Jak ograniczenie ryzyka może chronić Twoją firmę w zmieniających się czasach

Pomyśl o swoim ostatnim spacerze. Prawdopodobnie najpierw sprawdziłeś(-aś) pogodę, prawda? Na podstawie tego, co pokazała Ci aplikacja pogodowa, zdecydowałeś, jak się ubrać i co zabrać ze sobą. Jeśli wyglądało na chłodno, prawdopodobnie założyłeś kurtkę lub lekki sweter. Jeśli aplikacja przewidywała deszcz, być może rozważyłeś prawdopodobieństwo ulewy i zdecydowałeś, czy zabrać ze sobą parasol. 

To właśnie ograniczenie ryzyka. Określiłeś potencjalne ryzyko (np. przeziębienie lub zmoknięcie), rozważyłeś prawdopodobieństwo jego wystąpienia i podjąłeś kroki w celu jego zmniejszenia. 

Ograniczanie ryzyka to coś więcej niż strategia, która pozwoli Ci uniknąć przemoczenia w deszczowy dzień. W biznesie może pomóc uniknąć negatywnych konsekwencji większych nieoczekiwanych zagrożeń, takich jak straty finansowe. Przyjrzyjmy się czterem strategiom, które możesz wykorzystać, aby ograniczyć ryzyko dla swojej firmy i zespołu. 

Czym jest ograniczanie ryzyka? 

Ograniczanie ryzyka to proces zmniejszania potencjalnych zagrożeń lub ryzyka dla firmy lub projektu. Ograniczanie ryzyka, będące częścią szerszej strategii zarządzania ryzykiem, obejmuje identyfikację zagrożeń i opracowanie planu ich zarządzania lub eliminacji, dzięki czemu możesz czuć się pewnie, niezależnie od zadania.

Celem ograniczania ryzyka jest zmniejszenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka biznesowego lub projektowego, a także wdrożenie strategii monitorowania i reagowania na potencjalne zagrożenia w przypadku ich wystąpienia. Ograniczanie ryzyka jest ważną częścią każdej strategii biznesowej i jest szczególnie ważne, gdy firma staje w obliczu ryzyka zewnętrznego, nad którym zespół ma mniejszą kontrolę, takiego jak zmieniające się warunki makroekonomiczne. 

Przewodnik lidera po zarządzaniu zmianami

Dowiedz się, jak być liderem, którego potrzebuje Twój zespół w czasach zmian. Dowiedz się, kiedy wyznaczać nowe cele biznesowe, jak komunikować się w przejrzysty sposób i jak utrzymać zaangażowanie pracowników.

Pobierz pełny raport

Dlaczego ograniczanie ryzyka jest ważne dla biznesu?

Niezależnie od tego, jak dobrze zaplanujesz działania, każdy business niesie ze sobą nieodłączne ryzyko. Jest to jeszcze bardziej prawdziwe w niepewnych czasach, takich jak globalne kryzysy lub zmieniające się warunki rynkowe. Ograniczanie ryzyka może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi w pokonaniu niepewności, zmniejszając niepotrzebne ryzyko dla ciągłości biznesowej. 

Typowe zagrożenia, na jakie narażone są firmy, to:

• Ryzyko projektowe, takie jak pełzanie zakresu, brak przejrzystości projektu, napięte terminy i ograniczone zasoby. 

• Ryzyko finansowe, takie jak brak finansowania lub spadek rentowności. 

• Ryzyko ekonomiczne, takie jak zmieniające się warunki makroekonomiczne i wahania na giełdzie. 

• Zagrożenia związane z cybernetycznym, takie jak wycieki danych i hakerzy. 

• Ryzyko utraty reputacji, takie jak problemy z zarządzaniem marką lub utrata zaufania klientów.

• Ryzyko związane z zasobami ludzkimi, takie jak rotacja, niedobór talentów i wstrzymanie zatrudniania.

• Ryzyko operacyjne, takie jak ryzyko związane z łańcuchem dostaw lub zmiany w procedurach operacyjnych. 

Tak jak nieprzygotowanie na ryzyko w życiu może mieć negatywne konsekwencje – na przykład zmoknięcie, gdy wychodzisz z domu bez parasola – tak i firmy nieprzygotowane na ryzyko mogą napotkać przeszkody, w tym:

• Przekroczenie budżetu projektu

• niezadowalające wyniki projektów,

• Brakujące zasoby, które prowadzą do wypalenia i przepracowania

• Rotacja zespołu 

• Niedotrzymywanie terminów

• Wpływ na reputację firmy lub markę

• Spowolnienie innowacji

• Straty finansowe 

Te zagrożenia i ich potencjalne skutki mogą wydawać się przytłaczające. Jednak to, że ryzyko jest częścią businessu, nie oznacza, że nie można się na nie przygotować. Strategie ograniczania ryzyka mogą pomóc Ci zmniejszyć ryzyko biznesowe i skupić się na realizacji zadań. 

Cztery typowe strategie ograniczania ryzyka 

Istnieją cztery typowe strategie ograniczania ryzyka, których możesz użyć, aby chronić swój business przed niepożądanymi zagrożeniami. Pierwszym krokiem w ograniczaniu ryzyka jest identyfikacja i ocena zagrożeń, na jakie narażony jest Twój business lub projekt. Gdy już będziesz mieć lepsze pojęcie o tym, z jakimi możliwymi zagrożeniami masz do czynienia, możesz przejść do planu ograniczania ryzyka, który najlepiej ochroni Ciebie i Twój zespół. 

Aby zidentyfikować potencjalne zagrożenia:

• Zacznij wcześnie. Ryzyko związane z projektem należy ocenić na etapie jego inicjacji i planowania. Należy stale oceniać ryzyko biznesowe, zwłaszcza w czasach niepewności lub zmieniających się warunków ekonomicznych. 

• Spotkaj się ze swoim zespołem. Jednym z najlepszych sposobów identyfikacji ryzyka jest spotkanie z zespołem zaangażowanym w projekt lub business, na który wpływ mają potencjalne zagrożenia. Może to oznaczać spotkanie z zespołem projektowym, liderami biznesowymi i/lub interesariuszami. Podczas oceny ryzyka projektu warto wziąć pod uwagę jego osi czasu, zakres, budżet, dostępne zasoby i dodatkowe ograniczenia. Oceniając ogólne ryzyko biznesowe, zwróć uwagę na takie czynniki, jak udział w rynku, wyniki i strategia konkurencji, potencjalne ryzyko prawne oraz bieżące lub przewidywane warunki ekonomiczne (w tym przypadku pomocna może być analiza PEST). 

• Określ prawdopodobieństwo wystąpienia potencjalnych zagrożeń. Gdy już będziesz mieć lepsze pojęcie o ryzykach, na jakie narażony jest Twój business, możesz utworzyć szablon macierzy ryzyka. Szablon macierzy ryzyka określa ogólny wpływ ryzyka, uwzględniając prawdopodobieństwo jego wystąpienia oraz wagę konsekwencji, jeśli do niego dojdzie. Dzięki temu wiesz, które ryzyka mogą naprawdę zaszkodzić Twojemu businessowi, a które mogą być warte ryzyka.

• Opracuj strategię ograniczania ryzyka. Teraz, gdy już wiesz, jakie ryzyko grozi Twojemu businessowi i jaki może być jego wpływ, możesz opracować strategię ograniczania ryzyka, która będzie zgodna z rodzajem każdego ryzyka i jego potencjalnymi konsekwencjami. 

Przewodnik lidera po zarządzaniu zmianami

Dowiedz się, jak być liderem, którego potrzebuje Twój zespół w czasach zmian. Dowiedz się, kiedy wyznaczać nowe cele biznesowe, jak komunikować się w przejrzysty sposób i jak utrzymać zaangażowanie pracowników.

Pobierz pełny raport

Oto cztery typowe strategie ograniczania ryzyka:

1. Unikanie ryzyka

Unikanie ryzyka to strategia ograniczania ryzyka, która koncentruje się na unikaniu wszelkich działań, które mogą prowadzić do niepożądanego ryzyka. Korzystając z tej strategii, po prostu omijasz ryzyko, decydując się nie angażować w działanie, które mogłoby spowodować wystąpienie ryzyka. 

Kiedy stosować unikanie ryzyka: prawdopodobnie zastosujesz tę strategię, jeśli wynik potencjalnego zagrożenia jest wysoki, na przykład jeśli wystąpienie ryzyka miałoby znaczący wpływ na sytuację finansową firmy. 

Przykład: Załóżmy, że Twoja firma planuje otworzyć drugie biuro. Oceniając konkretne ryzyko, zdajesz sobie sprawę, że Twoja pierwotna lokalizacja nie generuje wystarczających zysków, aby wesprzeć drugą lokalizację, co oznacza, że będziesz musiał zapewnić dodatkowe finansowanie. A jeśli otwarcie drugiej lokalizacji opóźni się lub nie przyniesie szybko zysków, możesz mieć trudności z dotrzymaniem harmonogramu płatności. Ponieważ może to wywołać efekt domina w całej firmie, ostatecznie wpływając na jej zdolność do działania i osiągania zysków, możesz zdecydować się na wstrzymanie ekspansji, całkowicie unikając ryzyka. 

2. Ograniczanie lub kontrolowanie ryzyka

Zmniejszenie ryzyka (zwane również kontrolą ryzyka) polega na podjęciu działań, które mogą pomóc zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub ograniczyć jego wpływ, jeśli do niego dojdzie. Stosując strategię ograniczania ryzyka, należy zdefiniować ryzyko na początku projektu, a także proaktywnie śledzić je w trakcie realizacji, aby móc je monitorować i działać w przypadku wystąpienia. 

Kiedy stosować redukcję ryzyka: możesz zdecydować się na strategię redukcji ryzyka, jeśli uważasz, że możesz kontrolować potencjalne ryzyko za pomocą działań łagodzących, takich jak poprawki lub aktualizacje procesów.

Przykład: uruchamiasz kampanię marketingową. Na początku projektu oceniasz ryzyko i stwierdzasz, że projekt może zostać ukończony z opóźnieniem. Analizujesz ryzyko i stwierdzasz, że prawdopodobieństwo przekroczenia terminu jest niskie i możesz je kontrolować. Aby zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, zaczynasz od określenia, dlaczego może ono wystąpić, np. niedoszacowanie zakresu zadań, opóźnienia w produkcji, nieoczekiwane błędy i ograniczenia w zasobach. Następnie wdrażasz metody kontroli, takie jak korzystanie z oprogramowania do tworzenia kalendarza zespołu, aby uniknąć błędów w harmonogramie, utworzyć plan zarządzania zakresem i prawidłowo przydzielić zasoby. 

3. Przeniesienie ryzyka 

Strategia przenoszenia ryzyka polega na przeniesieniu konsekwencji potencjalnych zagrożeń na stronę trzecią. Korzystając z tej strategii, chronisz swój business, zapewniając, że firma nie będzie ponosić odpowiedzialności, jeśli ryzyko się urzeczywistni. 

Typowym przykładem przeniesienia ryzyka jest wykupienie ubezpieczenia. Twoja firma płaci składkę firmie ubezpieczeniowej, aby przejęła koszty określonych ryzyk. Jeśli ryzyko wystąpi, towarzystwo ubezpieczeniowe wypłaca odszkodowanie, więc Twoja firma nie ponosi odpowiedzialności finansowej. Możesz również przenieść ryzyko poprzez outsourcing lub korzystanie z usług podwykonawców. 

Kiedy stosować przeniesienie ryzyka: przeniesienie ryzyka to inteligentna strategia ograniczania ryzyka, gdy chcesz chronić swoją firmę przed potencjalnymi zobowiązaniami finansowymi. Może to być również dobra strategia, gdy prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka jest niskie, ale wpływ finansowy, jaki poniosłaby firma, gdyby ryzyko wystąpiło, jest wysoki. 

Przykład: Załóżmy, że Twoja firma wprowadza na rynek nowy produkt. Ponieważ obecnie nie masz zasobów wymaganych do wytworzenia produktu we własnym zakresie, a przygotowanie procesu kosztowałoby firmę zbyt dużo, decydujesz się zlecić produkcję wykonawcy zewnętrznemu. W ten sposób Twoja firma uniknie kosztów początkowych, a jeśli wykonawca opóźni się lub w inny sposób wpłynie na produkcję, pokryje wszelkie straty finansowe, które może ponieść Twoja firma.

Przeniesienie ryzyka ma jednak swoje wady. To, że firma jest chroniona przed odpowiedzialnością finansową za ryzyko, nie oznacza, że nie może ponieść negatywnych konsekwencji. Na przykład, jeśli problem z wykonawcą opóźnia wprowadzenie produktu na rynek, Twoja firma nie będzie ponosić odpowiedzialności za straty finansowe, ale opóźnione wprowadzenie na rynek może nadal wpłynąć na markę i reputację firmy – dlatego weź te czynniki pod uwagę przy rozważaniu strategii ograniczania ryzyka. 

4. Akceptacja ryzyka 

Jak sama nazwa wskazuje, akceptacja ryzyka to uznanie i zaakceptowanie potencjalnego ryzyka. W przeciwieństwie do redukcji ryzyka, akceptacja ryzyka nie wiąże się z żadną próbą jego ograniczenia. Oznacza ona kontynuowanie działań w obecnej formie, przy założeniu, że ryzyko może wystąpić. Jeśli wpływ lub prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka wzrośnie do niedopuszczalnego poziomu, możesz odpowiednio zmienić swoją strategię ograniczania ryzyka.

Kiedy stosować akceptację ryzyka: prawdopodobnie zastosujesz strategię akceptacji ryzyka, gdy uznasz poziom potencjalnego ryzyka za akceptowalny, na przykład gdy potencjalne ryzyko jest mało prawdopodobne, gdy wszelkie negatywne konsekwencje ryzyka są niewielkie lub gdy koszt ograniczenia ryzyka byłby wyższy niż koszty poniesione w przypadku wystąpienia ryzyka.

Przykład: powiedzmy, że Twoja firma zajmująca się dostawą kwiatów od pięciu lat korzysta z usług tej samej kwiaciarni, która dostarcza róże. W ciągu pięciu lat, w których kwiaciarnia dostarczała róże, nigdy nie opuściła wysyłki walentynkowej. Walentynki to jeden z najbardziej dochodowych okresów w roku, więc gdyby kwiaciarnia przegapiła przesyłkę, mogłoby to wpłynąć na przychody i reputację firmy. Ale nigdy do tego nie doszło. Poza tym znalezienie innej kwiaciarni i zawarcie z nią umowy na zapasowe dostawy kwiatów kosztowałoby firmę sporo pieniędzy i mogłoby skutkować marnotrawstwem. Ponieważ ryzyko, że dostawca nie wyśle dostawy, jest niskie, Twoja firma uznaje je za akceptowalne i nie podejmuje żadnych kroków, aby się przed nim zabezpieczyć. 

Jak stale monitorować ryzyko biznesowe

Ograniczanie ryzyka nie jest statyczne – to proces, który ciągle ewoluuje. Po ustaleniu strategii ograniczania ryzyka należy kontynuować monitorowanie ryzyka, aby upewnić się, że nie zwiększa się jego prawdopodobieństwo ani dotkliwość, a także aby przygotować się na pojawienie się nowych zagrożeń. 

Oto kilka sposobów monitorowania ryzyka biznesowego:

• Zacznij od zdefiniowania mapy drogowej projektu, aby wszyscy członkowie zespołu i interesariusze mieli tę samą wiedzę na temat zakresu projektu i jego rezultatów. 

• Ustal regularne spotkania kontrolne, aby monitorować zakres projektu i jego postępy.

• Śledź postępy i wydajność projektu w czasie rzeczywistym za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, które umożliwia monitorowanie statusu projektu. 

• Monitoruj wydatki, aby skutecznie kontrolować koszty.

• Z góry określ budżet projektu. 

• Korzystaj z technik i narzędzi do zarządzania czasem (takich jak szablony planera dziennego), aby praca przebiegała zgodnie z planem. 

• Utwórz plan alokacji zasobów, aby zmniejszyć ryzyko związane z zasobami. 

• Proaktywne monitorowanie zmieniających się warunków biznesowych i dostosowywanie strategii biznesowej w razie potrzeby. 

• Wdrożyć plan zarządzania kryzysowego, aby reagować na zagrożenia o znaczeniu krytycznym dla firmy.  

Zmniejszone ryzyko oznacza mniejszą niepewność dla Ciebie i Twojego zespołu

Wszystkie firmy narażone są na ryzyko, a ryzyko jest przerażające, zwłaszcza w czasach zmian lub niepewności. Stosując strategie ograniczania ryzyka, możesz chronić swój biznes i zespół przed niepotrzebnym ryzykiem, zmniejszając niepewność i rozwijając działalność. 

Przewodnik lidera po zarządzaniu zmianami

Dowiedz się, jak być liderem, którego potrzebuje Twój zespół w czasach zmian. Dowiedz się, kiedy wyznaczać nowe cele biznesowe, jak komunikować się w przejrzysty sposób i jak utrzymać zaangażowanie pracowników.

Pobierz pełny raport