Czym jest zarządzanie zakupami i dlaczego jest tak ważne?

W małym zespole wybór narzędzi do codziennej pracy jest prosty: wystarczy wiedzieć, czego potrzebujesz, a następnie je kupić. 

Jednak w miarę rozwoju firmy proces ten może stać się nie do utrzymania. Potrzeba narzędzi staje się bardziej złożona, a firmy chcą zminimalizować ryzyko, które podejmują podczas współpracy z potencjalnym partnerem.

Dlatego firmy tworzą zespoły zajmujące się procesem zakupów.

Czym jest zarządzanie zakupami?

Zarządzanie zakupami to proces pozyskiwania towarów lub usług dla firmy poprzez zakup, wynajem lub zawieranie umów z zewnętrznym dostawcą w celu ukończonego projektu. 

Proces ten obejmuje różnorodne działania związane z zakupami, które mogą obejmować identyfikację potrzeb projektu, pozyskiwanie potencjalnych opcji, składanie zapytania ofertowego (RFP), jeśli jest to konieczne, oraz administrowanie zakupami w zespole. Proces ten może być wykonywany przez zespół inny niż ten, który zamawia produkt lub usługę, aby ograniczyć nakład pracy i chronić firmę przed potencjalnym ryzykiem. Zawsze jednak skonsultuj się z wewnętrznym zespołem prawnym, aby potwierdzić konkretny proces zakupowy w swojej organizacji.

Zespoły ds. zaopatrzenia są zazwyczaj ekspertami w zarządzaniu umowami. Twój wewnętrzny zespół ds. zaopatrzenia będzie prawdopodobnie odpowiedzialny za negocjowanie umów, które najlepiej odpowiadają potrzebom Twojej firmy, negocjowanie cen i informacji o pakowaniu z potencjalnym partnerem oraz przeprowadzanie analizy ryzyka w celu ochrony Twojej firmy przed potencjalnymi zagrożeniami. 

Zazwyczaj istnieją dwa główne aspekty zakupów: strategiczne pozyskiwanie dostawców oraz operacyjna strona zarządzania zakupami. 

Pozyskiwanie klientów to sposób, w jaki zespół identyfikuje różnych partnerów i businessy, z którymi Twoja firma chce współpracować. Proces ten zazwyczaj obejmuje ustalenie minimalnych kwalifikacji, które powinni spełniać potencjalni dostawcy, oraz określenie, dlaczego firma musi zaangażować zewnętrznego dostawcę do projektu. 

Operacyjna część zarządzania zakupami to poszczególne kroki, które firma musi podjąć, aby rozpocząć współpracę z podmiotem zewnętrznym. Kroki te różnią się w zależności od wewnętrznych praktyk firmy, ale mogą obejmować korzystanie z zamówień zakupu, składanie zaproszeń do składania ofert, wybór oferentów lub przechodzenie przez proces wyceny.

Cztery etapy procesu zakupowego

Istnieją cztery główne kroki, które zespoły ds. zakupów podejmą w procesie zarządzania zakupami. Oto podstawowy zarys etapów, które zespół ds. zakupów przechodzi podczas pozyskiwania materiałów potrzebnych do ukończenia projektu. Zawsze skonsultuj się z wewnętrznym zespołem prawnym, aby uzyskać wskazówki dotyczące praktyk i zasad zakupowych w Twojej firmie.

1. Utwórz plan zarządzania zakupami

Jest to pierwszy etap zarządzania zakupami. Zespoły ds. zakupów zazwyczaj współpracują z interesariuszami, aby określić, jakie zasoby są potrzebne do ukończenia projektu. Zespół ds. zakupów przyjrzy się całemu projektowi jako całości i zidentyfikuje potencjalne rozwiązania. Narzędzia, takie jak systemy zarządzania zakupami lub systemy do zarządzania pracą, mogą pomóc zespołowi ds. zakupów przechowywać ważne dokumenty, takie jak zapytania ofertowe i zapotrzebowania na zakupy, w jednym miejscu. 

Wewnętrzni specjaliści ds. zakupów prawdopodobnie ocenią zasoby, które firma ma obecnie do dyspozycji, w porównaniu z tym, czego poszukuje zespół. Jeśli bardziej opłacalne będzie wykorzystanie zasobów, które zespół ma pod ręką, prawdopodobnie zasugerują to, a także będą negocjować koszty podczas omawiania opcji z oferentami. 

Na tym etapie udzielone zostaną również odpowiedzi na podstawowe pytania dotyczące planu zakupów. Mogą one obejmować:

• Czy interesariusze potrzebują tego zasobu w określonym terminie?

• Czy zespół będzie stosował określony proces oceny różnych opcji?

• Czy zespół wyśle zapytanie ofertowe do potencjalnych dostawców?

2. Przeprowadź proces zakupowy

Na tym etapie zespół ds. zakupów zazwyczaj realizuje podjętą decyzję. Wewnętrzny zespół prawny udzieli wskazówek, jak zbierać oferty i pomoże zespołowi ocenić różne dostępne opcje.

Zwróć się do swojego wewnętrznego zespołu, aby uzyskać wskazówki, która opcja najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Po wybraniu dostawcy wewnętrzny zespół prawny pomoże Ci przejść do negocjacji i podpisania umowy, gdy tylko umowa będzie odpowiadać potrzebom projektu. Proces ten zazwyczaj kończy się sporządzeniem dokumentu, takiego jak zamówienie zakupu, w którym zawarte są wszystkie szczegóły transakcji. Zamówienie zakupu może zawierać szczegóły dotyczące ceny, ilości, terminu dostawy produktu i sposobu dokonania płatności.

3. Administrowanie (lub kontrolowanie) zakupów

W zależności od rodzaju produktu, który Twój zespół zamawia, jest to etap, na którym zespół wdraża nowo zakupiony produkt do planu projektu. Może to oznaczać zarządzanie nowym zespołem wykonawców i jego szkolenie, instalację nowego oprogramowania lub przeniesienie surowców w celu przekształcenia ich w nowy produkt. 

Na tym etapie warto wdrożyć w procesie pewną formę zarządzania zmianami. Jest to szczególnie ważne, jeśli dodajesz do swojego przepływu pracy dodatkowych członków zespołu. Umożliwi to monitorowanie operacji biznesowych i sprawdzenie, czy nowe zamówienia coś zmieniły. Na przykład, jeśli zespół zamawia nowe maszyny do automatyzacji linii montażowej, ważne jest, aby monitorować różnicę w produkcji przed i po dodaniu maszyny. Ta różnica pokazuje, jaki wpływ na Twoją działalność miała maszyna. 

4. Zamknięcie procesu zakupowego

Na etapie negocjacji wewnętrzny zespół prawny i dostawca wspólnie uzgodnią, co stanowi „pracę ukończoną”. Następnie, gdy obie strony osiągną etap, na którym faktyczna praca zostanie ukończone, wewnętrzny zespół prawny zazwyczaj sfinalizuje wszelkie formalności i może, w razie potrzeby, zwolnić z odpowiedzialności. 

Zazwyczaj obie strony zapewnią, że wszystko zostanie ukończone zgodnie z zawartymi umowami.

Rola kierownika projektu w procesie zakupów

Kierownik projektu jest odpowiedzialny za realizację projektu zgodnie z harmonogramem oraz za zarządzanie aktualizacjami dla interesariuszy i innych członków zespołu w odniesieniu do procesu zakupów. Jednak większość procesu zakupowego powinna być prowadzona przez wewnętrzny zespół prawny, zgodnie z zasadami firmy. 

Głównym obowiązkiem kierownika projektu podczas procesu zakupowego jest pomoc w koordynacji informacji dla zespołu ds. zakupów oraz wszystkiego, co może być potrzebne do przejścia z zapytaniem ofertowym lub umową do następnego etapu. Jeśli zespół ds. zaopatrzenia potrzebuje konkretnych informacji dotyczących potrzeb projektu, kierownik projektu może pomóc w ich zebraniu i udostępnieniu. 

Niektóre firmy korzystają z dedykowanego oprogramowania do zarządzania zakupami, aby uporządkować informacje dla działu zakupów. Inne mogą usprawnić przepływ informacji, korzystając z narzędzia do zarządzania pracą, które umożliwia przechowywanie w jednym miejscu kluczowych kamieni milowych projektu, informacji o dostawcach i aktualizacji statusu dla interesariuszy. 

Narzędzia do zarządzania pracą, takie jak Asana, mogą pomóc w przechowywaniu dokumentów, takich jak umowy zakupu, zapytania ofertowe i ważne audyty w jednym miejscu, w którym interesariusze mogą uzyskać dostęp do tych informacji. Jeśli chcesz rozpocząć, wypróbuj nasz bezpłatny szablon zapytania ofertowego już dziś.