Szablon dokumentu określającego wymagania biznesowe

Uruchomienie projektu może szybko się rozpaść, gdy nikt nie zgadza się co do tego, co oznacza „gotowe”. Członkowie zespołu mogą rozpocząć prace programistyczne bez zdefiniowania celów biznesowych, zakresu lub rezultatów, a gdy kamienie milowe zaczynają się opóźniać, trudno jest ustalić, w którym momencie wszystko zaczęło się rozjeżdżać. Szablon dokumentu określającego wymagania biznesowe (BRD) zapobiega tym problemom, umożliwiając zespołom koordynację działań w zakresie tego, co należy stworzyć, dlaczego jest to ważne i jak będzie mierzony sukces projektu.

Zamiast zarządzać wymaganiami projektowymi w arkuszach kalkulacyjnych lub wiadomościach e-mail, możesz scentralizować cele, wymagania, osie czasu i zależności w jednym przepływie pracy. Niezależnie od tego, czy zarządzasz nowym projektem, udoskonalasz procesy biznesowe, czy koordynujesz działania zespołów produktowych i inżynieryjnych, szablon dokumentu wymagań biznesowych pomoże Ci od samego początku uchwycić istotne szczegóły i ograniczyć nieporozumienia.

Kto może skorzystać na szablonach dokumentu wymagań biznesowych?

Prosty szablon dokumentu wymagań biznesowych to coś więcej niż tylko zestawienie zadań w ramach projektu. Łączy wszystkie osoby zaangażowane w przekształcenie koncepcji w udany projekt. Jeśli Twój zespół projektowy określa wymagania dotyczące produktu, pisze opis projektu lub rozpoczyna zbieranie wymagań, szablony BRD zapewniają, że wszyscy rozumieją, co należy zbudować i dlaczego.

Analitycy biznesowi

Analitycy biznesowi używają szablonu BRD do rejestrowania zarówno wymagań funkcjonalnych, jak i niefunkcjonalnych, dokumentowania ograniczeń projektu i zapewniania, że cele biznesowe przekładają się na wykonalne zadania projektowe.

Kierownicy projektów

Kierownicy projektów polegają na szablonach wymagań, aby określić zakres, kamienie milowe, przypadki użycia i produkty końcowe. Scentralizowanie wszystkich tych informacji pomaga zespołowi skoncentrować się na mierzalnych wynikach i zapobiega pełzaniu zakresu.

Interesariusze i kadra kierownicza

Liderzy mogą szybko przejrzeć podsumowanie, analizę interesariuszy i przegląd projektu, aby sprawdzić, w jaki sposób inicjatywa współgra z celami biznesowymi i budżetami, bez konieczności rozumienia szczegółów technicznych.

Programiści i zespoły techniczne

W przypadku zespołów technicznych BRD identyfikuje historie użytkowników, interfejsy API i wymagania dotyczące integracji przed rozpoczęciem kodowania. Dokumentacja ogranicza liczbę zmian i pomaga zapewnić, że produkt końcowy dokładnie odzwierciedla założenia biznesowe.

Klienci i partnerzy

Zewnętrzni współpracownicy uzyskują przejrzystość w zakresie produktów końcowych, zależności i oczekiwanych wyników. Dzięki dokumentacji zatwierdzenia są szybsze i płynniejsze.

Dlaczego warto korzystać z szablonu dokumentu określającego wymagania biznesowe?

Kiedy rozpoczynają się nowe projekty, zespoły często zbyt szybko przechodzą do realizacji, nie mając wspólnego zrozumienia, jak wygląda sukces. Szablon dokumentu wymagań biznesowych zapobiega temu, ponieważ pozwala na wczesne zdefiniowanie problemu, rozwiązania i sposobu mierzenia sukcesu.

Użyj szablonów dokumentu wymagań biznesowych, aby

• Koordynować cele biznesowe i produkty końcowe

• zmniejszyć liczbę nieporozumień podczas realizacji projektu;

• Określać zakres projektu i harmonogram

• Przyspieszyć zatwierdzenia i podpisywanie dokumentów przez zespół

• Scentralizować aktualizacje dotyczące bieżących zmian i wskaźników

Jak korzystać z szablonu dokumentu wymagań biznesowych

Korzystanie z szablonu dokumentu wymagań biznesowych Asany pomaga uporządkować wymagania w sposób, który jest odpowiedni zarówno dla odbiorców technicznych, jak i businessowych. Poniższe kroki odpowiadają sekcjom w rzeczywistym układzie szablonu, więc możesz postępować zgodnie z nimi podczas jego wypełniania.

Krok 1: podsumowanie

Zacznij od ogólnego podsumowania przedsięwzięcia. Wyjaśnij, na czym polega projekt, dlaczego jest ważny i w jaki sposób wspiera cele biznesowe. Ta sekcja powinna być zwięzła, ale przekonująca. Często jest to pierwsza część, którą czytają interesariusze.

Dodaj główny cel projektu, użytkowników docelowych i oczekiwane wyniki. Podsumowanie powinno również służyć jako szybkie źródło informacji dla kadry kierowniczej, która musi zrozumieć cel projektu bez zagłębiania się w szczegóły techniczne.

Krok 2: przegląd projektu i cele

W tej sekcji określ zakres projektu, oś czasu i produkty końcowe. Określ, co obejmuje projekt, a co nie, aby uniknąć rozbieżności oczekiwań na późniejszym etapie. Dodaj mierzalne cele, takie jak skrócenie czasu przetwarzania o 20% lub poprawa satysfakcji użytkowników. Cele pomagają śledzić zwrot z inwestycji i wskaźniki sukcesu.

Krok 3: Potrzeba i uzasadnienie biznesowe

Udokumentuj powód, dla którego ten projekt istnieje. Czy rozwiązujesz problemy związane z nieefektywnością procesów business? Spełniasz wymagania dotyczące zgodności? Wspierasz premierę nowego produktu?

Dobrze napisane uzasadnienie zwiększa poparcie interesariuszy. Uwzględnij więc analizę kosztów i korzyści, przewidywane ryzyko oraz sposób, w jaki inicjatywa przyczynia się do osiągnięcia szerszych celów organizacji.

Krok 4: zakres

Szczegółowo określ granice projektu. Podziel zakres na elementy funkcjonalne i niefunkcjonalne, określając, za co odpowiedzialny jest każdy zespół. Do tej sekcji możesz również dołączyć powiązane dokumenty dotyczące planowania projektu lub wykresy kamieni milowych. Pomaga to interesariuszom zwizualizować zależności i punkty kontrolne postępu.

Krok 5: wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne

Ta sekcja stanowi techniczny fundament szablonu dokumentu określającego wymagania biznesowe. Wymień, co system musi robić (wymagania funkcjonalne) i jak musi działać (wymagania niefunkcjonalne).

Uwzględnij szczegóły, takie jak interfejsy API, integracje systemów, standardy bezpieczeństwa i kryteria użyteczności. Połączenie ich z kryteriami akceptacji zapewnia możliwość zatwierdzenia każdego wymagania przed premierą.

Krok 6: kluczowi interesariusze

Dodaj interesariuszy, sponsorów i przedstawicieli działów zaangażowanych w projekt. Przydziel obowiązki dotyczące przeglądu i zatwierdzenia, korzystając z pól „osoba odpowiedzialna” i „status zatwierdzenia” w Asanie. Uporządkowanie tych informacji pozwala uniknąć wąskich gardeł podczas przeglądów i zatwierdzeń. Możesz również oznaczać działy, aby ułatwić komunikację między zespołami.

Funkcje Asana do dokumentowania wymagań

Funkcje pomagają przekształcić szablon BRD ze statycznego dokumentu w dynamiczny, możliwy do śledzenia przepływ pracy. Zapoznaj się z tymi opcjami i odwiedź Centrum funkcji Asana, aby uzyskać pełną listę.

Pola niestandardowe

Śledź poziomy ryzyka, priorytet i odpowiedzialność działu bezpośrednio w szablonie. Pola niestandardowe ułatwiają filtrowanie i sortowanie wymagań w miarę skalowania projektu.

Zatwierdzenia

Wprowadź odpowiedzialność do swojego przepływu pracy, dodając etapy przeglądu i zatwierdzenia. Osoby zatwierdzające otrzymują automatyczne powiadomienia, gdy sekcje są gotowe do zatwierdzenia.

Widok osi czasu

Zwizualizuj, jak kamienie milowe i zależności układają się w całość. Widok osi czasu sprawia, że wszystkie fazy projektu są widoczne, dzięki czemu interesariusze mogą wcześnie zidentyfikować konflikty.

Załączniki

Dołącz dokumenty referencyjne, takie jak makiety, modele kosztów lub formularze zgodności. Połączenie wszystkich elementów w jednym obszarze roboczym eliminuje czas poświęcany na wyszukiwanie w różnych systemach.

Reguły i automatyzacja

Ustaw automatyzacje, aby zadania były przenoszone dalej, gdy zatwierdzenia zostaną ukończone lub zależności zostaną rozwiązane. Dzięki temu postępy w realizacji projektu są na bieżąco.

Polecane integracje dla szablonu dokumentu wymagań biznesowych

Integracje łączą szablon dokumentu wymagań biznesowych z narzędziami, z których korzysta Twój zespół. Przejrzyj bibliotekę integracji Asany, aby odkryć wszystkie dostępne łączniki.

Dysk Google

Dołącz powiązane dokumenty projektowe, analizy kosztów i badania pomocnicze bezpośrednio do zadań BRD. Wszyscy automatycznie otrzymują najnowszą wersję.

Slack

Otrzymuj natychmiastowe aktualizacje, gdy dodawane są nowe wymagania lub zatwierdzenia są zakończone. Integracja ze Slackiem umożliwia zespołom szybkie reagowanie bez konieczności sprawdzania wielu platform.

Jira Cloud

Synchronizuj wymagania z Jira, aby połączyć BRD z realizacją techniczną. Programiści mogą zobaczyć cele projektu podczas pracy nad zadaniami inżynieryjnymi.

Figma

Połącz makiety projektowe lub koncepcje interfejsu użytkownika z odpowiednimi wymaganiami funkcjonalnymi. Ułatwia to zatwierdzanie decyzji dotyczących doświadczenia użytkownika przed rozpoczęciem tworzenia produktu.

Microsoft Teams

Współpracuj przy dyskusjach projektowych bezpośrednio z poziomu Teams, łącząc konwersacje z zadaniami w Asanie. 

Często zadawane pytania dotyczące szablonów dokumentów określających wymagania business