Szablon planu kadrowego

Gdy zespół szybko się rozwija, zarządzanie zasobami może przypominać żonglowanie. Bez odpowiedniego planowania nadchodzące projekty mogą utknąć w martwym punkcie z powodu nieznanych potrzeb kadrowych lub nierównomiernego obciążenia pracą. Szablon planu kadrowego pomaga w jednym miejscu zwizualizować role, obowiązki i pojemność. Dzięki temu szablonowi stworzysz plan, który pomoże Ci znaleźć właściwe osoby do właściwej pracy we właściwym czasie.

Szablon planu kadrowego Asany ułatwia organizację pracowników według umiejętności, osi czasu lub działu. Niezależnie od tego, czy zarządzasz zatrudnieniem sezonowym, uruchomieniem dużego projektu, czy codziennym planowaniem zespołu, ten prosty szablon planu zatrudnienia pomoże Ci strategicznie przydzielać zasoby i dostosowywać je w miarę zmiany priorytetów.

Kto może skorzystać na szablonie planu kadrowego?

W Asanie widzieliśmy, jak każdy zespół używa szablonów kadrowych do koordynowania priorytetów. Szczegółowy plan kadrowy zapobiega wypaleniu członków zespołu, wspiera decyzje rekrutacyjne i zapewnia, że każda rola bezpośrednio przyczynia się do osiągnięcia celów biznesowych.

Zespoły HR

Specjaliści ds. HR wykorzystują plany kadrowe do prognozowania potrzeb rekrutacyjnych, budżetu na wynagrodzenia i utrzymywania zrównoważonej struktury zespołu. Szablon zapewnia przejrzysty przegląd bieżących i przyszłych wymagań kadrowych.

Kierownicy projektów

Liderzy projektów polegają na szablonie macierzy zatrudnienia, aby zidentyfikować braki w umiejętnościach i efektywnie przydzielać zasoby. Jest to niezbędne narzędzie do koordynowania działań pracowników z osiami czasu projektów, zwłaszcza w środowiskach międzyfunkcyjnych.

Kierownicy działów

Liderzy zespołów korzystają z tego szablonu, aby koordynować obciążenie pracą, oceniać wyniki i podejmować świadome decyzje dotyczące realokacji pracowników lub zatwierdzania nowych kandydatów.

Zespoły finansowe i operacyjne

Specjaliści ds. operacji i menedżerowie finansowi używają szablonów, aby zrozumieć, w jaki sposób przydzielane są zasoby i jakie są związane z tym koszty.

Dlaczego warto korzystać z szablonu planu kadrowego Asana

Gdy widzisz cały personel wraz z osiami czasu projektów, łatwiej jest dostrzec wąskie gardła, rozwiązać problemy z pojemnością i proaktywnie zaplanować strategię kadrową.

Korzyści z szablonu planu kadrowego obejmują:

• Koordynacja osób, umiejętności i priorytetów w jednym centralnym obszarze roboczym

• Prognozowanie potrzeb kadrowych i harmonogramów zatrudniania

• Równoważenie obciążenia pracą, aby zapobiegać wypaleniu i niedotrzymywaniu terminów

• Zwiększenie widoczności przydziału zasobów w zespołach i projektach

• Oszczędność czasu dzięki elastycznemu, prostemu szablonowi planu kadrowego, który skaluje się wraz z Twoją organizacją

Jak korzystać z tego szablonu planu kadrowego

Ten szablon planu kadrowego pomaga zespołom HR, menedżerom i właścicielom firm dopasować pracowników do celów organizacji. Uporządkowuje on każdy element planowania zatrudnienia, dzięki czemu możesz stworzyć plan zatrudnienia, który wspiera zarówno krótko-, jak i długoterminowe priorytety.

Sekcje i kolumny szablonu stanowią mapę drogową do oceny bieżącej sytuacji kadrowej, uzupełniania luk i przygotowania się na przyszłe potrzeby kadrowe. Wykonaj poniższe kroki, aby w pełni wykorzystać możliwości szablonu Wersja darmowa Asany.

Krok 1: dostosuj plan kadrowy do strategii biznesowej

Zacznij od sekcji „Dostosowanie strategiczne”. Opisz, w jaki sposób Twoje cele kadrowe łączą się z celami firmy i nadchodzącymi inicjatywami. Dodaj cele biznesowe do każdego zadania, aby mieć pewność, że decyzje kadrowe bezpośrednio wspierają ogólną strategię biznesową.

Uwzględnij wszelkie zaplanowane konkretne projekty lub obszary rozwoju, które będą miały wpływ na proces rekrutacji. To wczesne dostosowanie pomaga zagwarantować, że każdy pracownik zostanie przydzielony do odpowiednich ról, aby osiągnąć priorytety organizacji.

Krok 2: przeanalizuj swój zespół i przewiduj potrzeby

Przejdź do sekcji „Analiza i prognozowanie zatrudnienia”, aby ocenić bieżącą sytuację kadrową i przewidzieć przyszłe potrzeby. Użyj kolumn Kluczowe umiejętności, Wyniki i Staż pracy, aby zebrać cenne statystyki dotyczące obecnego zespołu.

Ta sekcja pomaga określić liczbę pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin, liczbę potrzebną do rozwoju oraz sposób optymalizacji zatrudnienia w różnych działach. Mapując tutaj dane dotyczące talentów, możesz przewidzieć niedobory i przygotować się na przyszłą ekspansję.

Krok 3: Przeprowadź analizę luk

W sekcji „Analiza luk” porównaj bieżący stan zatrudnienia z przewidywanymi potrzebami. Użyj kolumn „Wymagane umiejętności” i „Wskaźniki sukcesu”, aby wskazać obszary, w których konieczne są dodatkowe szkolenia lub zatrudnienie.

Analiza luk wspiera proaktywne planowanie sukcesji, wyjaśniając, w których obszarach brakuje konkretnych umiejętności lub głębi. Jest to również przydatne narzędzie dla właścicieli firm i zespołów HR do planowania ukierunkowanych działań rozwojowych lub rekrutacyjnych.

Krok 4: opracuj strategie kadrowe

W sekcji Strategie kadrowe określ, w jaki sposób zamierzasz uzupełnić zidentyfikowane luki. Utwórz zadania dla nowych pracowników, osób przeniesionych wewnętrznie lub wykonawców, aby zrównoważyć obciążenie pracą i pojemność. Możesz również dodać szczegóły dotyczące planu szkoleń i inicjatyw, które poprawiają zaangażowanie lub retencję pracowników. 

Krok 5: zaplanuj budżet i zasoby

W sekcji Budżet i zasoby oszacuj wynagrodzenia, świadczenia i ogólne koszty pracy. Dodaj zadania dotyczące zatwierdzeń finansowania i śledzenia postępów w realizacji celów związanych z alokacją zasobów. Ta sekcja budżetowania zapewnia, że model zatrudnienia jest zgodny z limitami finansowymi i prognozami wzrostu. 

Krok 6: Wdrożenie, monitorowanie i przegląd

Użyj sekcji „Wdrożenie i przegląd”, aby sfinalizować plan, przypisać obowiązki i śledzić wyniki. Uwzględnij zadania cykliczne, aby mierzyć sukces kadrowy w odniesieniu do planu projektu i kamieni milowych przepływu pracy.

Dodaj punkty przeglądu, aby monitorować postępy w zakresie utrzymania pracowników i wydajności w czasie. Dzięki temu plan pozostanie elastyczny i skuteczny, nawet jeśli priorytety ulegną zmianie, zmieni się proces zwalniania pracowników lub nastąpi restrukturyzacja.

Funkcje Asana do planowania i wyznaczania celów

Funkcje Asana zamieniają szablon planu kadrowego w w pełni interaktywne narzędzie do zarządzania pracownikami. W tym szablonie dodaliśmy kilka funkcji do wyznaczania celów i planowania, ale możesz go dostosować za pomocą dowolnej funkcji z naszej biblioteki.

Pola niestandardowe

Użyj pól niestandardowych, aby śledzić dział, stanowisko, pojemność lub przypisanie do projektu. Pola niestandardowe ułatwiają sortowanie i filtrowanie danych dotyczących personelu na podstawie roli lub obciążenia pracą.

Oś czasu

Wizualizuj swój plan kadrowy za pomocą widoku w stylu wykresu Gantta. Sprawdź, kto jest dostępny, kto jest przeciążony i gdzie mogą wystąpić przyszłe luki w zatrudnieniu.

Obciążenie pracą

Monitoruj pojemność zespołu w czasie rzeczywistym. Funkcja obciążenia pracą umożliwia identyfikację nierównowagi i redystrybucję pracy przed wystąpieniem wypalenia.

Automatyzacja

Użyj reguł Asana, aby zautomatyzować aktualizacje dotyczące personelu. Automatycznie przypisuj zadania, gdy zmieniają się role, lub wysyłaj powiadomienia, gdy do planu dodawani są nowi pracownicy.

Pulpity nawigacyjne

Przekształcaj dane dotyczące zatrudnienia w statystyki dzięki pulpitom nawigacyjnym z możliwością dostosowywania. Śledź postępy w zatrudnianiu i wskaźniki realizacji ról, aby podejmować strategiczne decyzje.

Polecane integracje dla szablonów planów kadrowych

Integracje sprawiają, że szablon planu zatrudnienia w Asanie jest jeszcze bardziej wydajny, łącząc go z narzędziami, z których korzysta Twój zespół. Odwiedź nasze centrum integracji aplikacji, aby znaleźć platformy, z których regularnie korzystasz.

Slack

Wysyłaj aktualizacje dotyczące zatrudnienia i przypomnienia o rekrutacji bezpośrednio do kanałów w Slacku. Zadbaj o szybką i przejrzystą komunikację między działem HR a liderami działów.

Arkusze Google

Synchronizuj dane dotyczące zatrudnienia z Arkuszami Google, aby uzyskać bardziej szczegółowe analizy lub raporty dotyczące liczby pracowników. To idealne rozwiązanie do tworzenia kwartalnych podsumowań lub raportów wizualnych.

Workato

Połącz Asanę z Workday, aby automatycznie aktualizować dane pracowników, informacje o nowych pracownikach i zmiany ról w planie zatrudnienia.

Kalendarz Outlook

Synchronizuj harmonogramy pracowników i urlopy bezpośrednio z planem kadrowym. 

Tableau

Twórz zaawansowane raporty i wizualizacje dotyczące wykorzystania zespołu, trendów w obciążeniu pracą i prognoz dotyczących personelu, które mogą być przeglądane przez kadrę kierowniczą.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów planów kadrowych