Czym jest epik Agile? Czy jest Ci potrzebna?

Nie ma uniwersalnego rozwiązania do zarządzania projektami. Metody liniowe, takie jak zarządzanie projektem w modelu kaskadowym, prowadzą projekty przez różne fazy w kolejności sekwencyjnej. Zwinne metodyki zarządzania projektami, takie jak Kanban i Scrum, wykorzystują proces iteracyjny, umożliwiając zespołom dostosowywanie projektu w trakcie pracy.

Jeśli masz już doświadczenie w korzystaniu z metodologii Agile, wiesz, że projekty Agile są dzielone na sprinty, czyli bloki pracy trwające od 2 do 4 tygodni. Przed każdym sprintem członkowie zespołu pobierają zadania z backlog produktu. Każde z nich nazywane jest historią użytkownika.

W tym systemie może się zdarzyć jedna z dwóch rzeczy:

1. Historia użytkownika jest zbyt obszerna, aby mogła być obsłużona przez jedną osobę i musi zostać podzielona na mniejsze elementy.

2. Historie użytkowników są ze sobą powiązane i przyczyniają się do osiągnięcia większego celu. 

W obu przypadkach możesz użyć epików, aby uporządkować historie użytkowników i podzielić je na łatwiejsze do wykonania elementy w ramach każdego sprintu. 

Czym jest epik Agile?

Epik to duży zakres prac, składający się z mniejszych zadań i historii użytkowników, które zespół ukończy w ciągu kilku sprintów. Epiki tworzą hierarchię pracy, łącząc historie użytkowników z długoterminowymi celami projektu i ułatwiając zespołowi zrozumienie wpływu każdego sprintu. 

Jak epik wpisuje się w Zwinne zarządzanie?

Podobnie jak każda praca, epiki ostatecznie łączą się z nadrzędnymi celami biznesowymi. Przyjrzyjmy się temu krok po kroku, aby zobaczyć, jak dokładnie to zrobić: 

1. Twój zespół wyznacza roczne cele.

2. Te roczne cele dzielą się na duże przedsięwzięcia (w zależności od wielkości zespołu, możesz mieć 1–3 przedsięwzięcia na kwartał).

3. Każda inicjatywa składa się z różnych epików, czyli dużych bloków pracy w ramach inicjatywy.

4. Każdy epik jest dalej dzielony na historie użytkowników.

5. Historie użytkowników są przechowywane jako elementy backlogu produktu.

Korzystając z epików i inicjatyw, możesz wyraźnie połączyć większe cele z indywidualnymi historiami użytkowników, aby Twój zespół zawsze wiedział, dlaczego jego praca ma znaczenie, podobnie jak w przypadku formatu Piramidy przejrzystości.

Przyjrzyjmy się na przykładzie wprowadzenia aktualizacji produktu. Ogólnym rezultatem jest premiera, ale nie dostarcza ona zbyt wielu informacji osobom pracującym nad projektem. Członkowie zespołu, którzy patrzą na ten cel, nie wiedzą, jak go osiągnąć – to przytłaczające. Rozbijając projekt na mapę drogową produktu, a później na epiki, możesz zmniejszyć to poczucie przytłoczenia, zwiększając produktywność i budując morale.

Korzyści z używania epików Agile

Epiki w Agile przyspieszają realizację projektów, dzieląc duże ilości pracy na konkretne zadania. Bez nich projekty mogą utknąć w martwym punkcie, a zespoły mogą się wypalić, pracując bez końca. 

Podziel duże obciążenia pracą na zadania

Wielkie cele, które tworzysz jako motywy Agile, są świetnymi przewodnikami projektowymi, ale nie pomogą Ci wykonać pracy. Do tego potrzebne będą bardziej szczegółowe zadania. W projektach Agile te szczegółowe zadania, zwane historiami użytkowników, są umieszczane w epikach. Dzięki epikom możesz śledzić postępy w realizacji celów, gdy członkowie zespołu będą kończyć przypisane im historie.  

Określ, kto, co i na kiedy musi wykonać

Podział inicjatyw na epiki pokazuje, w jaki sposób praca zostanie wykonana. Dla każdego epiku określisz również właściciela produktu, osobę odpowiedzialną za ukończenie, zadania, które należy wykonać, oraz termin. 

Zapewnienie interesariuszom szybkiego wglądu w status projektu

Epiki grupują historie użytkowników w większe całości. Gdy interesariusze zewnętrzni i wewnętrzni potrzebują dostępu do informacji – czy to terminu, czy raportu o postępach – mogą po prostu sprawdzić postępy Twoich epików Agile. Eliminuje to potrzebę zbędnych spotkań statusowych i codziennych przerw w pracy. 

Ułatw śledzenie pracy

Epiki mają określony czas trwania, co oznacza, że mają datę rozpoczęcia i zakończenia celu. Dzięki wykresom spalania i wizualnym raportom możesz używać epika do śledzenia ogólnego postępu projektu. 

Zmniejsz pełzanie zakresu

Podczas opracowywania planu projektu określisz zakres prac i produkty końcowe. Jednak projekty Agile są elastyczne – to jedna z ich głównych zalet. To świetnie nadaje się do inspirowania kreatywności, ale nie tak dobrze sprawdza się w przypadku trzymania się początkowego zakresu. Epiki pomagają zapobiegać pełzaniu zakresu i przepracowaniu, ponieważ określają konkretne zadania.   

Zwiększenie produktywności

Ogromne, ogólne cele mogą wydawać się nie do pokonania. Trudno jest pracować nad czymś, co jest nadal tylko koncepcją. Aby osiągnąć postęp w realizacji tego typu celów, musisz przekształcić pracę w coś osiągalnego. Zespoły będą bardziej zmotywowane do ukończenia epików niż gdyby po prostu dążyły do realizacji większych inicjatyw.

Przykład epika w Agile

Aby lepiej zrozumieć, jak działają epiki, przedstawmy przykład. 

W tym roku ustalono OKR, aby zwiększyć satysfakcję klientów. Otrzymujesz informacje zwrotne od klientów, że niektórzy z nich nie są zadowoleni z raportów wizualnych dotyczących Twojego produktu. Zamiast zwykłych wartości procentowych, chcą zobaczyć bardziej imponujący, profesjonalny wygląd, którym będą mogli się dzielić. To pomocna informacja, ale jest zbyt ogólna, aby można było nad nią pracować w obecnej formie. 

Cel: zwiększenie zadowolenia klientów o 10% w tym roku.

Inicjatywa: ulepszenia produktu w I kwartale

Epik: Stwórz lepszy pulpit nawigacyjny raportów dla użytkownika końcowego, aby mógł śledzić postępy w aplikacji.

Historie użytkowników: 

• Chcę mieć pulpit nawigacyjny do raportowania, aby móc szybko przeglądać dane.

• Chcę pobierać raporty, aby móc udostępniać je interesariuszom.

• Chcę mieć wykresy, aby wizualnie zaprezentować pracę, aby móc je uwzględnić w formalnych raportach i prezentacjach.

• Chcę dodać wszystkich interesariuszy do mojego pulpitu nawigacyjnego, aby każdy miał dostęp do postępów w projekcie.

Jak utworzyć epikę Agile

Tworząc epikę Agile, podejdź do tego z perspektywy strategicznej. Epik będzie kierował Twoją pracą i codziennymi zadaniami. Powinien być na tyle mały, aby można go było ukończyć (nie jest to etap tworzenia pomysłów) i na tyle konkretny, aby można było zmierzyć jego sukces. 

Krok 1: zdefiniuj epik

Aby zmaksymalizować korzyści płynące z epików, postępuj zgodnie z poniższymi najlepszymi praktykami.  

1. Postępuj zgodnie z zasadami SMART. Spraw, aby każdy epik był skonkretyzowany, mierzalny, osiągalny, realistyczny i określony w czasie. Tworząc epik, unikaj niejasności i uogólnień. Cele SMART sprawiają, że epiki są skoncentrowane i szczegółowe, więc każdy dokładnie wie, czego się spodziewać. 

2. Określ, w jaki sposób to zmierzysz. Innymi słowy, skąd będziesz wiedzieć, że projekt został ukończony? W tym miejscu określasz konkretne wyniki, zarówno ilościowe, jak i jakościowe. 

3. Użyj systemu do śledzenia i raportowania postępów. Upewnij się, że tworzysz epiki w systemie, w którym możesz prawidłowo śledzić i raportować postępy oraz monitorować zaległości. Decydując, z czego skorzystać, weź pod uwagę interesariuszy, swoje priorytety i pojemność zespołu. Jeśli na przykład wolisz mieć jedno scentralizowane źródło informacji, w którym każdy ma dostęp do pracy, poszukaj narzędzia lub struktury, która to umożliwia. 

4. Ustal ramy czasowe. Epiki nie powinny być ani za długie, ani za krótkie. Termin może się przesunąć, ale aby uwzględnić wiele sprintów, należy dążyć do tego, aby każda epika trwała od 1 do 4 miesięcy. 

Krok 2: podziel epikę na indywidualne historie użytkowników

Ostatecznym celem epika jest wypełnienie luki między większymi celami a mniejszymi historiami użytkowników. Pamiętaj: historia użytkownika to pożądany rezultat epika przedstawiony z perspektywy użytkownika końcowego.

Załóżmy, że duża historia użytkownika, która jest podstawą epika Agile, brzmi: „Jako klient chcę skrócić czas potrzebny na wykonanie potrzebnych mi czynności w produkcie”. Jedna z mniejszych historii użytkownika może brzmieć: „Jako klient chcę zmniejszyć liczbę kliknięć potrzebnych do przejścia do mojego osobistego pulpitu nawigacyjnego”.

Krok 3: zdecyduj, jak ustalić priorytet epika

Większość zespołów wybiera strukturę Agile ze względu na jej elastyczność. Podczas dzielenia epików Agile na mniejsze historie użytkowników pamiętaj, że powinny one być odpowiednie dla Twojego zespołu. Te podziały to sugestie, a nie zasady. Aby określić, który podział należy zastosować, należy wziąć pod uwagę wielkość epika, jego poziom priorytetu oraz to, czy ma jakieś zależności.

Według przepływu pracy

Aby używać przepływów pracy dla swoich epików, musisz podzielić je na zadania. Zadania te są następnie wykorzystywane do tworzenia przepływu pracy, w którym można dodawać przypisanych członków zespołu, terminy i zależności w zależności od potrzeb. Główną zaletą przepływu pracy jest funkcjonalność, która pozwala kierownikowi projektu delegować, rozdzielać i priorytetyzować zadania. Jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania projektami, możesz również zautomatyzować zadania w ramach przepływu pracy i połączyć aplikacje, które lepiej wspierają Twoją pracę.

Według osi czasu

Czas to prosty sposób na priorytetyzację pracy. Pozwala spojrzeć na epikę jako całość i zdecydować, czy zmieści się ona w jednym sprincie, czy też trzeba ją podzielić na kilka sprintów. Użyj tego systemu, gdy musisz użyć terminów do ustalenia priorytetów pracy. Aby zwiększyć użyteczność, możesz również wizualnie ustrukturyzować oś czasu jako wykres Gantta. 

Według roli

Niektóre epiki są bardziej zdefiniowane przez role zespołowe niż przez same zadania. W tym przypadku epik Agile zostanie podzielony według roli i zespołu. Ustrukturyzujesz epik wokół zespołu, którego potrzebujesz. Jeśli pracujesz nad wprowadzeniem funkcji, podział ról może być następujący:

Epik: wprowadzenie nowej funkcji

• Rola: inżynieria

  • Zadania

• Rola: specjalista ds. marketingu produktu

  • Zadania

• Rola: projektant

  • zadania

Spraw, aby Twój następny projekt był epicki

Zarządzanie projektami Agile to bardziej elastyczny i łatwiejszy do dostosowania sposób planowania pracy, a epiki Agile pomagają ją wykonać. Pomagają one odkryć tajniki pracy i wyjaśnić wszystkie aspekty projektu, usprawniając przepływ pracy z każdą iteracją sprintu. Dzięki przejrzystości i wyraźnemu kierunkowi zespół może skupić się na tym, co robi najlepiej, realizując projekty przy mniejszym nakładzie pracy i większym skupieniu.