Szablon macierzy ryzyka: jak ocenić ryzyko, aby pomyślnie zakończyć projekt (z przykładami)

Ryzyko jest częścią każdego projektu i nie ma pewnego sposobu, aby przewidzieć, które z zagrożeń wystąpią i kiedy. Czasami cały projekt przebiegnie bez najmniejszego potknięcia. Innym razem wszystko będzie szło nie tak. Nie da się przewidzieć wszystkiego, więc jedynym sposobem na zapobieganie zagrożeniom w projekcie jest przygotowanie się na nie z wyprzedzeniem. 

Macierz ryzyka pomaga analizować ryzyko, przypisując każdemu zdarzeniu wysoki, średni lub niski wpływ w skali od 1 do 25. Po dokonaniu oceny stopnia ciężkości i prawdopodobieństwa wystąpienia każdego ryzyka, należy je odpowiednio uszeregować i przygotować się na nie. W tym artykule wyjaśnimy, jak utworzyć szablon macierzy ryzyka i przedstawimy pomocne narzędzia, które pozwolą Ci przełożyć wyniki na konkretne działania.

Czym jest macierz ryzyka w zarządzaniu projektami?

Macierz ryzyka to narzędzie do analizy ryzyka, które służy do oceny prawdopodobieństwa wystąpienia i wagi zagrożenia podczas procesu planowania projektu. Po dokonaniu oceny prawdopodobieństwa i wagi każdego zagrożenia można je umieścić na macierzy, aby obliczyć ocenę wpływu ryzyka. Te oceny pomogą Twojemu zespołowi ustalić priorytety i skutecznie zarządzać ryzykiem w projekcie. 

Rodzaje ryzyka

W ramach tego procesu musisz przeprowadzić burzę mózgów, aby stworzyć listę zagrożeń, które zostaną uwzględnione w macierzy ryzyka. Ryzyko, na jakie możesz napotkać, prawdopodobnie będzie należeć do tych kategorii:

• Ryzyko strategiczne: ryzyko strategiczne obejmuje błędy w wydajności lub decyzjach, takie jak wybór niewłaściwego dostawcy lub oprogramowania dla projektu.

• Ryzyko operacyjne: ryzyko operacyjne to błędy procesowe lub proceduralne, takie jak słabe planowanie lub brak komunikacji między zespołami.

• Ryzyko finansowe: ryzyko finansowe może obejmować różne zdarzenia, które powodują utratę zysku firmy, w tym zmiany na rynku, pozwy sądowe lub działania konkurencji.

• Ryzyko techniczne: może obejmować wszystko, co związane z technologią firmy, takie jak naruszenie bezpieczeństwa, przerwa w dostawie prądu, utrata połączenia z Internetem lub uszkodzenie mienia.

• Ryzyko zewnętrzne: ryzyko zewnętrzne jest poza Twoją kontrolą, np. powodzie, pożary, klęski żywiołowe lub pandemie. 

Istnieją inne kategorie ryzyka, które należy wziąć pod uwagę w zależności od branży. Jeśli na przykład masz klientów rządowych, warto również przeprowadzić burzę mózgów na temat ryzyka prawnego. Jeśli Twoja firma sprzedaje produkt fizyczny, być może trzeba będzie zastanowić się nad ryzykiem związanym z produkcją.

Jak utworzyć szablon macierzy ryzyka

Podczas tworzenia szablonu macierzy ryzyka najpierw należy określić skalę dotkliwości, która zostanie umieszczona w kolumnach macierzy. ​​Skala szkodliwości mierzy, jak poważne będą konsekwencje każdego ryzyka. W macierzy pięć na pięć skala dotkliwości ma pięć poziomów. 

• Pomijalne (1): ryzyko będzie miało niewielkie konsekwencje, jeśli wystąpi.

• Niewielkie (2): konsekwencje ryzyka będą łatwe do opanowania.

• Umiarkowane (3): złagodzenie konsekwencji ryzyka zajmie trochę czasu.

• Poważne (4): konsekwencje tego ryzyka będą znaczące i mogą spowodować długotrwałe szkody.

• Katastrofalne (5): konsekwencje tego ryzyka będą szkodliwe i może być trudno je naprawić.

Następnie należy określić skalę prawdopodobieństwa, którą umieścisz w wierszach szablonu macierzy ryzyka. Skala prawdopodobieństwa określa prawdopodobieństwo wystąpienia każdego ryzyka.  

• Bardzo prawdopodobne (5): możesz być prawie pewien, że to ryzyko wystąpi w pewnym momencie.

• Prawdopodobne (4): istnieje duże prawdopodobieństwo, że to ryzyko wystąpi.

• Możliwe (3): to ryzyko może wystąpić, ale nie musi. To ryzyko ma podzielone szanse.

• Mało prawdopodobne (2): istnieje duże prawdopodobieństwo, że to ryzyko nie wystąpi.

• Bardzo mało prawdopodobne (1): istnieje niewielka szansa, że to ryzyko wystąpi.

Po umieszczeniu ryzyka w macierzy na podstawie jego prawdopodobieństwa i dotkliwości, znajdziesz poziom wpływu ryzyka. Wpływ ryzyka jest oznaczony kolorami od zielonego do czerwonego i oceniany w skali od 1 do 25. 

• Niskie (1–6): zdarzenia o niskim ryzyku prawdopodobnie nie wystąpią, a jeśli wystąpią, nie spowodują znaczących konsekwencji dla projektu lub firmy. W planie zarządzania ryzykiem możesz oznaczyć je jako niskie priorytety.

• Średni (7–12): zdarzenia o średnim ryzyku są uciążliwe i mogą powodować problemy z projektem, ale jeśli podejmiesz działania podczas planowania projektu, aby zapobiec i ograniczyć te ryzyka, przygotujesz się na sukces projektu. Nie należy ignorować tych zagrożeń, ale nie muszą one być najwyższym priorytetem.

• Wysokie (13–25): zdarzenia wysokiego ryzyka mogą zagrozić projektowi, jeśli nie uwzględnisz ich podczas planowania projektu. Ponieważ te ryzyka prawdopodobnie wystąpią i będą miały poważne konsekwencje, są one najważniejsze w planie zarządzania ryzykiem.

 Nie musisz stosować się do powyższych oznaczeń w szablonie macierzy ryzyka, jeśli nie są one odpowiednie dla Twojej firmy lub projektu. Możesz dostosować rozmiar i terminologię macierzy do swoich potrzeb.

Jak korzystać z macierzy ryzyka

Po utworzeniu macierzy ryzyka możesz używać jej jako kompleksowego narzędzia analitycznego. Najlepszą zaletą szablonu macierzy ryzyka jest to, że nie musisz go zmieniać dla każdego projektu. Możesz go ponownie wykorzystać i udostępnić innym. 

1. Określ ryzyko związane z projektem

Aby móc korzystać z macierzy ryzyka, musisz mieć listę potencjalnych zagrożeń. W tym kroku określisz, jakie ryzyko może mieć wpływ na konkretny projekt, nad którym pracujesz. 

Aby zidentyfikować ryzyka, które mogą mieć wpływ na projekt, musisz zrozumieć jego zakres i cele. Obejmuje to następujące elementy projektu:

• Oś czasu

• Budżet

• Zasoby

• Ograniczenia

Korzystając z zakresu projektu jako punktu wyjścia, zastanów się nad sytuacjami ryzykownymi, które mogą mieć wpływ na projekt. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, wypróbuj techniki burzy mózgów, takie jak mapowanie myśli lub starbursting, aby wymienić jak najwięcej zagrożeń w ramach każdego rodzaju ryzyka. 

2. Określ wagę ryzyka

Podczas tworzenia macierzy ryzyka zdefiniowano kryteria wagi i prawdopodobieństwa ryzyka. Teraz, gdy masz już listę zagrożeń dla projektu, skategoryzuj je, korzystając z kryteriów macierzy. Zacznij od skali szkodliwości i przejdź przez każde wymienione ryzyko. Rozważ następujące pytania:

• Jaki jest najbardziej negatywny skutek, który może wyniknąć z tego ryzyka?

• Jakie są najgorsze szkody, które mogą wyniknąć z tego ryzyka?

• Jak trudno będzie odzyskać równowagę po tym ryzyku?

• Który z pięciu poziomów szkodliwości najbardziej odpowiada temu ryzyku?

Nie zawsze masz perspektywę, której potrzebujesz, aby wiedzieć, jak poważne są konsekwencje ryzyka. W takim przypadku współpracuj z innymi interesariuszami projektu, aby określić potencjalny wpływ ryzyka.

3. Określ prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożenia

Po określeniu szkodliwości każdego ryzyka połowa równania analizy ryzyka jest już ukończone. Następnie określ prawdopodobieństwo wystąpienia każdego zagrożenia. W tym celu rozważ następujące pytania:

• Czy to ryzyko wystąpiło wcześniej, a jeśli tak, to jak często?

• Czy zdarzyły się już podobne ryzyka?

• Czy to ryzyko może wystąpić, a jeśli tak, to jakie jest prawdopodobieństwo jego wystąpienia?

W tym kroku kluczowa jest również współpraca w zespole, ponieważ możesz nie mieć wystarczającej wiedzy na temat podobnych zagrożeń, które wystąpiły w poprzednich projektach. Pamiętaj, aby odwoływać się do wcześniejszych projektów i analizować prawdopodobieństwo wystąpienia każdego ryzyka wraz ze swoim zespołem, aby stworzyć bardziej precyzyjny plan ograniczania ryzyka.

4. Oblicz wpływ ryzyka

Ostatnią częścią równania analizy ryzyka jest obliczenie wpływu ryzyka. Równanie, którego użyjesz, to:

Prawdopodobieństwo x dotkliwość = wpływ ryzyka 

Umieść każde ryzyko w macierzy na podstawie jego prawdopodobieństwa i szkodliwości, a następnie pomnóż liczby w wierszu i kolumnie, w której się znajduje, aby określić poziom wpływu ryzyka. Na przykład, jeśli uważasz, że ryzyko naruszenia danych ma dużą wagę (4) i prawdopodobieństwo wystąpienia (4), pomnóż cztery przez cztery, aby uzyskać wpływ ryzyka wynoszący 16. Jest to uważane za wysokie ryzyko. 

5. Ustal priorytety ryzyka i podejmij działania

Każde zidentyfikowane ryzyko powinno mieć teraz przypisany poziom wpływu w skali od 1 do 25. Dzięki tym wartościom liczbowym łatwiej jest określić, które zagrożenia mają najwyższy priorytet. Jeśli masz ryzyka o tym samym wyniku wpływu, to od Ciebie i Twojego zespołu zależy, które ryzyko będzie priorytetowe. Ryzyka o równym wpływie mogą wymagać równej uwagi podczas tworzenia planu działania. 

Plan reagowania na ryzyko powinien obejmować kroki mające na celu zapobieganie ryzyku oraz sposoby jego ograniczania w przypadku wystąpienia niepożądanych zdarzeń. Planowanie projektu wymaga uwzględnienia wielu czynników, dlatego najlepszą strategią radzenia sobie z ryzykiem może być podział i uporanie się z nim.

Szablon macierzy oceny ryzyka

Rozmiar szablonu macierzy ryzyka określa, jak dokładnie możesz analizować zagrożenia w projekcie. Większy szablon macierzy ryzyka oferuje więcej miejsca na spektrum wpływu ryzyka, podczas gdy mniejszy szablon sprawia, że ocena wpływu ryzyka jest prostsza i mniej subiektywna. 

Każdy kwadrat w macierzy reprezentuje poziom prawdopodobieństwa i wagi ryzyka, więc nie należy tworzyć macierzy ryzyka mniejszej niż trzy kwadraty długości i szerokości.

Macierz ryzyka o wymiarach pięć na pięć jest idealna, ponieważ umożliwia dokładniejszą analizę każdego ryzyka. Po naniesieniu zagrożeń na ukończony szablon macierzy ryzyka, macierz ta tworzy większe spektrum kolorów, aby zobrazować wpływ każdego zagrożenia jako wysoki, średni lub niski. 

Poniższy przykład przedstawia szablon macierzy ryzyka o wymiarach 5x5.

Możesz pobrać bezpłatny szablon macierzy ryzyka, korzystając z poniższego linku. Użyj tego szablonu, aby przedstawić ryzyko związane z projektem i określić jego ogólny wpływ.

Połącz szablon macierzy ryzyka z narzędziem do zarządzania pracą

Możesz używać tego samego szablonu macierzy ryzyka do mierzenia ryzyka w wielu projektach. Należy jednak pamiętać, że ryzyko, na jakie narażony jest projekt, będzie się zmieniać. Środowisko się zmienia, technologia staje się coraz bardziej inteligentna, a miejsce pracy rozwija się. Każdy projekt wiąże się z unikalnymi zagrożeniami, które należy ponownie oceniać z roku na rok.

Połączenie szablonu macierzy ryzyka z oprogramowaniem do zarządzania pracą umożliwia wykorzystanie danych z przeszłości do kształtowania bieżących procesów. Asana pomaga udostępniać wyniki macierzy ryzyka interesariuszom, aby można było wspólnie opracować plan zarządzania ryzykiem. Po opracowaniu solidnego planu możesz monitorować swój zespół w czasie rzeczywistym, gdy podejmuje działania.