Czym jest ocena potrzeb? 3 rodzaje i przykłady

Kiedy równoważysz wiele inicjatyw rozwojowych i nowych projektów, trudno jest określić, które ulepszenia zespołu należy potraktować priorytetowo. Od czego w ogóle zacząć?

W razie wątpliwości spróbuj oceny potrzeb. Ocena potrzeb pomaga określić najważniejsze luki w procesach, aby osiągnąć pożądany wynik w jak najkrótszym czasie. Ocena bieżących procesów nie tylko zapewni Ci statystyki dotyczące sposobu pracy zespołu, ale również pomoże zidentyfikować obszary potencjalnej poprawy wydajności.

Ograniczenie liczby czynności okołozadaniowych i usprawnienie procesów nie tylko zwiększa produktywność, ale także podnosi morale zespołu. Słuchając członków zespołu i usprawniając uciążliwe procesy, możesz pomóc im szybciej wykonywać najważniejsze zadania. Przygotowaliśmy praktyczny przewodnik, który pomoże Ci przygotować własną ocenę potrzeb.

Czym jest ocena potrzeb?

Ocena potrzeb to proces określania potrzeb lub „luk” między wynikiem bieżącym a pożądanym. Jest to część planowania strategicznego – zasadniczo ocena potrzeb pomaga określić, w jaki sposób osiągniesz swoje cele strategiczne. 

Potrzeba to szansa na usprawnienie określonego procesu lub systemu. Po zidentyfikowaniu i zaspokojeniu potrzeb możesz wykorzystać nowe możliwości, takie jak usprawnienie procesów, optymalizacja przydziału zasobów i identyfikacja luk w bieżącym przepływie pracy.  

Załóżmy na przykład, że Twój zespół pracuje nad procesem organizacji danych klientów. Ocena potrzeb to świetny sposób na zrozumienie, gdzie występują luki w procesie gromadzenia danych, np. brakujące lub niedokładne informacje, i gdzie można lepiej wykorzystać zasoby wewnętrzne.

Jaki jest cel oceny potrzeb?

Ocena potrzeb identyfikuje obszary w organizacji, które wymagają poprawy. Wykorzystaj ocenę potrzeb w odniesieniu do istniejących procesów, aby przeanalizować dane i wprowadzić zmiany wewnętrzne.

Przykłady procesów, w których możesz skorzystać z oceny potrzeb, obejmują:

• Proces automatyzacji powtarzalnych czynności manualnych

• Proces ścieżki klienta, który nie jest wystarczająco wydajny

Wskazanie dokładnie, gdzie potrzebne są ulepszenia, może być trudne. W obliczu wielu obszarów możliwości, analiza potrzeb może pomóc w zidentyfikowaniu najlepszych obszarów wymagających poprawy. 

Przykład oceny potrzeb

Analiza potrzeb to świetny sposób na usprawnienie procesów, ale nie zawsze łatwo jest od niego zacząć. Zacznij od przejrzenia przykładowych pytań, aby lepiej zrozumieć, jakich danych szukasz.

Pytania dotyczące wskaźnika sukcesu

• Jakie działania należy podjąć, aby osiągnąć nasze cele? 

• Jakie jest prawdopodobieństwo, że nasze rozwiązanie zakończy się sukcesem? 

• Jakie zadania są wymagane, aby skutecznie zaspokoić nasze potrzeby?

Pytania dotyczące wydajności

• Jakich wskaźników KPI używamy do mierzenia wydajności?

• Jak wygląda doskonała wydajność?

• Jak wygląda bieżąca wydajność?

Pytania operacyjne

• Którzy interesariusze są zaangażowani?

• Na którym etapie procesu pojawia się potrzeba?

• Jak często obserwujemy tę potrzebę?

Identyfikacja potrzeb wymaga komunikacji w zespole, umiejętności rozwiązywania problemów i nieszablonowego myślenia. Użyj tych pytań jako punktu wyjścia, aby rozpocząć. Gdy już wiesz, jakie pytania zadać, możesz rozpocząć zbieranie danych. 

Jak przeprowadzić ocenę potrzeb

Ocena potrzeb to doskonały sposób na analizę i interpretację odpowiednich danych. Aby to zrobić, musisz zrozumieć podstawowe potrzeby zespołu, a także ogólny pożądany wynik procesu. 

Pytania dotyczące wskaźnika sukcesu:

• Jakie działania należy podjąć, aby osiągnąć nasze cele? 

• Jakie jest prawdopodobieństwo, że nasze rozwiązanie zakończy się sukcesem? 

• Jakie zadania są wymagane, aby skutecznie zaspokoić nasze potrzeby?

Pytania dotyczące wydajności:

• Jakich wskaźników KPI używamy do mierzenia wydajności?

• Jak wygląda doskonała wydajność?

• Jak wygląda bieżąca wydajność?

Pytania operacyjne:

• Którzy interesariusze są zaangażowani?

• Na którym etapie procesu pojawia się potrzeba?

• Jak często obserwujemy tę potrzebę?

Identyfikacja potrzeb wymaga komunikacji w zespole, umiejętności rozwiązywania problemów i nieszablonowego myślenia. Użyj tych pytań jako punktu wyjścia. Gdy już wiesz, jakie pytania zadać, możesz rozpocząć zbieranie danych.

Jeśli potrzebujesz gotowej struktury do uporządkowania uzyskanych informacji, spróbuj użyć szablonu oceny potrzeb. Może on pomóc Ci przekształcić te pytania w praktyczny, szczegółowy plan, który będzie mógł realizować cały zespół.

6 kroków do przeprowadzenia oceny potrzeb

Ocena potrzeb to doskonały sposób na analizę i interpretację odpowiednich danych, które będą miały wpływ na podejmowane decyzje. Aby to zrobić, musisz zrozumieć podstawowe potrzeby swojego zespołu, a także ogólny pożądany wynik procesu. 

Poproś o pomoc kluczowych interesariuszy, fundatorów i decydentów oraz zbieraj informacje zwrotne podczas spotkań lub burz mózgów. Niezależnie od tego, od czego zdecydujesz się zacząć, oto cztery kroki, które należy wykonać podczas przeprowadzania oceny potrzeb. 

1. Zidentyfikuj potrzeby swojego zespołu

Aby określić luki między istniejącymi i idealnymi procesami, musisz najpierw zrozumieć, jak wygląda idealny proces. Jasne cele to najlepszy sposób na zapewnienie, że przeprowadzana przez Ciebie analiza potrzeb jest mierzalna, praktyczna i zorientowana na wyniki. 

Zanim zaczniesz zbierać i analizować informacje potrzebne do oceny potrzeb, zastanów się nad pożądanymi wynikami. Wyznacz cele i zbierz dane dotyczące obszarów możliwości, aby zaplanować terminy i zrozumieć zamierzony wynik. 

Członkowie zespołu są prawdopodobnie bardziej zaangażowani w proces niż Ty i mają cenne statystyki dotyczące potencjalnych ulepszeń procesu. Zbierz opinie od zespołu projektowego lub zorganizuj ogólną burzę mózgów, aby zidentyfikować największe luki w zespole. 

Wspólnie z zespołem odpowiedzcie na następujące pytania: 

• Jakie potrzeby starasz się zaspokoić? 

• Jak obecnie realizowany jest ten proces? 

• Gdzie są największe luki w możliwościach? 

• Jakie są Twoje pożądane wyniki? 

• Czy chcesz rozwiązać konkretny problem, czy też usprawnić ogólny proces? 

• Czy masz jasne, mierzalne źródła danych? 

• Jak zmierzysz sukces?

2. Zmierz i przydziel zasoby

Zanim rozpoczniesz ocenę, określ dokładnie, jakie są moce przerobowe Twojego zespołu i ile pieniędzy chcesz wydać na projekt. Określ również, ile czasu dajesz sobie na osiągnięcie swoich celów. Czy chcesz wypełnić luki w ciągu sześciu miesięcy? W ciągu roku? Dokładna znajomość dostępnych mocy przerobowych pozwoli Ci na systematyczne podejście do raportu. 

Dostępność zespołu i zasoby organizacyjne wpłyną na to, jak kompleksowa będzie ocena potrzeb. Jeśli przeznaczysz więcej czasu na ocenę potrzeb, będziesz mógł poświęcić więcej czasu na gromadzenie danych. 

3. Zbierz informacje wewnętrzne

Następnie zbierz informacje i dane na temat tego, jak najlepiej rozwiązać zidentyfikowane luki. Pamiętaj, że celem oceny potrzeb jest zrozumienie, jak przejść od bieżącego procesu do pożądanego wyniku. 

Zbierz dane z różnych działów i od interesariuszy, którzy są najbliżej procesu. Na tym etapie przeprowadziłeś już burzę mózgów z bliskimi członkami zespołu projektowego, ale ważne jest również, aby zrozumieć, czego potrzebują Twoi partnerzy międzyfunkcyjni w związku z tym ulepszeniem procesu. 

Aby stworzyć dobrą ocenę potrzeb, potrzebujesz szczegółowych informacji, więc zachęć interesariuszy do dzielenia się szczegółowymi danymi na temat ich konkretnych potrzeb. Im więcej informacji, tym większe prawdopodobieństwo, że ocena potrzeb zakończy się sukcesem.

Oto kilka pytań, które warto rozważyć podczas zbierania informacji: 

• Gdzie potrzebne są ulepszenia?

• Dlaczego bieżące metody nie są wystarczająco skuteczne?

• Czy mamy wystarczająco dużo zasobów, aby przeprowadzić skuteczniejszy proces?

Te pytania pomogą Ci zebrać niezbędne szczegóły, aby przejść do kroku czwartego.

4. Zbierz informacje zewnętrzne

Po zebraniu informacji od zespołu projektowego i interesariuszy międzyfunkcyjnych, pozostaje tylko zebrać informacje ze źródeł zewnętrznych. Pozyskiwanie informacji ze źródeł zewnętrznych, oprócz wewnętrznych współpracowników, daje ogólny obraz procesu od początku do końca. 

Istnieje wiele sposobów na zebranie informacji zewnętrznych na temat grupy docelowej, w tym:

• Ankiety dla klientów: służą do szybkiego zbierania danych o klientach z wielu lokalizacji geograficznych.

• Grupy fokusowe: służą do zbierania szczegółowych informacji z określonej lokalizacji geograficznej

Dobrym pomysłem jest również skorzystanie z pomocy osoby postronnej, która prześledzi proces od początku do końca, aby wykryć dodatkowe nieefektywności. Chociaż rodzaj stosowanej techniki oceny potrzeb będzie zależał od sytuacji, należy wybrać tę, która daje największe szanse na wyeliminowanie nieefektywności.

5. Zbierz informacje zwrotne

Ocena potrzeb dotyczy potrzeb korporacyjnych i społecznościowych. Przetestuj swoje ustalenia na różnych grupach osób, które mogą mieć różne punkty widzenia (i uprzedzenia) w odniesieniu do Twoich danych. Udostępnij je zarówno interesariuszom, jak i członkom społeczności, aby ocenić, jak zarówno przełożeni, jak i grupa docelowa zareagują na wszelkie zmiany w procesie. 

Oto kilka osób, które mogą chcieć zobaczyć Twoją ocenę: 

• Partnerzy projektu

• Członkowie społeczności

• Inwestorzy

• interesariusze,

• kierownictwo,

• Współpracownicy

Dzięki otrzymanym informacjom zwrotnym możesz wprowadzić niezbędne poprawki w raporcie, zanim zaczniesz wprowadzać zmiany na dużą skalę w zidentyfikowanych potrzebach. 

6. Wykorzystaj swoje dane

Na tym etapie masz już wszystkie potrzebne informacje. Pozostaje tylko wykorzystać wyniki oceny potrzeb i statystyki do sporządzenia raportu końcowego oraz planu działania.

Wykorzystaj informacje zebrane w krokach od pierwszego do piątego, aby przekształcić dane z oceny potrzeb w raport zbiorczy. Oprócz notatek, szczegółów i obserwacji zrobionych podczas burzy mózgów, dodaj podsumowanie dokumentujące kolejne kroki, w szczególności fazy, pomoc techniczną, programy szkoleniowe i inne elementy, które pomogą Ci wdrożyć zmiany w procesie. 

Wdrożenie wyników oceny potrzeb zajmie trochę czasu. Upewnij się, że Twój zespół ma do dyspozycji skuteczny proces, który będzie kierował ulepszeniami, na przykład:

• Narzędzia do zarządzania projektami:pomagają organizować informacje i komunikować się z członkami zespołu

• Zarządzanie zmianami: pomaga w dokumentowaniu zmian w potrzebach i lukach

• Zarządzanie procesami biznesowymi (BPA): pomaga analizować i ulepszać procesy

• Planowanie wdrożenia procesu: określa kroki potrzebne do osiągnięcia wspólnego celu

Przykłady oceny potrzeb

Istnieje wiele różnych metod gromadzenia danych – od technik ilościowych, takich jak ankiety, po techniki jakościowe, takie jak grupy fokusowe. Docelowa grupa demograficzna może mieć wpływ na metodologię, dlatego przed podjęciem decyzji zastanów się, czyj punkt widzenia chcesz poznać. 

Ocena potrzeb dostarcza kluczowych danych na temat istniejących procesów i pomaga zespołom tworzyć bardziej efektywne systemy. 

Oto trzy najpopularniejsze metody zbierania danych do oceny potrzeb:

Kwestionariusze

Kwestionariusze i wywiady to najpopularniejsze metody zbierania danych. Kwestionariusz to formularze z ogólnymi pytaniami, na które można odpowiedzieć „tak” lub „nie”. To świetny sposób na szybkie uzyskanie informacji od respondentów.

Można go używać na przykład do oceny skuteczności tożsamości marki.

Ankiety

Wiele zespołów korzysta z ankiet, aby zbierać informacje zewnętrzne na temat doświadczenia klienta. Ankiety często zawierają pytania otwarte, więc dostarczają bardziej szczegółowych informacji niż kwestionariusze. To świetny sposób na szybkie uzyskanie dokładnych informacji.

Użyj do takich rzeczy jak: ocena sukcesu doświadczenia pokupowego z perspektywy klienta

Grupy fokusowe

Grupa fokusowa to wywiad z udziałem niewielkiej liczby uczestników, którzy mają wspólne cechy lub doświadczenia. Chociaż wymagają znacznie więcej czasu niż dwie pozostałe metody, grupy fokusowe dostarczają obszernych informacji na temat potrzeb i doświadczeń klientów. To świetny sposób na zebranie szczegółowych informacji.

Użyj do takich rzeczy jak: ocena, w jaki sposób Twoi klienci doświadczają Twojej marki i co ich zdaniem można poprawić

Określ potrzeby swojego zespołu za pomocą analizy

Przeprowadzenie analizy potrzeb to świetny sposób, aby zrozumieć, jak obsługiwane są bieżące procesy i jak można usprawnić zadania oraz komunikację. Nie zawsze jest oczywiste, które potrzeby są najważniejsze. Dzięki analizie potrzeb możesz zebrać dane, których potrzebujesz, aby zwiększyć wydajność zespołu.