8 kroków do stworzenia planu awaryjnego w celu zapobieżenia zagrożeniom biznesowym

Nikt nie chce widzieć, że plan A zawodzi, ale stworzenie mocnego planu B to najlepszy sposób na przygotowanie się na każdą ewentualność. Z dobrym planem awaryjnym możesz skutecznie zareagować na nieprzewidziane wydarzenia i szybko wrócić na właściwy tor. 

Plan awaryjny to proaktywna strategia ułatwiająca reagowanie na negatywne zdarzenia i utrzymanie ciągłości biznesowej. W tym artykule dowiesz się, jak stworzyć plan awaryjny dla nieoczekiwanych zdarzeń oraz opracować strategie naprawy dla utrzymania działalności w dobrej kondycji.

Czym jest plan awaryjny działalności? 

Plan awaryjny działalności to strategia opisująca, jak organizacja zareaguje na ważne lub krytyczne biznesowo zdarzenia prowadzące do pokrzyżowania początkowych planów. Prawidłowo przeprowadzony plan awaryjny działalności umożliwia ograniczenie ryzyka oraz szybkie powrócenie do normalnej działalności. 

Możesz znać plany awaryjne dotyczące reagowania na klęski żywiołowe – firmy i organizacje rządowe zazwyczaj tworzą plany awaryjne służące do naprawy szkód wyrządzonych przez powodzie, trzęsienia ziemi i tornada. 

Plany awaryjne są jednak równie ważne dla zagrożeń działalności. Możesz na przykład utworzyć plan awaryjny opisujący działania do wykonania po fuzji głównych konkurentów albo zmian do wprowadzenia po utracie kluczowego klienta. Możesz nawet utworzyć plan awaryjny dla mniejszych zdarzeń, które mogą mieć duży wpływ – na przykład takich jak trwająca ponad trzy godziny awaria oprogramowania udostępnianego w formie usługi.

Różnica między planem awaryjnym działalności a planem zarządzania ryzykiem projektu

Zarządzanie ryzykiem projektu to proces identyfikowania, monitorowania i odpowiadania na zagrożenia na poziomie projektu. Skorzystaj z zarządzania ryzykiem projektu na początku procesu planowania projektu, aby przygotować się na wszelkie mogące pojawić się zagrożenia. W tym celu stwórz rejestr zagrożeń, aby określić i monitorować potencjalne zagrożenia projektu. Jeśli zagrożenie wystąpi, będzie można użyć rejestru zagrożeń do aktywnego namierzenia zagrożenia i jego jak najszybszego rozwiązania. 

Plan awaryjny jest podobny do planu zarządzania ryzykiem projektu, ponieważ także ułatwia identyfikowanie i rozwiązywanie zagrożeń. Jednak plan awaryjny działalności powinien obejmować zagrożenia obejmujące wiele projektów, a nawet działów. Aby utworzyć plan awaryjny określ duże zagrożenia na poziomie działalności i przygotuj się na nie.

8 kroków planowania awaryjnego

Możesz utworzyć plan awaryjny na różnych poziomach swojej organizacji. Jeśli jesteś na przykład liderem zespołu, możesz utworzyć plan awaryjny dla swojego zespołu lub działu. Kadra kierownicza firmy powinna natomiast stworzyć plany awaryjne dla sytuacji mających wpływ na całą organizację. 

Podczas tworzenia planu awaryjnego upewnij się, że oceniasz prawdopodobieństwo i wagę każdego zagrożenia. Następnie, po utworzeniu planu (lub planów), poproś o jego zatwierdzenie przez swojego przełożonego lub kierownika działu. Dzięki temu po wystąpieniu negatywnego zdarzenia Twój zespół będzie mógł wkroczyć do akcji i szybko rozwiązać zagrożenie bez oczekiwania na zatwierdzenie jego działań. 

1. Stwórz listę zagrożeń

Przed rozpoczęciem rozwiązywania zagrożeń należy je najpierw zidentyfikować. Zacznij od stworzenia listy wszelkich zagrożeń mogących wpłynąć na firmę. Pamiętaj, że są różne poziomy planowania awaryjnego, więc możesz planować na stopniu firmy, działu lub programu. Upewnij się, że Twoje plany awaryjne są zgodne z zakresem i wagą zagrożeń, za których rozwiązanie ponosisz odpowiedzialność. 

Plan awaryjny to wysiłek o dużej skali, więc przeprowadź burzę mózgów z odpowiednimi interesariuszami, aby określić i omówić potencjalne zagrożenia. Jeśli nie wiesz, kto powinien zostać zaproszony na burzę mózgów, stwórz mapę interesariuszy, aby określić osoby, które powinny zostać zaangażowane. 

2. Oceń zagrożenia na podstawie wagi i prawdopodobieństwa

Nie musisz tworzyć planu awaryjnego dla każdego przewidywanego zagrożenia. Po nakreśleniu ryzyka i potencjalnych zagrożeń określ z interesariuszami potencjalny wpływ każdego zagrożenia. 

Oceń każde zagrożenie na podstawie dwóch wskaźników: waga wpływu po wystąpieniu zagrożenia oraz prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Na etapie oceny ryzyka, przypisz każdemu zagrożeniu wagę i prawdopodobieństwo – zalecamy użycie wartości: wysokie, średnie i niskie. 

3. Określ ważne zagrożenia

Po przypisaniu wagi i prawdopodobieństwa do każdego zagrożenia wraz z interesariuszami określ, które zagrożenia wymagają, aby się nimi zająć. Na pewno należy na przykład utworzyć plan awaryjny dla zagrożenia o wysokim prawdopodobieństwie wystąpienia i dużej wadze, ale nie dla zagrożenia, które ma niskie prawdopodobieństwo wystąpienia i małą wagę. 

To Ty wraz interesariuszami określacie miejsce, w którym należy wyznaczyć granicę. Co na przykład zamierzasz zrobić z zagrożeniami o małej wadze i wysokim prawdopodobieństwie? Co z zagrożeniami o dużej wadze, ale względnie niskim prawdopodobieństwie? 

Poniżej przedstawiamy różne zagrożenia i możliwe plany awaryjne, które może utworzyć Twój zespół:

• Duża waga i wysokie prawdopodobieństwo lub średnia waga i wysokie prawdopodobieństwo. Stwórz solidne plany awaryjne dla tych zagrożeń. Upewnij się, że masz przygotowany mocny plan ograniczenia zagrożenia, aby jak najszybciej przywrócić typową działalność po wystąpieniu takiego zagrożenia. 

• Duża waga i średnie prawdopodobieństwo. Stwórz plan awaryjny także dla tych zagrożeń. Mimo tego, że ich wystąpienie jest mniej prawdopodobne, mogą mieć poważny wpływ na działalność. Wcześniejsze przygotowanie się na czarny scenariusz może ułatwić szybszą odpowiedź na nieoczekiwane wydarzenia.

• Duża waga i niskie prawdopodobieństwo. Należy także utworzyć plany awaryjne dla tych zagrożeń. Różnicą jest tylko to, ilu osobom należy je udostępnić po ich przygotowaniu. Rozważ udostępnienie tych planów mniejszej liczbie osób, ponieważ są one mniej istotne.

• Średnia waga i średnie prawdopodobieństwo lub mała waga i wysokie prawdopodobieństwo. Rozważ stworzenie planów awaryjnych dla tych zagrożeń. Możesz w ich przypadku przeprowadzić mniejsze spotkanie z interesariuszami lub przyjąć mniej rygorystyczne podejście do planowania awaryjnego. Jednak przygotowanie ogólnego „planu B” dla określonych zagrożeń (zwłaszcza tych prawdopodobnych) jest dobrą, proaktywną strategią.

• Średnia waga i niskie prawdopodobieństwo, mała waga i średnie prawdopodobieństwo lub mała waga i niskie prawdopodobieństwo. Nie twórz planów awaryjnych dla tych zagrożeń. Prawdopodobnie nie wystąpią one lub będą miały mały wpływ na działalność. Zaplanuj jednak okresowe sprawdzanie tych zagrożeń, aby oszacować, czy zmieniła się ich waga lub prawdopodobieństwo.

4. Stwórz plany awaryjne dla największych zagrożeń

Stwórz plan awaryjny dla każdego zagrożenia określonego jako ważne. W ramach planu awaryjnego opisz zagrożenie i przeprowadź burzę mózgów na temat działań do podjęcia przez zespół po pojawieniu się tego zagrożenia. Każdy plan powinien zawierać wszystkie kroki konieczne do przywrócenia normalnej działalności.

Plan awaryjny powinien zawierać poniższe informacje:

• Wyzwalacze wprowadzające dany plan w życie

• Natychmiastowa reakcja

• Kto powinien zostać zaangażowany i poinformowany

• Główne obowiązki, wraz z macierzą RACI, jeśli jest konieczna

• Oś czasu reakcji (np. działania natychmiastowe i długoterminowe)

Powiedzmy na przykład, że określone zostało prawdopodobne i poważne zagrożenie, którym jest potencjalny brak personelu. Miałoby to znaczny wpływ na normalną działalność, więc chcesz opracować plan awaryjny, aby przygotować się na taką ewentualność. Każda osoba w Twoim zespole ma konkretne umiejętności, więc zarządzanie odpowiedzialnością zespołu byłoby trudne po odejściu w tym samym czasie więcej niż jednej osoby. Twój plan awaryjny może obejmować osoby, które mogą w zastępstwie zająć się danymi projektami lub procesami do momentu zatrudnienia odpowiedniej osoby, albo metody ulepszenia dokumentacji zespołu, co zapobiegnie występowaniu silosów umiejętności. 

5. Uzyskaj zatwierdzenie planu awaryjnego

Upewnij się, że odpowiedni liderzy firmy wiedzą o planie i zgadzają się z Twoimi metodami działania. Jest to istotne zwłaszcza podczas tworzenia planów na poziomie zespołu lub działu. Tworząc plan awaryjny, uprawniasz zespół do szybkiej reakcji na zagrożenie, więc chcesz jednocześnie upewnić się, że dane działania są odpowiednie. Dodatkowo wstępne zatwierdzenie planu umożliwi jego wprowadzenie w życie z pewnością, że obrany kurs jest prawidłowy oraz bez konieczności wcześniejszego proszenia o zatwierdzenie działań.

6. Rozpowszechnij plany awaryjne

Po utworzeniu planów awaryjnych należy udostępnić je odpowiednim osobom. Upewnij się, że każda osoba wie, jaki kurs zamierzasz obrać, aby w sytuacji awaryjnej móc działać szybko i sprawnie. Przechowuj plany awaryjne w centralnym miejscu informacji, aby wszyscy w razie potrzeby mogli łatwo uzyskać do nich dostęp.

7. Monitoruj plany awaryjne

Sprawdzaj często swój plan awaryjny, aby zapewnić jego dokładność. Weź pod uwagę nowe zagrożenia i szanse, takie jak nowi pracownicy lub zmiany rzeczywistości biznesowej. Jeśli do zespołu dołączy nowy kierownik, udostępnij mu także plan awaryjny do oceny. 

8. W razie potrzeby stwórz nowe plany awaryjne

To wspaniale, jeśli masz już utworzone plany awaryjne dla wszystkich wykrytych zagrożeń, ale cały czas monitoruj także pod kątem nowych. Jeśli znajdziesz nowe zagrożenie o odpowiednio wysokiej wadze lub prawdopodobieństwie, stwórz nowy plan awaryjny dla tego zagrożenia. Podobnie możesz także spojrzeć wstecz na zeszłe plany, aby określić, że niektóre scenariusze prawdopodobnie nie wystąpią albo ich wpływ na zespół nie będzie tak istotny.

Typowe pułapki związane z planowaniem awaryjnym i jak ich unikać

Plan awaryjny to potężne narzędzie ułatwiające szybkie przywrócenie normalnej działalności. Aby zapewnić skuteczność procesu planowania, unikaj typowych pułapek, takich jak: 

Brak wsparcia

Utworzenie planu awaryjnego wymaga dużo pracy, więc przed rozpoczęciem upewnij się, że możesz liczyć na wsparcie kluczowego personelu kierowniczego. Podczas tworzenia planu konsultuj się z interesariuszami, aby upewnić się, że odpowiadasz na główne zagrożenia i Twój plan działania jest solidny. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że interesariusze staną za Twoim planem awaryjnym.

Uprzedzenie przed myśleniem o „planie B”

W niektórych kulturach firmowych nie jest miło widziane myślenie o planie B – firmy te inwestują wszystko w plan A z nadzieją, że się on powiedzie. Takie myślenie naraża jednak zespół na większe ryzyko niż wcześniejsze utworzenie planu B.

Pomyśl o nim, jak o sprawdzeniu prognozy pogody przed wyprawą żeglarską. W dziewięciu na dziesięć przypadków słoneczny dzień nie zmieni się w nagłą burzę, ale lepiej jest być przygotowanym. Utworzenie planu awaryjnego to ułatwia. W razie negatywnego wydarzenia Twoja firma będzie przygotowana, aby stawić mu czoło i wrócić jak najszybciej do normalnej działalności. 

Zrób i zapomnij

Stworzenie planu awaryjnego jest pracochłonne. Czasem po jego utworzeniu kuszące może być uznanie go za wykonane zadanie i puszczenie w niepamięć. Należy jednak zaplanować okresowe przypomnienia (może raz lub dwa razy w roku) o sprawdzeniu i ewentualnym uaktualnieniu planu awaryjnego. Jeśli pojawią się nowe zagrożenia lub zmieni się sposób prowadzenia działalności, uaktualnienie planu awaryjnego może zapewnić najlepszą reakcję na negatywne wydarzenia. 

Masz już plan awaryjny – co teraz?

Utworzenie planu awaryjnego wymaga dużych nakładów pracy, ale docenisz tę inwestycję, gdy zajdzie potrzeba wprowadzenia go w życie. Poza utworzeniem solidnego planu awaryjnego, należy także zadbać o jego aktualność.

Proaktywne podejście umożliwia ograniczenie ryzyka przed jego wystąpieniem. Dlatego pamiętaj o przekazaniu planu awaryjnego członkom zespołu, którzy będą odpowiedzialni za jego realizację po wystąpieniu zagrożenia. Nie odkładaj planu awaryjnego na zakurzoną półkę – użyj go, gdy tylko zajdzie taka konieczność!

Po utworzeniu planu przechowuj go w centralnym miejscu, do którego wszyscy mają dostęp, takim jak platforma do zarządzania pracą. Jeśli przyjdzie pora wprowadzenia jednego z planów awaryjnych w życie, przechowywanie ich w dostępnej centralnie lokalizacji ułatwi zespołowi szybkie podjęcie działań.