Rozmiary koszulek to więcej, niż Ci się wydaje: jak używać ich jako techniki szacowania projektów

Czy wiesz, że rozmiary koszulek to także nazwa potężnej techniki szacowania, używanej do planowania wydajności? Jest to praktyczny, ale i nieco nietypowy sposób na przedstawienie, co dokładnie ma do zrobienia każdy członek zespołu.

Podczas wdrażania nowych praktyk w zespole, zawsze należy zastanowić się nad ich złożonością: ile wysiłku będzie to wymagać? Czy technika ta jest przydatna? Czy członkowie mojego zespołu łatwo ją sobie przyswoją?

Jeśli chodzi o technikę rozmiarów koszulek, nie musisz się obawiać. Każdy przecież wie, czym jest koszulka, więc różnica pomiędzy rozmiarem XS a L od razu będzie ewidentna. Zastosowanie tych rozmiarów w kontekście inicjatyw zespołowych to świetny sposób na oszacowanie, ile nakładu pracy będzie wymagało każde zadanie, bez konieczności wykonywania skomplikowanych obliczeń.

Czym jest technika rozmiarów koszulek?

Rozmiary koszulek to nazwa techniki szacowania oraz planowania wydajności, która umożliwia śledzenie, ile czasu i nakładu pracy zajmie wykonanie danej inicjatywy. Aby z niej skorzystać, przypisz do każdego projektu lub zadania rozmiar, od XS do XXL, reprezentujący względny nakład pracy. W zależności od indywidualnych ustaleń w Twoim zespole, rozmiar koszulki może reprezentować zakres zadania, nakład pracy, złożoność, godziny pracy, szacowany czas trwania lub wszystkie powyższe opcje.

Technika rozmiarów koszulek to praktyczne narzędzie dla wszystkich członków zespołu:

• Liderzy projektów mogą dzięki niemu szybko sprawdzić wydajność zespołu. 

• Indywidualni współpracownicy mogą jasno wskazać swoją dostępność i priorytety.

• Członkowie zespołu wiedzą kto, co i na kiedy musi wykonać.

Ta technika wykorzystywana jest często w zespołach inżynieryjnych i programistycznych, ale każdy może z niej korzystać. W Asanie stosujemy rozmiary koszulek do zarządzania projektami związanymi z tworzeniem treści (na przykład ten artykuł ma rozmiar M).

Jak używać techniki rozmiarów koszulek w projektach Agile

Zespoły Agile oraz Scrum zaczęły używać techniki rozmiarów koszulek do mierzenia punktów historyjek. Punkty historyjek, znane również jako poker planujący, to sposób szacowania nakładu pracy lub względnego rozmiaru działań podczas planowania sprintu. Zazwyczaj przypisuje się je do zgłoszeń lub działań w backlogu produktu. Kiedy Scrum Master rozpoczyna nowy cykl sprintu, wybiera zadania z backlogu, aż uzyska określoną liczbę punktów historyjek. W ten sposób, zespół Scrum zyskuje wystarczającą ilość pracy, aby przeprowadzić sprint, ale bez przeciążeń.

Rozmiary koszulek dla zespołów Scrum to forma względnego szacowania. Jest to metoda alternatywna do tradycyjnej techniki szacowania punktów historyjek w formie numerycznej. W przeciwieństwie do cyfr, względne techniki szacowania umożliwiają członkom zespołu myślenie trójwymiarowe. Cyfry są częściej kojarzone z czasem, a rozmiary koszulek mogą reprezentować bardziej abstrakcyjne pomysły, obejmujące czas, nakład pracy oraz złożoność.

Używanie rozmiarów koszulek jako techniki szacowania w 6 krokach

Aby skutecznie wdrożyć technikę rozmiarów koszulek należy najpierw określić, co dokładnie reprezentuje każdy rozmiar i kiedy członkowie zespołu powinni wyjaśnić rozmiary relatywne.

1. Rozpocznij od wybrania rozmiarów

Zanim wdrożysz technikę rozmiarów koszulek w swoim zespole, zdecyduj jakich rozmiarów chcesz używać. Nie wybieraj zbyt wielu opcji, aby uniknąć niejasności. Jeśli dopiero rozpoczynasz korzystanie z tej techniki, zacznij od standardowych rozmiarów S, M, L i XL. Jeśli zakres Twoich projektów różni się między sobą, dodaj też XS i XXL.

2. Uzgodnij, co reprezentuje każdy rozmiar

Technika rozmiarów koszulek jest skuteczna jedynie, gdy każdy rozumie, co reprezentuje każdy z nich. Wprowadzając tę technikę szacowania w swoim zespole upewnij się więc, że każdy ma na ten temat wiedzę. Pomocne jest dodanie przykładów z porównaniem projektu S oraz L. Przykładowo, w zespole ds. tworzenia treści Asany, napisanie tego artykułu ma rozmiar M. Natomiast inicjatywa wymagająca zaangażowania zespołu międzyfunkcyjnego, obejmująca wiele zmiennych i interesariuszy ma rozmiar L, a w niektórych przypadkach nawet XL.

Pamiętaj również, aby wyjaśnić czego dotyczy każdy rozmiar. Czy reprezentuje on nakład pracy, złożoność czy czas? Często zdarza się, że rozmiar koszulki reprezentuje wszystkie te elementy, ale dokładne wyjaśnienie tego już na początku pomaga zagwarantować, że każdy członek zespołu jest o tym poinformowany.

3. Zdecyduj, kto przypisuje rozmiary koszulek

W zależności od struktury zespołu, zastanów się, czy rozmiary powinny przypisywać wybrane osoby, czy każdy członek zespołu. Poniżej przedstawiamy kilka popularnych sposobów na ograniczenie możliwości przypisywania rozmiarów:

• W projektach z backlogiem produktu, właściciel produktu przypisuje rozmiary koszulek, ponieważ najlepiej wie, ile pracy będzie on wymagał. 

• W zespołach Agile korzystających ze Scrum, przed sprintem Scrum Master sprawdza rozmiary koszulek, przypisane wcześniej przez właściciela produktu.

• W projektach ogólnych, każdy członek zespołu samodzielnie ustala rozmiar w zależności od uzgodnionej wcześniej definicji każdego z nich.

4. Przypisz rozmiar koszulki do każdej inicjatywy

Jeśli dopiero rozpoczynasz korzystanie z tej techniki, konieczne może być wsteczne przypisanie rozmiarów do zadań, które są już realizowane. Ale w przyszłości, rozmiar powinien być określony już w momencie przypisania zadania, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, ile nakładu pracy wymaga dane działanie.

5. Śledź rozmiary koszulek korzystając z narzędzia do zarządzania pracą

Przypisanie rozmiarów koszulek do poszczególnych zadań to dobry pierwszy krok, ale jeszcze lepiej jest mieć dostęp do tych informacji w jednym, przejrzystym narzędziu. Upewnij się, że Twój zespół śledzi rozmiary koszulek za pomocą narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana. W ten sposób każdy będzie mógł błyskawicznie sprawdzić obciążenie pracą wszystkich członków zespołu.

6. Używaj rozmiarów koszulek, aby zmierzyć obciążenie pracą

Po przypisaniu do każdego zadania rozmiaru zyskujesz także prosty sposób na śledzenie obciążenia pracą. Używaj narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, aby zmierzyć wymagany nakład pracy i dowiedzieć się, jak kształtuje się obciążenie każdego członka zespołu. Monitorując to upewniasz się, że nikt nie jest przeciążony i unikasz wypalenia.

Przykłady zastosowania techniki rozmiarów koszulek

Poniżej znajdziesz przykład projektu dotyczącego planowania sprintu, w którym zamiast tradycyjnych punktów historyjek wykorzystano rozmiary koszulek

Nie tylko inżynierowie docenią zalety techniki rozmiarów koszulek. Oto przykład kalendarza treści, w którym do każdej treści przypisano rozmiar:

Zalety techniki rozmiarów koszulek

Choć technika ta jest prosta, jest to również potężny sposób na szacowanie czasu realizacji, zwłaszcza w zespołach nieinżynieryjnych. Kiedy wydajność i nakład pracy mierzony jest w rozmiarach koszulek, członkowie zespołu nie muszą długo zastanawiać się, ile czasu zajmie im realizacja konkretnego zadania, mogąc całkowicie skoncentrować się na pracy.

Śledzenie rozmiarów koszulek za pomocą jednego narzędzia pozwala nie tylko sprawdzić kto, co i na kiedy musi wykonać, ale też ile pracy ma do wykonania każdy członek zespołu. Co więcej, wdrożenie techniki rozmiarów koszulek to znaczący kamień milowy na drodze do zarządzania obciążeniem pracą i planowania wydajności. Dzięki zarządzaniu obciążeniem możesz szybko rozdzielić obowiązki pomiędzy różnych członków zespołu, zmniejszając ryzyko wypalenia zawodowego oraz przepracowania.

Pułapki związane z techniką rozmiarów koszulek i jak ich unikać

Rozmiary koszulek to potężna i prosta we wdrożeniu technika szacowania. Istnieje jednak kilka rzeczy, na które należy uważać wprowadzając ją w swoim zespole:

Problem: rozmiary koszulek są subiektywne

Rozwiązanie: określ rozmiary dla najpopularniejszych projektów, aby każdy miał jasność na ten temat.

Aby zapobiec pojawieniu się tego problemu upewnij się, że używając tej techniki po raz pierwszy dodasz do niej informacje kontekstowe. W ten sposób unikniesz subiektywnych ocen i będziesz mieć pewność, że każdy członek zespołu wie, jaka jest różnica pomiędzy zadaniem XS, S czy M.

Problem: różnice pomiędzy różnymi rozmiarami nie są jasne

Rozwiązanie: zmniejsz liczbę rozmiarów.

Jeśli członkowie zespołu mają trudności w zrozumieniu różnic pomiędzy rozmiarami, zmniejsz liczbę dostępnych opcji. Używaj tylko S, M, L i XL, a jeśli problem nie zniknie, usuń także XL. W razie potrzeby, zawsze możesz dodać kolejne rozmiary.

Problem: śledzenie rozmiaru danej inicjatywy jest trudne

Rozwiązanie: użyj narzędzia do zarządzania pracą. 

Technika rozmiarów koszulek ma dwie duże zalety: planowanie wydajności i jasność obciążenia pracą. Jednak, aby móc w pełni je wykorzystać należy znaleźć sposób na dostęp do pracy każdego członka zespołu za pomocą centralnego narzędzia. Tutaj właśnie sprawdzają się narzędzia do zarządzania pracą.

Narzędzia do zarządzania pracą zapewniają przejrzystość potrzebną do szybszej realizacji postawionych sobie celów. Dzięki nim możesz koordynować działania członków swojego zespołu i upewnić się, że wszyscy mają dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania najważniejszej pracy. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasze wprowadzenie do zarządzania pracą.

Sprawdź, czy to rozwiązanie na Twoją miarę

Dzięki technice rozmiarów koszulek możesz tworzyć szacunki na temat prawie każdego rodzaju pracy. Jest to również dobry sposób na wdrożenie w swoim zespole praktyk zarządzania obciążeniem pracą, co z kolei umożliwia skuteczne zmierzenie wydajności zespołu i zmniejszenie przepracowania. Aby najlepiej wykorzystać technikę rozmiarów koszulek, upewnij się, że śledzisz pracę w odpowiednim narzędziu, takim jak Asana.