje, na które warto zwrócić uwagę, obejmują reguły automatyzujące zadania, formularze standaryzujące żądania oraz szablony z możliwością dostosowywania, które tworzą powtarzalne procesy przepływu pracy, które każdy może zbudować – bez wiedzy technicznej ani kodowania.

8. Funkcje raportowania 

Platforma do zarządzania pracą z zaawansowanymi funkcjami raportowania nie tylko zapewnia Ci dostęp do informacji, ale także pozwala być o krok do przodu. Funkcje raportowania przekształcają surowe dane w przejrzystą narrację, dzięki czemu możesz zrozumieć, jak postępują inicjatywy Twojej firmy, gdzie znajdują się wąskie gardła i jak ściśle praca jest dostosowana do celów biznesowych. Dzięki tym funkcjom wszyscy, od indywidualnych współpracowników po członków kadry kierowniczej wyższego szczebla, mogą być na bieżąco, podejmować lepsze decyzje i szybciej osiągać wyniki. 

Poszukaj platformy z zaawansowanymi funkcjami raportowania, które mogą wspierać podejmowanie decyzji opartych na danych, takimi jak pulpity nawigacyjne raportów, które umożliwiają dostosowywanie danych wejściowych, wizualizację danych na wiele sposobów i śledzenie postępów w całej organizacji. Ponadto upewnij się, że platforma umożliwia bezproblemową integrację danych, aby importować je do innych zaawansowanych narzędzi raportowania, takich jak Tableau i PowerBI, co zwiększy możliwości analityczne i raportowania.

Pracuj mądrzej dzięki platformie do zarządzania pracą

Odpowiednia platforma do zarządzania pracą może zmienić przepływy pracy w Twojej organizacji i wypełnić lukę między strategią, planowaniem i realizacją. Chcesz zobaczyć ten proces w praktyce? Zrób kolejny krok i zobacz, jak platforma taka jak Asana może zwiększyć przejrzystość i odpowiedzialność, zmaksymalizować wpływ na business i zrewolucjonizować sposób działania Twojej organizacji.

Masz więcej pytań dotyczących zarządzania pracą? Sprawdź często zadawane pytania.

Czym jest zarządzanie pracą?

Zarządzanie pracą to systematyczne podejście do organizowania przepływów pracy w organizacji, takich jak projekty, bieżące procesy lub rutynowe zadania, aby zapewnić przejrzystość potrzebną zespołom i całej organizacji. To sposób na koordynację działań poszczególnych osób i pracy na wszystkich poziomach organizacji, aby zapewnić wszystkim dostęp do informacji potrzebnych do wykonywania pracy, która ma znaczenie. Na poziomie przedsiębiorstwa zarządzanie pracą strategicznie organizuje przepływy pracy zespołu, aby dostosować je do szerszych celów organizacji. Zarządzanie pracą wykraczającą poza pojedyncze zadania, obejmującą projekty i procesy bieżące, aby zapewnić przejrzystość i ukierunkowanie na wszystkich poziomach – od członków zespołu po kadrę kierowniczą.

Jaka jest różnica między platformą do zarządzania pracą a platformą do zarządzania projektami?

Być może znasz lub korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami. Platformy do zarządzania projektami doskonale nadają się do obsługi pojedynczych projektów lub inicjatyw ad hoc, natomiast platformy do zarządzania pracą przenoszą tę koncepcję na wyższy poziom. Oprogramowanie do zarządzania projektami koncentruje się na pojedynczych projektach lub zadaniach, podczas gdy platformy do zarządzania pracą obejmują cały zakres operacyjny przedsiębiorstwa. Łączą one strategię, planowanie i realizację w jednej platformie, łącząc najważniejsze cele organizacji z pracą, która prowadzi do ich realizacji. 

Jakie są korzyści z platformy do zarządzania pracą?

Według naszych badań, 60% czasu pracy spędza się na czynnościach okołozadaniowych – spotkaniach statusowych, aktualizacjach e-mailowych, powielaniu pracy i ręcznym wprowadzaniu danych – zamiast na pracy wymagającej kwalifikacji. 

Dzięki platformie do zarządzania pracą możesz zoptymalizować czas, który Twój zespół poświęca na inicjatywy strategiczne. Zmniejszając czas tracony na spotkania statusowe i ręczne aktualizacje, platformy do zarządzania pracą zwiększają przejrzystość, wspierają współpracę międzyfunkcyjną i zapewniają kompleksowy obraz tego, w jaki sposób wszystkie działania przyczyniają się do realizacji ogólnych celów firmy, dzięki czemu można je szybciej osiągnąć.

Jak sprawdzić, czy moje przedsiębiorstwo potrzebuje platformy do zarządzania pracą?

Każda organizacja, w której wykonywana jest praca międzyfunkcyjna, zespoły są rozproszone, a przepływy pracy i przedsięwzięcia są złożone, może skorzystać na platformie do zarządzania pracą. W szczególności platforma do zarządzania pracą może pomóc Twojemu przedsiębiorstwu:

• łączyć indywidualną pracę z celami firmy, zwiększając przejrzystość i odpowiedzialność;

• uzyskać w czasie rzeczywistym oparte na danych rekomendacje dotyczące tego, jak w razie potrzeby skorygować kurs i osiągnąć wyniki;

• automatyzować przepływy pracy i współpracować wydajniej, aby szybciej realizować więcej zadań;

• Rozszerzyć istniejący stos technologiczny i połączyć wszystkie zespoły międzyfunkcyjne, działy i narzędzia

• Ograniczyć liczbę ręcznych, mało wartościowych zadań i skupić się na pracy o dużym znaczeniu.