Szablon dokumentacji projektu

Wyszukiwanie potrzebnych dokumentów często jest bardzo czasochłonne. Stąd tak ważne jest ustanowienie procesu tworzenia dokumentacji projektu. Utwórz szablon dokumentacji projektu, aby mieć łatwy dostęp do wszystkich dokumentów z całej firmy, według projektu i zespołu.

Utwórz własny szablon

INTEGRATED FEATURES

board iconTablicelist iconWidok Listyfield-add iconPola niestandardowemultihome iconDodawanie zadań do wielu projektów

Recommended apps

Dropbox
Dropbox
Logo Google Workspace
Google Workspace
Ikona Microsoft
OneDrive
Ikona Gmail
Gmail

Udostępnij
facebooktwitterlinkedin

Wyszukiwanie dokumentów jest nie tylko czasochłonne i frustrujące, ale przede wszystkim uniemożliwia pełne skupienie się na pracy. W rzeczywistości pracownicy spędzają 60% dnia pracy na wykonywaniu czynności okołozadaniowych, takich jak wyszukiwanie informacji. A co, jeśli okaże się, że musisz współpracować z zespołami z innych działów nad projektami, o których mało wiesz? Dlatego pozyskanie wszystkich potrzebnych dokumentów, a następnie ich uporządkowanie, aby móc efektywnie współpracować z różnymi zespołami i działami jest konieczne – ale nie musi być czasochłonne.

Do tego właśnie służy szablon dokumentacji projektu. Używając tego szablonu możesz upewnić się, że ​​wszyscy w firmie stosują ten sam proces dokumentacji. W ten sposób wszyscy zaangażowani zawsze wiedzą, gdzie można znaleźć ważne dokumenty, niezależnie od tego, kto jest ich autorem.

Czym jest szablon dokumentacji projektu?

Szablon dokumentacji projektu jest rodzajem przewodnika po procesie tworzenia dokumentacji projektu – procesie tworzenia i przechowywania dokumentów projektu. Możesz dostosować swój szablon tak, aby zawierał listę wszystkich dokumentów, które należy utworzyć i przejrzeć przed każdym nowym projektem. W ten sposób upewnisz się, że wszystkie informacje są zorganizowane w jednym miejscu, aby interesariusze mieli do nich łatwy dostęp.

Czy szablon dokumentacji projektu jest Ci potrzebny?

Krótka odpowiedź brzmi: tak – zwłaszcza jeśli koordynujesz współpracę między zespołami. Kiedy rozpoczynasz projekt, często współpracujesz z wieloma różnymi zespołami, aby opracować dokumenty związane z projektem. Na przykład możesz utworzyć formularz wniosku o zmianę dla zespołu produktowego lub wspólnie z zespołem marketingowym opracować plan komunikacji w projekcie. Jednak każdy zespół ma swój własny sposób dokumentowania informacji, dlatego czasami trudno jest odnaleźć i zebrać informacje dotyczące danej inicjatywy.

Nie tylko prowadzi to do zamieszania, ale może również powodować opóźnienia i niepotrzebny stres. Tu pomocny może okazać się szablon dokumentacji projektu. Każda osoba w Twojej firmie może używać tego samego procesu do wyszukiwania, sortowania i przechowywania wszystkich istotnych dokumentów w jednym, centralnym źródle informacji. Szablon przypomina członkom zespołu o tym, jakie dokumenty muszą stworzyć i dołączyć oraz gdzie je przechowywać.

Wzmocnij współpracę zespołów międzyfunkcyjnych

Utworzenie szablonu dokumentacji projektu jest pierwszym krokiem do przełamania zamkniętego modelu danych i rozbicia silosów. W zamkniętym modelu danych procesy robocze znajdują się w jednym miejscu, co jest dużym ograniczeniem dla zespołów, ponieważ każde zadanie, projekt i folder są odizolowane i niepowiązane z innymi procesami roboczymi. Jeśli jednak używasz szablonu dokumentacji projektu i innych szablonów do zarządzania projektami, możesz usprawnić swoje procesy biznesowe oraz współpracę międzyfunkcyjną. Dlatego właśnie stworzyliśmy w Asanie Wykres pracy (ang. Work Graph®) – model danych, w którym Twoje procesy robocze są połączone w sieć z innymi procesami na różne sposoby.

Czym jest Wykres pracy®?

Wykres pracy® Asany to rozwiązanie łączące pracę, którą wykonuje Twój zespół, informacje na temat tej pracy oraz osoby wykonujące ją. Zasadniczo pozwala on zrozumieć, kto wykonuje jaką pracę i dlaczego, wskazując, w jaki sposób wszystkie elementy łączą się w całość. 

Zamów demo

Jak używać szablonu dokumentacji projektu w zarządzaniu projektami?

Aby efektywnie zarządzać procesem tworzenia dokumentacji projektowej, musi on być dostosowany do potrzeb Twojej firmy. Możesz określić, jakie dokumenty należy utworzyć, uporządkować je w łatwy do zrozumienia sposób i poprosić członków zespołu o informacje zwrotne, aby dowiedzieć się, jaki format szablonu najbardziej im odpowiada. Oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą Ci w pełni wykorzystać możliwości Twojego szablonu:

  1. Nie rozpoczynaj wszystkiego od nowa. Jeżeli masz już efektywny proces tworzenia dokumentacji projektu, utwórz szablon na podstawie Twojego obecnego przepływu pracy. Śledź dokumenty, do których odwołujesz się przez cały cykl życia projektu, od etapu planowania projektu do końcowego raportu o statusie projektu. Następnie dołącz te dokumenty do szablonu. Na przykład możesz dodać do szablonu propozycję projektu, cele projektu, raporty końcowe projektu i końcowe wskaźniki. 

  2. Udoskonal i ustandaryzuj swój proces. Jedną z największych zalet szablonu jest to, że usprawnia on współpracę międzyfunkcyjną. Uzyskaj informacje zwrotne od innych zespołów i działów, aby stworzyć spójny szablon, który przyniesie korzyści wszystkim. Gdy określisz kluczowe etapy procesu tworzenia dokumentacji projektu, zapisz go jako szablon do wykorzystania w przyszłości.

  3. Użyj narzędzia do współpracy. Dzięki narzędziu do zarządzania pracą, możesz zsynchronizować i usprawnić każdy etap przepływu pracy dokumentacji projektu. Przechowując wszystko w jednym miejscu zmniejszasz konieczność przełączania się między różnymi aplikacjami, co ma kluczowe znaczenie, ponieważ przeciętny pracownik przełącza się pomiędzy 10 aplikacjami 25 razy dziennie. Udostępnianie informacji również staje się łatwiejsze – interesariusze projektu mogą przeglądać proces tworzenia dokumentacji projektu za pomocą linku do szablonu.

Co powinien zawierać szablon dokumentacji projektu?

Twój szablon dokumentacji projektu powinien być dostosowany do Twoich potrzeb. Oto kilka przydatnych sekcji, które warto uwzględnić:

  • ​​Opis dokumentu: uwzględnij cel dokumentu i uzasadnienie biznesowe

  • Lokalizacja: link do miejsca przechowywania dokumentu

  • Produkty końcowe projektu: powiązane produkty końcowe i zależności

  • Powiązane inicjatywy: połącz swoje dokumenty z celami projektu

  • Osoba odpowiedzialna: członek zespołu odpowiedzialny za każdy dokument

Przykładowe dokumenty, które możesz dołączyć do szablonu:

Utwórz własny szablon

Zintegrowane funkcje

  • Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

  • Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

  • Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

  • Dodawanie zadań do wielu projektów. Często praca opiera się na współpracy międzyfunkcyjnej, a zespoły muszą być w stanie efektywnie ze sobą współpracować. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Nie tylko ogranicza to powielanie wysiłków oraz zwiększa widoczność międzyfunkcyjną, ale również umożliwia zobaczenie zadań w kontekście, sprawdzenie kto i nad czym pracuje oraz połączenie zespołu i zadań.

Polecane aplikacje

  • Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

  • Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

  • OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

  • Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

Często zadawane pytania

Czym jest szablon dokumentacji projektu?

Szablon dokumentacji projektu jest rodzajem przewodnika po procesie tworzenia dokumentacji projektu. Zazwyczaj zawiera opis i przypadek zastosowania każdego dokumentu, jego lokalizację oraz osobę odpowiedzialną za dokument. W ten sposób wszyscy interesariusze wiedzą, czego on dotyczy i do kogo należy się zwrócić z pytaniami.

Czy potrzebuję szablonu dokumentacji projektu?

Jak najbardziej! Szablony dokumentacji projektu usprawniają współpracę zespołów międzyfunkcyjnych. Używając tego samego szablonu dla wszystkich zespołów i działów, zapewnisz spójność procesu tworzenia dokumentacji projektowej w całej firmie, umożliwiając wszystkim wydajniejszą współpracę. 

Co powinien zawierać szablon dokumentacji projektu?

Szablon dokumentacji projektu powinien zawierać główne elementy procesu tworzenia dokumentacji projektu zorganizowane w sekcje, takie jak opis dokumentu, lokalizacja dokumentu, osoba odpowiedzialna i powiązane inicjatywy.

Jakie są trzy etapy tworzenia dokumentacji projektu?

Proces tworzenia dokumentacji projektu zazwyczaj obejmuje następujące etapy: przygotowanie lub planowanie, wykonanie i działania następcze. Możesz stworzyć szablon dokumentacji projektu zgodnie z nimi: wystarczy określić, w której fazie znajduje się każdy z dokumentów, aby mieć do nich łatwy dostęp.

Twórz szablony w Asanie

Dowiedz się, jak utworzyć spersonalizowany szablon w Asanie już dziś w ramach darmowego okresu próbnego planu Premium.

Rozpocznij pracę