Wskazówki, jak utworzyć dokument i szablon wniosku o udzielenie informacji (RFI)

Wniosek o udzielenie informacji (RFI) to idealny punkt wyjścia podczas poszukiwania dostawcy, który zajmie się Twoim kolejnym projektem. Szablony RFI nie tylko pomagają uporządkować myśli, ale także umożliwiają uzyskanie od dostawców informacji, które pomogą znaleźć najlepszych konsultantów dla projektu.

W tym przewodniku dowiesz się, czym jest RFI, kiedy należy go używać oraz jakie kroki należy podjąć, aby utworzyć ten dokument. Następnie skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu zapytania o informacje, aby rozpocząć ten proces.

Czym jest zapytanie o informacje?

Wniosek o udzielenie informacji (RFI) to dokument, który kierownik projektu wysyła do potencjalnych dostawców w celu zebrania informacji na temat dostępnych usług i produktów. Celem wysłania zapytania ofertowego jest uzyskanie propozycji rozwiązań od wykonawców dla projektów biznesowych. Nie musisz znać odpowiedzi na swój problem, gdy dopiero zaczynasz. Wniosek o udzielenie informacji może być częścią procesu dokładnego ustalenia, jaki jest najlepszy sposób na rozwiązanie problemu.

Wniosek o udzielenie informacji obejmuje:

• Szczegóły projektu

• Kryteria oceny

• kwalifikacje;

• Szczegóły dotyczące zgłoszenia

• Termin odpowiedzi

• Wymagane informacje

Twoja firma może dostosować formularze RFI, aby zadawać dostawcom konkretne pytania dotyczące grup docelowych, wcześniejszych projektów i cech firmy. Jest to korzystne, ponieważ zadawanie dostawcy najbardziej odpowiednich pytań pomoże mu znaleźć rozwiązanie szybciej i w bardziej efektywny sposób.

Wniosek o udzielenie informacji pomaga Twojemu zespołowi ograniczyć liczbę błędów w przyszłości, ponieważ umożliwia uzyskanie szczegółowych informacji od dostawców. Możesz wykorzystać połączenie odpowiedzi z dokumentów RFI, RFP i RFQ, aby podjąć ostateczną decyzję o wyborze dostawcy.

Zapytanie o informacje a zapytanie ofertowe

Główna różnica między procesem zapytania o informacje a zapytaniem ofertowym polega na tym, kiedy ich używasz. W pierwszej kolejności należy wysłać zapytanie o informacje, aby dowiedzieć się, w jaki sposób potencjalni dostawcy rozwiązaliby problem związany z projektem. 

Zapytanie ofertowe zawiera informacje ogólne, szczegóły i budżet projektu. Ten rodzaj szablonu należy wysłać do potencjalnych dostawców i poprosić ich o przesłanie propozycji. Użyj zapytania ofertowego, gdy chcesz dowiedzieć się, jakie konkretne kroki podejmie dostawca, aby zrealizować projekt. W ten sposób dostawcy składają oferty na swoje usługi.

RFI a zapytanie ofertowe

Wniosek o udzielenie informacji (RFI) zawiera ogólne informacje na temat potencjalnego dostawcy. Zapytanie ofertowe (RFQ) to dokument, który firmy wysyłają do dostawców, aby wyjaśnić swoje ceny. 

Zazwyczaj wniosek o udzielenie informacji wysyła się przed zapytaniem ofertowym, ale oba te dokumenty są używane do podjęcia decyzji, który dostawca najlepiej nadaje się do ukończonego zadania. Zapytanie o informacje koncentruje się na szczegółach projektu i szerszym kontekście, podczas gdy zapytanie ofertowe dotyczy przede wszystkim kosztu usług lub towarów dostawcy.

Kiedy należy użyć zapytania o informacje?

Wniosku o udzielenie informacji należy używać jako pierwszego kroku na etapie planowania projektu. 

Szablon zapytania o informacje jest szczególnie przydatny, gdy masz problem, który musisz rozwiązać, ale nie wiesz, od czego zacząć ani jak to zrobić. Wysłanie opisu problemu do dostawców pomoże Ci znaleźć możliwe rozwiązania. Wyobraź sobie następujące scenariusze:

• Jeśli chcesz uzyskać opinię na temat przebudowy przestrzeni biurowej na stronie głównej, możesz wysłać RFI do projektanta wnętrz.

• Jeśli chcesz zapobiec zalewaniu piwnicy, możesz wysłać wniosek o udzielenie informacji do kilku wykonawców.

• Możesz wysłać szablon RFI do ekspertów SEO, jeśli chcesz znaleźć najlepszą strategię zwiększenia ruchu w swojej witrynie.

Po przejrzeniu uzupełnionego dokumentu RFI możesz zdecydować, którymi dostawcami nadal jesteś zainteresowany. Następnie możesz użyć tej zawężonej listy, aby dowiedzieć się, do kogo wysłać zapytanie ofertowe, aby uzyskać jeszcze więcej szczegółów na temat sposobu ukończenia projektu.

Jak utworzyć dokument RFI

Po ustaleniu, że masz problem, który wymaga rozwiązania lub projekt, który wymaga wsparcia wykonawcy, nadszedł czas, aby wysłać dokument RFI. Pamiętaj, że nie musisz mieć jeszcze gotowego rozwiązania. 

Dostawcy odpowiedzą, w jaki sposób mogą Ci pomóc w Twoich przedsięwzięciach. Poniżej przedstawiamy cztery kroki, które należy wykonać, aby utworzyć dokument RFI, który pomoże Ci znaleźć odpowiednich wykonawców dla Twojego następnego projektu.

1. Stwórz oświadczenie o potrzebach

Zanim zrobisz cokolwiek innego, musisz wypełnić oświadczenie o potrzebach w dokumencie RFI. Ta sekcja powinna zawierać krótki opis problemu, który próbujesz rozwiązać, oraz kryteria wyboru dostawcy. Podaj wystarczającą ilość informacji, aby dostawca mógł zrozumieć problem, nawet bez wcześniejszej wiedzy o Twojej firmie.

Dobrym przykładem byłoby skontaktowanie się ze specjalistą ds. marketingu, aby pomógł Ci w opracowaniu planu marketingowego dla Twojej marki odzieżowej.  Wysyłasz mu szablon RFI, który zawiera określenie potrzeby, w którym wyjaśniasz, że chcesz zwiększyć świadomość marki i przychody swojej firmy. Specjaliści ds. marketingu udzieliliby odpowiedzi w sekcji „wymagane informacje” i pokazaliby, w jaki sposób mogą rozwiązać problem.

2. Dodaj informacje o firmie

Podanie dodatkowych szczegółów dotyczących Twojego modelu biznesowego może pomóc dostawcy w skuteczniejszym znalezieniu rozwiązania problemu. Poinformuj go o swojej branży, docelowych odbiorcach i wartościach firmy, aby mógł dostosować swoją odpowiedź do Twoich potrzeb. Podanie tych ważnych informacji ogólnych pomoże również dostawcy lepiej zrozumieć konkretne problemy, które próbujesz rozwiązać.

3. Uwzględnij ważne szczegóły projektu

Następnie zastanów się, jakie najważniejsze informacje należy zawrzeć w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Upewnij się, że uwzględnisz wszystkie informacje, które dostawca musi znać, aby zrealizować projekt.

Oto kilka elementów, które należy uwzględnić podczas tworzenia dokumentu RFI:

• Cele projektu: podaj szczegóły i cele projektu, aby dostawcy mieli wystarczająco dużo informacji, aby znaleźć rozwiązanie Twojego problemu.

• Szczegóły dotyczące przesyłania: dodaj swój adres e-mail lub adres pocztowy do dokumentu, aby dostawcy wiedzieli, gdzie mają przesłać swoje odpowiedzi.

• Termin odpowiedzi: podając termin odpowiedzi i ramy czasowe bezpośrednio w dokumencie RFI, możesz upewnić się, że wszyscy uczestnicy rozumieją, kiedy muszą przesłać swój dokument, aby został rozpatrzony.

• Kryteria oceny: jasne wymagania dotyczące oceny pozwolą potencjalnym wykonawcom sprawdzić, czy spełniają minimalne kwalifikacje, aby zostać wybranymi do realizacji projektu. 

Uwzględnienie wszystkich szczegółów projektu pomoże Ci znaleźć wykonawcę, który będzie w stanie pomyślnie ukończyć projekt i znaleźć kogoś, kto ma rozwiązanie Twoich problemów. Pomoże to również wykonawcom dostosować swoje odpowiedzi do konkretnych potrzeb projektu, co pozwoli Ci lepiej ocenić, czy będą oni odpowiedni dla Ciebie.

4. Dodaj sekcję na odpowiedź

Daj respondentom możliwość wyjaśnienia, w jaki sposób projekt zostanie ukończone. To bardzo ważne, ponieważ dzięki temu możesz ocenić, czy proponowane rozwiązanie jest odpowiednie. Poproś również, aby wyjaśnili, dlaczego ich zespół jest najlepszy do wykonania tej pracy. Dzięki temu uzyskasz statystyki dotyczące sposobu, w jaki ich zespół jest skonfigurowany, jak podchodzą do pracy i jaka jest ich etyka pracy. Odpowiedzi te pomogą Ci wybrać dostawców, którym możesz wysłać zapytanie ofertowe.

W szczególności upewnij się, że dokument RFI zawiera sekcje dotyczące:

• Wymagane informacje: ważne jest, aby dołączyć sekcję, w której dostawcy odpowiedzą na wszelkie pytania dotyczące projektu.

• Kwalifikacje: przygotuj sekcję, w której dostawcy będą mogli opisać swoje kwalifikacje, aby ułatwić Ci podjęcie świadomej decyzji o wyborze najlepszego partnera.  

Szablon zapytania o informacje

Skorzystaj z naszego szablonu RFI, aby znaleźć dostawcę, który pomoże Ci rozwiązać problemy związane z projektem. Wysyłając zapytanie o informacje, upewnij się, że wypełniono sekcje dotyczące informacji o firmie, celów, założeń, wymagań biznesowych, zakresu prac oraz żądanych informacji. 

Jak pokazano w naszym przykładowym dokumencie wniosku o udzielenie informacji poniżej, pozostaw sekcję odpowiedzi dostawcy pustą, aby wykonawca miał miejsce na udzielenie odpowiedzi na Twoje pytania.

Od szablonu zapytania o informacje do zarządzania dostawcami

Korzystanie ze szczegółowego szablonu zapytania o informacje pomoże Ci znaleźć najlepsze rozwiązania dla przeszkód, które napotyka Twoja firma. Dokument wniosku o udzielenie informacji może pomóc w utworzeniu krótkiej listy potencjalnych wykonawców i stworzyć podstawy dla oczekiwań dotyczących rezultatów projektu. 

Jednak RFI to dopiero początek. W swoim następnym projekcie spróbuj użyć Asana, aby na każdym etapie śledzić dokumenty RFI, RFP i RFQ.