Szablon zapytania ofertowego: 6 kroków do utworzenia zapytania ofertowego

Czy zdarza Ci się być przytłoczonym procesem znalezienia odpowiedniego dostawcy dla swojego projektu? Jeśli chcesz zapewnić sobie sukces, usprawnić proces i zmieścić się w budżecie, możesz zacząć od zapytania ofertowego (RFQ). 

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest zapytanie ofertowe, jakie kroki należy wykonać i co powinien zawierać taki dokument. Dodaliśmy nawet szablon zapytania ofertowego, aby ułatwić rozpoczęcie pracy.

Czym jest zapytanie ofertowe?

Zapytanie ofertowe (RFQ) to dokument, który firmy wysyłają do potencjalnych dostawców, aby dowiedzieć się więcej o ich cenach. Ten ustandaryzowany formularz pomaga firmom skuteczniej sortować oferty, ponieważ jego obiektywizm ułatwia porównywanie dostawców. Dokumenty RFQ można wysłać przed lub wraz z zapytaniem ofertowym (RFP).

Zazwyczaj firma dostosowuje wysyłane zapytanie ofertowe, aby uzyskać konkretne informacje, które musi przejrzeć, zanim będzie mogła rozpocząć współpracę z potencjalnym dostawcą. Dostosuj dokument, aby zawierał najważniejsze szczegóły dotyczące dostawcy, w tym oczekiwania cenowe, szczegóły dotyczące składania ofert i nie tylko. 

Jaka jest różnica między RFQ a RFP?

Chociaż oba te dokumenty mają wspólne cechy, istnieje kilka wyraźnych różnic między RFQ a RFP. Zapytanie ofertowe ma na celu znalezienie najniższej ceny wśród dostawców. 

RFP oznacza zapytanie o propozycję. RFP uwzględnia dodatkowe czynniki i zawiera szereg pytań, które pozwalają ocenić najlepszą opcję. Dokumenty zapytania ofertowego zawierają w szczególności pytania dotyczące zarządzania ryzykiem, analizy konkurencji, czynników decydujących o zawarciu umowy i nie tylko.

Zapytanie ofertowe a określenie zakresu pracy i zakres prac

Określenie zakresu pracy to dokument, który opisuje, co należy zrobić, aby pomyślnie zrealizować projekt. Zakres prac to sekcja tego dokumentu, która opisuje kroki wymagane do osiągnięcia celów.

Określenie zakresu pracy jest zazwyczaj wysyłane przed dokumentem zapytania ofertowego, aby ustalić kroki, które należy podjąć, aby projekt zakończył się sukcesem. Po zapoznaniu się z mapą drogową wykonawcy dotyczącą ukończonych zadań, kolejnym krokiem jest zapoznanie się z informacjami o cenie za pośrednictwem dokumentu zapytania ofertowego.

Kiedy wysłać zapytanie ofertowe

Firmy, które są w trakcie zakupu towaru lub usługi, powinny wysłać dokument RFQ do dostawców, których rozważają wykorzystać do swoich projektów. Dostawcy odeślą ten dokument, aby przedstawić swoje ceny, co pozwoli porównać ich koszt z ofertami innych potencjalnych dostawców. Uzyskanie tych wyników jest ważnym krokiem w zarządzaniu zakupami w ramach projektu.

Szablon zapytania ofertowego jest wysyłany po przekazaniu potencjalnemu dostawcy dokumentu określającego cele, budżet i oś czasu nadchodzącego projektu. Dzięki zapytaniu ofertowemu i szczegółom projektu dostawcy będą mogli zrozumieć zakres projektu i zdecydować, czy chcą wziąć w nim udział. 

Jakie kroki należy wykonać, aby ukończone zapytanie ofertowe?

Po przesłaniu dostawcom zakresu prac i określenia zakresu pracy na początku procesu weryfikacji, nadszedł czas, aby przesłać wszystkim stronom szablon zapytania ofertowego. Poniżej przedstawiamy sześć głównych etapów tworzenia dokumentu zapytania ofertowego, które pomogą Ci rozpocząć kolejny projekt. 

1. Określ budżet projektu

Zacznijmy od początku: ustal budżet projektu. Budżet projektu to szczegółowy plan i oś czasu określające, ile pieniędzy wydasz i na co je wydasz. 

Ważne jest, aby ustalić budżet przed utworzeniem dokumentu zapytania ofertowego, aby mieć podstawę do oceny potencjalnych dostawców. Posiadanie tych informacji na początku pomoże Ci przygotować projekt do sukcesu finansowego i wskaże jasną drogę do wyboru odpowiedniego dostawcy.

2. Określ swoje wymagania

Oprócz ustalenia budżetu przed wypełnieniem szablonu zapytania ofertowego, konieczne jest również wcześniejsze określenie wymagań. Wiedza o tym, które cechy są najważniejsze, pomoże Ci przefiltrować listę dostawców, którzy kwalifikują się do pracy nad Twoim projektem. 

Poniżej znajduje się kilka przykładów wymagań, które mogą być istotne i które należy uwzględnić w dokumencie zapytania ofertowego:

• Ilość potrzebnych materiałów

• Wymagania dotyczące dostawy

• proces przeglądu zapytania ofertowego;

• Warunki

• parametry płatności. 

Wymagania będą się różnić w zależności od rodzaju projektu, nad którym pracujesz, i można je dostosować do swoich potrzeb.

3. Przygotuj dokument

Po wykonaniu prac przygotowawczych nadszedł czas, aby przygotować dokument. Im więcej szczegółów zawrzesz w zapytaniu ofertowym, tym lepiej. Uwzględnienie szczegółów jest ważne, ponieważ daje potencjalnemu dostawcy więcej informacji na temat osi czasu i zakresu projektu. Dzięki temu będzie on w stanie dokładniej przedstawić swoje ceny za tę konkretną pracę.

Oto kilka czynników, które należy wziąć pod uwagę podczas przygotowywania szablonu zapytania ofertowego:

• Cele projektu: sporządzenie zwięzłego opisu projektu i jego celów jest ważne w przypadku dokumentu zapytania ofertowego. Im więcej szczegółów podasz, tym dokładniejszą wycenę może przedstawić dostawca.

• Oś czasu: podanie osi czasu projektu pozwoli dostawcom określić, czy są w stanie sprostać oczekiwaniom związanym z projektem. Postaraj się, aby oś czasu była realistyczna, aby dostawcy mieli czas na zebranie materiałów i siły roboczej potrzebnych do wykonania pracy.

• Oczekiwania cenowe: poproś potencjalnych dostawców o przedstawienie pełnego zestawienia kosztów. Określ poziom szczegółowości, jakiego oczekujesz, np. koszt pracy, materiały i dodatkowe opłaty w podsumowaniu kosztów całkowitych.

• Szczegóły dotyczące składania ofert: uwzględnij oś czasu składania ofert oraz sposób odesłania zapytania ofertowego. Dodanie tych informacji do dokumentu pomoże upewnić się, że oferenci dotrzymają terminu.

• Informacje kontaktowe: może się to wydawać trywialne, ale jest to ważny krok. W końcu kandydaci nie będą mogli się z Tobą skontaktować, jeśli nie podasz informacji kontaktowych swojej firmy.

Dokument, który jasno określa Twoje wymagania, pomoże Ci uniknąć potencjalnych nieporozumień. Pomoże Ci również uzyskać bardziej precyzyjne odpowiedzi i wyceny.

4. Wyślij zapytanie

Następnie należy wysłać zapytanie ofertowe do dostawców z listy. Przed wysłaniem zapoznaj się jeszcze raz z ostateczną wersją dokumentu. Dzięki temu będziesz mieć ostatnią okazję, aby upewnić się, że Twoje zapytanie ofertowe zawiera wszystkie niezbędne informacje.

Pamiętaj, aby dać dostawcom kilka tygodni na odpowiedź, aby mieli wystarczająco dużo czasu na współpracę ze swoim zespołem nad wyceną. Zazwyczaj 3–4 tygodnie to wystarczająco dużo czasu, aby dostawcy mogli zadać pytania i zrozumieć, czego wymaga projekt. Zawsze zachowuj poufność informacji o ofertach.

5. Przejrzyj ukończone zapytanie ofertowe

Po wykonaniu prac przygotowawczych w celu weryfikacji dostawców, przegląd otrzymanych zapytań ofertowych powinien być szybki i prosty. Korzystanie z tej metody pomoże Ci ocenić każdego dostawcę, aby sprawdzić, który z nich spełnia wszystkie Twoje wymagania przy najniższym koszcie. 

6. Wybierz dostawców

Po otrzymaniu wszystkich odpowiedzi na zapytania ofertowe od dostawców, nadszedł czas, aby dokonać wyboru. Korzystanie z jednolitego szablonu zapytania ofertowego ułatwia szybkie i łatwe porównywanie dostawców. Przeczytaj uważnie każde zgłoszenie, aby upewnić się, że warunki i ceny wybranego wykonawcy odpowiadają Twoim oczekiwaniom. 

Szablon i przykład zapytania ofertowego

Zapoznaj się z naszym szablonem zapytania ofertowego poniżej, aby ułatwić znalezienie idealnego dostawcy.  Przekazując dokument z zapytaniem ofertowym potencjalnemu dostawcy, Twoja firma wypełnia szczegóły projektu, a dostawca wypełnia kalkulację cenową i informacje o firmie. 

Poniżej znajdziesz przykład zapytania ofertowego, które zostało w pełni wypełnione przez dostawcę podczas planowania wydarzenia. Możesz jednak dostosować szablon do swoich potrzeb.

Od szablonu zapytania ofertowego do zarządzania dostawcami

Jasny i zwięzły szablon zapytania ofertowego usprawni przepływ pracy i zapewni przejrzystość między Tobą a potencjalnymi dostawcami. Dokument ZO pomoże Ci uzyskać produkt lub usługę, której szukasz, w najniższej cenie. Po utworzeniu zapytania ofertowego wypróbuj narzędzie do zarządzania projektami Asana, które pomoże Ci usprawnić kolejne zadanie i zrealizować je na czas.