Szablon dziennika problemów

Realizacja projektu posuwa się spokojnie naprzód i nagle napotyka trudności. Co robisz? Pierwszym krokiem jest udokumentowanie problemu w dzienniku problemów. Dowiedz się, jak szablon dziennika problemów może pomóc Twojemu zespołowi tworzyć spójne dzienniki problemów dla wszystkich projektów.

Utwórz własny szablon

Załóż konto, aby utworzyć własny szablon.

ZINTEGROWANE FUNKCJE

form iconFormularzeautomation iconRegułyfield-add iconPola niestandardoweinfo iconAktualizacje statusu

Recommended apps

Logo Slack
Slack
Ikona GitHub
GitHub
Ikona Zendesk
Zendesk
Ikona Jira Cloud
JIRA Cloud

Udostępnij
facebookx-twitterlinkedin

Kiedy napotykasz trudności, zarządzając projektem, to nigdy nie jest do śmiechu. Dokumentowanie tych problemów może jednak pomóc zapobiec ich ponownemu zaistnieniu.

Z pomocą przychodzi tutaj dziennik problemów. Takie dzienniki mogą pomóc Ci śledzić i rozwiązywać problemy w miarę ich powstawania. Dowiedz się, w jaki sposób utworzenie szablonu dziennika problemów może pomóc Twojemu zespołowi szybko dokumentować i rozwiązywać problemy na każdym etapie projektu.

[Interfejs użytkownika produktu] Projekt dziennika problemów w Asanie, widok w stylu arkusza kalkulacyjnego (lista)

Czym jest szablon dziennika problemów?

Szablon dziennika problemów to zarys dziennika problemów, który możesz wykorzystać do śledzenia problemów w miarę ich występowania w trakcie realizacji projektu. To narzędzie pomaga określić zasady śledzenia i dokumentowania problemów pojawiających się w projekcie. A ponieważ jest to szablon, możesz go wykorzystać ponownie w kolejnych projektach.

Dzienniki problemów mają istotne znaczenie w zarządzaniu projektami, ponieważ dają możliwość dokumentowania problemów i ich rozwiązań, w miarę ich występowania. Stają się one cennym zasobem dla Twojego zespołu, ponieważ zawierają udokumentowane rozwiązania poszczególnych problemów. Jeżeli w przyszłości inny kierownik projektu napotka podobny problem, będzie mógł posłużyć się Twoim dziennikiem problemów, aby go rozwiązać.

Czym jest dziennik problemów? 

Dziennik problemów (lub rejestr problemów) to dokument wykorzystywany przez kierowników projektów do śledzenia wszystkich problemów, które wywierają negatywny wpływ na projekt. Jako kierownik projektu możesz korzystać z tego narzędzia do śledzenia problemów i dokumentowania ich rozwiązań. 

Kluczowe cechy szablonu dziennika problemów

Szablony dziennika problemów mogą przybierać różne formy i można z nich korzystać na różne sposoby w zależności od specyfiki prowadzonej przez Ciebie działalności. Na przykład agencja marketingowa może wykorzystywać szablon dziennika problemów do śledzenia problemów pojawiających się podczas realizacji projektu polegającego na migracji strony internetowej, a zespół IT może korzystać z tego samego szablonu do codziennego monitorowania problemów technicznych.

Niezależnie od tego, w jaki sposób zamierzasz wykorzystywać szablon dziennika problemów, taki szablon powinien zawsze zawierać pięć głównych elementów:

  1. Imię i nazwisko osoby, która wpisała problem do dziennika

  2. Datę wpisania problemu

  3. Opis problemu

  4. Priorytet problemu 

  5. Wagę lub oddziaływanie problemu

Można również zastosować bardziej szczegółowe podejście i dodatkowo zawrzeć następujące informacje:

  • Rodzaj problemu

  • Członek zespołu lub zespół projektowy odpowiedzialny za rozwiązanie problemu

  • Status rozwiązania problemu

  • Docelowa data rozwiązania problemu

  • Ostateczna data rozwiązania problemu

Najlepsze praktyki w zakresie korzystania z dziennika problemów

Korzystanie z dziennika problemów nie jest trudne i skomplikowane. Warto jednak zapoznać się z kilkoma najlepszymi praktykami, które mogą pomóc Ci w pełni wykorzystać możliwości dziennika problemów Twojego projektu.

  • Udostępnij dziennik wszystkim. Prostym sposobem na to, aby szablon dziennika problemów był dostępny dla wszystkich członków Twojego zespołu, jest prowadzenie go w sposób, który pozwoli na jego powielenie przy kolejnych projektach. Wypróbuj oprogramowanie do zarządzania projektami, dzięki któremu w razie potrzeby członkowie zespołu będą zawsze mieli dostęp do dziennika problemów.

  • Przypisz rozwiązanie problemu konkretnym członkom zespołu. Przypisanie problemu konkretnemu członkowi zespołu powoduje, że staje się on osobą kontaktową w kwestii jego rozwiązania. Ta osoba staje się również odpowiedzialna za dokumentowanie problemu, znajdowanie rozwiązań i dokumentowanie rezultatów tych rozwiązań.

  • Przypisz priorytetom kolory. Dzięki przypisaniu problemom określonych kolorów Twój zespół może w mgnieniu oka dowiedzieć się, które problemy są najważniejsze do rozwiązania. Najbardziej powszechne jest nadawanie priorytetom kolorów świateł drogowych: czerwonego, żółtego i zielonego.

Jak utworzyć szablon dziennika problemów

Istnieje wiele różnych rodzajów dzienników problemów – niektóre mają formę arkusza kalkulacyjnego, a inne pliku PDF do wydruku. O ile mogą one się sprawdzić w pojedynczych i jednorazowych projektach, które nie wymagają współpracy międzyfunkcyjnej, o tyle nie nadają się zbyt dobrze do projektów złożonych lub projektów, w które zaangażowanych jest wiele zespołów.

Wspólne korzystanie z cyfrowej wersji szablonu dziennika problemów pozwoli Twojemu zespołowi na uaktualnianie informacji w czasie rzeczywistym. Dzięki dziennikowi problemów prowadzonemu w oprogramowaniu do pracy grupowej Twój zespół będzie mógł w łatwy sposób powielić szablon dziennika problemów do wykorzystania przy kolejnych projektach, a także ujednolicić sposób korzystania z takiego szablonu w całej firmie.

Zintegrowane funkcje

  • Formularze. Kiedy użytkownik wypełnia formularz, powoduje to utworzenie nowego zadania wewnątrz projektu w Asanie. Korzystając z formularza jako źródła informacji, możesz ustandaryzować sposób rozpoczęcia pracy, zebrać potrzebne dane i zapewnić, że żadne zadania nie wymkną się spod kontroli. Zamiast doraźnego zbierania informacji, utwórz ustandaryzowany system z zestawem pytań, na które każdy powinien odpowiedzieć. Możesz też skorzystać z pytań filtrujących, aby uzależnić kolejne pytania od poprzednich odpowiedzi użytkownika. Formularze ograniczają również czas i nakład pracy potrzebny do zarządzania przychodzącymi prośbami, dzięki czemu Twój zespół może poświęcić więcej czasu właściwej pracy.

  • Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i działania, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

  • Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

  • Aktualizacje statusu projektu. Zapomnij o żonglowaniu wieloma narzędziami, aby znaleźć informacje na temat statusu projektu, albo o uczestnictwie w kolejnym spotkaniu, które można by zastąpić e-mailem. Aktualizacje statusu projektu w Asanie są nie tylko łatwe w użyciu, ale również bezpośrednio powiązane z pracą Twojego zespołu. Dzięki temu członkowie zespołu mają łatwy dostęp do dodatkowych informacji projektowych, takich jak plan projektu, plan komunikacji, cele projektowe, kamienie milowe, produkty końcowe projektu i innych. Aktualizacje statusu projektu ograniczają również czynności ręczne, centralizują informacje i zapewniają, że każdy członek zespołu ma dostęp do aktualnych informacji.

Polecane aplikacje

  • Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack.

  • GitHub. Automatycznie synchronizuj aktualizacje statusu pull requestów z GitHub z zadaniami w Asanie. Śledź postęp pull requestów i usprawniaj współpracę międzyfunkcyjną pomiędzy zespołami technicznymi i nietechnicznymi, a wszystko to z poziomu Asany.

  • Zendesk. Dzięki integracji Asany z Zendesk możesz szybko i łatwo tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze zgłoszeń Zendesk. Dodawaj kontekst, dołączaj pliki i łącz zgłoszenia z istniejącymi zadaniami, aby śledzić działania potrzebne do zamknięcia zgłoszenia. Integracja zapewnia również widoczność informacji w obu systemach, dzięki czemu wszyscy mogą na bieżąco śledzić postępy niezależnie od tego, z jakiego narzędzia korzystają.

  • Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi.

Często zadawane pytania

Czy potrzebuję szablonu dziennika problemów?

Szablon dziennika problemów może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi zaoszczędzić czas na przestrzeni całego procesu zarządzania projektem. Po utworzeniu ustandaryzowanego szablonu możesz natychmiast rozpocząć dokumentowanie problemów w miarę realizacji projektu. Wraz z postępem projektu Twój zespół może dostosowywać dziennik problemów tak, aby jak najlepiej pasował do tego konkretnego projektu.

Utwórz szablon dziennika problemów w Asanie

Zobacz, w jaki sposób Asana może Ci pomóc utworzyć spójny dziennik problemów dla wielu projektów.

Utwórz własny szablon