Śledzenie projektów: przewodnik po skutecznym monitorowaniu projektów

Realizacja projektu na czas, zgodnie z planem i w ramach budżetu to jedna z najtrudniejszych części zarządzania projektami. Bez jasnego obrazu wszystkich elementów projektu łatwo jest coś przeoczyć. Jeśli zdarzyło Ci się to wcześniej, nie jesteś sam – w rzeczywistości ponad jedna czwarta (26%) terminów nie jest dotrzymywana każdego tygodnia. 

Ale nie musisz robić tego wszystkiego samodzielnie. Narzędzia do śledzenia projektów, takie jak Asana, zapewniają Tobie, a co ważniejsze, Twojemu zespołowi, jasny obraz statusu projektu i łatwy sposób na otrzymywanie aktualizacji w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz poświęcić więcej czasu na pracę o dużym znaczeniu. Oto jak rozpocząć śledzenie projektu, aby wszyscy w zespole wiedzieli dokładnie, kto, co i na kiedy musi wykonać.

Czym jest monitorowanie projektu? 

Śledzenie projektu to zestaw narzędzi i praktyk, które pomagają kierownikom projektów monitorować postępy w realizacji ich inicjatyw. Zamiast polegać na arkuszach kalkulacyjnych, e-mailach lub pamięci, narzędzia do śledzenia postępów projektów pozwalają zarządzać wszystkimi szczegółami danych projektu. Dzięki śledzeniu projektu możesz pomóc członkom zespołu być na bieżąco ze statusem projektu na poziomie indywidualnym, projektu i programu.

Czym jest narzędzie do śledzenia projektów?

Narzędzie do śledzenia postępów projektu umożliwia monitorowanie projektu, na przykład za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym, aktualizacji statusu lub raportów o postępach. Nie musisz już spędzać 45 minut w każdy piątek, wchodząc i wychodząc z różnych projektów, aby dowiedzieć się, na jakim etapie są prace. Narzędzie do monitorowania projektu pomaga zespołowi być na bieżąco i zorganizować pracę nad poszczególnymi zadaniami, projektami zespołowymi, a nawet złożonymi projektami.

Narzędzia do monitorowania projektów umożliwiają:

• Udostępnianie informacji o zadaniach i aktualizacji w czasie rzeczywistym.

• Określenia, kto, co i na kiedy musi wykonać, aby zapewnić odpowiedzialność.

• Generowanie raportów o postępach, które można udostępniać, aby wszyscy byli na bieżąco.

• Uprościć śledzenie statusu, czasu i budżetu, aby usprawnić przepływ pracy.

Dlaczego warto korzystać z narzędzia do monitorowania projektu? Korzyści z oprogramowania do śledzenia projektów

Narzędzia do śledzenia projektów i oprogramowanie do zarządzania projektami są niezbędne do efektywnego zarządzania projektami, ponieważ zapewniają statystyki dotyczące wszystkich zmiennych elementów, w tym ogólnego postępu, podzadań, zależności i zakresu projektu.

Wbudowana funkcja raportowania umożliwia śledzenie kluczowych wskaźników, wyznacza punkty odniesienia i zapewnia, że projekty są realizowane zgodnie z harmonogramem, budżetem i zakresem. Aby zarządzać szczegółami każdego projektu, zespoły często korzystają z szablonu śledzenia przydziałów w Asanie, aby śledzić odpowiedzialność, daty wykonania i postępy na poziomie zadania.

Wykrywaj wąskie gardła na wczesnym etapie

Dzięki przejrzystemu widokowi zadań, podzadań, dat rozpoczęcia i dat wykonania zespoły mogą proaktywnie identyfikować wąskie gardła i monitorować wydajność projektu. Zespoły, które korzystają z narzędzi do monitorowania projektów, tworzą płynne przepływy pracy i osiągają lepsze wyniki.

Przykład: firma budowlana usprawnia zarządzanie zakresem projektu, monitorując przekroczenia budżetu i wdrażając strategie usprawniania zadań.

Usprawnij współpracę w zespole

Narzędzia do śledzenia projektów wspierają pracę zespołową, zapewniając jasność co do tego, kto, co i na kiedy musi wykonać, a także umożliwiając wszystkim pracę nad realizacją celów projektu. Zespoły mogą szybko dostosowywać się do wyzwań, co sprawia, że narzędzia do śledzenia projektów idealnie nadają się do zarządzania projektami Agile i tworzenia oprogramowania.

Przykład: zespół programistów pracujący nad złożonym projektem rozdzielił zadania, gdy pojawiły się opóźnienia, korzystając ze śledzenia w czasie rzeczywistym, aby utrzymać postępy.

Uproszczone raportowanie dotyczące projektu

Najlepsze narzędzia do śledzenia projektów upraszczają raportowanie dzięki automatycznym aktualizacjom, powiadomieniom i przejrzystym statystykom dotyczącym statusu i postępu zadań. Kompleksowe raporty informują interesariuszy, jednocześnie minimalizując nakład pracy.

Przykład: agencja marketingowa wykorzystała automatyzację do monitorowania wskaźników projektu i dostarczania klientom aktualizacji w czasie rzeczywistym, usprawniając proces wdrażania i zapewniając lepsze wyniki.

Łączenie pracy i ograniczanie silosów

Silosy powstają, gdy praca i informacje są rozproszone w różnych systemach, co utrudnia zespołom śledzenie postępów projektu i dostęp do aktualnych informacji o projekcie. Fragmentacja ta zmusza zespoły do przełączania się między narzędziami, takimi jak arkusze kalkulacyjne do zadań projektowych, wiadomości e-mail do komunikacji i oddzielne aplikacje do aktualizacji, co marnuje czas i zwiększa ryzyko błędów.

Narzędzia do śledzenia projektów zintegrowane z oprogramowaniem do zarządzania pracą eliminują silosy, konsolidując zadania, osie czasu i aktualizacje w jednym miejscu. Zespoły mogą zarządzać zakresem projektu, monitorować kluczowe wskaźniki i zapewniać zgodność z celami projektu – wszystko to bez powielania pracy lub nieporozumień.

Przykład: zamiast spędzać godziny na ręcznym kopiowaniu danych między arkuszami kalkulacyjnymi a wiadomościami e-mail, zespół marketingowy wdraża narzędzie do śledzenia postępów w projekcie, aby usprawnić przepływ pracy, ograniczyć opóźnienia i utrzymać projekt na właściwym torze.

Jak skutecznie monitorować postępy projektu

Śledzenie postępów projektu nie musi być skomplikowane. Dzięki odpowiednim strategiom i niezawodnemu systemowi śledzenia projektów możesz być na bieżąco z zadaniami, osiami czasu, a nawet budżetem projektu, a jednocześnie informować zespół i interesariuszy o wszystkim na bieżąco.

Niezależnie od tego, czy chcesz usprawnić pojedyncze zadania, czy zarządzać całym portfolio, istnieją proste sposoby na śledzenie postępów i utrzymanie projektu na właściwych torach. Ten przewodnik omawia praktyczne techniki, które pomogą Ci w pełni wykorzystać możliwości narzędzi, a jednocześnie zapewnią zespołowi koncentrację i koordynację działań.

Krok 1: udostępnij szczegóły na wczesnym etapie w planie projektu

Plan projektu to zestawienie kluczowych elementów, które są niezbędne do tego, aby z sukcesem zrealizować wszystkie cele projektu. Planowanie projektu odbywa się przed etapem śledzenia projektu. Zwykle jest to pierwsza rzecz, którą robisz, rozpoczynając projekt. 

Tworząc plan, możesz przedstawić członkom zespołu i interesariuszom oś czasu projektu. Dzięki temu wszyscy będą na bieżąco. Następnie utrzymuj tę przejrzystość przez cały czas trwania projektu za pomocą narzędzi do śledzenia postępów.

Krok 2: opracuj plan komunikacji dla każdego projektu

Plan komunikacji określa, w jaki sposób Twój zespół będzie udostępniał informacje w trakcie realizacji projektu. Wyjaśnia, gdzie i kiedy członkowie zespołu mogą znaleźć aktualizacje, określa kanały komunikacji (takie jak e-mail, aplikacje do przesyłania wiadomości lub spotkania) oraz określa oczekiwania dotyczące częstotliwości i uczestnictwa.

Uwzględnij szczegóły dotyczące tego, kiedy będziesz udostępniać aktualizacje dotyczące śledzenia projektu, takie jak raporty o statusie, aby wszyscy byli na bieżąco.

Korzystaj z narzędzi do wizualnego zarządzania projektami, które ułatwiają i upraszczają śledzenie pracy. Oto trzy rodzaje:

• Wykresy Gantta: widok osi czasu pokazujący zależności, kamienie milowe i ogólny harmonogram.

• Tablice Kanban: kolumny takie jak „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone” pomagają wizualnie śledzić status zadania.

• Kalendarze: wyróżnij terminy dostarczenia produktów końcowych projektu, aby ułatwić planowanie.

Krok 3: Utwórz harmonogram projektu, aby uzyskać ogólny przegląd 

W przypadku złożonych projektów możesz również utworzyć mapę drogową projektu, aby zapewnić członkom zespołu sposób na łatwe zwizualizowanie ogólnego harmonogramu projektu. Harmonogram projektu to ogólna oś czasu projektu, dzięki której interesariusze mogą uzyskać przegląd produktów końcowych, kluczowych kamieni milowych oraz najważniejszych celów projektu.

Krok 4: określ pojemność dzięki narzędziom do mierzenia czasu

Na poziomie poszczególnych zadań pomocne jest śledzenie dodatkowych szczegółów projektu, takich jak czas potrzebny na ukończenie zadania. Narzędzia do śledzenia projektów często oferują integracje do mierzenia czasu, które pomagają dokładnie śledzić czas spędzony na projektach i zadaniach przy mniejszym nakładzie pracy.

Krok 5: Utrzymuj kurs dzięki planowi zarządzania zasobami

W zarządzaniu projektami zasób to wszystko, co pomaga ukończyć projekt, w tym członkowie zespołu, budżet lub dostępne narzędzia. Plan zarządzania zasobami może pomóc w jasnym określeniu zasobów projektu i ich pojemności, dzięki czemu wszyscy będą wiedzieć, jakie zasoby są dostępne do pracy nad projektem.

3 kluczowe strategie monitorowania projektu

Jak wspomniano powyżej, monitorowanie projektu jest częścią większego zestawu oprogramowania do zarządzania pracą. Kiedy członkowie zespołu mówią o monitorowaniu projektu, mają na myśli trzy rzeczy: śledzenie pracy na poziomie indywidualnym, bycie na bieżąco z pracą w projekcie lub sprawdzanie postępów w wielu projektach.

1. Monitorowanie pracy na poziomie indywidualnym

Na poziomie poszczególnych zadań narzędzia do śledzenia projektów mogą pomóc wszystkim uzgodnić, kto, co i na kiedy musi wykonać. Dzięki temu członkowie zespołu mogą uzyskać jasne statystyki dotyczące tego, czy zadanie jest wykonywane zgodnie z harmonogramem i jak projekt zmierza w kierunku osiągnięcia rezultatów.

Śledzenie pracy na poziomie poszczególnych zadań ma jeszcze jedną zaletę — zapobiega powielaniu pracy. Kiedy wszyscy mają przejrzystość co do tego, kto, co i na kiedy musi wykonać, nie musisz zgadywać i wykonywać czynności okołozadaniowych. Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ obecnie pracownicy wiedzy spędzają 13% czasu na pracy, która została już ukończone.

Najważniejszą rzeczą, którą należy zrobić podczas śledzenia pracy na poziomie indywidualnym, jest upewnienie się, że za każde zadanie odpowiada tylko jedna osoba. Gdy za każde działanie odpowiada jedna osoba, członkowie zespołu wiedzą, do kogo się zwrócić, aby uzyskać aktualne informacje na temat statusu zadania lub uzyskać odpowiedzi na pytania.

Załóżmy, że Ty i inny członek zespołu organizujecie wydarzenie wirtualne. Ale ponieważ jest dwóch gospodarzy, goście nie wiedzą, do kogo zwrócić się z pytaniami. Dzień przed wydarzeniem gość ma nagły wypadek i kontaktuje się z jednym członkiem zespołu, aby anulować udział. Jednak z powodu nieporozumienia nie zostałeś o tym poinformowany i w dniu wydarzenia jesteś całkowicie nieprzygotowany, gdy ten prelegent się nie pojawia. Dzięki jednemu, wyraźnie wyznaczonemu punktowi komunikacji można łatwo uniknąć tego typu problemów.

2. Śledzenie pracy na poziomie projektu

Możesz również śledzić pracę na poziomie projektu, aby zapewnić międzyfunkcyjnym interesariuszom ogólny obraz prac projektowych. Zamiast otrzymywać powiadomienia o codziennych aktualizacjach, interesariusze międzyfunkcyjni i inni członkowie zespołu potrzebują szybkich, aktualnych informacji na temat najważniejszych danych projektu. W ten sposób mogą być na bieżąco w trakcie cyklu życia projektu, nie zaprzątając sobie głowy szczegółami. 

Istnieją dwa główne sposoby śledzenia pracy na poziomie projektu:

• Aktualizacje statusu: raporty o statusie projektu to aktualizacje dotyczące postępów w realizacji projektu, które pomagają informować interesariuszy na bieżąco. Pisemne aktualizacje statusu zastępują również spotkania statusowe i umożliwiają członkom zespołu przeglądanie najbardziej aktualnych informacji o projekcie w dogodnym dla nich czasie. Aby uzyskać najlepsze wyniki, udostępnij raporty o statusie w tym samym narzędziu, w którym zarządzasz realizacją pracy, aby interesariusze mogli w razie potrzeby uzyskać bardziej szczegółowe informacje. 

• Pulpity nawigacyjne: to widoki postępu projektu, do których interesariusze mogą uzyskać dostęp w dowolnym momencie, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat projektu. Pulpity nawigacyjne mogą obejmować na przykład wykresy spalania, pracę w toku lub zaległe zadania. Podobnie jak w przypadku aktualizacji statusu, upewnij się, że tworzysz pulpity nawigacyjne w narzędziu, w którym również pracujesz, aby interesariusze mogli uzyskać więcej informacji.

3. Śledzenie pracy w wielu projektach

Jeśli śledzisz pracę w wielu projektach, prawdopodobnie skorzystasz na śledzeniu pracy na poziomie portfolio. Zarządzanie portfolio projektów (PPM) to widok z lotu ptaka, który chcą zobaczyć interesariusze lub sponsorzy projektu. PPM pomaga interesariuszom zobaczyć szerszy obraz wielu projektów i to, jak te inicjatywy są realizowane w odniesieniu do celów biznesowych. 

• Na poziomie portfolio ważne jest, aby interesariusze mieli jasny wgląd w status każdego projektu, aby mogli ocenić ogólny stan i wydajność portfolio.

• Na tym poziomie możesz również użyć funkcji zarządzania obciążeniem pracą, aby śledzić moce przerobowe zespołu. Zarządzanie obciążeniem pracą pozwala zobaczyć, nad czym pracuje każdy członek zespołu w różnych projektach, dzięki czemu możesz upewnić się, że nikt nie czuje się wypalony ani przytłoczony.

Według naszych badań 71% pracowników wiedzy doświadczyło wypalenia przynajmniej raz w 2020 roku. Dzięki zarządzaniu obciążeniem pracą i śledzeniu projektów możesz proaktywnie zapobiegać problemom z pojemnością, przeglądając wszystkie zadania zaplanowane na nadchodzące dni lub tygodnie. W ten sposób, jeśli członek zespołu ma kilka dużych zadań, możesz zmienić priorytet mniejszych zleceń i przypisać je innym członkom zespołu, którzy mogą mieć większą pojemność. 

Bądź na bieżąco dzięki śledzeniu projektów

Dobre narzędzia do śledzenia projektów, podobnie jak wszystkie najlepsze przepływy pracy, mogą ułatwić zespołowi współpracę i komunikację. Zamiast ręcznie wprowadzać szczegóły dotyczące projektu do arkuszy kalkulacyjnych lub prezentacji, narzędzia do śledzenia projektów online umożliwiają pracę w jednym miejscu, w którym faktycznie się ona odbywa. Udostępniaj wszystkie ważne informacje o projekcie, takie jak szczegóły, dokumenty, informacje zwrotne i wiadomości, w jednym miejscu. Śledzenie projektu ułatwia członkom zespołu, interesariuszom i współpracownikom międzyfunkcyjnym przeglądanie i śledzenie pracy z każdej perspektywy.

Chcesz rozpocząć? Dowiedz się, w jaki sposób Asana może pomóc Twojemu zespołowi organizować pracę i pozostawać w ciągłym kontakcie, śledząc wszystkie informacje o projekcie w jednym miejscu.

Często zadawane pytania dotyczące śledzenia projektów