Lista kontrolna zgodności z RODO

W przypadku przetwarzania danych osobowych nawet jeden błąd może mieć poważne konsekwencje. Nieprzestrzeganie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) może mieć wpływ na każdą firmę, niezależnie od jej wielkości, i skutkować karami prawnymi lub utratą zaufania publicznego. Jeśli Twój zespół ma trudności ze zrozumieniem, co zalicza się do „danych osobowych”, jak przetwarzać je zgodnie z prawem lub co zrobić w przypadku naruszenia danych, lista kontrolna zgodności z RODO pomoże mu zarządzać wszystkimi wymaganiami w jednym bezpiecznym obszarze roboczym.

Jeśli musisz udokumentować ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA), śledzić prawa podmiotu danych lub przygotować powiadomienia o naruszeniu, ten szablon RODO upraszcza złożone zasady zgodności, szczególnie w przypadku firm amerykańskich lub organizacji międzynarodowych zarządzających przepływami danych w państwach członkowskich UE.

Kto odnosi korzyści z list kontrolnych zgodności z RODO?

W Asanie przekonaliśmy się, że listy kontrolne zgodności pomagają zespołom zmniejszyć ryzyko. Od działów prawnych po IT i operacje, szablony zgodności zapewniają wspólny proces dla wszystkich, aby utrzymać strony internetowe zgodne z RODO.

Zespoły prawne i inspektorzy ochrony danych (IOD)

Zespoły prawne i inspektorzy ochrony danych korzystają z list kontrolnych RODO, aby sprawdzić, czy działania związane z przetwarzaniem danych spełniają wymogi zgodności z prawem, uczciwości i przejrzystości określone w RODO. Dzięki szczegółowym zapisom czynności związanych z przetwarzaniem danych mogą one w razie potrzeby wykazać zgodność z wymogami organów nadzorczych.

Zespoły IT i ds. bezpieczeństwa

Zespoły techniczne monitorują sposób przechowywania i przekazywania danych osobowych. RODO wymaga od nich śledzenia sposobu szyfrowania informacji, a także dokumentowania zasad dotyczących cyberbezpieczeństwa i reagowania na naruszenia danych.

Menedżerowie ds. operacji i zgodności

Menedżerowie operacyjni koordynują prawidłowe wdrażanie informacji o ochronie prywatności, żądań usunięcia danych, kontroli bezpieczeństwa i zgody użytkownika. Scentralizowana lista kontrolna RODO pomaga usprawnić tę pracę i uniknąć nieuzasadnionych opóźnień w wypełnianiu zobowiązań prawnych.

Firmy amerykańskie działające w UE

W przypadku organizacji spoza Unii Europejskiej lista kontrolna zgodności z RODO dla firm amerykańskich ułatwia zarządzanie transgranicznym przetwarzaniem danych. Zapewnia ona zgodność z przepisami, nawet jeśli RODO nie ma zastosowania lokalnie, ale ma wpływ na Twoich klientów.

Dlaczego warto korzystać z listy kontrolnej zgodności z RODO opracowanej przez Asanę

Jeden z naszych klientów korporacyjnych musiał zareagować na naruszenie danych osobowych wysokiego ryzyka w kilku regionach UE. Dzięki liście kontrolnej zgodności z RODO w Asanie odpowiedział w ciągu 72 godzin i udokumentował każdy krok dla swojego organu nadzorczego.

Szablon listy kontrolnej RODO opracowany przez Asanę został stworzony z myślą o przejrzystości, strukturze i szybkości. Ułatwia współpracę prawną i operacyjną, jednocześnie zmniejszając ryzyko niezgodności z przepisami.

Korzyści z tego szablonu listy kontrolnej obejmują:

• Organizowanie działań związanych z gromadzeniem i przetwarzaniem danych na podstawie prawnej

• Dokumentowanie DPIA i transferów danych w jednym bezpiecznym obszarze roboczym

• Przydzielanie odpowiedzialności za powiadomienia, wnioski i oceny

• Scentralizowanie zadań na liście kontrolnej zgodności witryny z RODO (np. powiadomienia o plikach cookie)

• Koordynacja działań z zespołami marketingowymi w zakresie listy kontrolnej zgodności z RODO dotyczącej wiadomości e-mail

Jak korzystać z listy kontrolnej zgodności z RODO

Ta lista kontrolna jest podzielona na sekcje, które odpowiadają wymaganiom RODO, od zarządzania danymi po śledzenie zasad bezpieczeństwa. Każda sekcja umożliwia przypisywanie zadań, ustawianie dat wykonania i ocenianie poziomów ryzyka, aby zapewnić zgodność witryny i zespołów z RODO na każdym etapie. Możesz również użyć kolumn takich jak „Częstotliwość przeglądów” lub „Komentarze audytora”, aby uprościć audyty RODO i rozszerzyć zgodność w całej firmie.

Krok 1: Zarządzanie i odpowiedzialność

Zacznij od określenia, kto w Twojej organizacji jest odpowiedzialny za zgodność z RODO. Wyznacz inspektora ochrony danych (IOD) lub wewnętrznego lidera, który będzie śledził odpowiedzialność, odpowiadał organom nadzorczym i prowadził rejestry czynności związanych z przetwarzaniem danych.

Możesz również użyć tej sekcji do udokumentowania wewnętrznych zasad ochrony danych, dzienników szkoleń i audytów wewnętrznych. Uwzględnij wszelkie oceny ryzyka lub zobowiązania prawne, które mają zastosowanie do Twojego business jako organu publicznego lub podmiotu prywatnego zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.

Krok 2: zgodne z prawem przetwarzanie

Dodaj zadania, aby zdefiniować podstawę prawną dla każdego działania związanego z przetwarzaniem danych, w tym zgodę, wykonanie umowy, obowiązek prawny lub prawnie uzasadnione interesy. Dokumentacja ta pomaga udowodnić zgodność z prawem na podstawie art. 6 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

Uwzględnij pola zadań, aby rejestrować kategorie danych osobowych, zamierzone wykorzystanie (ograniczenie celu) i okresy przechowywania (ograniczenie przechowywania). Zdefiniowanie tych elementów pomoże Ci uniknąć niezgodności z przepisami i zapewni organy ochrony danych, że odpowiednio zarządzasz danymi osobowymi.

Krok 3: Prawa podmiotu danych

Utwórz zadania, aby zarządzać wnioskami o dostęp, usunięcie (prawo do bycia zapomnianym), sprostowanie, ograniczenie przetwarzania i przenoszenie danych. Przypisz właścicieli do każdego zadania, aby upewnić się, że żadne żądanie nie pozostanie bez odpowiedzi ani nie zostanie opóźnione.

Możesz użyć kolumny „Poziom ryzyka związanego ze zgodnością”, aby wyróżnić problemy związane z prawami wysokiego ryzyka, takie jak zautomatyzowane podejmowanie decyzji lub profilowanie. Ten krok jest kluczowy, gdy RODO ma zastosowanie do globalnej bazy użytkowników.

Krok 4: Bezpieczeństwo i naruszenia

Ta sekcja szablonu RODO umożliwia śledzenie sposobu wdrażania polityki bezpieczeństwa i planów reagowania na naruszenia danych. Utwórz zadania dotyczące wykrywania incydentów, oceny wpływu i procedur powiadamiania.

Należy również rejestrować zabezpieczenia techniczne, takie jak szyfrowanie lub uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Uwzględnij wskazówki dotyczące postępowania w przypadku naruszeń danych, które obejmują specjalne kategorie danych lub identyfikatory, takie jak adresy IP.

Krok 5: strony trzecie i transfery

Skorzystaj z tej sekcji, aby wymienić wszystkich dostawców i podmioty przetwarzające dane, które obsługują dane Twoich klientów. Dodaj zadania, aby gromadzić i przechowywać umowy o przetwarzaniu danych (DPA) oraz dokumentować ich zgodność z RODO.

Odnotuj wszelkie międzynarodowe transfery danych, zwłaszcza poza Unią Europejską. W zadaniach należy określić zabezpieczenia danych osobowych, takie jak standardowe klauzule umowne (SKU), oraz wszelkie wnioski o dostęp do danych ze strony władz publicznych.

Krok 6: Prywatność w fazie projektowania i jako ustawienie domyślne

Twórz zadania, które egzekwują ochronę danych zgodnie z projektem i zasadami domyślnymi w różnych systemach i przepływach pracy związanych z produktem. Może to obejmować ograniczenie dostępu do danych wrażliwych lub stosowanie technik pseudonimizacji.

Dokumentuj przeglądy projektów, wewnętrzne audyty RODO i przeglądy prawne w przypadku inicjatyw przetwarzania danych na dużą skalę. Ta sekcja wzmacnia proaktywne zaangażowanie Twojej organizacji w przestrzeganie wymogów RODO, a nie tylko środki reaktywne.

Funkcje dokumentacji Asana

Jeśli szukasz szablonu listy kontrolnej zgodności z RODO dla swojej witryny lub marketingu e-mailowego, funkcje Asany pomogą Ci dostosować ten szablon do każdego zespołu, branży lub przypadku użycia. Poniżej przedstawiamy kilka naszych ulubionych funkcji związanych ze zgodnością, ale zapoznaj się z pełną listą funkcji Asany, aby uzyskać jeszcze więcej inspiracji.

Pola niestandardowe

Śledź kategorie danych osobowych, poziomy ryzyka, lokalizacje przetwarzania lub status DPIA za pomocą niestandardowych list rozwijanych lub tagów. Możesz sortować prace związane ze zgodnością w oparciu o pilność lub rodzaj czynności przetwarzania.

Reguły

Twórz automatyzacje dla powtarzających się zadań związanych z RODO, np. ustawiaj przypomnienia o corocznych przeglądach polityki prywatności lub powiadamiaj inspektora ochrony danych o dodaniu zadania wysokiego ryzyka.

Zatwierdzenia

Twórz przepływy pracy do zatwierdzania dokumentów prawnych, od informacji o ochronie prywatności po transfery danych. Możesz przypisywać osoby zatwierdzające i śledzić historię zatwierdzeń, aby jasno określić zakres odpowiedzialności.

Widok projektu

Wizualizuj projekty związane ze zgodnością z RODO, takie jak audyty przepływu danych lub symulacje naruszeń, korzystając z osi czasu w stylu wykresu Gantta. Ten widok pomaga wcześnie wykrywać i usuwać wąskie gardła.

Załączniki

Przechowuj umowy o przetwarzaniu danych, oświadczenia o ochronie prywatności i dokumentację audytów w jednym miejscu. Łącz pliki bezpośrednio z każdym elementem listy kontrolnej, aby łatwo je odzyskać.

Portfolio

Monitoruj gotowość do wdrożenia RODO w wielu działach lub regionach, grupując projekty w widoku portfolio. Korzystaj z pulpitów nawigacyjnych, aby raportować postępy w ukończeniu i ryzyko.

Polecane integracje dla szablonu zgodności z RODO

Integracje Asany łączą szablon listy kontrolnej zgodności z RODO z narzędziami, których już używasz. Odwiedź nasze centrum integracji aplikacji, aby znaleźć platformy, z których Twój zespół korzysta na co dzień.

Dysk Google

Dołączaj zasady ochrony danych, informacje o ochronie prywatności i dowody z audytu bezpośrednio do zadań z Dysku.

Slack

Wysyłaj automatyczne alerty dotyczące wniosków o prawa lub zadań związanych z reagowaniem na naruszenia do swoich kanałów w Slacku.

Jira Cloud

Rejestruj zadania związane z naprawą techniczną w zakresie RODO bezpośrednio w Jira.

Zoom

Planuj spotkania przeglądowe DPIA, konsultacje DPO lub symulacje reagowania na incydenty, korzystając z linków Zoom osadzonych w zadaniach.

Hanzo

W przypadku zespołów narażonych na ryzyko związane z postępowaniami sądowymi lub audytami, Hanzo pomaga bezpiecznie rejestrować i archiwizować aktywność w Asanie związaną z dokumentacją i przepływami pracy dotyczącymi RODO.

Często zadawane pytania dotyczące list kontrolnych zgodności z RODO