9 sposobów na zwiększenie efektywności zespołu

Zdjęcie współautora – Julia MartinsJulia Martins26 sierpnia 20208 min czytania
facebooktwitterlinkedin
9 sposobów na zwiększenie efektywności zespołu – obraz baneru

Każdego tygodnia pracy nawet najlepsze zespoły napotykają przeszkody, które utrudniają im efektywne działanie. Nieproduktywne spotkania, nadmiar e-maili i brak świadomości, nad czym pracują inni, mogą uniemożliwić zespołowi odhaczanie kolejnych elementów z listy zadań oraz ich skuteczne wykonywanie.

Efektywność zespołowa to ilość pracy o kluczowym znaczeniu, jaką może wykonać Twój zespół po wyeliminowaniu punktów tarcia i czynników rozpraszających. Efektywność zespołowa nie jest produktywnością dla samej produktywności. Jest to raczej sposób na stworzenie efektywnego środowiska pracy i wspieranie zdrowej współpracy zespołowej, aby poprawić ogólną wydajność zespołu.

Jak zwiększyć wydajność zespołu?

Aby poprawić efektywność zespołu, konieczne jest zmniejszenie barier utrudniających wykonywanie kluczowych zadań, z którymi na co dzień styka się Twój zespół. Według raportu Anatomia pracy, pracownicy na całym świecie spędzają większość czasu (60%) na czynnościach okołozadaniowych, a jedynie 27% na pracy, w które wykorzystują swoje kwalifikacje. Poprawiając efektywność zespołu, zapewnisz mu więcej czasu na skupienie się na najważniejszej pracy.

Przeczytaj: Wydajność vs. skuteczność w biznesie: dlaczego Twój zespół potrzebuje obu z nich

Jak zwiększyć wydajność zespołu w dziewięciu krokach

Aby zwiększyć efektywność, zarówno własną, jak i swojego zespołu, skorzystaj z tych dziewięciu wskazówek, które pomogą Ci poprawić Twoje umiejętności z zakresu zarządzania projektami, a także zwiększą szybkość oraz jakość pracy Twojego zespołu.

1. Wyeliminuj niepotrzebne spotkania

Cytując Dave'a Barry'ego: „Gdyby jednym słowem wskazać powód, dla którego ludzkość nie osiągnęła i nigdy nie osiągnie pełnego potencjału, byłyby to «spotkania»”.

Jednym z najłatwiejszych sposobów na poprawę efektywności zespołu jest pozbycie się niepotrzebnych spotkań. Nie znaczy to jednak, że wszystkie spotkania są złe. Spotkania mogą być produktywne, pod warunkiem, że mają jasną agendę, uczestniczą w nich właściwe osoby i wszyscy są gotowi przyczynić się do rozwiązania, ale nie zawsze tak jest.

Bez jasnego planu ani celu, nawet krótkie, 30-minutowe spotkania mogą po zsumowaniu zabierać Twojemu zespołowi mnóstwo cennego czasu, który mógłby poświęcić na pracę nad konkretnymi celami. Zamiast tego, zapytaj siebie (i swój zespół), czy naprawdę potrzebujecie tego spotkania.

Pytanie: Jak stwierdzić, czy dane spotkanie jest ważne?

Zanim zaplanujesz spotkanie, zadaj sobie pytanie, czy jest ono naprawdę niezbędne. Czasami automatycznie planujemy spotkanie, podczas gdy inna forma komunikacji mogłaby być bardziej efektywna. Eliminując niepotrzebne spotkania, zapewnisz zespołowi więcej czasu, by mógł skupić się na tym, co najważniejsze. Na przykład, jeśli planujesz spotkanie w celu przekazania aktualizacji dotyczącej statusu projektu, zastanów się, czy nie nie dałoby się przesłać jej zespołowi w formie cyfrowej.

Alternatywy dla spotkań zespołowych:

Może się też zdarzyć, że dostaniesz zaproszenie na spotkanie, które uważasz za niepotrzebne. Na przykład, jeśli Twoja rola na spotkaniu nie jest jasno określona, ​​czy Twoja obecność jest naprawdę niezbędna? Rozważ wysłanie organizatorowi spotkania wiadomości z pytaniem, czy na pewno musisz w nim brać udział.

Przeczytaj: Czy marnujesz czas w pracy na spotkania? Skorzystaj z tych wskazówek, aby to zmienić.

2. Zwiększ efektywność spotkań

Niektóre spotkania są ważne, a dzięki nim zespoły wykonują świetną pracę. Niezależnie od tego, jakiego rodzaju spotkanie planujesz, istnieje kilka prostych sposobów, aby sprawić, że będą one bardziej praktyczne, produktywne i skuteczne:

  1. Utwórz i udostępnij agendę przed spotkaniem. Aby zwiększyć produktywność zespołu podczas spotkań, upewnij się, że każde spotkanie ma swój cel. Pomocne może być również zidentyfikowanie tematów niebędących celem tego spotkania, aby nie zbaczać z torów. Utwórz i udostępnij agendę spotkania wszystkim jego uczestnikom. Dołącz również wszelkie dokumenty pomocnicze, jeśli istnieją.

  2. Określ zasady spotkań. Niezależnie od tego, czy organizujesz spotkanie tradycyjne czy wirtualne, zdefiniuj i udostępnij zasady dotyczące spotkań w Twoim zespole lub firmie. Czy członkowie zespołu powinni odłożyć w tym czasie swoje laptopy? Jeśli jest to rozmowa wirtualna, czy wideo powinno być włączone? Jeśli wiele osób ma coś do powiedzenia, jaka powinna być kolejność zabierania głosu? Udostępnij te zasady przed spotkaniem.

  3. Rób notatki, które będzie można łatwo przekształcić w działania. Przed spotkaniem, wyznacz jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za sporządzanie notatek. Najlepiej jeśli notatki te będą zapisywane w tym samym miejscu, w którym udostępniono agendę spotkania. Oprócz notatek, zapisuj również działania wraz z datami wykonania i osobami odpowiedzialnymi.

  4. Zbierz informacje zwrotne, aby zwiększyć produktywność. Regularnie konsultuj się członkami zespołu, aby mieć pewność, że oni również wynoszą coś cennego ze spotkań. Jeśli tylko mała grupa osób czerpie z nich korzyści, zastąp je cyfrowymi aktualizacjami lub raportami o statusie projektu.

Pobierz: Darmowy szablon agendy spotkania

3. Ustal priorytety w oparciu o kluczowe wyniki

Każdego dnia Twoi pracownicy mają mnóstwo zadań do wykonania z wielu projektów. Każde z nich wydaje się ważne i pilne. Od czego powinni więc zacząć? Na co powinni poświęcić większość swojego czasu i potencjału umysłowego, aby wykonać swoją pracę w jak najlepszy sposób?

Naturalnie, niektóre zadania i projekty są ważniejsze od innych. Z tego powodu warto mieć listę dobrze zdefiniowanych celów oraz pojęcie o tym, jak Twoja praca przekłada się na ich osiągnięcie. Twoje cele krótkoterminowe będą stanowić bazę dla celów długoterminowych, takich jak mapa drogowa czy wydanie produktu. Mając jasną wizję odnośnie tego, które zadania przekładają się na osiągnięcie firmowych lub zespołowych celów, Twój zespół będzie wiedział, w jakim kierunku dąży, co ułatwi mu podejmowanie ważnych decyzji.

Łączenie firmowych celów z pracą poszczególnych osób

Mając jasny obraz tego, jak Twoja praca przekłada się na realizację firmowych celów i założeń, uzyskasz lepsze zrozumienie tego, które zadania i projekty mają największą wagę. Według raportu Anatomia pracy, pracownicy, którzy jasno rozumieją, jak ich praca przekłada się na misję ich organizacji, są dwukrotnie bardziej zmotywowani niż pozostali.

Skoncentruj uwagę na tych zadaniach zanim przejdziesz do realizacji tych o mniejszym znaczeniu. Jeśli zadanie lub projekt nie wspiera większych, bardziej nadrzędnych celów, założeń lub misji Twojej firmy, zastanów się, czy faktycznie są one niezbędne.

Claire Knebl, dyrektor ds. marketingu w firmie Ritual, kieruje wysoko wydajnym i zaangażowanym zespołem, koncentrując się na klientach. „Zanim rozpocznę jakąkolwiek kampanię, przez tydzień poznaję sposób myślenia klienta docelowego. Skupiam się na tym, aby dowiedzieć się o nich jak najwięcej, często poprzez nieformalne rozmowy, dążąc do poznania ich codziennego życia”.

4. Usuwaj, przekładaj, deleguj lub zmniejsz liczbę zadań o mniejszym priorytecie

Może zdarzyć się, że członkowie zespołu będą mieć za dużo zadań do wykonania. Bez systemu, który pozwoliłby usuwać, przekładać, delegować czy zmniejszać liczbę zadań o niższym priorytecie, nie będzie mógł działać efektywnie. Jak wynika z ostatnich badań, 85% pracowników twierdzi, że doświadczyło przepracowania, a 42% uważa, że niskie morale pracowników jest spowodowane zbyt dużą ilością pracy.

Zarządzanie obciążeniem pomoże Ci zwiększyć efektywność zespołu oraz jego satysfakcję z pracy. Jednym z najprostszych sposobów, aby zarządzać obciążeniem zespołu jest usuwanie, przekładanie, delegowanie lub zmniejszanie ilości zadań o mniejszym priorytecie. Spójrz na swój projekt i zidentyfikuj wszystkie zadania, które muszą zostać wykonane, a następnie określ, które z nich są priorytetowe:

  • Kierując się zasadą opisaną w drugiej wskazówce, jeśli dany aspekt projektu nie przyczynia się do realizacji ogólnego celu biznesowego firmy – usuń go.

  • Jeśli istnieje pilniejszy projekt, który ma większy wpływ na cele zespołu, zajmij się tym zadaniem i przełóż to mniej ważne na bardziej dogodny moment.

  • Jeśli dwa zadania o równie ważnym znaczeniu są przypisane do jednej osoby, oddeleguj jedno z nich innemu członkowi zespołu, który jest w tym momencie bardziej dyspozycyjny.

  • Jeśli nie możesz przełożyć, usunąć ani oddelegować danego zadania, znajdź sposób na zmniejszenie czasu, który trzeba poświęcić na jego realizację. Wyeliminuj spotkania związane z tym zadaniem, skróć je lub zmniejsz ich częstotliwość. Możesz także wykonać najważniejsze części projektu, a pozostałe odłożyć na później.

Pytanie: Jak rozpocząć zarządzanie obciążeniem zespołu?

Zarządzanie pracą to sposób dystrybucji i zarządzania zadaniami w zespole. Zanim jednak zaczniesz zarządzać obciążeniem zespołu, musisz w pierwszej kolejności uzyskać wgląd w jego obciążenie oraz moce przerobowe. Informacje te możesz śledzić za pomocą platformy do zarządzania obciążeniem. Następnie, po utworzeniu pełnej listy wszystkich zadań i czynności, za które odpowiedzialny jest Twój zespół, możesz dokonać alokacji zasobów w oparciu o jego moce przerobowe. Informacje te pozwolą Ci również modyfikować obciążenie, aby zapobiegać wypaleniu i znużeniu w zespole.

Przeczytaj: Jak efektywnie zarządzać obciążeniem zespołu

Jako dyrektor marketingu w firmie Ritual, Claire Knebl, proponuje wybranie trzech rzeczy, na których każdy powinien skupić się w danym tygodniu. „Zazwyczaj udaje nam się wykonać trzy duże zadania w ciągu tygodnia. Pierwsze z nich powinno być czymś ważnym i strategicznym. Drugie również powinno być ważne, ale łatwiejsze, aby można było szybko skreślić je z listy. Trzecie z kolei powinno być prośbą o pomoc”.

5. Przypisując zadania wykorzystaj mocne strony swojego zespołu

Nie ma dwóch takich samych pracowników. Każda osoba ma inne doświadczenia oraz mocne i słabe strony, dzięki czemu jest cennym członkiem Twojego zespołu. Ponadto różne osoby lubią wykonywać inne zadania. Na przykład jedna osoba w Twoim zespole może czerpać przyjemność z przeprowadzania i organizowania badań do raportu, podczas gdy inny członek zespołu będzie z chęcią robić cokolwiek innego niż kompilować wyniki badań.

Mając wiedzę o tym, kto i jakimi umiejętnościami dysponuje oraz poszukując sposobów na to, by każdy mógł wykonywać zadania, które lubi, możesz usprawnić realizację zadań i projektów. Ponadto wiedząc, że dana osoba lubi pracować nad określonym zadaniem, istnieje większe prawdopodobieństwo, że wykona je szybciej i z większą starannością. Zlecanie członkom zespołu zadań, które przynoszą im satysfakcję lub stanowią dla nich wyzwanie pomoże wszystkim wykonywać swoją pracę jak najlepiej.

6. Zaplanuj pracę swojego zespołu przed jej rozpoczęciem

Wiedząc, kto i co musi wykonać, czas opracować plan działania dla zespołu. Posiadanie dobrze przemyślanego i jasno sprecyzowanego planu pomoże wyeliminować dodatkowe czynności na późniejszym etapie.

Na początek upewnij się, że każdy z projektów Twojego zespołu ma jasny plan. Opracowując plan projektu już na starcie upewnisz się, że zakłada on realistyczne terminy dla każdego kamienia milowego. Wszyscy będą wiedzieć, kto i za jaki element jest odpowiedzialny i będą mieli pełny wgląd w zarówno ukończone, jak i aktualnie realizowane zadania. Następnie, skoordynuj i zaplanuj wszystkie projekty w taki sposób, aby jak najefektywniej wykorzystać czas zespołu.

7 kluczowych elementów planu projektu

  1. Cele

  2. Wskaźniki sukcesu

  3. Interesariusze i role

  4. Budżet

  5. Kamienie milowe i produkty końcowe

  6. Oś czasu i harmonogramy

  7. Plan komunikacji

Przeczytaj: Jak utworzyć plan projektu, który pomoże utrzymać pracę na właściwych torach

Używanie narzędzia do zarządzania pracą pomoże Ci w utworzeniu wszystkich mniejszych zadań, które prowadzą do osiągnięcia większego celu. Z kolei wykorzystanie szablonów w Asanie pomoże Ci odtworzyć sprawdzony proces i upewnić się, że żaden krok nie zostanie pominięty.

7. Wspieraj współpracę międzyfunkcyjną

To, że pracujecie w różnych działach, nie oznacza, że ​​nie możecie pracować razem. W końcu, będąc częścią jednej firmy dążycie do tego samego celu. Świadomość tego, nad czym pracują inne zespoły, może zachęcić je do ​​wspólnej pracy, szczególnie jeśli dzielą one te same zadania i cele.

Narzędzia do zarządzania pracą pozwalają zwiększyć widoczność między różnymi działami w firmie, łącząc każdy etap projektu z konkretnym zestawem celów. Narzędzia te mogą pełnić rolę centralnego punktu dowodzenia, w którym możesz udostępniać zespołowi to, nad czym pracujesz i identyfikować obszary, w którym osoby wykonujące różne obowiązki mogą ze sobą współpracować. Udostępnienie zespołowi pojedynczego źródła informacji pozwoli Ci zwiększyć efektywność waszej współpracy i zmniejszyć barierę w realizacji zadań o największym znaczeniu. To z kolei pozwoli Twojemu zespołowi pracować z większą wydajnością.

W Carta, agencji transferowej zarejestrowanej w amerykańskiej Komisji Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) i która pomaga publicznym i prywatnym firmom emitować papiery wartościowe i zarządzać nimi, specjalistka ds. zgodności Jina Kim polega na Asanie, aby wspierać współpracę między różnymi jednostkami biznesowymi, śledzić, kto co i nad czym pracuje oraz analizować sposoby, w jakie projekty realizowane przez każdy zespół i osobę wzajemnie na siebie oddziałują.

„Przykładowo, zespół wsparcia przychodzi pewnego dnia do pracy i zauważa, że coś zmieniło się w produkcie. Potrzebuje sposobu, aby być na bieżąco z tymi zmianami” – zauważa Jina.

8. Wyznacz dni wolne od spotkań

Uczestniczenie w spotkaniach może negatywnie wpływać na produktywność, utrudniając koncentrację i pracę nad projektami. Wyznaczenie przynajmniej jednego pełnego dnia na pracę w skupieniu pomoże Ci zwiększyć efektywność i produktywność zespołu.

Aby umożliwić wszystkim skupienie się na swojej pracy bez zaprzątania głowy spotkaniami, w Asanie organizujemy środy bez spotkań. Prosimy pracowników, aby w ten dzień nie organizowali żadnych wewnętrznych spotkań i wzajemnie przestrzegali swoich harmonogramów. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu mają odpowiednio duże bloki czasu na faktyczne wykonywanie pracy, a nie tylko na dyskutowanie o niej. W rezultacie, zespół dysponuje większą ilością czasu na analizowanie, realizowanie oraz dokonywanie przeglądu kluczowych procesów w ramach projektów. Wielu pracowników twierdzi nawet, że „środa bez spotkań” jest ich ulubionym dniem w całym tygodniu. Tak się również składa, że często jest to dzień, w którym spora część projektów zostaje ukończona.

Przeczytaj: 6 wskazówek, które pozwolą Ci płynnie wykonywać swoje obowiązki

9. Określ przeznaczenie różnych kanałów komunikacji

Każdy zespół ma do dyspozycji różnorodne narzędzia komunikacyjne, ale są one przydatne tylko wtedy, gdy Twój zespół wie, jak i kiedy ich używać. Większość zespołów boryka się z nadmiarem narzędzi – przeciętny pracownik korzysta z 10 aplikacji dziennie. Przełączanie między kontekstami jest męczące, a znajdowanie potrzebnych informacji – równie żmudne.

Pomóc może jasne określenie przeznaczenia każdego kanału komunikacji. W przypadku komunikacji zewnętrznej z dostawcami i klientami pozostań przy wiadomościach e-mail. Dla uzyskania natychmiastowych odpowiedzi na pytania, używaj aplikacji takiej jak Slack. A do planowania, zarządzania i komunikacji dotyczącej zadań, korzystaj z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana.

Pytanie: Ile narzędzi to za dużo?

Chociaż narzędzia komunikacyjne mogą znacznie zwiększyć wydajność zespołu, niekonsekwentne ich używanie może generować dodatkową pracę. Jeśli zamiast danego narzędzia możesz wykorzystać do tego samego celu inny kanał (o dodatkowych, unikalnych zaletach), należy je wyeliminować. W rezultacie Twój zespół będzie potrzebował mniej narzędzi do komunikowania się ze sobą i wykorzystywał każde z nich w jak najlepszy sposób.

Używając platformy do zarządzania pracą, takiej jak Asana, możesz zintegrować wszystkie swoje ulubione narzędzia biznesowe. W ten sposób Twój zespół będzie miał dostęp do całego potrzebnego kontekstu w jednym miejscu.

Pomóż zespołowi pracować efektywniej

Poprawa efektywności to proces ciągły. Choć może się to wydawać trudnym zadaniem, z pomocą odpowiednich narzędzi i taktyk, Twój zespół może zwiększyć swoją efektywność. A im sprawniej będziecie posługiwać się tymi narzędziami, efektywność stanie się waszą drugą naturą i nieodłącznym elementem każdego projektu. Dowiedz się więcej o tym, jak Asana może pomóc wam zespołowi zwiększyć efektywność i zaczerpnij pomysły do wykorzystania w swojej organizacji.

Powiązane zasoby

Artykuł

Why Inbox Zero isn’t what you think it is