Czym jest planowanie pojemności? Wskazówki, jak zastosować właściwą strategię

Zanim zaczniesz piec ciasto, upewnij się, że masz odpowiednią ilość składników. Jeśli zabraknie Ci jajka lub odrobiny cukru, Twoje ciasto na pewno będzie miało dziwny smak. 

To samo dotyczy dużego projektu: jeśli nie masz wystarczających zasobów, aby go ukończyć, nie wyjdzie tak, jak oczekiwałeś. Aby mieć pewność, że w razie potrzeby będziesz mieć wszystkie odpowiednie składniki – w tym przypadku członków zespołu, umiejętności i narzędzia – skorzystaj z procesu planowania pojemności.

Czym jest planowanie pojemności?

Planowanie pojemności to proces określania potencjalnych potrzeb projektu. Jego celem jest zapewnienie dostępności odpowiednich zasobów w odpowiednim czasie. Zasoby mogą oznaczać osoby o odpowiednich umiejętnościach, czas dostępny na dodanie kolejnego projektu lub niezbędny budżet.

Strategie planowania pojemności

Istnieją trzy rodzaje planowania pojemności, które można wykorzystać w różnych scenariuszach, aby zoptymalizować wydajność produkcji.

Planowanie pojemności wyprzedzającej

Strategia wyprzedzająca polega na zwiększeniu pojemności produkcyjną w oczekiwaniu na wysoki popyt. 

Przykład: jeśli prowadzisz sklep, być może w okresie świątecznym musisz zatrudnić dodatkowych pracowników sezonowych, niezależnie od tego, czy będzie to na cały sezon, czy tylko na okres wyprzedaży. Przewidując większy ruch klientów, możesz lepiej obsadzić swój zespół i zatrudnić dodatkowe osoby na krótki okres czasu. 

Planowanie strategii opóźnienia

Planowanie strategii opóźnienia to proces zwiększania pojemności produkcyjnej, gdy doświadczasz popytu w czasie rzeczywistym.

Przykład: planowanie strategii opóźnienia jest często stosowane w opiece medycznej, pracy socjalnej lub branży restauracyjnej, gdy ktoś jest „na wezwanie”. W zależności od tego, jak bardzo zajęty jest Twój zespół, możesz wezwać dodatkowych członków zespołu, aby upewnić się, że masz wystarczającą liczbę zasobów (innymi słowy, członków zespołu), aby zaspokoić wszystkie potrzeby klientów. 

Planowanie strategii dopasowania

Planowanie strategii dopasowania to połączenie planowania pojemności wyprzedzającego i planowania strategii opóźniającej. Proces planowania strategii dopasowania wymaga powolnego zwiększania pojemności w małych krokach, aż do osiągnięcia pożądanego wykorzystania zasobów.

Przykład: weźmy poprzedni przykład z branży restauracyjnej – jako kierownik sali możesz mieć kilku różnych pracowników na wezwanie na noc. Jeśli niespodziewanie pojawi się duża grupa gości, możesz poprosić o pomoc dodatkowych kelnerów, aż tłum się rozproszy.

Proces planowania pojemności w pięciu krokach

Proces planowania pojemności może się różnić w zależności od firmy, ale istnieje kilka podstawowych kroków, które mają miejsce w każdym procesie: 

1. Prognozowanie przewidywanego zapotrzebowania

Jeśli wiesz, że zbliża się nowy projekt, dokonaj świadomego oszacowania, jakie prace należy wykonać w ramach tych projektów. Dzięki temu dowiesz się, jaka pojemność będzie potrzebna do ukończenia projektu i będziesz mógł porównać ją z bieżącą pojemnością.

2. Określ wymaganą pojemność

Na podstawie wstępnych szacunków oszacuj pojemność potrzebną do ukończone pracy przewidzianej w poprzednim kroku. Spróbuj użyć wspólnej jednostki miary, takiej jak godziny, lub narzędzia do szacowania projektu, takiego jak rozmiar koszulki.

Na przykład menedżerowie ds. inżynierii szacują planowanie pojemności na podstawie liczby godzin potrzebnych do ukończenia projektu.

3. Oblicz pojemność zasobów bieżącego zespołu

Jeśli dodajesz kolejny projekt do zespołu, upewnij się, że jego pojemność jest wystarczająca, aby uniknąć wypalenia.

Jeśli przeciętna osoba może pracować około 30 godzin tygodniowo i ma już projekty, nad którymi pracuje, sprawdź, jaką ma pojemność w ciągu tygodnia, odejmując bieżące obciążenie pracą w godzinach od średniej 30.

4. Zmierz lukę w pojemności

Na podstawie pojemności wymaganej dla projektu zmierz, jak bieżące zasoby wypadają w porównaniu z przewidywanym zapotrzebowaniem.

5. Dopasuj pojemność do zapotrzebowania

Przyjrzyj się poprzedniej luki w pojemności i zoptymalizuj bieżącą i dostępną pojemność, aby były zrównoważone. Jeśli Twój zespół pracuje na pełnych obrotach i nie może podjąć się dodatkowej pracy, aby ukończyć projekt, dodaj więcej członków zespołu na krótki okres, aby projekt został ukończony. Jeśli masz nadwyżkę pojemności, rozważ dodanie kolejnego projektu, aby efektywnie zoptymalizować dostępne zasoby.

Korzyści z planowania pojemności

Jedną z najlepszych rzeczy, jakie kierownik projektu może zrobić, aby wesprzeć swój zespół, jest stworzenie planu pojemności. Znajomość wymagań dotyczących pojemności dla różnych projektów może pomóc w zapobieganiu wąskim gardłom i utrzymaniu płynnego przepływu w łańcuchu dostaw. Oto najważniejsze korzyści z planowania pojemności:

Przygotowuje Cię na różne scenariusze

Dobrze opracowany plan pojemności może zapobiec pełzaniu zakresu i odciążyć zespół. Jeśli znasz kroki, które musisz podjąć dla każdego rodzaju pojemności – niezależnie od tego, czy jest to nadwyżka pojemności, czy brak zasobów – będziesz w stanie sprostać zapotrzebowaniu w dowolnym okresie.

Optymalizuje wydajność zespołu

Skuteczne planowanie pojemności dostosowuje bieżące umiejętności zespołu do jego dostępności w przypadku nowych projektów. Jeśli nie ma wystarczającej liczby dostępnych zasobów dla projektu, będziesz wiedzieć, że musisz dodać więcej zasobów do swojego zespołu. 

Kluczowe znaczenie ma zrozumienie umiejętności zespołu i znajomość jego pojemności w zakresie dodatkowej pracy. Może to przyspieszyć proces podejmowania decyzji dotyczących personelu i zapobiec wypaleniu zawodowemu, którego 71% pracowników doświadczyło przynajmniej raz w 2020 roku.

Minimalizuje koszty produkcji

Zarządzając pojemnością zespołu, optymalizujesz zasoby pod kątem zakresu pracy, który musi zostać ukończony. Oznacza to, że nie płacisz za więcej zasobów niż potrzebujesz, co ostatecznie minimalizuje koszty produkcji.

Na przykład, jeśli masz 12 członków zespołu pracujących nad projektem A, który wymaga tylko dziewięciu członków, możesz przydzielić trzech z tych członków zespołu do projektu B, minimalizując wydatki na projekt A.

Ułatwia planowanie na przyszłość i zwiększa jego dokładność

Planowanie pojemności jest pomocne nie tylko w przypadku bieżących projektów, ale może również pomóc w określeniu przyszłych potrzeb. Tworząc plan pojemności dla jednego projektu, możesz użyć go jako szablonu dla podobnego projektu w przyszłości.

Ten szablon będzie przydatnym punktem wyjścia i nie będziesz musiał(a) prognozować wymagań dotyczących pojemności od zera. Dzięki temu Twój zespół zaoszczędzi czas, a proces planowania pojemności będzie szybszy.

Zapewnia przejrzystość

Plan pojemności uwypukli wszelkie nieefektywności, które możesz zoptymalizować. Tego rodzaju dane są wysoko cenione przez interesariuszy, którzy lubią wiedzieć, jak inwestują swoje zasoby i pieniądze.

Jaka jest różnica między planowaniem pojemności a planowaniem zasobów?

Chociaż czasami używa się ich zamiennie, planowanie pojemności i planowanie zasobów to podobne, ale nieco różne strategie planowania projektów. 

Planowanie pojemności koncentruje się na podaży i popycie na zasoby. Chodzi o to, że solidny plan pojemności może przewidzieć, kiedy wzrośnie zapotrzebowanie na więcej zasobów, dzięki czemu można przewidzieć tę lukę. 

Planowanie zasobów koncentruje się na zasobach, które już posiadasz i na to, gdzie możesz je przydzielić. Planowanie pojemności zasobów łączy w sobie te dwie strategie, pozwalając przewidzieć zapotrzebowanie na zasoby w przyszłości.

Narzędzia do planowania pojemności

Na rynku dostępnych jest wiele różnych programów i narzędzi do planowania pojemności. Wybór odpowiedniego zależy od tego, co chcesz traktować priorytetowo w swoim zespole. Niektóre narzędzia do zarządzania zasobami są bardzo specyficzne i koncentrują się tylko na planowaniu pojemności lub zarządzaniu zasobami.

Korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, może pomóc Ci zarządzać zasobami, monitorować obciążenie zespołu i usprawnić komunikację – wszystko to na jednej platformie. Weźmy na przykład zespół w Hudl. Regularnie monitoruje obciążenie pracą w Asanie, aby móc łatwo ponownie ocenić pojemność zespołu i ponownie przypisać zadania, zanim ktokolwiek się wypali. 

Ponieważ mogą wyświetlać swoją pracę w jednej wspólnej przestrzeni, nikt nie jest przeciążony.