Jak korzystać z analizy luk, aby osiągać cele biznesowe

Wyobraź sobie następujący scenariusz: Twój zespół ma rozpocząć planowanie strategiczne na przyszły rok, ale tak naprawdę nie wie, od czego zacząć. Co robisz w takiej sytuacji?

Analiza luk (zwana również analizą potrzeb) to proces porównywania bieżącej wydajności biznesowej z pożądaną wydajnością. Pomaga zidentyfikować „lukę” między obecną sytuacją Twojego biznesu a tym, gdzie chcesz, aby się znajdował. Krótko mówiąc, szukasz tego, czego brakuje.

Czym jest analiza luk?

Analiza luk (zwana również analizą potrzeb) to proces porównywania bieżącej wydajności biznesowej z pożądaną wydajnością. „Luka” w analizie luk to różnica między tym, gdzie obecnie znajduje się Twój business, a tym, gdzie chcesz, aby się znajdował. 

Analiza luk może pomóc Twojemu businessowi na kilka sposobów. Oto, jak to zrobić:

• Burza mózgów na temat strategii. Analiza luk może pomóc zespołom strategicznym w opracowaniu potencjalnych planów działania, które mogą wykorzystać do osiągnięcia swoich celów. 

• Identyfikacja słabych punktów. Jeśli Twój business nie osiągnął oczekiwanych wyników, analiza luk może pomóc zespołowi zidentyfikować pierwotną przyczynę niektórych luk w wydajności. 

• Zmierz rzeczywiste zasoby. Jeśli Twój zespół ma nadwyżkę zasobów na koniec roku, analiza luk może pomóc w określeniu, jak wszystko działało i jak zasoby zostały przydzielone, aby można je było wykorzystać bardziej efektywnie w przyszłości.

Korzyści z analizy luk

Analiza luk to sposób na przegląd bieżących strategii, aby sprawdzić, co działa, a co jeszcze jest potrzebne. Przeprowadzenie analizy luk może pomóc Twojemu businessowi na wiele sposobów, w tym:

• Identyfikacja słabych punktów. Jeśli Twój biznes nie osiągnął oczekiwanych wyników, możesz skorzystać z analizy luk, aby pomóc zespołowi ustalić główną przyczynę luk w wydajności. 

• Pomiar bieżących zasobów. Jeśli Twój zespół ma nadwyżkę zasobów na koniec roku, analiza luk może pomóc w określeniu, w jaki sposób zasoby zostały przydzielone, aby można je było wykorzystać bardziej efektywnie w przyszłości.

Kiedy przeprowadzić analizę luk

Analiza luk to przydatne narzędzie do zarządzania projektami, które pomoże Ci określić, jak dostać się z punktu A do punktu B. Chociaż analizę luk można wykorzystać w dowolnym momencie, możesz w pełni wykorzystać jej możliwości, gdy zastosujesz ją strategicznie do konkretnego projektu lub inicjatywy. Oto kilka scenariuszy, w których analiza luk może pomóc w zebraniu danych kontekstowych potrzebnych do usprawnienia działalności.

Podczas planowania strategicznego

Jeśli Twój zespół chce stworzyć strategiczny plan rozwoju, skorzystanie z analizy luk na wczesnym etapie procesu planowania strategicznego może stanowić dobry punkt wyjścia. Analiza luk dostarcza wskazówek opartych na danych, które pomogą zespołowi przejść od stanu bieżącego do określonego celu końcowego. Na przykład, jeśli planujesz strategię na następny kwartał, możesz użyć analizy luk, aby sprawdzić, co udało Ci się osiągnąć w bieżącym kwartale. Porównaj to z celami, które pierwotnie sobie wyznaczyłeś, a będziesz w stanie zidentyfikować możliwości poprawy w nadchodzących miesiącach.

W przypadku problemów z wydajnością

Jeśli Twój zespół nieoczekiwanie osiąga słabe wyniki, analiza luk może być przydatnym narzędziem do identyfikacji wszelkich niedociągnięć. Po zidentyfikowaniu pierwotnej przyczyny luki w bieżącej sytuacji zespół może ulepszyć procesy, aby rozwiązać problem bez przerywania produkcji. Na przykład kierownik projektu na linii montażowej może zauważyć, że produkcja nie spełnia oczekiwań. Po ukończonej analizie luk stwierdza, że przyczyną jest problem z niektórymi maszynami. Teraz dokładnie wie, co naprawić, aby poprawić produkcję.

Kiedy interesariusze potrzebują dodatkowego kontekstu

Jeśli Twój zespół zbiera informacje biznesowe dla inwestorów lub w związku z innymi wymaganiami biznesowymi, analiza luk może być niezwykle pomocnym narzędziem. Analiza luk jest przydatna w tej sytuacji, ponieważ dostarcza więcej informacji kontekstowych niż tylko twarde liczby. Jeśli kierownictwo obawia się, że Twój zespół z jakiegoś powodu osiąga słabe wyniki, analiza luk może rozwiać wszelkie obawy dzięki szczegółowemu planowi, w jaki sposób zespół zamierza je zlikwidować. 

Przykłady analizy luk

Najlepszym momentem na skorzystanie z analizy luk jest sytuacja, w której szukasz sposobów na poprawę lub zdajesz sobie sprawę, że coś nie działa zgodnie z oczekiwaniami. Oto kilka praktycznych przykładów:

• Tworzenie oprogramowania: analiza luk może pokazać brakujące elementy w oprogramowaniu, pomagając potencjalnie wykryć błędy przed strategią wejścia na rynek.

• Zarządzanie projektami: przeprowadź analizę luk podczas etapów planowania lub przeglądu projektu, aby sprawdzić, które obszary nie są zgodne z pozostałą częścią projektu. Następnie możesz w razie potrzeby składać wnioski o zasoby i przydzielać je do tej pracy.

• Zasoby ludzkie: jeśli należysz do zespołu HR, możesz skorzystać z analizy luk podczas procesu rekrutacji, aby sprawdzić, czego brakuje w zespole, a co w związku z tym możesz poszukać u nowego kandydata. 

• Kierownictwo zespołu: jako lider często patrzysz na problemy z szerszej perspektywy. Czasami umykają Ci szczegóły, które mogą powodować opóźnienia lub problemy w przyszłości. Analiza luk może pomóc Ci zidentyfikować, kiedy coś mogło zostać przeoczone, i może być w stanie wykryć to, zanim spowoduje większy problem.

• Badania konkurencji: analizy konkurencji to ważne narzędzia zwiększające zadowolenie klientów. Jednym ze sposobów przeprowadzenia niezbędnych badań konkurencji jest analiza luk, w której przyglądasz się lukom rynkowym w swojej branży i opracowujesz strategie, w jaki sposób Twój business może je wypełnić.

Cztery kroki analizy luk

Choć może się to wydawać skomplikowane, korzystanie z procesu analizy luk nie jest tak trudne, jak się wydaje. Wypróbuj ten czterostopniowy proces, aby utworzyć analizę luk dla swojego zespołu.

​1. Określ cele biznesowe

Aby porównać bieżącą wydajność z pożądaną, musisz najpierw określić, jak wygląda Twój idealny stan przyszły, czyli, innymi słowy, wyznaczyć cele. Możesz użyć dowolnej metodologii wyznaczania celów. Jeśli jeszcze z niej nie korzystasz, spróbuj użyć celów i kluczowych rezultatów (OKR-ów) lub kluczowych wskaźników efektywności (KPI), aby utworzyć ukierunkowane, konkretne wskaźniki i cele biznesowe. Niezależnie od tego, z jakiego rodzaju celów korzystasz, upewnij się, że są one skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie. Cele, które tutaj ustalasz, określają, w jaki sposób będziesz mierzyć wydajność i reprezentują pożądany stan Twojego biznesu.

2. Testowanie bieżącej wydajności biznesowej

Wykorzystaj cele, dane historyczne i wcześniejsze analizy luk, aby przetestować bieżącą wydajność biznesową, procesy lub przepływy pracy i wyznaczyć standardy pracy. 

Jednocześnie oceń bieżące procesy za pomocą analizy procesów biznesowych (BPA). Jeśli w ramach swojej strategii dążysz do ulepszenia procesów, ważne jest, aby przyjrzeć się bieżącemu stanowi procesów biznesowych. Pomoże Ci to określić, którą metodologię doskonalenia procesów powinien zastosować Twój zespół, aby osiągnąć pożądany stan docelowy.

3. Przeanalizuj dane dotyczące luk

Pamiętaj, że „luka” w analizie luk to różnica między tym, gdzie obecnie znajduje się Twój biznes, a tym, gdzie chcesz, aby się znajdował. Teraz, gdy już rozumiesz tę różnicę, nadszedł czas, aby postawić hipotezę o różnych strategiach i taktykach, których Twój zespół będzie potrzebował, aby wypełnić tę lukę. 

Następnym krokiem w tym procesie jest upewnienie się, że cele są rzeczywiście osiągalne i nie znajdują się poza zasięgiem zespołu. Nie chcesz wyznaczyć celu tak wysokiego, że będzie wydawał się niemożliwy do osiągnięcia. Ważne jest również, aby Twój zespół był w stanie ukończyć swój cel w określonym czasie. Jeśli wprowadzisz zmiany w bieżącej strategii wydajności, czy Twój zespół będzie nadal w stanie osiągnąć cele, które wyznaczyłeś w oparciu o pożądane ramy czasowe?

Na tym etapie spotykasz się z interesariuszami, aby przeprowadzić burzę mózgów na temat inicjatyw planowania strategicznego, które pozwolą osiągnąć cele. 

4. Sporządź szczegółowy raport

Po ustaleniu wszystkich danych liczbowych i celów biznesowych, utwórz plan działania, który jasno określa, w jaki sposób Twój zespół zamierza zlikwidować lukę. Ważne jest, aby oprócz danych jakościowych, takich jak bieżące procesy i wcześniejsze strategie doskonalenia procesów, wykorzystać również dane ilościowe, takie jak dane z testów porównawczych zebrane w drugim kroku. 

Jaka jest różnica między analizą luk a analizą SWOT?

Analiza SWOT to rodzaj analizy luk, która jest powszechnie stosowana w zarządzaniu projektami w celu identyfikacji mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń dla biznesu. Zazwyczaj analiza SWOT jest uzupełniana za pomocą macierzy 2x2.

Po wypełnieniu tej macierzy użyj jej do zidentyfikowania luk, które pojawią się podczas burzy mózgów zespołu w każdym kwadrancie macierzy. 

Inne popularne narzędzia do analizy luk

Model McKinsey 7S

Opracowana przez Roberta H. Watermana i Toma Petersa struktura McKinsey 7S jest modelem zarządzania, który jest często używany do analizy organizacji. Zgodnie z założeniem organizacja potrzebuje siedmiu elementów, które są ze sobą powiązane i wzmacniają się nawzajem. Jeśli jeden z siedmiu elementów jest nieprawidłowy, może to mieć wpływ na cały business. 

Siedem „S” w tym modelu oznacza:

• Struktura: sposób organizacji Twojego businessu. Może to oznaczać sposób podziału działań i komunikacji między zespołami. 

• Strategia: zestaw planów, z których korzysta zespół, aby rozwijać działalność. 

• Systemy: sposób mierzenia wydajności oraz procedury, których zespół używa do prowadzenia działalności.

• Skills (umiejętności): kompetencje, które członkowie zespołu wnoszą do Twojego biznesu. 

• Styl: wzorce zachowań określonych grup w Twojej firmie.

• Kadry: osoby, które pracują dla Ciebie. Odnosi się to również do ich cech oraz sposobów, w jakie firma pielęgnuje i rozwija swój zespół.

• Wspólne wartości: wartości to podstawowe zasady, które określają, w jaki sposób Twoja firma podchodzi do pracy. 

Możesz użyć tego modelu, testując relacje między każdym z siedmiu elementów. Kiedy zmieniasz coś w strategii, jak wpływa to na systemy? Przeprowadzenie analizy luk może dostarczyć konkretnych odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób każdy z tych aspektów organizacji odnosi się do pozostałych. 

Model zgodności Nadlera-Tushmana

Model zgodności Nadlera-Tushmana to narzędzie do zarządzania business, które identyfikuje pierwotną przyczynę problemów z wydajnością. Został opracowany przez teoretyków organizacji Davida A. Nadlera i Michaela L. Tushmana na początku lat 80. 

Zgodnie z założeniami modelu Nadlera-Tushmana, istnieją cztery główne elementy businessu, które są ze sobą powiązane w unikalny sposób. 

Te cztery główne elementy to:

• Praca: wszystkie poszczególne zadania, które składają się na wyniki Twojego biznesu. Istnieją dwie różne perspektywy na pracę: co jest wykonywane i jak ta praca jest przetwarzana. 

• Ludzie: interakcje między poszczególnymi osobami podczas pracy. Na przykład kierownik i jego bezpośredni podwładny lub lider zespołu i wykonawca.  

• Struktura organizacyjna: sposób, w jaki organizuje się Twój business, na przykład sposób delegowania pracy, to, nad czym pracują zespoły i jak budowane są procesy. 

• Kultura: sposób, w jaki zespół wdraża normy grupowe, najlepsze praktyki, ideały i wspólne wartości w całej firmie.

Model Nadlera-Tushmana łączy następnie każdy z tych elementów w sześć różnych kombinacji, dzięki czemu zespoły mogą analizować wyniki swojej działalności. Te sześć par wygląda następująco:

• Praca i ludzie: określa, którzy pracownicy wykonują daną pracę. Czy właściwe zadania są ukończone przez właściwe osoby?

• Praca i struktura: w jaki sposób zespół opracowuje procesy, aby ukończyć pracę. Czy struktura i organizacja są wystarczająco jasne, aby określić, jakie zadania należy ukończone?

• Praca i kultura: koncentruje się na tworzeniu środowiska pracy. Czy kultura organizacyjna Twojej firmy promuje nawyki, które są korzystne dla wydajności?

• Ludzie i struktura: określa strukturę organizacyjną zespołu. Czy Twój zespół jest zorganizowany w taki sposób, aby poszczególne osoby mogły wykonywać swoją pracę najlepiej, jak potrafią?

• Ludzie i kultura: koncentruje się na postawach pracowników. Czy Twoi pracownicy pracują w kulturze, która jest dla nich produktywna? Czy są w stanie zidentyfikować zasoby, które pomogą im odnieść sukces w pracy? 

• Kultura i struktura: ta para odnosi się do tego, jak kultura i organizacja firmy mogą wpływać na siebie nawzajem. Czy organizacja Twojego business konkuruje z kulturą firmy, czy też jej pomaga? 

Podobnie jak w przypadku modelu McKinsey 7s, gdy połączysz każdy z elementów modelu Nadlera-Tushmana, zobaczysz, jak te dwa elementy odnoszą się do siebie i jak zmiana jednego aspektu może wpłynąć na drugi.

Twórz analizy luk za pomocą narzędzia do zarządzania pracą

Analizy luk działają najlepiej, gdy są udostępniane interesariuszom w wygodny i zorganizowany sposób. Narzędzie do zarządzania pracą, takie jak Asana, może pomóc Twojemu zespołowi uporządkować informacje i usprawnić komunikację z interesariuszami, aby wszyscy byli na bieżąco. Dowiedz się więcej na temat tego, jak korzystać z Asany do zarządzania pracą.