Dokumentacja techniczna

Zarządzasz wprowadzeniem produktu na rynek, naprawiasz błędy i przeglądasz ostatnie uwagi interesariuszy. Wtedy ktoś zgłasza niedziałający link w instrukcjach konfiguracji. Dział wsparcia nadal korzysta z przestarzałej sekcji najczęściej zadawanych pytań, a Twój programista właśnie wprowadził nieudokumentowane zmiany. Bez niezawodnego szablonu dokumentacji technicznej małe luki mogą przerodzić się w większe problemy, takie jak opóźnienia, zamieszanie i niezadowolenie użytkowników.

Ten szablon zapewnia ustrukturyzowane, powtarzalne podejście do pisania, organizowania i utrzymywania dokumentacji technicznej. Zawiera predefiniowane sekcje na wprowadzenie, instrukcje konfiguracji, szczegóły użytkowania, często zadawane pytania, rozwiązywanie problemów i śledzenie wersji. Dzięki temu nie tracisz czasu na zastanawianie się, co uwzględnić lub jak to sformatować. 

Każda sekcja jest zorganizowana jako zadanie lub podzadanie, co ułatwia przypisywanie odpowiedzialności, zbieranie informacji zwrotnych i monitorowanie statusu przeglądu w czasie rzeczywistym. Możesz dołączać zrzuty ekranu, linki do specyfikacji i osadzać elementy wizualne bezpośrednio w dokumencie. Ponieważ ten szablon dokumentacji technicznej jest przechowywany w Asanie, cały zespół może łatwo wnosić swój wkład, aktualizować i śledzić postępy, nie gubiąc się w folderach ani nie martwiąc się o problemy z kontrolą wersji. 

Kto może skorzystać z szablonów dokumentacji technicznej?

W Asana widzieliśmy, jak szybko wszystko się psuje, gdy dokumentacja techniczna nie jest uporządkowana lub spójna. Zespoły powielają pracę, użytkownicy końcowi są zdezorientowani, a zespół wsparcia spędza godziny na odpowiadaniu na te same pytania dotyczące instalacji i rozwiązywania problemów. Bez wspólnego szablonu dokumentacji nawet rutynowe zadania, takie jak pisanie instrukcji obsługi lub aktualizowanie informacji o wersji, mogą stać się czasochłonne.

Ten szablon dokumentacji technicznej został zaprojektowany z myślą o zespołach produktowych i inżynieryjnych, które pracują w szybkim tempie i muszą dostarczać uporządkowane, spójne dokumenty na dużą skalę. Jest idealny dla:

• Dyrektorów ds. technologii i inżynierów w startupach, którzy muszą udokumentować nowe oprogramowanie między sprintami.

• samodzielnych programistów zarządzających plikami readme, instrukcjami instalacji i dokumentacją API w wielu narzędziach;

• Menedżerów produktu, którzy chcą usprawnić wdrażanie nowych pracowników i zjednoczyć zespół wokół jednego standardu dokumentacji.

• autorów dokumentacji technicznej i konsultantów, którzy potrzebują struktury z możliwością dostosowywania do określania zakresu, pisania i utrzymywania treści;

• Liderów ds. kontroli jakości i zgodności, którzy dokumentują funkcjonalność, specyfikacje techniczne i historię wersji na potrzeby audytów.

• Zespoły wsparcia, które tworzą artykuły bazy wiedzy, często zadawane pytania i przewodniki dotyczące rozwiązywania problemów dla użytkowników końcowych.

Skorzystaj z tego szablonu, aby tworzyć wszystko, od dokumentacji użytkownika i referencji API po samouczki dotyczące wdrażania i dokumentację procesów, bez konieczności rozpoczynania od pustej strony.

Dlaczego warto używać szablonu dokumentacji technicznej Asana?

Zespół programistyczny miał trudności z nadążaniem za zmianami w produkcie. Dokumentacja oprogramowania była rozproszona, zawierała przestarzałe wymagania i niewyjaśniony żargon. Po przejściu na ten szablon dokumentacji technicznej zespół zaczął koordynować pracę autorów i programistów, poprawił komfort użytkowania i skrócił czas poświęcany na przeglądy.

Ten szablon zapewnia spójny i skalowalny sposób dokumentowania procesu tworzenia produktu, od instrukcji obsługi po informacje o wersji.

• Oszczędzaj czas dzięki gotowej strukturze, która przyspiesza utworzenie treści.

• Dokumentuj funkcje produktu i wymagania dotyczące oprogramowania w uporządkowanym, spójnym formacie.

• Popraw jakość obsługi dzięki przyjaznemu dla użytkownika językowi i układowi.

• Wyjaśnij żargon i akronimy dzięki wbudowanemu słownikowi i polom definicji.

• Wspieraj przepływy pracy związane z zarządzaniem projektami dzięki współpracy w czasie rzeczywistym.

Jak korzystać z tego szablonu dokumentacji technicznej

Ten i inne szablony znajdziesz w bibliotece szablonów Asany, aby uprościć przepływ pracy związany z dokumentacją. Niezależnie od tego, czy piszesz instrukcje konfiguracji, czy wewnętrzne strony wiki, ten szablon dokumentacji technicznej zapewnia dobrze zdefiniowaną strukturę, której należy przestrzegać. Dzięki temu możesz skupić się na treści, a nie na formatowaniu. Postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami krok po kroku, aby z łatwością tworzyć, utrzymywać i skalować dokumentację techniczną.

Krok 1: zduplikuj szablon i nazwij swój projekt

Zacznij od zduplikowania szablonu dokumentacji technicznej z biblioteki Asany. Nadaj projektowi konkretną nazwę, która odzwierciedla jego treść, np. „Przewodnik po aplikacji mobilnej” lub „Informacje o wersji 3.5”. 

Zobaczysz wstępnie utworzone sekcje, takie jak Wprowadzenie, Konfiguracja, Użytkowanie i Rozwiązywanie problemów. Stanowią one elastyczny punkt wyjścia dla szeregu dokumentów technicznych, od instrukcji obsługi po wewnętrzną dokumentację procesów.

Krok 2: zdefiniuj zakres, odbiorców i format

W sekcji „Przegląd” opisz, co obejmuje dokumentacja, dla kogo jest przeznaczona i gdzie będzie przechowywana. Czy piszesz dla programistów, użytkowników końcowych, recenzentów QA czy nowych pracowników? Czy będzie to część bazy wiedzy, wiki Confluence, czy też zostanie osadzona w Twojej aplikacji?

Określenie zakresu projektu pomaga ograniczyć konieczność późniejszego wprowadzania zmian. Na przykład, jeśli Twoi odbiorcy nie mają wiedzy technicznej, unikaj używania żargonu i akronimów lub pamiętaj, aby je zdefiniować. Jeśli dokumentacja jest częścią większego cyklu rozwoju produktu, połącz ją z odpowiednimi projektami lub zadaniami związanymi z dokumentacją w Asanie.

Krok 3: uporządkuj strukturę dokumentu

Użyj sekcji zadań, aby odtworzyć standardowy układ dokumentacji. Szablon zawiera takie elementy zastępcze jak:

• Wprowadzenie: zdefiniuj cel, odbiorców i zakres.

• Spis treści: dodaj linki lub nagłówki, aby umożliwić szybką nawigację.

• Konfiguracja/instalacja: dołącz instrukcje krok po kroku z elementami wizualnymi.

• Użytkowanie i funkcje: udokumentuj kluczowe przepływy pracy i funkcje produktu.

• Rozwiązywanie problemów: dodaj typowe problemy, często zadawane pytania i sposoby ich rozwiązywania.

• Słowniczek lub załącznik: zdefiniuj terminy i dostarcz dodatkowe zasoby.

Użyj podzadań, aby podzielić szczegółowe tematy, dodać linki do informacji pomocniczych lub przypisać określone części członkom zespołu.

Krok 4: przypisz odpowiedzialność i zbierz informacje zwrotne

Przypisz zadania autorom dokumentacji technicznej, właścicielom produktów lub programistom na podstawie ich specjalizacji. Na przykład główny programista może być właścicielem mapy drogowej dotyczącej oprogramowania open source, a zespół wsparcia może dodać sekcję dotyczącą rozwiązywania problemów.

Użyj komentarzy w Asanie, aby zebrać opinie bezpośrednio w zadaniu. Możesz także ustawić daty wykonania, priorytety i pola statusu, aby śledzić postępy. Dzięki temu dokumentacja będzie rozwijać się równolegle z cyklem tworzenia oprogramowania.

Krok 5: dołącz materiały wizualne i dokumenty pomocnicze

Dobra dokumentacja często zawiera diagramy, zrzuty ekranu lub schematy blokowe ilustrujące kluczowe punkty. Dołącz je bezpośrednio do odpowiednich zadań, korzystając z integracji, takich jak Dysk Google, Dropbox lub Figma. Możesz również dodać linki do wymagań dotyczących oprogramowania, dokumentów projektowych lub powiązanych planów projektów. Dzięki temu dokumentacja stanie się centralnym punktem zarządzania wiedzą dla wszystkich zaangażowanych stron.

Krok 6: publikuj, utrzymuj i wracaj do dokumentacji

Po przejrzeniu treści oznacz sekcje jako ostateczne i zaktualizuj status dokumentu za pomocą pól niestandardowych. Dodaj dziennik zmian lub tabelę wersji, aby śledzić aktualizacje w czasie.

Ustaw przypomnienia, aby regularnie wracać do tej dokumentacji, na przykład po każdym wydaniu produktu lub kwartalnym audycie. Dzięki temu przepływowi pracy nie tylko tworzysz jednorazowy dokument, ale żywe źródło wiedzy, które ewoluuje wraz z Twoim oprogramowaniem.

Funkcje Asana przydatne podczas tworzenia dokumentacji

Funkcje Asany to wbudowane narzędzia, które pomagają dostosowywać przepływ pracy i nim zarządzać. W połączeniu z tym szablonem dokumentacji technicznej funkcje takie jak przypisywanie zadań, pola niestandardowe i osie czasu ułatwiają śledzenie treści, zbieranie informacji i aktualizowanie wszystkiego na bieżąco.

Poniżej wyróżniliśmy kilka naszych ulubionych funkcji, ale możesz zapoznać się z pełną listą funkcji Asany tutaj, aby jeszcze bardziej dostosować konfigurację dokumentacji.

Zadania i podzadania: podziel dokumentację techniczną na jasne, możliwe do przypisania elementy, aby śledzić odpowiedzialność za każdy etap, od zarysu po publikację.

Pola niestandardowe: dodaj tagi statusu, numery wersji, odbiorców docelowych lub typ dokumentacji, aby łatwo filtrować i sortować treść.

Widok osi czasu: wizualizuj postępy w tworzeniu dokumentacji i planuj cykle wydawania lub sprinty inżynieryjne.

Komentarze i załączniki: zbieraj informacje zwrotne, oznaczaj członków zespołu i dołączaj zrzuty ekranu lub diagramy w jednym miejscu.

Asana AI: automatyzuje rutynowe zadania, takie jak organizowanie treści, sugerowanie kolejnych kroków lub wskazywanie luk w dokumentacji na podstawie aktywności w projekcie.

Formularze: zbieraj informacje od zespołów inżynieryjnych, wsparcia lub produktowych, aby tworzyć często zadawane pytania i przewodniki dotyczące rozwiązywania problemów.

Polecane integracje

Integracje łączą Asanę z narzędziami, z których korzysta Twój zespół. Możesz dołączać pliki, synchronizować Kalendarze i automatyzować aktualizacje bez konieczności przełączania się między platformami. Dzięki integracjom ten szablon można przekształcić w kompletny, połączony przepływ pracy dotyczący dokumentacji.

Poniżej przedstawiamy kilka integracji, które pomogą Ci rozpocząć pracę. Możesz przejrzeć całe centrum integracji Asany, aby odkryć jeszcze więcej sposobów na połączenie swojej pracy.

Dysk Google: dołączaj specyfikacje produktów, schematy blokowe lub diagramy bezpośrednio do odpowiednich sekcji dokumentów.

Slack: na bieżąco informuj zespół o zadaniach związanych z dokumentacją, przeglądach i aktualizacjach.

GitHub lub Jira Cloud: łącz zadania w Asanie z odpowiednimi zgłoszeniami, pull requestami lub funkcjami w trakcie opracowywania.

Microsoft Teams: współpracuj z różnymi działami, prezentując dokumentację podczas stand-upów lub przeglądów produktów.

Dropbox: scentralizuj zasoby graficzne, białe księgi lub zarchiwizowane dokumenty obok listy zadań.

Często zadawane pytania odnośnie szablonów dokumentacji technicznej