Jak napisać dokument wymagań dotyczących oprogramowania (z szablonem)

Czy pamiętasz czytanie powieści z XIX wieku w szkole i myślenie: „Czy to w ogóle ten sam język?” Prawdopodobnie zdarzyło Ci się mieć dokładnie taką myśl w biurze, podczas współpracy z programistami AI lub analitykami SEO. Gdyby tylko istniały jakieś skrócone instrukcje dla współpracowników.

Czasami konieczna jest współpraca między działami znajdującymi się na przeciwległych końcach organizacji, nawet jeśli mówią one różnymi językami technicznymi. Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się pracować w międzyfunkcyjnym zespole, wiesz, jak trudno jest zapewnić, aby wszyscy byli na bieżąco. 

Dokumenty określające wymagania dotyczące oprogramowania mogą pomóc kierownikom projektów, menedżerom produktu i analitykom biznesowym w rozbiciu ogólnych koncepcji na czynności do wykonania, które każdy członek zespołu może śledzić podczas procesu tworzenia oprogramowania. 

Czym jest dokument specyfikacji wymagań dotyczących oprogramowania (SRS)?

Dokument określający wymagania dotyczące oprogramowania (SRS) zawiera wymagania, oczekiwania, projekt i standardy dla przyszłego projektu. Obejmują one ogólne wymagania biznesowe określające cel projektu, wymagania i potrzeby użytkowników końcowych oraz funkcjonalność produktu w kategoriach technicznych. Mówiąc prościej, specyfikacja wymagań oprogramowania zawiera szczegółowy opis tego, jak powinno działać oprogramowanie i jak zespół programistów powinien to osiągnąć.

Wyobraź sobie, że masz świetny pomysł na aplikację. Masz wizję tego, co ma robić i jak ma wyglądać, ale wiesz, że nie możesz po prostu przedstawić programistom słownego opisu i oczekiwać, że spełnią Twoje wymagania. Tutaj właśnie wkracza SRS.

Dlaczego warto korzystać z SRS?

Jeśli programiści nie mają jasnych wytycznych podczas tworzenia nowego produktu, może się okazać, że stworzenie oprogramowania zgodnego z Twoją wizją będzie wymagało więcej czasu i pieniędzy, niż się spodziewałeś. 

Stworzenie dokumentu SRS pomoże Ci spisać Twój pomysł i określić jasną listę wymagań. Dokument ten staje się jedynym źródłem informacji o produkcie, dzięki czemu wszystkie zespoły – od marketingu po konserwację – mają dostęp do tych samych danych. 

Ponieważ specyfikacje wymagań dotyczących oprogramowania są dokumentami, które podlegają ciągłym zmianom, mogą również służyć jako punkt komunikacji między wszystkimi interesariuszami zaangażowanymi w proces tworzenia produktu. Podczas każdego projektu tworzenia oprogramowania nieuniknione są iteracje produktu. Odnotowując zmiany w specyfikacji wymagań oprogramowania, wszystkie strony mogą je zatwierdzić w tym dokumencie. Pozwoli to uniknąć nieporozumień dotyczących wymagań produktu. 

Co powinien zawierać dokument SRS

Podstawowy dokument SRS składa się z czterech części: wstępu, wymagań systemowych i funkcjonalnych, wymagań dotyczących interfejsu zewnętrznego oraz wymagań niefunkcjonalnych.

1. Wprowadzenie

Wstęp do specyfikacji wymagań to dokładnie to, co sugeruje nazwa: ogólny zarys całego projektu. Pisząc wstęp, opisz przeznaczenie produktu, jego docelowych odbiorców i sposób, w jaki będą oni z niego korzystać. We wstępie pamiętaj, aby uwzględnić:

• Zakres produktu: powinien odnosić się do ogólnych celów biznesowych produktu, co jest szczególnie ważne, jeśli do dokumentu będą miały dostęp różne zespoły lub wykonawcy. Wymień korzyści, cele i zadania związane z produktem. 

• Wartość produktu: dlaczego produkt jest ważny? W jaki sposób pomoże docelowym odbiorcom? Jaką funkcję będzie pełnił lub jaki problem rozwiąże? Zastanów się, w jaki sposób Twoi odbiorcy odnajdą wartość w tym produkcie. 

• Docelowi odbiorcy: opisz swoich idealnych odbiorców. To od nich zależy, jak powinien wyglądać produkt i jak go promować. 

• Przeznaczenie: wyobraź sobie, w jaki sposób Twoi odbiorcy będą korzystać z produktu. Wymień funkcje, które oferujesz, i wszystkie możliwe sposoby, w jakie Twoi odbiorcy mogą korzystać z produktu, w zależności od ich roli. Najlepszą praktyką jest również uwzględnienie przykładów zastosowania, które pomogą zilustrować Twoją wizję.

• Definicje i akronimy: każda branża lub business ma swoje unikalne akronimy lub żargon. Określ definicje terminów, których używasz w specyfikacji, aby upewnić się, że wszystkie strony rozumieją, co chcesz przekazać.

• Spis treści: szczegółowy dokument SRS będzie prawdopodobnie bardzo długi. Dodaj do niego spis treści, aby wszyscy uczestnicy mogli znaleźć dokładnie to, czego szukają. 

Upewnij się, że wstęp jest jasny i zwięzły. Pamiętaj, że wstęp będzie przewodnikiem po pozostałej części dokumentu i powinien być zrozumiały dla wszystkich osób, które będą z nim pracować.

2. Wymagania systemowe i funkcjonalne

Po przygotowaniu wstępu nadszedł czas, aby przejść do szczegółów. Wymagania funkcjonalne określają funkcje systemu, które umożliwiają mu działanie zgodnie z przeznaczeniem. 

Użyj wprowadzenia jako referencji, aby sprawdzić, czy Twoje wymagania spełniają podstawowe potrzeby użytkownika podczas uzupełniania szczegółów. W zależności od produktu, istnieją tysiące wymagań funkcjonalnych, które należy uwzględnić. Niektóre z najczęstszych to:

• Zachowania typu „jeśli/wtedy”

• Logika przetwarzania danych

• przepływy pracy systemu;

• Obsługa transakcji

• funkcje administracyjne,

• Potrzeby związane z przepisami i zgodnością

• Wymagania dotyczące wydajności

• Szczegółowe informacje na temat operacji wykonywanych dla każdego ekranu

Jeśli wydaje się to przytłaczające, spróbuj zająć się jednym wymaganiem na raz. Im więcej szczegółów zawrzesz w dokumencie SRS, tym mniej problemów będzie trzeba rozwiązywać później. 

Przechodząc do szczegółowych wymagań, równie ważne jest, aby materiały pomocnicze były spójne i łatwe do zrozumienia. Szablon dokumentacji technicznej pozwala zaoszczędzić czas, ograniczyć liczbę błędów i zapewnić, że wszyscy – od programistów po użytkowników końcowych – mają jasne i aktualne instrukcje.

3. Wymagania dotyczące interfejsu zewnętrznego

Wymagania dotyczące interfejsu zewnętrznego to rodzaje wymagań funkcjonalnych, które zapewniają prawidłową komunikację systemu z komponentami zewnętrznymi, takimi jak:

• Interfejsy użytkownika: klucz do użyteczności aplikacji, który obejmuje między innymi prezentację treści, nawigację w aplikacji i pomoc dla użytkownika.

• Interfejsy sprzętowe: cechy każdego interfejsu między oprogramowaniem a komponentami sprzętowymi systemu, takie jak obsługiwane typy urządzeń i protokoły komunikacji.  

• Interfejsy oprogramowania: połączenia między produktem a innymi komponentami oprogramowania, w tym bazami danych, bibliotekami i systemami operacyjnymi. 

• Interfejsy komunikacyjne: wymagania dotyczące funkcji komunikacyjnych, z których będzie korzystał produkt, takich jak e-mail lub wbudowane formularze. 

Systemy wbudowane opierają się na wymaganiach dotyczących interfejsu zewnętrznego. Należy uwzględnić takie elementy, jak układ ekranu, funkcje przycisków i opis zależności produktu od innych systemów. 

4. Wymagania niefunkcjonalne

Ostatnia sekcja specyfikacji wymagań programowych zawiera szczegółowe informacje na temat wymagań niefunkcjonalnych. Podczas gdy wymagania funkcjonalne mówią systemowi, co ma robić, wymagania niefunkcjonalne (NFR) określają, w jaki sposób system będzie realizował te funkcje. Na przykład wymaganie funkcjonalne może nakazać systemowi wydrukowanie listu przewozowego, gdy klient zamówi produkt. Wymaganie niefunkcjonalne określi, że dokument ten zostanie wydrukowany na białym papierze o wymiarach 10 x 15 cm, czyli standardowym rozmiarze dla tego typu dokumentów. 

Chociaż system może działać nawet wtedy, gdy nie spełni wymagań niefunkcjonalnych, może to zagrożony oczekiwania użytkowników lub interesariuszy. Wymagania te pozwalają utrzymać wymagania funkcjonalne w ryzach, dzięki czemu nadal uwzględniają takie cechy, jak przystępność cenowa produktu i łatwość użytkowania. 

Najczęściej spotykane rodzaje wymagań niefunkcjonalnych to tzw. „Itys”. Są to:

• bezpieczeństwo: co jest potrzebne, aby zapewnić ochronę poufnych informacji, które Twoje oprogramowanie zbiera od użytkowników. 

• Pojemność: bieżący i przyszły wymagany poziom pamięci dla Twojego produktu, w tym plan dotyczący skalowania systemu w celu zwiększenia jego pojemności.

• Kompatybilność: minimalne wymagania sprzętowe dla oprogramowania, takie jak obsługa systemów operacyjnych i ich wersji. 

• Niezawodność i dostępność: jak często oczekujesz, że użytkownicy będą korzystać z Twojego oprogramowania i jaki jest krytyczny czas awarii przy normalnym użytkowaniu. 

• Skalowalność: najwyższe obciążenia, przy których system będzie nadal działał zgodnie z oczekiwaniami. 

• Łatwość utrzymania: sposób, w jaki aplikacja powinna korzystać z ciągłej integracji, aby umożliwić szybkie wdrażanie funkcji i poprawek błędów. 

• Użyteczność: jak łatwo jest korzystać z produktu. 

Inne typowe rodzaje wymagań niefunkcjonalnych obejmują wymagania dotyczące wydajności, przepisów i środowiska. 

Szablon dokumentu wymagań dotyczących oprogramowania

Chcesz rozpocząć własne przedsięwzięcie związane z tworzeniem oprogramowania? Nasz szablon SRS zawiera wszystkie cztery kluczowe elementy skutecznego dokumentu SRS, dzięki czemu Ty i Twój zespół zyskacie cenne statystyki dotyczące produktu, który zamierzacie opracować. Pamiętaj, aby wymagania były szczegółowe, jasne i zwięzłe, aby wszystkie strony miały tę samą wizję.

Najlepsze praktyki dotyczące tworzenia dokumentu SRS

Celem specyfikacji wymagań oprogramowania jest zapewnienie, że każdy zespół w każdym dziale będzie pracował nad osiągnięciem jasno określonego celu. Istnieje jednak kilka najlepszych praktyk, których należy przestrzegać, aby mieć pewność, że Twój dokument spełnia swoje zadanie.

Wzbogać specyfikację o materiały wizualne

Dodanie wizualizacji, takich jak diagramy, schematy i modele, pomoże członkom zespołu lepiej zrozumieć proces. Są one szczególnie przydatne do zilustrowania głównych funkcji i sposobu działania oprogramowania. 

Jedną z technik, które warto wypróbować podczas burzy mózgów na temat projektu, jest tworzenie map myśli, które pozwalają uporządkować pomysły, funkcje i scenariusze oraz określić powiązania między nimi. Utwórz mapę myśli, aby uporządkować przypadkowe przemyślenia, gdy zaczynasz łączyć swoje pomysły. Wizualizacja nie musi być szczegółowa – do tego służy specyfikacja. Zamiast tego skup się na kluczowych funkcjach oprogramowania i ich wzajemnych powiązaniach.

Zadbaj o przejrzystość i zwięzłość

Na pewno nie chcesz, aby programiści mieli wątpliwości podczas tworzenia produktu. Staraj się nie pozostawiać członkom zespołu miejsca na kreatywność i wypełnianie luk. Podaj jak najwięcej szczegółów podczas opisywania wymagań dotyczących oprogramowania i unikaj:

• używania niejasnych słów, takich jak „ogólnie” lub „w przybliżeniu”;

• łączenia terminów za pomocą „/”, co może być interpretowane jako „i” lub „lub”;

• używania skomplikowanych wartości granicznych;

• u��ywania podwójnych i potrójnych przeczeń.

Formalna wzajemna weryfikacja to dobry sposób na wykrycie niejasności w dokumencie SRS. Zaplanuj omówienie tego z każdym uczestnikiem, aby porównać jego zrozumienie wymagań i wprowadzić niezbędne zmiany. 

Poznaj użytkownika końcowego

Dodaj do dokumentu SRS wyniki badań terenowych i wywiadów z użytkownikami, aby uzyskać jasny obraz wymagań, oczekiwań i potrzeb użytkowników końcowych. Pomoże Ci to zwizualizować działania, które użytkownik końcowy będzie wykonywał za pomocą oprogramowania. Weź pod uwagę każdy możliwy scenariusz i szczegół, który może wystąpić, i uwzględnij je w specyfikacji. Pamiętaj, że programiści zrealizują dokładnie to, co zawrzesz w tym dokumencie – nie więcej, nie mniej. 

Zachowaj margines elastyczności

Specyfikacja wymagań to dynamiczny dokument, co oznacza, że z każdą iteracją będziesz dodawać nowe funkcje i modyfikacje. Weź to pod uwagę, zachowując elastyczność wymagań na wypadek, gdyby wynik nie spełnił Twoich oczekiwań. Najlepszą praktyką jest również prowadzenie rejestru zmian wprowadzonych w dokumencie, aby uniknąć nieporozumień. Uczestnicy powinni mieć możliwość prześledzenia każdego wymagania aż do jego pierwotnej wersji i sprawdzenia, kto wprowadził zmianę, kiedy i dlaczego. 

Wykorzystaj dokumenty dotyczące wymagań oprogramowania, aby doprecyzować swoją wizję

Przygotowanie specyfikacji wymagań oprogramowania nie jest łatwe, ale nie jest łatwe też niekończące się rozwiązywanie problemów lub rozwiązywanie sporów między członkami zespołu. Praca włożona w przygotowanie kompleksowego dokumentu określającego wymagania dotyczące oprogramowania zaowocuje wspaniałym produktem, z którego Ty i Twoi interesariusze będziecie dumni.