Szablon planowania wydajności

Za sukcesem każdego projektu stoi Twój zespół. Projekty wymagają czasu i wiedzy członków zespołu, ale czasami nie jest łatwo przewidzieć ich dostępność. Zarządzając wieloma różnymi projektami i priorytetami, potrzebujesz sposobu, aby zmierzyć moce przerobowe zespołu, wyznaczyć realistyczne terminy i dostosować się do zmieniających się potrzeb projektu i zasobów. 

Do tego właśnie służy szablon planowania wydajności. 

Czym jest szablon planowania wydajności? 

Szablon planowania wydajności to przewodnik, który pomaga ocenić moce przerobowe zespołu dla konkretnego projektu. Określa wszystkie kroki, które należy podjąć, aby upewnić się, że Twój zespół ma wystarczającą dostępność do terminowego wykonania zadań w projekcie. Dzięki temu szablonowi możesz mieć pewność, że nie przeoczysz ważnych informacji, które mogłyby prowadzić do opóźnień w projekcie. Oprócz wstępnego przydzielenia potrzebnych zasobów możesz również dostosować plany w razie zmian w zakresie projektu lub dostępności członków zespołu.

Utworzenie szablonu planowania wydajności wymaga nieco przygotowań, ale na dłuższą metę pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek. Po rozpoczęciu nowego projektu skopiuj szablon i wypełnij go informacjami, takimi jak zadania w ramach projektu, czas potrzebny na ich wykonanie i dostępność członków zespołu. Nie musisz zaczynać od zera za każdym razem, gdy rozpoczynasz nową inicjatywę, ponieważ szablon zawiera już wszystkie szczegóły, które należy wziąć pod uwagę, aby zaplanować i wprowadzić poprawki w miarę pojawiania się zmian.

Korzyści z cyfrowego szablonu planowania wydajności

Planowanie wydajności nie jest zadaniem jednorazowym – konieczne jest śledzenie wydajności zespołu przez cały okres trwania projektu, aby dostosowywać się do zmieniających się potrzeb i okoliczności. Właśnie do tego przydaje się cyfrowy szablon planowania wydajności. 

Zamiast rejestrować wymagania projektu i moce przerobowe zespołu w statycznym dokumencie lub arkuszu kalkulacyjnym Excel, najlepiej skorzystać z szablonu cyfrowego, który można uaktualniać w czasie rzeczywistym. W rezultacie możesz szybko dostosowywać plany do zmieniającej się sytuacji, dodając więcej członków zespołu do swojego projektu, dostosowując zakres projektu lub wydłużając harmonogram projektu.

Dzięki cyfrowemu szablonowi planowania wydajności możesz: 

• Porównać zasoby bieżące z wymaganymi.

• Aktualizować wymagania dotyczące wydajności, dostępność zespołu oraz terminy w czasie rzeczywistym.

• Wizualizować, jak zmieniają się zasoby i obciążenie pracą Twojego zespołu w czasie. 

• Łatwo udostępniać wydajność zespołu interesariuszom i innym członkom zespołu.

• Planować wydajność zespołu w tym samym miejscu, w którym wykonywana jest praca – dzięki czemu nie musisz przełączać się między różnymi aplikacjami, aby zrealizować swoje zadania.

• Szybko sprawdzić stan wydajności. 

• Automatycznie obliczyć łączną liczbę godzin przepracowanych w ramach projektu. 

Co powinien zawierać szablon planowania wydajności

Szablon planowania wydajności powinien zawierać miejsce do prognozowania potrzeb w ramach projektu, obliczania wydajności obecnego zespołu i porównywania wydajności bieżącej z wymaganą. Najłatwiej to zrobić, dzieląc szablon na dwie sekcje – jedną dla członków zespołu, a drugą dla zadań w projekcie.

W sekcji zadań w projekcie uwzględnij miejsce na listę wszystkich produktów końcowych, które musisz dostarczyć, terminy i czas potrzebny na ich wykonanie. Możesz także tworzyć pola niestandardowe, aby wyznaczyć osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania – na przykład kierownik projektu, copywriter lub projektant. Później możesz wykorzystać te informacje, aby przypisać zadania odpowiednim członkom zespołu na podstawie ich umiejętności.

W sekcji członków zespołu utwórz listę wszystkich osób pracujących nad projektem. Dodaj kolumny, aby określić ich dostępność i wymagane godziny pracy. Aby jasno wskazać, kiedy członkowie mają za dużo lub za mało zadań, utwórz pola niestandardowe wskazujące stan wydajności każdej osoby.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli. 

• Dodawanie zadań do wielu projektów. Często praca opiera się na współpracy międzyfunkcyjnej, a zespoły muszą być w stanie efektywnie ze sobą współpracować. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Nie tylko ogranicza to powielanie wysiłków oraz zwiększa widoczność międzyfunkcyjną, ale również umożliwia zobaczenie zadań w kontekście, sprawdzenie kto i nad czym pracuje oraz połączenie zespołu i zadań.

Polecane aplikacje

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi. 

• Clockwise. Dzięki integracji Clockwise + Asana możesz dodawać zadania w formie bloku czasu do swojego kalendarza Google. Integracja Clockwise + Asana umożliwia określenie czasu trwania zadań, terminu ich wykonania oraz tego, czy Clockwise może automatycznie zmienić ich termin. Dodaj zadania do kalendarza i znajdź czas na ich wykonanie.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

Jak korzystać z szablonu planowania wydajności?

Używanie utworzonego szablonu jest proste. Aby z niego skorzystać: 

1. Dodaj wszystkie zadania w ramach projektu do szablonu. 

2. Oszacuj czas potrzebny do wykonania każdego zadania. Aby Twoje szacunki były jak najdokładniejsze, zastanów się, ile czasu zajęło wykonanie podobnych zadań w przeszłości. 

3. Zdecyduj, komu przydzielić poszczególne zadania. 

4. Poproś członków zespołu o sprawdzenie swoich harmonogramów w celu określenia ich łącznych dostępnych godzin. Aby obliczyć dostępne godziny, określ liczbę dni roboczych w trakcie trwania projektu. Następnie odlicz czas na spotkania, zadania administracyjne, komunikację, przerwy i inne projekty. 

5. Wprowadź dostępne godziny pracy każdego członka zespołu i porównaj je z czasem potrzebnym na wykonanie każdego zadania. 

6. W miarę postępu prac wprowadzaj niezbędne poprawki, aby upewnić się, że zespół posiada wystarczającą ilość dostępnych zasobów do realizacji projektu. Mogą one obejmować przełożenie w czasie innych projektów, dostosowanie zakresu projektu, przesunięcie harmonogramu projektu lub zaangażowanie innych członków zespołu do pracy nad projektem. 

Często zadawane pytania