9 najlepszych narzędzi do planowania projektów

Planowanie projektu jest niezbędne w przypadku każdej inicjatywy biznesowej – od projektów realizowanych przez małe zespoły po szeroko zakrojone programy obejmujące całą firmę. Bez skutecznego sposobu na planowanie pracy, wszystko staje się zagmatwane. Pracownicy nie wiedzą, kto, co i na kiedy powinien wykonać. Terminy są przesuwane. Zasoby są przeciążone. Zakres projektu wykracza poza granice wykonalności. 

Jednak dzięki oprogramowaniu do planowania projektów nie musi tak być. Odpowiednie narzędzie może pomóc pracownikom w koordynacji pracy od początkowej fazy projektu do jego ostatecznej realizacji, bez względu na to, z iloma interesariuszami i zespołami międzyfunkcyjnymi muszą współpracować.

Czym jest oprogramowanie do planowania projektów?

Oprogramowanie do planowania projektów to narzędzie, które pomaga zespołom koordynować i realizować przedsięwzięcia. Umożliwia ono pracownikom organizowanie pracy, dzięki czemu mogą zaplanować, co i na kiedy muszą wykonać. Najlepsze oprogramowanie do planowania projektów powinno umożliwiać organizację nie tylko pojedynczych projektów. Powinno również pomóc wypełnić lukę między zespołami, ułatwiając międzyfunkcyjnym interesariuszom współpracę nad inicjatywami o znaczeniu krytycznym dla firmy. 

Korzyści z oprogramowania do planowania projektów

Odpowiednie oprogramowanie do planowania projektów może pomóc firmom w szybszym wykonywaniu większej liczby zadań. Oto jak to zrobić: 

Stwórz jeden system dokumentacji

Zadbaj o to, aby interesariusze od samego początku mieli dostęp do tych samych informacji. Aplikacje do planowania projektów pomagają zespołom uporządkować wszystkie informacje o projekcie na jednej centralnej platformie, dzięki czemu każdy interesariusz może znaleźć potrzebne informacje. Najlepsze rozwiązania zapewniają przejrzystość dzięki takim funkcjom jak: 

• Jasne cele, które łączą każdy projekt z nadrzędnymi celami biznesowymi. 

• Integracje, które łączą informacje z różnych aplikacji, dzięki czemu członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do informacji o projekcie w jednym miejscu. 

• Zadania z właścicielami i datami wykonania, aby każdy wiedział, za co jest odpowiedzialny i na kiedy musi to wykonać.

• Zależności, które łączą powiązane zadania, aby zespoły mogły wykonywać pracę we właściwej kolejności.  

• Różne sposoby wizualizacji projektów i organizowania informacji, takie jak tablice Kanban, wykresy Gantta, kalendarze lub listy zadań. 

Usprawnij procesy

Oprogramowanie do planowania projektów pomaga zespołom poświęcać mniej czasu na powtarzalne zadania administracyjne i komunikację. Najlepsze rozwiązania pozwalają zaoszczędzić czas dzięki takim funkcjom, jak: 

• Automatyzacje, które automatycznie przypisują, planują i sortują zadania. 

• Szablony projektów, które pomogą zespołom szybko rozpocząć pracę i ustandaryzować procesy w całej organizacji. 

• Łatwe zatwierdzanie zadań i adnotowanie, dzięki czemu interesariusze mogą szybko przeglądać, zatwierdzać i przekazywać informacje zwrotne na temat pracy. 

Reagowanie w czasie rzeczywistym

Realizacja projektów nie zawsze idzie zgodnie z planem. Dobre oprogramowanie do planowania projektów ma funkcje, które pomagają zespołom przewidywać przeszkody i dostosowywać swoje podejście w trakcie realizacji projektu. Na przykład: 

• Pulpity nawigacyjne, które śledzą postępy projektu w czasie rzeczywistym, dzięki czemu można sprawdzić, kiedy inicjatywa zbacza z toru i w razie potrzeby skorygować jej przebieg. 

• Narzędzia do zarządzania zasobami, które pomagają menedżerom wizualizować i dostosowywać moce przerobowe zespołu. 

• Kamienie milowe projektu, które pozwalają określić kluczowe cele na osi czasu projektu. 

• Funkcja aktualizacji statusu, dzięki której zespół może łatwo informować o zmianach w projekcie. 

Najlepsze oprogramowanie do planowania projektów

Chcesz rozpocząć? Zebraliśmy dziewięć najlepszych platform do planowania projektów dla Ciebie i Twojego zespołu.

Asana: najlepsza dla dużych przedsiębiorstw

Współpraca międzyfunkcyjna jest niezbędna w nowoczesnych firmach, zwłaszcza jeśli liderzy chcą szybko i skutecznie rozwiązywać problemy. Według Deloitte 83% firm korzysta z zespołów międzyfunkcyjnych. 

Jednak chociaż planowanie projektów międzyfunkcyjnych jest ważne dla wszystkich firm, jest szczególnie trudne w większych organizacjach, w których zespoły działają w różnych działach i hierarchiach. Dlatego firmy korporacyjne potrzebują narzędzia do zarządzania projektami, które wykracza poza proste planowanie. Duże firmy powinny szukać oprogramowania, które działa w różnych zespołach i ułatwia współpracę międzyfunkcyjną, bez względu na to, ilu interesariuszy jest zaangażowanych w każdą inicjatywę.

Dzięki pakietowi rozwiązań dla przedsiębiorstw Asana pomaga dużym (i małym) organizacjom w realizacji kluczowych zadań. Dzięki funkcjom takim jak cele, automatyzacje i przepływy pracy możesz łatwo zintegrować pracę zespołów, ograniczyć bezproduktywne zajęcia i skupić pracowników na tym, co najważniejsze dla Twojego biznesu. Ponadto Asana zawiera podstawowe funkcje bezpieczeństwa, prywatności i zgodności, aby zapewnić bezpieczeństwo danych. 

Monday: najlepsze rozwiązanie dla małych przedsiębiorstw

Mniejsze firmy niekoniecznie potrzebują bardziej zaawansowanych funkcji współpracy i bezpieczeństwa. Wiele małych firm docenia przyjazny dla użytkownika interfejs Monday.com, który ułatwia rozpoczęcie pracy. Jednak w miarę rozwoju zespołu możesz napotkać bariery. 

Clickup: najlepsze rozwiązanie dla startupów

Clickup to narzędzie preferowane przez mniejsze zespoły i startupy z ograniczonym budżetem, a jego kolorowy interfejs sprawia, że korzystanie z niego jest przyjemnością. Chociaż na początku nie ma żadnych przeszkód, niektórzy użytkownicy zgłaszają problemy, gdy ich zespoły się rozrastają, a współpraca międzyfunkcyjna staje się priorytetem.

Basecamp: najlepsze rozwiązanie do tradycyjnego zarządzania projektami

Basecamp, założony w 1999 roku, był jednym z pierwszych internetowych narzędzi do planowania projektów na rynku. Kierownicy projektów lubią tę solidną platformę do przesyłania wiadomości, ale Basecamp może wydawać się ograniczony, jeśli priorytetem jest zdolność do adaptacji. 

Zoho Projects: najlepsze rozwiązanie dla projektów zorientowanych na szczegóły

To oprogramowanie do zarządzania zadaniami skupia się na szczegółach, takich jak budżety, arkusze czasu i śledzenie czasu. Świetnie sprawdza się w planowaniu konkretnych projektów, ale większe organizacje mogą osiągnąć próg możliwości, gdy rozszerzają współpracę międzyzespołową. 

Jira: najlepsze rozwiązanie dla programistów

To narzędzie zostało zaprojektowane specjalnie z myślą o tworzeniu oprogramowania i zawiera funkcje specyficzne dla Agile, takie jak epiki, historie użytkowników i sprinty. Jira świetnie sprawdza się w przypadku metodologii Agile, takich jak Scrum, ale może nie być wystarczająco elastyczna dla wszystkich zespołów w Twojej firmie. 

Wrike: najlepsze rozwiązanie dla zespołów obsługujących klientów

Dzięki łatwym w użyciu funkcjom bezpieczeństwa i uprawnieniom Wrike pomaga klientom i zespołom wewnętrznym bezpiecznie uzyskiwać dostęp do informacji. Oznacza to, że jest pomocne dla zespołów, które priorytetowo traktują współpracę z partnerami zewnętrznymi, ale może być mniej skuteczne w zarządzaniu pracą międzyzespołową.

Trello: najlepsze dla miłośników Kanban

Trello jest znane ze swoich charakterystycznych tablic Kanban, które mniejsze zespoły mogą wykorzystywać do przeciągania i upuszczania zadań na różnych etapach. Jeśli jednak Twój zespół prężnie się rozwija i potrzebujesz różnych widoków do planowania projektów, istnieje duże prawdopodobieństwo, że Trello wkrótce przestanie wam wystarczająco dobrze.

Smartsheet: najlepsze rozwiązanie dla miłośników arkuszy kalkulacyjnych

Smartsheet to narzędzie dla zespołów, które uwielbiają arkusze kalkulacyjne. Oferuje więcej możliwości niż Microsoft Excel, na przykład funkcje śledzenia czasu i współpracy. Nie wszystkie zespoły lubią pracować w arkuszach kalkulacyjnych, dlatego to narzędzie może nie sprawdzić się w całej organizacji. 

Integracje zwiększające efektywność

Niektóre narzędzia działają najlepiej w połączeniu z bardziej rozbudowaną opcją planowania projektu. Na przykład zespoły często używają kilku aplikacji do obsługi różnych aspektów planowania projektu, takich jak komunikatory, przechowywanie danych i inne. Integrując te aplikacje z wybranym oprogramowaniem do planowania projektów, możesz pomóc zespołom w efektywniejszej współpracy.

Integracje umożliwiają centralizację informacji o projekcie w jednym miejscu. Oznacza to, że zespoły międzyfunkcyjne nadal mają jedno źródło wiedzy, nawet jeśli używają różnych narzędzi do wykonywania zadań. 

Te narzędzia dobrze współgrają z oprogramowaniem do planowania projektów. Integrując je z wybraną aplikacją, możesz zwiększyć wydajność i usprawnić współpracę między zespołami międzyfunkcyjnymi. 

Slack: pozostań w kontakcie

Wiadomości błyskawiczne mogą pomóc w zbliżeniu zespołu, zwłaszcza jeśli pracujesz zdalnie. Poszukaj narzędzia do planowania projektów, które integruje się ze Slackiem, aby móc rejestrować szczegóły i czynności do wykonania z wiadomości, dzięki czemu nic nie zostanie pominięte. 

Oprócz Slacka narzędzia takie jak Zoom i Microsoft Teams również mogą wspierać komunikację w zespole. Wybór oprogramowania do planowania projektów, które integruje się z tymi aplikacjami, może pomóc w przekształceniu spotkań w wykonalne działania dzięki zadaniom, czynnościom do wykonania i transkrypcjom z możliwością przeszukiwania.  

Dysk Google: współpraca nad dokumentami

Dysk Google umożliwia bezpieczne przechowywanie, udostępnianie i współpracę nad plikami. Dzięki funkcjom takim jak komentarze i sugestie zespoły mogą łatwo współpracować nad jednym dokumentem, arkuszem kalkulacyjnym lub prezentacją Google. Aby mieć pewność, że pliki nie zostaną utracone i że otrzymasz powiadomienie, gdy interesariusze zostawią komentarze, poszukaj aplikacji do planowania projektów, która skutecznie integruje się z Dysk Google. 

Dropbox: przechowuj duże pliki w chmurze

Jeśli pracujesz z dużymi plikami, Dropbox może okazać się pomocny. Ta aplikacja oferuje bezpieczne przechowywanie danych w chmurze, dzięki czemu zespoły mogą przechowywać wszystkie treści w jednym miejscu i łatwo udostępniać je współpracownikom. Integracja Dropboxa z narzędziem do planowania projektów jest koniecznością, aby pliki były dostępne, a interesariusze mieli jedno źródło wiedzy na temat projektu. 

Zapier: automatyzacja powtarzalnych zadań

Zapier pomaga zautomatyzować pracę bez konieczności kodowania. To narzędzie umożliwia połączenie platformy do zarządzania projektami z narzędziami programowymi, dzięki czemu można zautomatyzować powtarzalne, ręczne czynności. 

Oprogramowanie do planowania projektów – najczęściej zadawane pytania

Jakie oprogramowanie najlepiej nadaje się do planowania projektów?

Asana to najlepsza opcja, jeśli pracujesz w dużej firmie, chcesz skalować swój zespół lub cenisz sobie międzyfunkcyjną pracę zespołową. Od złożonych projektów po inicjatywy obejmujące całą firmę, Asana może skrócić czas potrzebny na ukończone projektu nawet o 60% i zmniejszyć liczbę błędów w projekcie nawet o 90%. Ponad 80% firm z listy Fortune 100* ufa temu oprogramowaniu, a globalni klienci korporacyjni, w tym Amazon, Affirm, Japan Airlines i Sky, polegają na Asanie w zarządzaniu swoimi strategicznymi inicjatywami. 

Asana oferuje więcej niż proste planowanie projektów i listy rzeczy do zrobienia. Jest wystarczająco elastyczne i z możliwością dostosowywania, aby można było z niego korzystać w całej organizacji. Pomaga usprawnić przepływ pracy między zespołami i zapewnia jeden system dokumentacji dla wszystkich działań. 

Jaka jest różnica pomiędzy oprogramowaniem do planowania projektów a oprogramowaniem do zarządzania projektami? 

Oprogramowanie do planowania projektów, zgodnie ze swoją nazwą, pomaga zespołom projektowym dopracować kluczowe szczegóły przedsięwzięcia przed jego rozpoczęciem, na przykład poprzez stworzenie mapy drogowej projektu, określenie zależności, zaplanowanie alokacji zasobów i podział końcowych produktów. 

Z drugiej strony oprogramowanie do zarządzania projektami nie tylko pomaga zespołom planować projekty. Daje ono również pracownikom możliwość monitorowania i dostosowywania strategii w trakcie realizacji inicjatywy. Skuteczne oprogramowanie do zarządzania projektami powinno na przykład pomagać zespołom śledzić postępy, informować o aktualizacjach statusu projektu, identyfikować blokady i dostosowywać zasoby. 

Najlepiej wybrać oprogramowanie, które może wykonywać obie te czynności – planować nowe projekty i realizować je od początku do końca. 

Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia do współpracy? 

Zamiast inwestować w oprogramowanie do konkretnego zastosowania, poszukaj rozwiązania do zarządzania projektami, które jest wystarczająco elastyczne, aby można je było wykorzystać w całej firmie. Oprócz zarządzania zadaniami i śledzenia projektów, skuteczne aplikacje do zarządzania projektami zapewniają cyfrowy obszar roboczy, w którym cały zespół i cała firma mogą ze sobą współpracować. 

Oceniając nowe oprogramowanie, skup się na: 

• Łatwość wdrożenia: jeśli oprogramowanie nie jest intuicyjne, zespół nie będzie chciał z niego korzystać. Obejrzyj prezentacje produktów lub zaplanuj sesję z zespołem sprzedaży produktów, aby zapoznać się z interfejsem użytkownika oprogramowania, w tym z aplikacją internetową, komputerową i mobilną. Upewnij się, że oprogramowanie zawiera łatwy w nawigacji przewodnik użytkownika. Chcesz, aby zespoły mogły łatwo rozpocząć korzystanie z narzędzia samodzielnie, bez konieczności długiego okresu nauki. 

• Zwrot z inwestycji (ROI): nowa aplikacja powinna poprawić wyniki finansowe Twojej firmy. Oprócz analizy cen, zapoznaj się z niezależnymi raportami, które określają oszczędności czasu dzięki różnym narzędziom do zarządzania pracą, takimi jak ten raport z Nucleus Research. 

• Bezpieczeństwo: ważne jest, aby informacje o firmie pozostały prywatne, nawet jeśli pracownicy pracują w różnych lokalizacjach i strefach czasowych. Bezpieczeństwo danych to absolutny wymóg. Sprawdź, czy narzędzie spełnia standardy bezpieczeństwa wymagane przez zespół IT. 

• Przykłady zastosowań międzyfunkcyjnych: nowe oprogramowanie nie powinno przyczyniać się do rozrostu liczby aplikacji. Zamiast wybierać narzędzie, które można wykorzystywać tylko w wąskim zakresie dla konkretnego zespołu, poszukaj opcji, które są wystarczająco elastyczne, aby objąć szeroki zakres przypadków użycia. Najlepiej, jeśli oprogramowanie do współpracy usprawni przepływy pracy między zespołami, takie jak planowanie kampanii i projektów, śledzenie zleceń roboczych czy planowanie strategiczne.

• Śledzenie informacji: trudno jest wykonywać zadania, gdy informacje są rozproszone w różnych aplikacjach. Aby rozwiązać ten problem, oprogramowanie do planowania projektów powinno tworzyć jeden system dokumentacji dla wszystkich prac, centralizując informacje, aby pracownicy mogli łatwo znaleźć to, czego potrzebują. 

*Dane na dzień 7 września 2022 roku. Asana nie podejmuje żadnych zobowiązań odnośnie aktualizacji tych danych.