Szablon monitorowania projektu

Organizacja to klucz do efektywnej pracy każdego kierownika projektu. Jednak jeżeli w grę wchodzi monitorowanie wielu różnych projektów jednocześnie, mogą się pogubić nawet Ci najbardziej zorganizowani. Szablon monitorowania projektu umożliwia bieżące śledzenie wielu projektów, pomiędzy różnymi zespołami i w ten sam ustrukturyzowany sposób. 

Czym jest szablon monitorowania projektu?

Szablon monitorowania projektu to narzędzie, które pomaga zespołom ustalić sposób śledzenia wielu projektów jednocześnie. Jest to szczególnie przydatne w pracy międzyfunkcyjnej. Dzięki wykorzystaniu tego samego szablonu do śledzenia postępów projektów w ujednolicony sposób, każdy może je w łatwy sposób odnaleźć (nawet jeżeli są one monitorowane przez inny zespół).  

Najlepiej jest utworzyć szablon monitorowania projektu w oprogramowaniu do zarządzania projektami. Dzięki temu można elastycznie poruszać się pomiędzy pulpitami nawigacyjnymi poszczególnych projektów i obserwować aktualizacje w czasie rzeczywistym. Na przykład jeżeli utworzysz szablon monitorowania projektu w Asanie, możesz również przełączać się pomiędzy różnymi widokami. Chcesz zobaczyć osie czasu projektów? Przełącz się na widok osi czasu i natychmiast zobaczysz swoje zadania wyświetlone w formie wykresu Gantta. A jeżeli wolisz minimalistyczną formę, monitoruj swoje projekty w postaci listy – w formie prostej listy zadań w projekcie. 

Po utworzeniu swojego szablonu możesz z niego skorzystać na etapie planowania projektu, aby ustalić, kto jest odpowiedzialny za dany projekt, oraz gdzie te projekty będą się znajdować. Szablon to rutynowe narzędzie do zarządzania projektami, ale może się on również przydać do zarządzania portfolio. Zarządzanie portfolio obejmuje wiele różnych projektów znajdujących się w tym samym portfolio, dlatego możesz wykorzystać szablon monitorowania projektu do koordynacji sposobu tworzenia i zarządzania portfolio.

Dlaczego warto korzystać z szablonu monitorowania projektu?

Sposób monitorowania projektów może mieć duży wpływ na organizację i priorytetyzację pracy. Taka subtelna różnica może mieć ogromne znaczenie w skali całej firmy. Możliwość efektywnego i spójnego monitorowania projektów realizowanych przez różne zespoły i działy przekłada się na większą produktywność wszystkich pracowników.

Dodatkowo szablony monitorowania projektów: 

• Zapewniają spójność. Korzystaj z szablonu, aby w jednakowy sposób monitorować projekty realizowane przez różne zespoły i w ramach różnych wdrożeń. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wszystkie ważne wieloprojektowe wdrożenia będą monitorowane (i zorganizowane) dokładnie w ten sam sposób.

• Ograniczają liczbę czynności okołozadaniowych. Szablon monitorowania projektu redukuje czas, który zarówno Ty jak i członkowie Twojego zespołu, musielibyście spędzić na podejmowaniu decyzji, w jaki sposób będziecie śledzić postępy i koordynować różnorodne projekty, niezbędne do wykonania powierzonych Wam zadań.

• Dają możliwość dostosowywania. W zależności od potrzeb możesz utworzyć szablony monitorowania projektu dla każdego rodzaju zadań. Na przykład możesz utworzyć szablon dla procesu tworzenia nowego produktu, w którym ujmiesz wszystkie projekty konieczne do wytworzenia nowego produktu.

Do czego służy szablon monitorowania projektu?

Szablony monitorowania projektu umożliwiają monitorowanie powiązanych projektów w ujednolicony sposób. W przypadku gdy do śledzenia projektu korzystasz z szablonu, otrzymujesz ogólny przegląd wszystkich bieżących projektów, w tym informacje o:

• Statusie projektu

• Oczekujących produktach końcowych projektu

• Zadaniach w projekcie wraz z ich opisami

• Harmonogramie projektu, w tym o datach rozpoczęcia i zakończenia oraz o kamieniach milowych

Dodatkowo jeżeli chcesz utworzyć listę rzeczy do zrobienia w projekcie dla wszystkich członków zespołu, możesz mieć do niej bezpośredni dostęp z poziomu narzędzia do monitorowania projektu.

Weźmy jako przykład wprowadzenie nowego produktu na rynek. Szablon monitorowania projektu byłby przydatny do:

1. Utworzenia narzędzia do monitorowania nowego projektu obejmującego wprowadzenie nowego produktu na rynek

2. Załączenia wszystkich projektów powiązanych, w tym mapy drogowej produktu określającej zadania do wykonania na różnych etapach projektu

3. Monitorowania procesu tworzenia nowego produktu poprzez połączenie sprintów w Agile z zespołowym narzędziem do monitorowania projektów.

Jak ulepszyć szablon monitorowania projektu

Utwórz szablon monitorowania projektu w oprogramowaniu do zarządzania projektami, co pozwoli Ci skorzystać ze wszystkich niezbędnych funkcji, takich jak: 

• Wykresy Gantta

• Podzadania

• Pulpit nawigacyjny zarządzania projektem

• Daty wykonania

• Przepływy pracy

• Integracje

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który pokazuje wszystkie Twoje zadania na horyzontalnym wykresie słupkowym. Widać na nim nie tylko datę rozpoczęcia i zakończenia zadania, ale również zależności między zadaniami. Dzięki widokowi osi czasu możesz w łatwy sposób śledzić to, czy wszystkie elementy Twojego planu pasują do siebie. Dodatkowo widząc cały przegląd pracy w jednym miejscu, łatwo jest zidentyfikować i rozwiązać konflikty zależności jeszcze zanim one powstaną i zagwarantować osiągnięcie celów zgodnie z harmonogramem. 

• Pulpity nawigacyjne. Są to zakładki na poziomie projektu, zawierające wykresy i wizualizacje, które pozwalają wyjść poza codzienne zadania i uzyskać szybki wgląd w postępy. Możesz dostosowywać te wykresy, aby z łatwością identyfikować potencjalne blokady, a w efekcie popychać pracę zespołu do przodu. Używaj zakładki „Pulpit nawigacyjny” jako punktu odniesienia, aby szybko sprawdzić postęp pracy nad projektem. 

• Portfolio. Portfolio pozwala w łatwy sposób uporządkować i monitorować w jednym widoku wiele projektów realizowanych przez Twój zespół. Zyskujesz ogólny przegląd postępów realizacji wszystkich projektów i możesz przejść do widoku szczegółowego, aby zająć się zagrożeniami. Oprócz tego możesz udostępniać aktualizacje statusu pomiędzy programami oraz na bieżąco informować interesariuszy bez konieczności organizacji spotkania statusowego.

Polecane aplikacje

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Figma. Zespoły używają aplikacji Figma do tworzenia przepływów użytkowników, modeli szkieletowych, makiet interfejsu użytkownika, prototypów i nie tylko. Teraz możesz osadzić te projekty w Asanie, aby umożliwić zespołowi dostęp do najnowszych projektów graficznych w kontekście, wraz z powiązaną dokumentacją projektową. W przeciwieństwie do zrzutów ekranu, pliki osadzone na żywo aktualizują się w czasie rzeczywistym, odzwierciedlając zmiany wprowadzone w projekcie, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na szukanie odpowiednich plików ani aktualizowanie obrazów.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

Często zadawane pytania