Budżet

Zarządzanie finansami nie musi być skomplikowane. Niezależnie od tego, czy zarządzasz domem, planujesz miesięczny dochód, czy tworzysz budżet dla swojej firmy, szablon budżetu Asany z możliwością dostosowywania umożliwia nie tylko śledzenie liczb. Pomaga on stworzyć elastyczny, skalowalny budżet, który jest przechowywany w chmurze i łączy się z narzędziami, których już używasz.

Ten prosty szablon budżetu pomaga planować, śledzić i optymalizować przepływ środków pieniężnych, a tym samym kontrolować finanse i podejmować bardziej świadome decyzje.

Kto może skorzystać z tego szablonu budżetu?

Kierownik operacyjny organizacji non-profit powiedział nam, że zastąpił nieporęczny arkusz kalkulacyjny Excel tym szablonem, aby śledzić budżety wielu programów jednocześnie. Widzieliśmy, jak freelancerzy śledzą nieregularne dochody, rodzice zarządzają rosnącymi kosztami utrzymania, a zespoły finansowe koordynują sześciocyfrowe budżety, a wszystko to przy użyciu tego samego podstawowego szablonu budżetowego. Dostosowuje się do Twojego przepływu pracy!

• Osoby zarządzające budżetem domowym lub finansami osobistymi

• Właściciele małych firm, którzy chcą utworzyć szablon miesięcznego budżetu

• Organizacje non-profit, które muszą szczegółowo monitorować koszty

• Zespoły finansowe organizujące budżet firmy lub działu

• Firmy e-commerce i twórcy cyfrowi zarządzający strumieniami dochodów online

• Każdy, kto zarządza wydatkami w branżach takich jak edukacja, opieka zdrowotna, marketing, planowanie wydarzenia lub budownictwo

Dlaczego warto korzystać z szablonu budżetu w Asana?

Zauważyliśmy, że kiedy ludzie tworzą budżet w Asanie, mniej martwią się o to, co mogą zapomnieć, i bardziej skupiają się na tym, co dalej. Szablony budżetu w Asanie łączą wszystkie liczby, notatki, faktury i wydatki w jednej, wspólnej przestrzeni. Ta przejrzystość pozwala szybko wprowadzać zmiany, mądrze inwestować i działać z pewnością, niezależnie od tego, czy chodzi o obniżanie kosztów, realokację środków czy planowanie rozwoju.

Dzięki temu szablonowi planowania budżetu możesz:

• Zorganizować wszystkie miesięczne dochody i wydatki w jednym miejscu.

• Podzielić budżet osobisty lub business na kategorie.

• Dostosować pola dla kategorii, takich jak karty kredytowe, konta bankowe lub opieka nad dziećmi.

• Śledzić wydatki na przestrzeni czasu, aby zidentyfikować wzorce i obszary potencjalnych oszczędności.

• Współpracować z interesariuszami lub członkami zespołu nad wspólnymi budżetami.

Jak korzystać z tego szablonu budżetu

1. Zduplikuj szablon budżetu. Otwórz szablon w Asanie i kliknij „Użyj szablonu”, aby utworzyć własną wersję. Zmień nazwę projektu, aby odzwierciedlała jego cel (np. „Budżet marketingowy na III kwartał” lub „Wydatki na media płatne 2025”), aby można było go łatwo znaleźć później.

2. Połącz przydatne integracje. Połącz aplikacje, takie jak Xero, Stripe lub Arkusze Google, aby zautomatyzować śledzenie i ograniczyć ręczne wprowadzanie danych. Przejdź do menu „Dostosuj” w swoim projekcie i kliknij „Aplikacje”, aby przeglądać i dodawać integracje, które pasują do Twojego przepływu pracy związanego z budżetem.

3. Zdefiniuj źródła dochodów. Użyj zadań, aby przedstawić każde źródło dochodu: wynagrodzenie, zlecenia freelancerskie, sprzedaż online lub inwestycje. Dodaj pola niestandardowe, takie jak „Oczekiwana kwota” i „Data otrzymania”, aby ustandaryzować śledzenie.

4. Wymień wszystkie miesięczne wydatki. Utwórz zadanie dla każdego wydatku, od kosztów stałych, takich jak czynsz i ubezpieczenie samochodu, po wydatki zmienne, takie jak zakupy spożywcze lub media. Uwzględnij daty wykonania i notatki dotyczące szczegółów płatności. Chcesz dołączyć faktury? Skorzystaj z funkcji załącznika pliku w każdym zadaniu.

5. Uporządkuj je według kategorii. Użyj sekcji dla kategorii ogólnych (takich jak „Mieszkanie”, „Subskrypcje” i „Marketing”) oraz pól niestandardowych dla tagów, takich jak „Cykliczne” lub „Podlegające odliczeniu od podatku”. Ułatwi to sortowanie i filtrowanie danych w miarę wzrostu budżetu.

6. Dodawaj daty wykonania i notatki. Przypisz daty wykonania, aby śledzić cykle rozliczeniowe lub opłaty cykliczne. Dodawaj notatki do elementów, takich jak odnowienia roczne lub szczegóły dotyczące dostawców, aby później nie mieć problemów.

7. Przeglądaj swój budżet co miesiąc. Przełącz się na widok kalendarza, aby zwizualizować miesięczny przepływ pieniężny, lub użyj widoku listy, aby sprawdzić sumy i status. Dodaj zadanie cykliczne jako przypomnienie, aby w razie potrzeby przeglądać, dostosowywać i udostępniać aktualizacje innym.

8. Przechowuj wszystko w jednym miejscu. Użyj zakładki „Pulpit nawigacyjny”, aby wyświetlić statystyki dotyczące budżetu na najwyższym poziomie. Przejdź do zakładki „Wiadomości”, aby współpracować z członkami zespołu, lub skorzystaj z zakładki „Pliki”, aby przechowywać faktury i zestawienia, łącząc konwersacje i dokumentację z budżetem.

Funkcje Asana, które ułatwiają tworzenie budżetu

Zarządzanie budżetem nie musi wiązać się z rozproszonymi arkuszami kalkulacyjnymi ani ręcznymi aktualizacjami. Możesz dostosować swoje szablony do śledzenia budżetu za pomocą dowolnych funkcji i opcji Asana, ale nasze zespoły polegają na tych, które ułatwiają śledzenie i planowanie budżetu.

• Asana AI: pozwól sztucznej inteligencji pomóc Ci zbudować inteligentniejszy szablon planu budżetowego. Uzyskaj sugerowane nazwy zadań, kategorie wydatków i daty wykonania na podstawie wcześniejszych wzorców, aby przyspieszyć planowanie budżetu rocznego lub miesięcznego.

• Pola niestandardowe: oznaczaj i filtruj zadania według kategorii wydatków, rodzaju konta lub statusu. To idealne rozwiązanie do zarządzania budżetami osobistymi lub śledzenia wydatków w małych firmach.

• Widok listy: wyświetl wszystkie pozycje budżetu – dochody, wydatki, oszczędności – w prostym formacie arkusza kalkulacyjnego. Idealny do szybkiego przeglądania sum.

• Widok osi czasu: planuj cykliczne wydatki i wizualnie śledź przepływ środków pieniężnych w ciągu miesiąca. Przydatne do długoterminowego prognozowania budżetu.

• Reguły: automatyzuj rutynowe zadania, takie jak tagowanie dużych transakcji lub oznaczanie zaległych rachunków aby nic nie umknęło Twojej uwadze.

• Załączniki: przechowuj rachunki, faktury i arkusze kalkulacyjne dotyczące budżetu bezpośrednio w każdym zadaniu, aby mieć dokumentację zawsze pod ręką.

• Zatwierdzenia: przeglądaj i zatwierdzaj kluczowe elementy budżetu lub wnioski o zwrot kosztów bezpośrednio w Asanie. Przydatne dla liderów finansowych zarządzających wydatkami działów.

• Opcje administracyjne: ustaw uprawnienia i ustawienia prywatności w całej funkcji budżetowania, aby zapewnić bezpieczeństwo poufnych danych. To świetne rozwiązanie dla projektów planowania miesięcznego budżetu, nad którymi pracują różne zespoły.

• Aktualizacje statusu projektu: udostępniaj kwartalne lub miesięczne migawki budżetu lub podsumowania statusu swojemu zespołowi lub gospodarstwu domowemu.

Niezależnie od tego, czy śledzisz wydatki biznesowe, czy zarządzasz budżetem domowym, te funkcje pomogą Ci zachować dobrą organizację, przejrzystość i kontrolę.

Polecane integracje do budżetowania

Połącz swój szablon budżetu z narzędziami, których już używasz do księgowości, płac lub śledzenia finansów. Integracje Asany upraszczają przepływ pracy na różnych platformach, automatycznie aktualizując szablon budżetu w miarę wprowadzania zmian.

Więcej opcji znajdziesz w katalogu aplikacji Asana. Znajdziesz w nim wiele narzędzi do budżetowania, które współpracują ze sobą, aby ograniczyć liczbę czynności ręcznych wykonywanych przez Ciebie i Twój zespół.

• Xero: synchronizuj swoje dane finansowe i transakcje z Xero z Asaną, aby efektywniej monitorować budżety i uzgadniać wydatki.

• Stripe: śledź dochody z płatności Stripe, łącząc je z zadaniami lub kategoriami budżetowymi w Asanie. To świetne rozwiązanie do zarządzania przychodami online.

• TSheets: synchronizuj śledzenie czasu z planowaniem budżetu, aby zapewnić dokładną alokację kosztów pracy godzinowej.

• AgileCharts: wizualizuj trendy finansowe i wzorce przepływów pieniężnych w czasie za pomocą dynamicznych wykresów i pulpitów nawigacyjnych.

• SynchHub: integruj dane finansowe z ponad 50 platform w chmurze w jednym szablonie budżetu biznesowego i twórz raporty na podstawie surowych danych z Asany. Obsługiwane platformy obejmują Arkusze Google, Microsoft Excel, Tableau i inne.

• YoCoBoard: śledź godziny pracy zespołu i synchronizuj czas podlegający rozliczeniu z zadaniami budżetowymi, aby wspierać śledzenie kosztów i planowanie zasobów.

• Gmail: przekształcaj faktury i e-maile związane z finansami w wykonalne zadania z pełnym kontekstem.

• Dropbox: bezpiecznie przechowuj cyfrowe rachunki, szablony budżetów lub zeskanowane dokumenty finansowe i łącz je z zadaniami.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów budżetów