Szablon planu zarządzania ryzykiem

Przed rozpoczęciem projektu ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszelkie potencjalne problemy i zagrożenia, które mogą uniemożliwić jego płynny przebieg. 

Używanie szablonu planu zarządzania ryzykiem może pomóc Ci w ograniczeniu ryzyka i opracowaniu planu awaryjnego, dzięki czemu możesz skutecznie osiągnąć swoje cele bez zakłóceń. Oto jak to zrobić.

Czym jest szablon planu zarządzania ryzykiem?

Szablon planu zarządzania ryzykiem to narzędzie, które pomaga kierownikom projektów określać i zapobiegać potencjalnym zagrożeniom. Chociaż zawartość szablonu może zmieniać się w zależności od projektu, jego podstawowa struktura pozostaje taka sama. Korzystając z szablonu do zarządzania ryzykiem, możesz przyspieszyć przyszłe projekty i skoordynować działania członków zespołu, aby wiedzieli, jak postępować w przypadku wystąpienia zagrożenia.

Utworzenie szablonu planu zarządzania ryzykiem ułatwia również zarządzanie projektami z wieloma interesariuszami. Mając do dyspozycji gotowy szablon, każdy nowy projekt można rozpocząć szybko i bez wysiłku.

Do czego służy plan zarządzania ryzykiem?

Plan zarządzania ryzykiem to strategia stosowana przez kierowników projektów w celu zapobiegania zagrożeniom w trakcie projektu. To narzędzie umożliwia monitorowanie i rejestrowanie zagrożeń oraz określanie planu działania w celu radzenia sobie z nimi. 

Dlaczego warto utworzyć szablon planu zarządzania ryzykiem?

Nie bez powodu utworzenie szablonu planu zarządzania ryzykiem jest najlepszą praktyką dla profesjonalnych kierowników projektów. Oto dlaczego warto utworzyć szablon planu zarządzania ryzykiem przed rozpoczęciem dużego projektu.

Aktywnie zapobiega zagrożeniom

Szablon planu zarządzania ryzykiem umożliwia proaktywne rozwiązywanie potencjalnych problemów, zanim się pojawią. Przypisując poszczególne zagrożenia członkom zespołu, wyznaczasz osobę odpowiedzialną za aktywne monitorowanie każdego z nich. 

W przypadku projektów o dużym wpływie konieczne może być opracowanie strategii łagodzenia ryzyka przed ich zatwierdzeniem. Zapobiega to negatywnemu wpływowi projektów o wysokim ryzyku na działalność biznesową. Jeśli Twój zespół nie ma planu łagodzenia ryzyka, może nie uzyskać zatwierdzenia dla swojego projektu.

Zapewnia przejrzystość

Szablon planu zarządzania ryzykiem zapewnia zespołowi przejrzystość, zwłaszcza w zakresie planów awaryjnych. Żaden interesariusz nie lubi słyszeć, że harmonogram projektu może być zagrożony, ale przygotowanie strategii reagowania może znacznie ułatwić Tobie i Twojemu zespołowi rozwianie obaw z tym związanych. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania pracą opartemu na współpracy, takiemu jak Asana, każdy członek Twojego zespołu ma dostęp do ważnej dokumentacji związanej z zarządzaniem ryzykiem, takiej jak rejestr zagrożeń, macierz oceny ryzyka lub inne dokumenty projektowe.

Zwiększa poczucia odpowiedzialności

Nie jest łatwo wziąć na siebie odpowiedzialność, gdy coś pójdzie nie tak. Jednak gdy zagrożenie jest przypisane do konkretnej osoby, jest ona odpowiedzialna za ograniczenie ryzyka w jak największym stopniu, gdy ono wystąpi. Pozwala to członkom zespołu ocenić negatywny wpływ potencjalnego zagrożenia i odpowiednio opracować plany awaryjne. Poszczególni członkowie zespołu ponoszą odpowiedzialność za znalezienie właściwego rozwiązania. A kiedy kluczowi interesariusze mają pytania dotyczące konkretnego zagrożenia, dokładnie wiedzą, do kogo się zwrócić. 

Co powinien zawierać szablon planu zarządzania ryzykiem

Utworzenie szablonu planu zarządzania ryzykiem jest łatwe, ale sposób zarządzania informacjami w ramach planu może się różnić w zależności od zespołu. Jak więc uporządkować informacje w szablonie planu zarządzania ryzykiem?

Jednym z podstawowych kryteriów jest ważność – możesz uszeregować zagrożenia według ich potencjalnego wpływu na projekt. Możesz też uporządkować szablon planu zarządzania ryzykiem według prawdopodobieństwa wystąpienia każdego zagrożenia. 

Bez względu na to, jak zorganizujesz szablon planu zarządzania ryzykiem, ważne jest, aby korzystać z konfigurowalnego, opartego na współpracy narzędzia. W ten sposób Twój zespół może zorganizować swój szablon w sposób, który najbardziej mu odpowiada. 

Jak korzystać z szablonu planu zarządzania ryzykiem w 4 krokach

1. Przeprowadź burzę mózgów, aby zdecydować, jakie zagrożenia dodać. Użyj oprogramowania do współpracy, aby każdy członek zespołu mógł zidentyfikować i dodać potencjalne zagrożenia, które mogą negatywnie wpłynąć na Twój projekt. 

2. Oceń prawdopodobieństwo i wpływ każdego zagrożenia. Prawdopodobieństwo i wpływ każdego zagrożenia łącznie reprezentują potencjalny wpływ zagrożenia. Upewnij się, że Twój szablon umożliwia śledzenie zarówno prawdopodobieństwa, jak i wagi zagrożenia.

3. Oszacuj, jak wysoce prawdopodobne jest wystąpienie poszczególnych zagrożeń. Możesz to zrobić na podstawie danych historycznych lub poprzednich projektów. 

4. Monitoruj zagrożenia w trakcie cyklu życia projektu. Najprostszym sposobem, aby to zrobić, jest przypisanie członkom zespołu określonego zagrożenia do monitorowania przez cały czas trwania projektu.

Zintegrowane funkcje

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Zależności. Za pomocą zależności możesz oznaczyć zadanie jako oczekujące na inne zadanie. Sprawdź, czy Twoja praca nie blokuje innej osoby, aby odpowiednio ułożyć swoje zadania. Członkowie zespołów opartych na współpracy mogą łatwo sprawdzić zadania, na których wykonanie oczekują, oraz określić, kiedy zacznie się ich część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego.

• Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli.

• Podzadania. Czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, z pomocą mogą przyjść podzadania. To świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań. aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu.

Polecane aplikacje

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

• Outlook. Ponieważ prośby i zlecenia często wysyłane są za pomocą wiadomości e-mail (np. weryfikacja plików z agencji, czy prośba o przesłanie plików projektowych od współpracownika), teraz możesz tworzyć z nich zadania w Asanie bezpośrednio z programu Outlook. Nowe zadanie możesz przypisać do siebie lub członka zespołu, ustawić w nim datę wykonania lub dodać je do projektu, aby przechowywać je wraz z pozostałymi zadaniami.

• Zendesk. Dzięki integracji Asany z Zendesk możesz szybko i łatwo tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze zgłoszeń Zendesk. Dodawaj kontekst, dołączaj pliki i łącz zgłoszenia z istniejącymi zadaniami, aby śledzić działania potrzebne do zamknięcia zgłoszenia. Integracja zapewnia również widoczność informacji w obu systemach, dzięki czemu wszyscy mogą na bieżąco śledzić postępy niezależnie od tego, z jakiego narzędzia korzystają. 

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi.

Często zadawane pytania