Szablon oceny potrzeb

Kiedy zespoły lub organizacje rozpoczynają projekty bez zrozumienia pierwotnej przyczyny problemu, ryzykują niewłaściwą alokację zasobów lub wdrożenie rozwiązań, które nie przyniosą rezultatów. Niezależnie od tego, czy jesteś organizacją non-profit, która chce służyć swojej społeczności, czy kierownikiem projektu planującym nową inicjatywę, działanie bez danych bazowych może prowadzić do kosztownych opóźnień i nieosiągniętych celów.

Szablon oceny potrzeb pozwala zatrzymać się na chwilę i zebrać odpowiednie informacje przed rozpoczęciem projektu. Ten szablon pomoże Ci podejmować decyzje oparte na danych, rejestrując bieżący stan, identyfikując konkretne potrzeby i definiując pożądane wyniki. Dzięki temu Twój zespół może opracować plan działania oparty na dowodach i zgodny z Twoimi celami.

Kto może skorzystać z szablonu oceny potrzeb?

W Asanie często widzimy, jak zbyt szybkie planowanie może prowadzić zespoły w złym kierunku. Prosty szablon oceny potrzeb może pomóc w organizacji zarówno Tobie, jak i Twojemu zespołowi, umożliwiając wszystkim pracę zgodnie z planem od samego początku projektu.

Kierownicy projektów

Możesz użyć szablonu, aby zidentyfikować przyczyny źródłowe i skoordynować osie czasu, zasoby i kluczowych interesariuszy w różnych działach lub przedsięwzięciach.

Organizacje non-profit i liderzy społeczności

Zbieraj dane od członków społeczności, aby lepiej zrozumieć luki w usługach i nadać priorytet interwencjom w oparciu o rzeczywiste potrzeby.

Zespoły HR i szkoleniowe 

Użyj tego szablonu, aby ocenić potrzeby szkoleniowe, znaleźć luki między bieżącymi umiejętnościami a pożądanymi kompetencjami oraz opracować skuteczniejsze programy szkoleniowe.

Kadra zarządzająca i decydenci

Kompleksowa ocena potrzeb może stanowić podstawę planowania strategicznego, decyzji budżetowych i możliwości współpracy.

Agencje edukacyjne i rządowe

Zaangażuj się w planowanie oparte na dowodach i nadaj priorytet programom lub decyzjom politycznym, które odzwierciedlają rzeczywiste potrzeby studentów, pracowników lub grup społecznych.

Dlaczego warto używać szablonu oceny potrzeb Asana

Zespoły w Asanie wiedzą, jak cenne może być koordynowanie działań w oparciu o dane wyjściowe lub jasny cel, zwłaszcza gdy terminy są napięte, a stawka wysoka. Dlatego zaprojektowaliśmy nasz bezpłatny szablon oceny potrzeb, który możesz dostosować do każdej potrzeby lub branży.

Możesz dostosować ten szablon do wielu rodzajów oceny potrzeb, w tym:

• Szablon oceny potrzeb biznesowych: zidentyfikuj luki w operacjach, procesach lub wydajności, które wpływają na sukces organizacji.

• Szablon oceny potrzeb klienta: odkryj problemy swoich klientów i dostosuj swoje usługi lub produkty, aby osiągnąć ich cele.

• Szablon oceny potrzeb społeczności: współpracuj zarówno z liderami społeczności, jak i jej członkami, aby zidentyfikować programy, finansowanie i usługi.

• Szablon oceny potrzeb w pracy socjalnej: oceń sytuację klientów i wszelkie programy wsparcia, aby opracować skuteczniejsze plany interwencji.

• Szablon oceny potrzeb w zarządzaniu sprawami: usprawnij przyjmowanie klientów i śledź potrzeby, usługi i postępy w czasie.

• Szablon oceny potrzeb szkoleniowych: zaprojektuj ukierunkowane programy szkoleniowe, identyfikując wszelkie braki lub rozbieżności w umiejętnościach w Twojej organizacji.

• Szablon oceny potrzeb edukacyjnych: oceń cele i bariery uczniów, aby lepiej zaprojektować program nauczania lub strategie instruktażowe.

• Szablon oceny potrzeb w zakresie opieki zdrowotnej: oceń populacje pacjentów, aby poprawić świadczenie opieki i zasobów.

• Szablon oceny potrzeb w zakresie zdrowia publicznego: śledź trendy w zakresie zdrowia i braki w usługach, aby opracować programy na poziomie polityki i społeczności.

• Szablon oceny potrzeb w zakresie oprogramowania: określ wymagania systemowe i problemy użytkowników, aby ułatwić wybór lub ulepszenie oprogramowania.

• Szablon oceny potrzeb technologicznych: przeprowadź audyt bieżących narzędzi i infrastruktury, aby wspierać transformację cyfrową lub aktualizacje IT.

Każdym z tych przypadków użycia można zarządzać w szablonie oceny potrzeb w Asanie, który zawiera pola niestandardowe, przypisywanie zadań i przepływy pracy oparte na współpracy.

Jak korzystać z tego szablonu oceny potrzeb

Ten szablon został zaprojektowany tak, aby w przejrzysty i łatwy do śledzenia sposób pokierować całym procesem oceny potrzeb. Każda sekcja reprezentuje etap w przepływie pracy, a kolumny z możliwością dostosowywania pomagają uporządkować informacje od interesariuszy, ocenić wpływ i podejmować bardziej świadome decyzje oparte na danych. Zapoznaj się z biblioteką szablonów Asany, aby uzyskać więcej narzędzi wspierających przepływy pracy związane z zarządzaniem projektami.

Krok 1: Zdefiniuj cel i zakres

Zacznij od wyjaśnienia celu oceny potrzeb. Określ jego cel, oczekiwane wyniki i głównych odbiorców (np. zespół wewnętrzny, interesariusze lub członkowie społeczności). Wyznacz kierownika projektu i użyj kolumn „Osoba odpowiedzialna”, „data wykonania” i „grupa interesariuszy”, aby uporządkować obowiązki.

Krok 2: Opisz stan bieżący

Udokumentuj bieżącą sytuację swojej organizacji za pomocą ankiet, grup fokusowych lub wywiadów. Ta sekcja pomaga ustalić punkt odniesienia do porównania. Użyj kolumny „Metoda zbierania danych”, aby udokumentować, w jaki sposób Twój zespół doszedł do wniosków lub jakie są źródła statystyk.

Krok 3: zdefiniuj stan pożądany

Określ, jak wygląda sukces. Może to być poprawa jakości usług, zwiększenie skuteczności szkoleń lub konkretny wpływ na społeczność. Ta sekcja pomaga wyjaśnić pożądane wyniki, aby lepiej mierzyć luki.

Krok 4: zidentyfikuj rozbieżności

Porównaj stan bieżący i pożądany, aby wskazać rozbieżności. W tej sekcji wyróżnisz potrzeby, które wymagają interwencji. Zaznacz, które przyczyny źródłowe zostały zidentyfikowane, i użyj kolumn Poziom wpływu i Wykonalność, aby ocenić każdy element.

Krok 5: Zbierz dane

Zbierz informacje za pomocą odpowiednich narzędzi: kwestionariuszy, raportów lub wywiadów. Uporządkuj i prześlij dane w polu Załączniki, a następnie oznacz metodę zbierania danych, aby Twój zespół mógł zweryfikować fakty na późniejszym etapie procesu.

Krok 6: przeanalizuj i ustal priorytety potrzeb

Podsumuj i pogrupuj zidentyfikowane potrzeby w kategorie (np. pilność, wykonalność lub wpływ). Użyj kolumny Priorytet, aby uszeregować poszczególne wpisy. Ten krok stanowi podstawę planu działania i zapewnia, że planowanie jest zgodne zarówno z celami interesariuszy, jak i dostępnymi zasobami.

Po analizie kontynuuj śledzenie postępów za pomocą przypisanych zadań i osi czasu. Regularnie konsultuj się z zespołem i aktualizuj plan na podstawie zmieniających się statystyk lub nowo odkrytych potrzeb.

Funkcje Asana do planowania i oceny

Asana zawiera funkcje, które przekształcają darmowy szablon oceny potrzeb w narzędzie do planowania oparte na współpracy. Szablon standardowo zawiera te elementy, ale możesz przejrzeć pełną listę funkcji Asany, aby znaleźć więcej inspiracji.

Formularze

Gdy zbierasz informacje od członków społeczności, pracowników lub klientów za pomocą formularzy z możliwością dostosowywania, odpowiedzi z ankiety trafiają bezpośrednio do projektu oceny potrzeb.

Pola niestandardowe

Śledź wskaźniki, takie jak pilność, wpływ lub wymagania dotyczące zasobów dla zidentyfikowanych potrzeb w szablonie. Pola niestandardowe pomagają porównywać i ustalać priorytety opcji.

Widoki projektu

Korzystaj z różnych widoków projektu, aby wizualizować zadania, kamienie milowe i postępy, w tym z widoku listy, tablicy, osi czasu i kalendarza. Te opcje pomogą Ci koordynować zależności i terminy zespołów.

Załączniki

Prześlij wyniki gromadzenia danych, informacje zwrotne od interesariuszy lub ostateczny szablon raportu z oceny potrzeb bezpośrednio do odpowiednich zadań.

Polecane integracje dla szablonów oceny potrzeb

Możesz usprawnić proces oceny potrzeb, łącząc Asanę z narzędziami, z których korzysta Twój zespół. Poniżej przedstawiamy kilka naszych ulubionych, ale odwiedź galerię aplikacji Asana, aby znaleźć platformy i oprogramowanie, z których regularnie korzysta Twój zespół.

Prezentacje Google

Użyj Prezentacji Google, aby tworzyć prezentacje i przechowywać je bezpośrednio w swoim projekcie w Asana, aby móc z nich korzystać w przyszłości.

Arkusze Google

Eksportuj wyniki oceny potrzeb lub zadania z planu działania do Arkuszy Google, aby szczegółowo śledzić postępy, wykonywać obliczenia lub tworzyć prezentacje.

Slack

Powiadamiaj członków zespołu o nowych zadaniach, odpowiedziach na formularze lub aktualizacjach, aby wszyscy byli na bieżąco w czasie rzeczywistym.

Zoom

Dodawaj linki do spotkań z interesariuszami, grup fokusowych lub sesji planowania w Zoom bezpośrednio w zadaniach w Asanie.

Dysk Google

Dołącz badania podstawowe, nagrania z webinarów lub raporty dotyczące potrzeb społeczności z Dysku, aby scentralizować wszystkie dane.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów oceny potrzeb