What is a needs assessment? 3 types and examples

Kiedy równoważysz wiele inicjatyw rozwojowych i nowych projektów, trudno jest określić, które ulepszenia zespołu są priorytetowe. Od czego w ogóle zacząć?

W razie wątpliwości spróbuj ocenić potrzeby. Ocena potrzeb pomaga określić najważniejsze luki w procesach, aby w jak najkrótszym czasie osiągnąć pożądany wynik. Ocena bieżącego procesu nie tylko pozwoli Ci uzyskać statystyki dotyczące sposobu pracy zespołu, ale także zidentyfikować obszary, w których można poprawić wydajność.

Ograniczenie czynności okołozadaniowych i usprawnienie procesów nie tylko zwiększa produktywność, ale także poprawia morale zespołu. Słuchając członków zespołu i usprawniając wszelkie problematyczne procesy, możesz pomóc im szybciej wykonywać najważniejsze zadania. Przygotowaliśmy praktyczny przewodnik, który pomoże Ci przeprowadzić własną analizę potrzeb.

Czym jest ocena potrzeb?

Ocena potrzeb to proces określania potrzeb lub „luk” między wynikiem bieżącym a pożądanym. Jest to część planowania strategicznego – ocena potrzeb pomaga określić, w jaki sposób osiągniesz swoje cele strategiczne. 

Potrzeba to szansa na poprawę w ramach określonego procesu lub systemu. Po zidentyfikowaniu i zaspokojeniu potrzeb możesz wykorzystać nowe możliwości, takie jak usprawnienie procesów, optymalizacja alokacji zasobów i identyfikacja luk w zasobach w bieżącym przepływie pracy.  

Załóżmy, że Twój zespół pracuje nad procesem organizowania danych klientów. Ocena potrzeb byłaby świetnym sposobem na zrozumienie, gdzie występują luki w procesie gromadzenia danych, takie jak brakujące lub niedokładne informacje, i gdzie można lepiej wykorzystać zasoby wewnętrzne.

Czym jest ocena potrzeb?

Ocena potrzeb pozwala określić obszary w organizacji, które wymagają poprawy. Wykorzystaj ocenę potrzeb w odniesieniu do istniejących procesów, aby przeanalizować dane i wprowadzić zmiany wewnętrzne.

Przykłady procesów, w których możesz skorzystać z oceny potrzeb:

• Proces automatyzacji powtarzalnych zadań manualnych

• Proces ścieżki klienta, który nie jest wystarczająco wydajny

Dokładne określenie, gdzie potrzebne są ulepszenia, może być trudne. W przypadku wielu obszarów, w których można wprowadzić usprawnienia, analiza potrzeb może pomóc w określeniu tych, które przyniosą najlepsze rezultaty. 

Przykładowa ocena potrzeb

Ocena potrzeb to świetny sposób na usprawnienie procesów, ale nie zawsze łatwo jest ją przeprowadzić. Zacznij od zapoznania się z przykładowymi pytaniami, aby lepiej zrozumieć, jakich danych szukasz.

Pytania dotyczące wskaźnika sukcesu

• Jakie działania należy podjąć, aby osiągnąć nasze cele? 

• Czym jest prawdopodobieństwo, że nasze rozwiązanie się powiedzie? 

• Jakie zadanie jest wymagane, aby pomyślnie zaspokoić nasze potrzeby?

Pytania dotyczące wydajności

• Jakich wskaźników KPI używamy do mierzenia wydajności?

• Jak wygląda doskonała wydajność?

• Jak wygląda bieżący poziom wydajności?

Pytania operacyjne

• Którzy interesariusze są zaangażowani?

• W którym miejscu procesu występuje potrzeba?

• Jak często obserwujemy tę potrzebę?

Identyfikacja potrzeb wymaga komunikacji zespołowej, umiejętności rozwiązywania problemów i nieszablonowego myślenia. Wykorzystaj te pytania jako punkt wyjścia. Gdy już wiesz, jakie pytania zadać, możesz zacząć zbierać dane. 

Jak przeprowadzić ocenę potrzeb

Ocena potrzeb to świetny sposób na analizę i interpretację odpowiednich danych. W tym celu musisz zrozumieć podstawowe potrzeby swojego zespołu, a także ogólny pożądany wynik procesu. 

Pytania dotyczące wskaźnika sukcesu:

• Jakie działania należy podjąć, aby osiągnąć nasze cele? 

• Czym jest prawdopodobieństwo, że nasze rozwiązanie się powiedzie? 

• Jakie zadania są wymagane, aby pomyślnie zaspokoić nasze potrzeby?

Pytania dotyczące wydajności:

• Jakich wskaźników KPI używamy do pomiaru wydajności?

• Jak wygląda doskonała wydajność?

• Jak wygląda bieżący poziom wydajności?

Pytania operacyjne:

• Którzy interesariusze są zaangażowani?

• W którym miejscu procesu występuje potrzeba?

• Jak często obserwujemy tę potrzebę?

Identyfikacja potrzeb wymaga komunikacji zespołowej, umiejętności rozwiązywania problemów i nieszablonowego myślenia. Użyj tych pytań jako punktu wyjścia. Gdy już wiesz, jakie pytania zadać, możesz zacząć zbierać dane.

6 kroków do przeprowadzenia oceny potrzeb

Ocena potrzeb to świetny sposób na analizę i interpretację istotnych danych, które wpłyną na podejmowanie decyzji. W tym celu musisz zrozumieć podstawowe potrzeby swojego zespołu, a także ogólny pożądany wynik procesu. 

Poproś o pomoc kluczowych interesariuszy, sponsorów i decydentów oraz zbierz informacje zwrotne podczas spotkań lub burzy mózgów. Niezależnie od tego, od czego zaczniesz, oto cztery kroki, które należy wykonać podczas przeprowadzania oceny potrzeb. 

1. Zidentyfikuj potrzeby swojego zespołu

Aby określić luki między procesami istniejącymi a idealnymi, musisz najpierw zrozumieć, jak wygląda proces idealny. Jasne cele to najlepszy sposób na upewnienie się, że przeprowadzasz ocenę potrzeb w sposób mierzalny, praktyczny i zorientowany na wyniki. 

Zanim zaczniesz zbierać i analizować informacje potrzebne do oceny potrzeb, zastanów się nad oczekiwanymi wynikami. Wyznacz cele i zbierz dane dotyczące obszarów możliwości, aby zaplanować terminy i zrozumieć zamierzony wynik. 

Członkowie Twojego zespołu są prawdopodobnie bardziej zaangażowani w proces niż Ty i dysponują cennymi statystykami dotyczącymi potencjalnych ulepszeń procesu. Zbierz informacje zwrotne od zespołu projektowego lub zorganizuj ogólną burzę mózgów, aby zidentyfikować największe luki w zespole. 

Współpracuj z zespołem, aby odpowiedzieć na następujące pytania: 

• Jakie potrzeby starasz się zaspokoić? 

• Jak obecnie wdrażany jest ten proces? 

• Gdzie występują największe luki w możliwościach? 

• Czym jest pożądany wynik? 

• Czy chcesz rozwiązać konkretny problem, czy bardziej ogólny proces? 

• Czy masz jasne, mierzalne źródła danych? 

• Jak zmierzysz sukces?

2. Zmierz i przydziel zasoby

Przed rozpoczęciem oceny określ dokładnie moce przerobowe zespołu i ile chcesz wydać na projekt. Określ również, ile czasu przeznaczysz na osiągnięcie celu. Czy chcesz wypełnić luki w ciągu sześciu miesięcy? Rok? Dokładna znajomość mocy przerobowych pozwoli Ci na systematyczne podejście do raportów. 

Dostępność zespołu i zasoby organizacji wpłyną na to, jak kompleksowa będzie Twoja ocena potrzeb. Jeśli przeznaczysz więcej czasu na ocenę potrzeb, będziesz mieć możliwość poświęcenia więcej czasu na gromadzenie danych. 

3. Zbierz informacje wewnętrzne

Następnie zbierz informacje i dane na temat tego, jak najlepiej rozwiązać zidentyfikowane braki. Pamiętaj, że celem oceny potrzeb jest zrozumienie, w jaki sposób przejść od bieżącego procesu do pożądanego rezultatu. 

Zbierz dane od różnych działów i interesariuszy, którzy są najbliżej procesu. Na tym etapie przeprowadziłeś już burzę mózgów z członkami zespołu projektowego, ale ważne jest również, aby zrozumieć, czego oczekują od tego procesu Twoi partnerzy międzyfunkcyjni. 

Aby stworzyć dobrą ocenę potrzeb, potrzebujesz szczegółowych informacji, więc zachęć interesariuszy do udostępnienia szczegółowych danych na temat ich konkretnych potrzeb. Im więcej informacji masz, tym większe prawdopodobieństwo, że Twoja ocena potrzeb się powiedzie.

Podczas zbierania informacji warto odpowiedzieć na następujące pytania: 

• Gdzie potrzebne są ulepszenia?

• Dlaczego bieżący sposób działania nie jest wystarczająco skuteczny?

• Czy mamy wystarczające zasoby, aby przeprowadzić bardziej skuteczny proces?

Te pytania pomogą Ci zebrać szczegóły niezbędne do przejścia do czwartego kroku.

4. Zbierz informacje zewnętrzne

Po zebraniu informacji od zespołu projektowego i interesariuszy międzyfunkcyjnych, należy zebrać informacje ze źródeł zewnętrznych. Uzyskanie informacji od współpracowników wewnętrznych oraz z zewnętrznych źródeł pozwoli Ci uzyskać ogólny przegląd procesu od początku do końca. 

Istnieje wiele sposobów na zebranie informacji zewnętrznych na temat grupy docelowej, w tym:

• Kwestionariusze dla klientów: służą do szybkiego zbierania ogólnych danych o klientach z różnych lokalizacji geograficznych.

• Grupy fokusowe: służą do zbierania szczegółowych informacji z określonego obszaru geograficznego

Dobrym pomysłem jest również skorzystanie ze świeżego spojrzenia na cały proces, aby wychwycić dodatkowe nieefektywności. Chociaż rodzaj techniki oceny potrzeb, z której korzystasz, będzie zależał od sytuacji, warto wybrać taką, która daje największą szansę na wyeliminowanie nieefektywności.

5. Uzyskaj informację zwrotną

Ocena potrzeb dotyczy przede wszystkim potrzeb firmy i społeczności. Przetestuj swoje odkrycia na różnych grupach osób, które mogą mieć różne punkty widzenia (i uprzedzenia) na temat Twoich danych. Udostępnij je interesariuszom i członkom społeczności, aby ocenić, jak zarówno przełożeni, jak i grupa docelowa zareagują na zmiany w procesie. 

Oto kilka osób, które mogą chcieć zapoznać się z Twoją analizą: 

• partnerzy projektu,

• członkowie społeczności;

• inwestorzy;

• Interesariusze

• Kierownictwo

• Współpracownicy

Dzięki otrzymanej informacji zwrotnej możesz wprowadzić niezbędne zmiany w raportach, zanim zaczniesz wprowadzać większe zmiany w zidentyfikowanych potrzebach. 

6. Wykorzystaj swoje dane

Na tym etapie masz już wszystkie możliwe do zebrania informacje. Pozostaje tylko wykorzystać wyniki oceny potrzeb i statystyki do sporządzenia raportów końcowych i planu działania.

Użyj informacji zebranych w krokach od pierwszego do piątego, aby przekształcić dane z oceny potrzeb w raport zbiorczy. Oprócz notatek, szczegółów i obserwacji dokonanych podczas sesji burzy mózgów, dodaj podsumowanie dokumentujące kolejne kroki, w szczególności fazy, pomoc techniczną, programy szkoleniowe i inne elementy, które pomogą Ci wdrożyć zmiany w procesie. 

Wdrożenie wyników oceny potrzeb zajmie trochę czasu. Upewnij się, że Twój zespół dysponuje skutecznym procesem, który pomoże wprowadzić ulepszenia, takim jak:

• Narzędzia do zarządzania projektami:pomagają uporządkować informacje i komunikować się z członkami zespołu.

• Zarządzanie zmianami: pomaga w dokumentowaniu zmian w zakresie potrzeb i luk.

• Zarządzanie procesami biznesowymi (BPA): pomaga analizować i ulepszać procesy

• Planowanie wdrożenia procesu: określa kroki potrzebne do osiągnięcia wspólnych celów

Przykłady oceny potrzeb

Istnieje wiele różnych metod gromadzenia danych – od technik ilościowych, takich jak ankiety, po techniki jakościowe, takie jak grupy fokusowe. Wybór metodologii może zależeć od grupy docelowej, dlatego przed podjęciem decyzji należy wziąć pod uwagę, czyje opinie są potrzebne. 

Ocena potrzeb dostarcza kluczowych danych na temat istniejących procesów i pomaga zespołom tworzyć bardziej efektywne systemy. 

Oto trzy najpopularniejsze metody zbierania danych do oceny potrzeb:

Kwestionariusze

Kwestionariusze i wywiady to najpopularniejsze metody zbierania danych. Kwestionariusz to formularz zawierający ogólne pytania, na które można odpowiedzieć „tak” lub „nie”. To świetny sposób na szybkie uzyskanie informacji od respondentów.

Możesz ich używać na przykład do oceny skuteczności tożsamości marki

Ankiety

Wiele zespołów korzysta z ankiet, aby zbierać informacje zewnętrzne na temat doświadczeń klientów. Ankiety często zawierają pytania otwarte, dzięki czemu dostarczają bardziej szczegółowych informacji niż kwestionariusze. To świetny sposób na szybkie uzyskanie dokładnych informacji.

Używaj ich m.in. do: Oceny sukcesu doświadczenia klienta po dokonaniu zakupu

Grupy fokusowe

Grupa fokusowa to wywiad z udziałem niewielkiej liczby uczestników, którzy mają wspólne cechy lub doświadczenia. Chociaż wymagają znacznie więcej czasu niż pozostałe dwie metody, grupy fokusowe dostarczają obszernych informacji na temat potrzeb i doświadczeń klientów. To świetny sposób na zebranie szczegółowych informacji.

Wykorzystaj je na przykład do: oceny, w jaki sposób klienci postrzegają Twoją markę i co według nich można poprawić.

Zidentyfikuj potrzeby swojego zespołu za pomocą analizy

Przeprowadzenie analizy potrzeb to świetny sposób, aby zrozumieć, jak przebiega bieżący proces oraz jak usprawnić zadania i komunikację. Nie zawsze jest oczywiste, które potrzeby są najważniejsze. Dzięki analizie potrzeb możesz zebrać dane, których potrzebujesz, aby zwiększyć efektywność zespołu.