Jak usprawnić oprogramowanie do zarządzania zgodnością dzięki narzędziom do zarządzania pracą

Zalewają Cię dokumenty regulacyjne? Nie tylko Ty. Zgodność z przepisami to coś więcej niż tylko odhaczanie kolejnych punktów na liście. To ochrona przed wysokimi karami i nieodwracalną szkodą dla reputacji w szybko zmieniającym się środowisku regulacyjnym. Spójrzmy jednak prawdzie w oczy: tradycyjne procesy zapewniania zgodności są tak samo ekscytujące jak oglądanie wysychającej farby i często równie powolne.

Wyobraź sobie, że Twój zespół bezproblemowo współpracuje przy zadaniach związanych ze zgodnością, automatyczne powiadomienia utrzymują wszystkich na bieżąco, a pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym pokazują stan zgodności z przepisami. Brzmi jak marzenie, prawda?

Wprowadź dynamiczny duet narzędzi do zarządzania pracą, takich jak Asana i specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania zgodnością. Ta potężna para może przekształcić Twój program zgodności w dobrze naoliwioną maszynę. Wyobraź sobie, że możesz wykrywać potencjalne problemy, zanim staną się one problemami, lub bez wysiłku tworzyć wewnętrzne ścieżki audytu.

W tym artykule dowiesz się, w jaki sposób integracja Asana z oprogramowaniem do zarządzania zgodnością może Ci pomóc:

• Skrócić czas poświęcany na zadania związane ze zgodnością.

• zminimalizować liczbę błędów ludzkich (bo przecież jesteśmy tylko ludźmi);

• Zapewnić spójność i odpowiedzialność zespołu ds. zgodności.

Chcesz, aby zgodność z przepisami stała się Twoją przewagą konkurencyjną? Zaczynajmy!

Czym jest zarządzanie zgodnością?

Zarządzanie zgodnością to systematyczny proces, który organizacje stosują, aby zapewnić przestrzeganie przepisów prawa, regulacji, standardów branżowych i zasad wewnętrznych. Obejmuje zestaw praktyk i narzędzi zaprojektowanych w celu identyfikacji, oceny i usuwania ryzyka związanego ze zgodnością w całym przedsiębiorstwie.

Kluczowe cechy zarządzania zgodnością:

• Zarządzanie ryzykiem: identyfikacja i ocena potencjalnych zagrożeń dla zgodności

• Zarządzanie zasadami: opracowywanie, wdrażanie i utrzymywanie zasad zgodności

• Monitorowanie przepisów: śledzenie zmian w przepisach i obowiązków związanych z przestrzeganiem prawa

• Szkolenia i edukacja: zapewnienie pracownikom zrozumienia wymagań dotyczących zgodności

• Audyt i zarządzanie dokumentami: regularna ocena statusu zgodności i dokumentowanie ustaleń

Skuteczne zarządzanie zgodnością pomaga firmom ograniczyć ryzyko prawne, finansowe i reputacyjne związane z naruszeniami przepisów. W przypadku organizacji, zwłaszcza tych działających w regulowanych branżach, takich jak opieka zdrowotna i usługi finansowe, zgodność i zarządzanie ryzykiem mają kluczowe znaczenie dla utrzymania integralności operacyjnej, ochrony interesów interesariuszy i wspierania zrównoważonego rozwoju biznesu.

Wyzwania związane z tradycyjnym zarządzaniem zgodnością

Jeśli Twój zespół ds. zgodności tonie w arkuszach kalkulacyjnych, gra w berka w wiadomościach e-mail i z trudem odnajduje ważne dokumenty, jesteś w dobrym towarzystwie. Taka jest rzeczywistość tradycyjnego zarządzania zgodnością – świata, w którym budowanie niezawodnej struktury zgodności przypomina wznoszenie wieżowca za pomocą kielni.

Jednak pomimo tych rażących nieefektywności wiele organizacji uparcie trzyma się tych fragmentarycznych, ręcznych metod, nieświadomie podważając swoje wysiłki w zakresie zgodności.

1. Silosy informacyjne i brak centralizacji

Jednym z najbardziej palących problemów w tradycyjnym oprogramowaniu do zarządzania zgodnością jest rozproszony charakter krytycznych informacji. Dane dotyczące zgodności często znajdują się w różnych systemach, działach i dokumentach, co sprawia, że obraz zgodności organizacji jest fragmentaryczny. Ten brak centralizacji może prowadzić do:

• Nieefektywne wyszukiwanie informacji

• Niespójne śledzenie zgodności

• Potencjalne luki w zakresie przepisów

• Zwiększone ryzyko niezgodności

2. Ręczne śledzenie i procesy

Wiele organizacji nadal w dużym stopniu polega na ręcznych metodach śledzenia zgodności i raportowania. Ręczne przepływy pracy mają poważne wady.

• Czasochłonne wprowadzanie i weryfikacja danych

• Zwiększone prawdopodobieństwo błędów i pominięć

• Trudności w skalowaniu nakładu pracy związanej z zapewnieniem zgodności

• Trudności z utrzymaniem widoczności zgodności w czasie rzeczywistym

Ponadto ręczne monitorowanie utrudnia skalowanie nakładu pracy związanej ze zgodnością w miarę rozwoju organizacji lub gdy wymogi regulacyjne stają się bardziej złożone. Brak automatyzacji w tradycyjnych procesach zgodności oznacza, że zespoły są bardziej narażone na opóźnienia, niedotrzymywanie terminów i niekompletne zadania związane ze zgodnością.

3. Nieefektywne raportowanie i odpowiedzialność

Generowanie kompleksowych raportów dotyczących zgodności jest ważne zarówno dla wewnętrznego zarządzania, jak i audytów regulacyjnych. Jednak tradycyjne metody raportowania często okazują się:

• Pracowite i czasochłonne

• podatne na niedokładności z powodu ręcznego gromadzenia danych,

• Trudne do dostosowania do potrzeb różnych interesariuszy

• Nieodpowiednie do dostarczania statystyk dotyczących zgodności w czasie rzeczywistym

Ponadto brak jasno określonej odpowiedzialności w tradycyjnych systemach zarządzania zgodnością może prowadzić do pomijania zadań i obowiązków. Bez jasno określonej odpowiedzialności i mechanizmów śledzenia nawet najlepsze oprogramowanie do zarządzania zgodnością może pozwolić na przeoczenie działań, narażając organizację na ryzyko związane z nieprzestrzeganiem przepisów.

Czym jest oprogramowanie do zarządzania zgodnością?

Oprogramowanie do zarządzania zgodnością ma na celu automatyzację i usprawnienie procesów związanych z utrzymaniem zgodności z przepisami. Takie rozwiązania zazwyczaj oferują funkcje takie jak automatyzacja zadań, monitorowanie zgodności z przepisami, zarządzanie audytami i zarządzanie dokumentami. To jak cyfrowy asystent, który centralizuje działania związane ze zgodnością na jednej, przyjaznej dla użytkownika platformie, poprawiając Twoją zdolność do zarządzania i monitorowania zgodności z przepisami.

Definicja i cel

Oprogramowanie do zarządzania zgodnością zapewnia organizacjom ustrukturyzowaną strukturę do śledzenia i zarządzania zobowiązaniami w zakresie zgodności. Można je traktować jako centrum dowodzenia w zakresie zgodności.

• Automatyzacja zadań związanych ze zgodnością: automatyzacja rutynowych procesów biznesowych, takich jak przydzielanie zadań, przypomnienia i śledzenie terminów, pomaga zmniejszyć nakład pracy wykonywanej ręcznie i ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego.

• Śledzenie wymogów regulacyjnych: niektóre programy mogą nawet umożliwiać firmom śledzenie obowiązujących przepisów i standardów, ułatwiając zachowanie zgodności z najnowszymi zmianami regulacyjnymi.

• Tworzenie raportów: oprogramowanie do zarządzania zgodnością upraszcza proces tworzenia raportów, zapewniając statystyki dotyczące zgodności w czasie rzeczywistym i pomagając organizacjom wykazać się nakładem pracy w tym zakresie przed organami regulacyjnymi i interesariuszami.

Ograniczenia oprogramowania do zarządzania zgodnością

Oprogramowanie do zarządzania zgodnością oferuje wiele korzyści, jednak ważne jest, aby ustalać realistyczne oczekiwania. Organizacje poszukujące rozwiązań do zarządzania zgodnością powinny znać ograniczenia.

• Ograniczona centralizacja w różnych systemach: mimo obietnic pełnej integracji, tradycyjne platformy do zarządzania zgodnością często mają trudności z pełną centralizacją wszystkich kontroli i zadań. Może to prowadzić do fragmentacji informacji w różnych systemach, co może skutkować lukami w programie zgodności i zmniejszeniem ogólnej skuteczności oprogramowania.

• Procesy ręczne pozostają: nie należy oczekiwać całkowitego wyeliminowania pracy ręcznej. Pomimo imponujących funkcji automatyzacji, wiele narzędzi do zarządzania zgodnością nadal wymaga pewnego poziomu ręcznego wprowadzania danych w celu aktualizacji, przeglądów i śledzenia. Poleganie na ręcznych przepływach pracy może zwiększyć ryzyko błędu ludzkiego i ograniczyć wzrost wydajności, który zapewnia automatyzacja.

• Złożone integracje: integracja oprogramowania do zarządzania zgodnością z innymi narzędziami, takimi jak systemy zarządzania dokumentami lub platformy do przepływu pracy, może być skomplikowana i czasochłonna. Te wyzwania związane z integracją mogą prowadzić do nieefektywności i ograniczać zdolność oprogramowania do usprawniania procesów zgodności.

• Brak aktualizacji w czasie rzeczywistym: wiele narzędzi do zarządzania zgodnością nie oferuje aktualizacji w czasie rzeczywistym, co utrudnia skuteczne monitorowanie zgodności. Brak statystyk w czasie rzeczywistym może utrudniać organizacji szybkie reagowanie na problemy związane ze zgodnością.

Jak Asana usprawnia oprogramowanie do zarządzania zgodnością

Czy ograniczenia tradycyjnego oprogramowania do zarządzania zgodnością z przepisami Cię przytłaczają? To powszechne wyzwanie. Właśnie w tym miejscu wkracza Asana, rewolucjonizując sposób, w jaki organizacje radzą sobie z działaniami związanymi ze zgodnością. Integracja z tak potężnym narzędziem do zarządzania pracą jak Asana pozwala uniknąć typowych pułapek standardowych rozwiązań do zarządzania zgodnością i przenieść program zgodności na wyższy poziom.

1. Scentralizuj kontrolę zgodności w jednym systemie dokumentacji

Jedną z kluczowych zalet korzystania z Asana do zarządzania zgodnością jest możliwość scentralizowania kontroli zgodności. Zapewniając jeden system dokumentacji, Asana eliminuje rozproszone podejście, które często nęka oprogramowanie do zarządzania zgodnością.

• Zgromadź wszystkie elementy kontrolne w jednym centralnym projekcie: pożegnaj się z zagubionymi elementami kontrolnymi i przywitaj się z organizacją. Asana umożliwia mapowanie kontroli zgodności do różnych struktur przy użyciu pól niestandardowych. To jak cyfrowe centrum zgodności, w którym możesz bez wysiłku organizować i śledzić kontrole, upewniając się, że nic nie umknie Twojej uwadze.

• Ustaw reguły dla alertów: masz dość niedotrzymywania krytycznych terminów dotyczących zgodności? Asana Ci w tym pomoże. Skonfiguruj zautomatyzowane reguły, aby powiadamiać właścicieli kontroli, gdy potrzebne są przeglądy, aktualizacje lub działania naprawcze. To jak wirtualny menedżer ds. zgodności pracujący 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, który pomaga Ci być na bieżąco z zadaniami związanymi ze zgodnością i zmniejsza ryzyko przeoczenia.

• Śledź status za pomocą pulpitów nawigacyjnych raportowania: pulpity nawigacyjne raportowania w Asanie oferują statystyki dotyczące statusu kontroli zgodności w czasie rzeczywistym. To jak kryształowa kula, która pozwala monitorować postępy i identyfikować potencjalne problemy, zanim przerodzą się w poważne problemy.

Przykład: zarządzasz zgodnością z ustawą Sarbanes-Oxley (SOX) w firmie świadczącej usługi finansowe. Dzięki Asanie możesz utworzyć scentralizowany projekt, który będzie zawierał wszystkie kontrole SOX, oceny ryzyka i inicjatywy dotyczące zgodności. 

Korzystając z pól niestandardowych, możesz przypisać każdy element kontrolny do konkretnych sekcji SOX, przypisać poziomy ryzyka i śledzić status. To scentralizowane podejście umożliwia generowanie w czasie rzeczywistym wskaźników dotyczących nakładu pracy związanej z zgodnością z SOX, zapewniając cenne statystyki na potrzeby raportowania do SEC.

2. Usprawnij gromadzenie dowodów i dokumentację do audytu

Audyty wewnętrzne mogą być stresujące, ale nie muszą. Asana usprawnia często uciążliwe procesy gromadzenia dowodów i dokumentacji, dzięki czemu przygotowanie audytu wewnętrznego jest niezwykle proste.

• Scentralizuj dokumentację: koniec z gorączkowym szukaniem ważnych dokumentów. Dzięki integracjom z popularnymi platformami, takimi jak SharePoint, Box i Dysk Google, Asana umożliwia przechowywanie całej wymaganej dokumentacji w jednym miejscu. To jak cyfrowa szafka na dokumenty, która jest zawsze uporządkowana i dostępna.

• Korzystaj z raportów generowanych przez sztuczną inteligencję: toniesz w danych z audytu? Niech sztuczna inteligencja stanie się Twoim wybawieniem. Generowane przez sztuczną inteligencję podsumowania w Asanie zawierają krótkie informacje o statusie audytu, dzięki czemu zespoły mogą być na bieżąco bez konieczności przeszukiwania ogromnych ilości danych. To jak posiadanie eksperta ds. zgodności, który może natychmiast poinformować Cię o najważniejszych szczegółach audytu.

• Automatyzuj przypomnienia o zadaniach: zapomnij o nagabywaniu członków zespołu o aktualizacje. Funkcje automatyzacji w Asanie mogą wysyłać interesariuszom przypomnienia o konieczności ukończenia zadań w określonych terminach. To jak posiadanie osobistego asystenta, który dba o to, aby przygotowania do audytu przebiegały zgodnie z planem i na czas.

Przykład: Załóżmy, że przygotowujesz się do audytu ISO 27001 (Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej) w swoim dziale IT. Intuicyjny interfejs Asany umożliwia tworzenie szablonów dla różnych rodzajów zadań związanych z gromadzeniem dowodów. 

Możesz skonfigurować automatyczne powiadomienia dla członków zespołu, aby aktualizować zasady bezpieczeństwa, przeprowadzać regularne oceny ryzyka i dokumentować procedury reagowania na incydenty. Gdy audytorzy zażądają konkretnych dokumentów dotyczących zgodności z przepisami, możesz szybko je znaleźć i udostępnić bezpośrednio z Asana, usprawniając cały proces audytu.

3. Skutecznie zintegruj nowe wymagania dotyczące zgodności ze swoim programem

Wraz z pojawieniem się nowych zmian regulacyjnych organizacje muszą szybko dostosować swoje oprogramowanie do zarządzania zgodnością, aby zachować zgodność z przepisami. Asana pomaga wyprzedzać konkurencję, umożliwiając szybką integrację nowych wymogów dotyczących zgodności z istniejącymi przepływami pracy.

• Importuj pliki CSV: gdy na Twoim biurku pojawią się nowe wymagania dotyczące zgodności, nie panikuj. Szybko importuj do Asany pliki CSV zawierające nowe wymagania lub luki w kontroli, natychmiast przekształcając je w wykonalne zadania. To jak posiadanie tłumacza przepisów, który przekształca skomplikowane regulacje w jasne, łatwe do wykonania działania.

• Zarządzanie dostępem do poufnych informacji: bezpieczeństwo ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu zgodnością. Solidne uprawnienia i mechanizmy kontrolne Asana umożliwiają precyzyjne zarządzanie dostępem do poufnych informacji dotyczących zgodności. 

• Informuj zespoły o aktualizacjach statusu generowanych przez sztuczną inteligencję: generowane przez sztuczną inteligencję aktualizacje statusu w Asanie informują wszystkie zespoły o postępach w realizacji zadań związanych ze zgodnością. To jak posiadanie kanału informacyjnego dotyczącego zgodności, który zapewnia, że wszyscy są zawsze na bieżąco z Twoimi nakładami pracy w tym zakresie.

Przykład: załóżmy, że jesteś dostawcą usług medycznych wdrażającym nowy program zgodności z HIPAA. Możesz użyć Asany, aby utworzyć kompleksowy moduł GRC (Governance, Risk and Compliance) dla zgodności z HIPAA. 

Zacznij od zaimportowania pliku CSV ze wszystkimi wymaganiami HIPAA, które Asana przekształci w wykonalne zadania. Następnie możesz przypisać te zadania odpowiednim członkom zespołu, ustalić terminy i śledzić postępy. W trakcie wdrażania korzystaj z generowanych przez sztuczną inteligencję Asana aktualizacji statusu, aby na bieżąco informować interesariuszy o postępach w ograniczaniu ryzyka związanego z HIPAA.

Jak ulepszyć system zarządzania zgodnością dzięki Asana

Kto by pomyślał, że Twoja ulubiona platforma do zarządzania pracą może pomóc w zapewnieniu zgodności z przepisami? Ten przewodnik krok po kroku pokazuje, jak wykorzystać wszechstronne funkcje Asana do zbudowania niezawodnego systemu zarządzania zgodnością. Przyjrzyjmy się integracji oprogramowania do zarządzania zgodnością z Asana, od centralizacji procesów po monitorowanie w czasie rzeczywistym.

Krok 1: scentralizuj procesy związane ze zgodnością

Zacznij od skonsolidowania działań związanych ze zgodnością na jednej intuicyjnej platformie:

• Utwórz w Asana dedykowany projekt dla swojego programu zgodności.

• Skonfiguruj sekcje dla różnych obszarów zgodności (np. HIPAA, SOX, ISO).

• Użyj pól niestandardowych, aby śledzić wymogi prawne i terminy.

• Opracuj szablony dla powtarzających się zadań i ocen zgodności.

Wskazówka: skorzystaj z funkcji zarządzania dokumentami w Asana, aby przechowywać i kontrolować wersje swoich zasad i procedur.

Krok 2: zautomatyzuj przepływy pracy związane ze zgodnością

Następnie usprawnij oprogramowanie do zapewniania zgodności dzięki automatyzacji.

• Skonfiguruj reguły, aby automatycznie przypisywać zadania na podstawie danych wejściowych i potrzeb.

• Użyj zależności, aby zadania były ukończone we właściwej kolejności.

• Twórz szablony niestandardowe dla różnych rodzajów audytów zgodności.

• Wdrażaj zadania cykliczne, aby regularnie sprawdzać zgodność z przepisami.

Wskazówka: zacznij od małych kroków w zakresie automatyzacji. Wybierz jeden powtarzalny proces zgodności, który chcesz zautomatyzować, a następnie stopniowo rozszerzaj zakres. Takie podejście pozwoli Ci dopracować strategię automatyzacji i z czasem zbudować zaufanie użytkowników.

Krok 3: usprawnij monitorowanie zgodności i raportowanie

Sprawdzaj zgodność z przepisami w czasie rzeczywistym.

• Zaprojektuj niestandardowe pulpity nawigacyjne, aby wizualizować kluczowe wskaźniki zgodności.

• Skonfiguruj automatyczne powiadomienia o zbliżających się terminach i potencjalnych zagrożeniach.

• Korzystaj z funkcji raportowania w Asana, aby generować raporty dotyczące zgodności dla interesariuszy.

• Zintegruj Asanę z innymi narzędziami (np. oprogramowaniem do zarządzania ryzykiem), aby uzyskać kompleksowy nadzór.

Wskazówka: regularne monitorowanie pomaga wcześnie zidentyfikować potencjalne problemy, co zmniejsza ryzyko niezgodności z przepisami i związanych z tym kar.

Krok 4: usprawnij szkolenia i zwiększaj świadomość w zakresie zgodności

Upewnij się, że Twój zespół jest na bieżąco i zaangażowany.

• Utwórz specjalny projekt dotyczący szkoleń w zakresie zgodności.

• Korzystaj z formularzy w Asanie, aby śledzić ukończenie szkoleń i zbierać informacje zwrotne.

• Skonfiguruj automatyczne przypomnienia o kursach przypominających w formie webinarów i nowych wymogach regulacyjnych.

• Opracuj bazę wiedzy w Asana, aby zapewnić łatwy dostęp do zasobów dotyczących zgodności.

Wskazówka: w każdym dziale wyznacz Mistrza zgodności, który będzie pomagał zwiększać zaangażowanie i zapewniał zgodność z przepisami w całej firmie.

Krok 5: włącz zgodność z przepisami do procesów biznesowych

Spraw, aby zgodność z przepisami stała się integralną częścią codziennych działań.

• Zaplanuj swoje procesy biznesowe w Asanie.

• Zidentyfikuj punkty kontaktowe, w których powinny odbywać się kontrole zgodności.

• Utwórz podzadania dotyczące kontroli zgodności w odpowiednich projektach biznesowych.

• Użyj API Asany, aby zintegrować się z innymi systemami o znaczeniu krytycznym dla firmy.

Wskazówka: integrując zgodność z przepisami z procesami biznesowymi, zaangażuj kluczowych interesariuszy z różnych działów. Ich statystyki mogą pomóc w zidentyfikowaniu krytycznych punktów kontaktowych w zakresie zgodności, które mogły zostać przeoczone, i zapewnić akceptację w całej organizacji.

Dzięki tym krokom Asana może przekształcić Twoje oprogramowanie do zarządzania zgodnością w proaktywną, wartościową część Twojego businessu.

Usprawnij swój system zarządzania zgodnością dzięki Asana

Wyobraź sobie scenariusz, w którym zgodność nie jest obowiązkiem, ale integralną częścią przepływu pracy. Dzięki Asana taki scenariusz jest w zasięgu ręki. Usprawnij zadania, zautomatyzuj procesy i scentralizuj kontrolę – wszystko to na jednej potężnej platformie.

Dowiedz się, jak Asana może przekształcić Twoje oprogramowanie do zarządzania zgodnością. Kliknij teraz, aby odkryć rozwiązania dostosowane do Twoich celów biznesowych i zmniejszające ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów.

Tutaj zaczyna się Twoja podróż do bezproblemowego przestrzegania przepisów. Zbudujmy ją razem.