Wskazówki dotyczące tworzenia norm grupowych dla wysokowydajnych zespołów, z przykładami od 7 menedżerów Asany

Jak myślisz, co by się stało, gdybyś przyszedł na spotkanie w kostiumie klauna? Albo gdybyś zmienił wszystkie dźwięki powiadomień komputera na miauczenie kotów? 

Nawet jeśli te rzeczy nie są wyraźnie sprzeczne z polityką firmy, członkowie zespołu mogą się nad nimi zastanowić. Wynika to z norm grupowych – dorozumianych zasad, których przestrzega Twój zespół, nawet jeśli nigdy ich nie spisałeś. Normy grupowe kształtują zachowanie grupy, w tym drobne szczegóły, takie jak powszechnie akceptowane zasady dotyczące ubioru.

Normy grupowe są zwykle domniemane, a nie zdefiniowane, więc być może nigdy wcześniej o nich nie myślałeś. Celowe tworzenie norm grupowych może wzmocnić współpracę w zespole, zwiększyć wydajność i zmaksymalizować skuteczność. 

Czym są normy grupowe? 

Normy grupowe to ustne lub niepisane zasady, które określają sposób interakcji członków zespołu, efektywnej współpracy i wydajnej pracy. Zazwyczaj normy grupowe nie są spisane. Są to raczej domyślnie uzgodnione zasady i standardy zachowania, które opierają się na zasadach kultury organizacyjnej. Te ukryte wartości kształtują sposób, w jaki członkowie zespołu podejmują decyzje, komunikują się w pracy, a nawet rozwiązują konflikty. 

Nawet jeśli nigdy wcześniej nie tworzyłeś świadomie norm grupowych, na pewno je doświadczyłeś. Każdy rodzaj grupy – w tym grupy przyjaciół, grupy nieformalne i grupy robocze – ma zestaw norm, które tworzą i udoskonalają z czasem, nawet jeśli nie zdają sobie z tego sprawy.

W tym artykule skupimy się na normach grup roboczych, aby pomóc Ci w kierowaniu i kształtowaniu norm Twojego zespołu. Jeśli nie tworzysz zupełnie nowej grupy, która nigdy wcześniej nie pracowała razem, prawdopodobnie masz już kilka norm grupowych, takich jak: 

• Narzędzia do komunikacji lub zarządzania projektami, z których korzysta grupa

• Sposób, w jaki grupa rozwiązuje konflikty lub radzi sobie z niepowodzeniami

• Sposób, w jaki członkowie grupy zazwyczaj wchodzą w interakcje – formalnie lub nieformalnie

• Stopień akceptacji spóźnień na spotkania

Jasno określając i proaktywnie kształtując normy grupowe, możesz zbudować i wzmocnić wysokowydajny zespół oraz przenieść go na wyższy poziom. 

Motywowanie pracowników w szybko zmieniającym się świecie: praktyczny przewodnik

Zwiększ motywację pracowników, pomagając im zrozumieć, dlaczego wykonywana przez nich praca jest ważna. W tym darmowym e-booku dowiesz się, jak stworzyć poczucie wspólnego celu w swoim zespole.

Pobierz pełny raport

Dlaczego normy grupowe są ważne? 

Pozytywne normy grupowe dają członkom zespołu poczucie normalności i stabilności w codziennym życiu. Normy grupowe tworzą ukryte (lub zdefiniowane) systemy wspólnych wartości, które pomagają członkom zespołu osiągać najlepsze wyniki. Usuwając wątpliwości i stres wynikający z niepewności, członkowie grupy mogą współpracować ze sobą skuteczniej i osiągać lepsze wyniki. 

Kiedy członkowie zespołu mają i rozumieją normy grupy, wiedzą, czego się od nich oczekuje i mogą odpowiednio działać. Podobnie jak znajomość priorytetów projektu pomaga skupić się na pracy o największym wpływie, zrozumienie oczekiwań zespołu pomaga współpracować najskuteczniej. 

Normy grupowe pomagają również członkom zespołu spędzać czas w bardziej świadomy sposób. Zbyt często nasza uwaga nie jest zgodna z naszymi intencjami – spędzamy zbyt dużo czasu na czynnościach okołozadaniowych, zamiast na najważniejszych zadaniach. Normy grupowe upraszczają praktyki dotyczące spotkań i preferencje komunikacyjne, jasno określając, w jaki sposób członkowie zespołu powinni ze sobą. Przekształcenie tych niepisanych zasad w jasne zasady obowiązujące w całym zespole sprawia, że członkowie zespołu nie muszą zgadywać, jak powinni się zachowywać, co zwiększa ich efektywność. 

Ponadto normy grupowe:

• Tworzą poczucie przynależności wśród członków zespołu, umożliwiając im udział w podejmowaniu decyzji. 

• Zwiększają zaufanie, ponieważ wszyscy mają te same informacje na temat tego, co się dzieje i jaką rolę w tym odgrywają. 

• Usprawniają pracę zespołową, zastępując niepewność przewidywalnością.

• Ustanawiają zasady dotyczące stylów komunikacji w całym zespole, aby ograniczyć postrzegane próżniactwo społeczne. 

Jak dobre normy grupowe budują zdrową dynamikę grupy

Normy grupowe są podstawą zdrowej grupy i dobrej dynamiki zespołu. 

Sposób tworzenia się grup został po raz pierwszy przedstawiony w 1965 roku w teorii Bruce'a Tuckmana dotyczącej etapów formowania się zespołu. Według Tuckmana wyróżnia się pięć etapów: formowanie, burza, normowanie, działanie i rozwiązanie. 

Grupy w naturalny sposób tworzą własne normy na etapie normalizacji. Jednak bez jasnych wskazówek i przywództwa poszczególni członkowie nieuchronnie stworzą własne normy grupowe. Ustalając normy grupowe z wyprzedem, możesz zapewnić spójność grupy.

Przykłady norm grupowych dla zespołów o wysokiej wydajności

Każdy zespół ma unikalne normy grupowe i zazwyczaj nie zapisuje ich. Jeśli jednak Twoja grupa miałaby sporządzić listę norm, mogłaby ona wyglądać następująco:

1. Każde spotkanie ma swoją agendę, więc członkowie zespołu mogą przychodzić na nie punktualnie i przygotowani. 

2. Członkowie zespołu śledzą indywidualne zadania we wspólnym narzędziu do zarządzania pracą, dzięki czemu każdy wie, kto, co i na kiedy musi wykonać.

3. Członkowie zespołu komunikują się w sprawach związanych z pracą w wspólnych narzędziach, takich jak Asana i Slack, dzięki czemu każdy ma dostęp do potrzebnych informacji. Zespół w miarę możliwości stawia na przejrzystość, widoczność i dyskusje grupowe. 

4. Członkowie zespołu dzielą się swoimi priorytetami w każdy poniedziałek rano. Jeśli pojawią się nowe zadania, mogą dostosować daty wykonania, aby wykonać najważniejszą pracę (nie zapominając o terminach projektów lub premier). Praca i projekty są powiązane z indywidualnymi wskaźnikami KPI lub OKR-ami zespołu i firmy, aby członkowie zespołu rozumieli, które zadania mają największe znaczenie i mogli je odpowiednio priorytetyzować.

5. Członkowie zespołu zakładają, że intencje innych są pozytywne i działają świadomie. Jeśli pojawia się spór, aktywnie próbują go rozwiązać, korzystając z ustalonych strategii rozwiązywania konfliktów. 

6. Członkowie zespołu priorytetowo traktują jasne i szybkie podejmowanie decyzji. W razie potrzeby korzystają z matrycy decyzyjnej lub strategii rozwiązywania problemów.

7. Członkowie grupy dokładają wszelkich starań, aby interesariusze byli informowani na bieżąco na wczesnym etapie projektu. Korzystając z Macierz RACI, identyfikują kluczowych interesariuszy dla swojej pracy i zapewniają, że wszyscy mają te same informacje. 

8. Menedżerowie projektów i liderzy zespołów proaktywnie przydzielają zasoby, aby ograniczyć wypalenie i promować równowagę. 

9. Członkowie grupy są na bieżąco dzięki aktualizacjom statusu projektu, które są udostępniane w jednym źródle informacji, takim jak Asana. 

10. Członkowie zespołu planują czas skupienia w swoim Kalendarzu, korzystając z blokowania czasu, aby zmaksymalizować stan przepływu i produktywność indywidualną.

Motywowanie pracowników w szybko zmieniającym się świecie: praktyczny przewodnik

Zwiększ motywację pracowników, pomagając im zrozumieć, dlaczego wykonywana przez nich praca jest ważna. W tym darmowym e-booku dowiesz się, jak stworzyć poczucie wspólnego celu w swoim zespole.

Pobierz pełny raport

Jak 7 menedżerów Asana świadomie tworzy normy zespołowe 

Normy grupowe są dla zespołu tym, czym kultura organizacyjna dla firmy. Jeśli nie stworzysz norm grupowych w sposób świadomy, będą one rozwijać się naturalnie z czasem i niekoniecznie w taki sposób, w jaki chcesz. 

Świadome tworzenie norm grupowych przypomina świetne działania integracyjne: potrzebny jest silny lider, który poprowadzi grupę. Aby Ci w tym pomóc, poprosiliśmy siedmiu liderów zespołów w Asanie, aby opowiedzieli nam, jak z czasem stworzyli normy grupowe. Oto, co mieli do powiedzenia.

Tony Chang, menedżer produktu, Asana

Nasze regularne spotkania zespołu rozpoczynamy od sprawdzenia, jak każdy członek zespołu się czuje, używając kolorów czerwonego, żółtego i zielonego – niezależnie od tego, czy źródłem jego samopoczucia jest praca, czy też coś innego. Dzięki temu rozpoczynamy spotkanie w atmosferze przejrzystości i kontekstu, co pomaga nam lepiej się komunikować i wzajemnie się rozumieć.

Sinéad (Nade) Nic Eoin, menedżer ds. operacji użytkowników, Asana

1. Przywództwo oparte na empatii i szczerości. Menedżerowie zespołu dają przykład, uczestnicząc w spotkaniach 1:1 i konwersacjach w empatyczny sposób. Podczas każdej konwersacji menedżerowie starają się zrozumieć, co dzieje się w życiu członków ich zespołu.

2. Codzienne otwarte dyskusje w ramach spotkań zespołu. Nasz zespół organizuje codzienne narady, aby przekazywać aktualne informacje na temat błędów lub problemów, których doświadczają klienci. Te spotkania są kluczową częścią naszego dnia – łączą zespół, pozwalają nam dzielić się wiedzą i tworzą przestrzeń do nawiązywania kontaktów.

3. Zakładanie dobrych intencji. W zespole ds. operacji dotyczących użytkowników do każdej interakcji podchodzimy, zakładając, że intencje są dobre. Dzięki temu możemy wykonywać swoją pracę i zastanawiać się nad tym, co należy zrobić, aby osiągnąć rozwiązanie.

4. Bezpieczna cisza na spotkaniach. Staramy się nie bać ciszy. Czasami ludzie potrzebują po prostu kilku dodatkowych sekund, aby uporządkować swoje myśli i pomysły lub zebrać się na odwagę, aby się wypowiedzieć.

5. Aktywne i pełne szacunku słuchanie. Rozumiemy, że przerywanie innym tłumi konwersację. W naszej grupie obowiązuje zasada uważnego słuchania osób, które mają coś do powiedzenia, a następnie dzielenia się opiniami lub pomysłami.

Greg Dodds, wizerunek marki, Asana

Praktykujemy kulturę otwartego i aktywnego przekazywania informacji zwrotnych, zwłaszcza podczas spotkań poświęconych przeglądom projektów. Członkowie zespołu mogą przedstawić swoją pracę na dowolnym etapie procesu twórczego i uzyskać wsparcie od swojego zespołu. Kreatywność nie rozwija się w próżni. Tradycja regularnych spotkań poświęconych krytyce projektów tworzy bezpieczną przestrzeń, w której ludzie mogą prezentować swoją pracę na każdym etapie, otrzymując od innych nowe pomysły i informacje zwrotne.

Ariel Tavares Grilo, kierownik ds. lokalizacji, Asana

1. Planuję cotygodniowe spotkania zespołu, aby skupić się na priorytetach, dzielić się aktualizacjami i rozwiązywać problemy w sposób oparty na współpracy. W razie potrzeby zachęcam również zespół do wykorzystania tego czasu na przekazanie członkom zespołu konstruktywnych informacji zwrotnych.

2. Często również ponownie przydzielam obowiązki i zadania w oparciu o zainteresowanie każdej osoby daną pracą. Dzięki temu każdy z nas może pracować nad działaniami, które są dla nas najbardziej interesujące, a w rezultacie pozostają zmotywowani.

3. Filar zespołu to szacunek dla innych. Dzięki temu zbudowaliśmy nasz zespół i współpracujemy z innymi zespołami w bardzo uprzejmy sposób. To klucz do budowania zdrowego środowiska pracy.

Erin Cheng, dyrektor ds. relacji publicznych i analityków

W naszym zespole kierujemy się wartością Asany, jaką jest autentyczność wobec siebie i innych. Budowaliśmy nasz zespół w okresie pracy zdalnej i nigdy nie spotkaliśmy się osobiście, więc jeszcze ważniejsze jest, abyśmy byli autentyczni w tym, co możemy robić zarówno w pracy, jak i poza nią. 

Na początku naszych cotygodniowych spotkań zespołu i wszystkich spotkań 1:1 zawsze zaczynam od pytania „Jak się masz?” lub „Jak się czujesz?”, zamiast od razu przechodzić do agendy. Dzięki temu członkowie zespołu mogą dzielić się swoimi problemami, zarówno osobistymi, jak i zawodowymi, a także tworzy to bezpieczne środowisko i ciągły dialog, który nie dotyczy tylko bieżących zadań.

Dążymy również do absolutnej przejrzystości, jeśli chodzi o określanie, kiedy jesteśmy dostępni, a kiedy nie. Mam małe dziecko, więc często nadrabiam zaległości po jego pójściu spać lub w weekendy, gdy śpi. Wyjaśniłam zespołowi, że chociaż te godziny najbardziej odpowiadają mojej pracy, nie oczekuję, że będą online i/lub będą odpowiadać. Ważne jest, aby każdy mógł się odłączyć. 

Dzięki jasno określonym oczekiwaniom i normom dotyczącym komunikacji i udzielania odpowiedzi poza godzinami pracy, każdy może odpocząć i naładować baterie, nie czując presji, aby być online tylko dlatego, że ich menedżer jest online.

Sonya Chu, dyrektor ds. analityki marketingowej, Asana

Normy dotyczące Slacka po przejściu na pracę zdalną

Kiedy nasz zespół po raz pierwszy przeszedł na pracę zdalną, nagle pojawił się zupełnie nowy sposób współpracy, który musieliśmy ustalić. Sytuację dodatkowo utrudniał fakt, że mieliśmy też nowych członków zespołu, którzy nie mieli wcześniej nawiązanych silnych relacji. Zamiast narzucać istniejące zasady, podeszliśmy do tego jako do ćwiczenia zespołowego, aby podzielić się tym, co nas martwi i jakie normy chcemy ustanowić jako zespół. 

Na przykład uznaliśmy, że ważne jest zachowanie poczucia, że można kogoś poklepać po ramieniu i zadać szybkie pytanie, ale równie ważne jest zapewnienie długich okresów skupienia i przepływu. Jako zespół uznaliśmy, że wolimy komunikować się za dużo niż za mało, więc wszyscy zgodziliśmy się, że można wysłać wiadomość na Slacku do każdego w dowolnym momencie, przy założeniu, że każda osoba będzie zarządzać własnymi powiadomieniami w Slacku i może zdecydować się na udzielenie odpowiedzi w czasie, który jest dla niej najbardziej dogodny.

Zadawanie głupich pytań

Zauważyłam, że analitycy wykonują pracę szybciej i lepiej, gdy czują, że mogą pytać innych analityków o opinie na temat swojej pracy i otrzymywać je regularnie. Chociaż wszyscy w zespole ds. analityki marketingowej są bardzo przystępni i pomocni, ponieważ wszyscy pracujemy zdalnie, a wielu członków zespołu jest stosunkowo nowych, często trudno było zespołowi czuć się komfortowo, zadając sobie nawzajem pytania, zwłaszcza że nie zawsze byli pewni, do kogo się zwrócić. Zadawanie pytań na kanale zespołu wydawało się nieodpowiednie i nieco onieśmielające, ponieważ używaliśmy tego kanału do publikowania ogłoszeń dla zespołu. 

Jeden z analityków wpadł na świetny pomysł: stworzyć bezpieczną przestrzeń dla pytań, zakładając kanał na Slacku o dosłownej nazwie „głupie pytania”. W rzeczywistości większość naszych pytań wcale nie jest głupia, ale poświęcenie miejsca na „głupie pytania” naprawdę pomogło ludziom przezwyciężyć strach przed oceną za ich pytanie. To, a także fakt, że bardziej doświadczeni analitycy i ja sami zadawaliśmy „głupie” pytania, naprawdę pomogło ustalić, że zadawanie pytań jest zawsze mile widziane.

Akira Uchino, lider ds. marketingu w Japonii, Asana

Pierwszym krokiem jest przejrzystość. Częścią dążenia do przejrzystości jest pomaganie członkom zespołu w osiąganiu „indywidualnych rekordów”. Moim zadaniem jest zachęcanie członków zespołu do tego, aby zobaczyli, do czego są zdolni. Dzięki temu mają jasną wizję rozwoju i sposobu, w jaki mogą go osiągnąć. Na tej podstawie możemy wspólnie ustalić, jak mogą zrobić kolejny krok w tym kierunku i dowiedzieć się, jak japoński zespół marketingowy może wspierać ich rozwój.

Inwestowanie w zespół

Chociaż budowanie norm grupowych wymaga czasu, inwestowanie w nie to inwestowanie w zespół. Przejrzyste normy grupowe eliminują niepewność i dają członkom zespołu jasność co do tego, czego się od nich oczekuje. Dzięki temu wszyscy będą przygotowani na sukces, a nowi członkowie zespołu będą mogli od razu rozpocząć pracę.

Aby uzyskać więcej wskazówek, jak wzmocnić swoją grupę i zbudować świetną współpracę w zespole, przeczytaj nasz artykuł na temat 10 prostych kroków, aby poprawić współpracę w zespole.

Motywowanie pracowników w szybko zmieniającym się świecie: praktyczny przewodnik

Zwiększ motywację pracowników, pomagając im zrozumieć, dlaczego wykonywana przez nich praca jest ważna. W tym darmowym e-booku dowiesz się, jak stworzyć poczucie wspólnego celu w swoim zespole.

Pobierz pełny raport