Jak stworzyć najlepszy w swojej klasie proces przyjmowania projektów

Zlecenia projektowe zalewają Cię z każdej strony? Zalewają Cię prośby w ostatniej chwili? Jeśli tak, to nie tylko Ty. Mamy dla Ciebie rozwiązanie. 

Poznaj proces przyjmowania projektów, sprawdzoną metodę priorytetyzacji odpowiednich zadań w odpowiednim czasie. W tym artykule znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć, aby stworzyć najlepszy w swojej klasie przepływ pracy dla swojego zespołu. 

Czym jest proces przyjmowania zleceń? 

Proces przyjmowania projektów to ustandaryzowany przepływ pracy, który pomaga zespołom rejestrować nowe zlecenia, nadawać im priorytety i realizować je. W podstawowej wersji proces ten obejmuje trzy elementy: 

1. Formularze do zbierania nowych zleceń projektowych, w tym wszystkich szczegółów, których zespół potrzebuje, aby rozpocząć pracę. 

2. Metoda priorytetyzacji, która pozwala zidentyfikować i zaplanować najważniejsze zadania. 

3. Jasno określone kolejne kroki, które należy podjąć, aby rozpocząć pracę nad każdym zleceniem. 

Dzięki temu przepływowi pracy zespoły mogą szybko realizować zlecenia robocze i w pierwszej kolejności zajmować się projektami o wysokim priorytecie. 

3 sposoby na zmianę sposobu zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

Obejrzyj prezentację na żywo i sesję pytań i odpowiedzi, które pomogą Ci usprawnić proces wyznaczania celów, przyspieszyć planowanie roczne i zautomatyzować sposób, w jaki zespoły przyjmują strategiczne zlecenia.

Obejrzyj webinar

Dlaczego proces przyjmowania zleceń jest ważny w zarządzaniu projektami? 

W zarządzaniu projektami standaryzacja jest kluczem do płynnego przepływu inicjatyw. Nie inaczej jest w przypadku procesu przyjmowania zleceń. Przekształca on proces priorytetyzacji zleceń (który często jest czasochłonny i mylący) w przejrzysty przepływ pracy z predefiniowanymi krokami. Zamiast tracić czas na komunikację, zespoły mogą szybko przejść przez każdy etap procesu. Nie tylko skraca to czas ukończenia, ale także zapewnia, że praca jest traktowana priorytetowo i konsekwentnie podejmowana w całej organizacji. 

Wyzwania związane z zarządzaniem zleceniami projektowymi

Zarządzanie zleceniami nie jest łatwe. Zespoły składają zlecenia w ostatniej chwili, zlecenia napływają z wielu różnych źródeł i każdy wydaje się uważać, że jego projekt ma najwyższy priorytet. Oto kilka typowych wyzwań związanych z zarządzaniem zleceniami, które można rozwiązać dzięki skutecznemu procesowi przyjmowania zleceń. 

Duża liczba zleceń

Zbyt duża liczba zleceń to częste wyzwanie dla dużych firm. Może ona sprawić, że zespoły poczują się przytłoczone, co prowadzi do wypalenia i wydłuża czas potrzebny na ukończenie zadań. Proces przyjmowania zleceń rozwiązuje ten problem dzięki jasnej metodzie priorytetyzacji, dzięki czemu zespoły mogą skupić się na zadaniach o największym wpływie na działalność firmy. 

Zlecenia są rozproszone w różnych miejscach

Gdy zlecenia napływają za pośrednictwem poczty elektronicznej, komunikatorów i spotkań, zespoły muszą poświęcić dodatkowy czas na dokumentowanie nowych projektów. To najlepszy możliwy scenariusz. W najgorszym przypadku zlecenia umykają uwadze i nigdy nie zostają ukończone. Przejrzysty proces przyjmowania zleceń rozwiązuje ten problem, centralizując wszystkie zlecenia w jednym miejscu. 

Zlecenia nie zawierają wystarczającego kontekstu

Zespołom trudno jest rozpocząć pracę, gdy mają do dyspozycji jedynie minimum informacji. Dzieje się tak często, gdy firmy nie mają ustandaryzowanego formularza zleceń, który określa wszystkie szczegóły wymagane dla każdego proponowanego projektu. 

Zlecenia ad hoc opóźniają realizację projektów

Wszyscy to znamy. Projekty przebiegają sprawnie, aż do ostatniej chwili, kiedy pojawia się zlecenie o wysokim priorytecie, które pochłania zasoby i wymaga od zespołu przesunięcia terminów. Chociaż zlecenia ad hoc zawsze będą się zdarzać, skuteczny proces przyjmowania projektów może im zapobiec, wyjaśniając z góry, ile czasu potrzeba na ich ukończone. W razie potrzeby obejmuje on również z góry określoną metodę ustalania priorytetów i zmiany harmonogramu prac projektowych. 

Cechy skutecznego procesu przyjmowania zleceń

Procesy przyjmowania projektów różnią się w zależności od unikalnych potrzeb Twojej organizacji. Oto trzy podstawowe funkcje, które powinien zawierać każdy proces:  

1. Formularze do przyjmowania projektów

Formularze to złoty standard przyjmowania zleceń. Dzięki nim interesariusze mogą przesyłać zlecenia w jednym miejscu, a nie w różnych narzędziach do komunikacji. Formularze standaryzują również informacje, które interesariusze podają podczas przesyłania zlecenia. Dzięki temu zespoły mogą szybko reagować na zlecenia, ponieważ mają wszystkie informacje kontekstowe potrzebne do natychmiastowego rozpoczęcia pracy. 

Co powinny zawierać formularze do przyjmowania projektów? 

Na początek podstawowy formularz do przyjmowania projektów powinien zawierać następujące elementy. Możesz dostosować formularz, dodając dodatkowe pytania w zależności od potrzeb organizacji. 

• Osoba zgłaszająca: kto proponuje projekt? 

• Zespół zgłaszający: jaki zespół będzie wspierał tę pracę? Czy jest to projekt zewnętrzny czy wewnętrzny? 

• Rodzaj projektu: jaki rodzaj pracy obejmuje? Na przykład może to być nowy obraz, tekst na stronę internetową lub film. 

• Podsumowanie zlecenia: opisz w kilku zdaniach, co chcesz zrobić. 

• Termin: kiedy to zgłoszenie musi zostać ukończone? 

• Priorytet: czy jest to zadanie o znaczeniu krytycznym, czy też po prostu mile widziane? Często pomocne jest uwzględnienie numerycznego rankingu priorytetów, takiego jak P1, P2, P3 itd. 

• Powiązany cel biznesowy: z jakim priorytetem firmy jest powiązane to zlecenie, jeśli w ogóle? 

• Informacje kontekstowe: jakie zrzuty ekranu, dokumenty lub inne załączniki możesz dodać, aby zapewnić dodatkowy kontekst? Na przykład formularze zgłoszeń błędów mogą wymagać zrzutu ekranu lub nagrania wideo przedstawiającego błąd. 

2. Metoda priorytetyzacji

Dzięki formularzowi masz do dyspozycji zestaw przejrzystych, ustandaryzowanych zleceń. Teraz potrzebujesz sposobu na ustalenie priorytetów i zaplanowanie tych zadań, aby najpierw wykonać najważniejszą pracę. 

Oto jak ustalić skuteczną metodę priorytetyzacji: 

• Poproś osoby zgłaszające, aby podały w formularzu informacje dotyczące priorytetu. Potrzebujesz danych, aby ocenić, jak ważne jest każde zlecenie, a formularz to najlepszy sposób na ich uzyskanie. Zamiast po prostu prosić osoby zgłaszające o wybranie priorytetu (i każdorazowe wybieranie P0), możesz również poprosić o podanie celu biznesowego, który wspiera zgłoszenie. W ten sposób łatwo sprawdzisz, które zadania wyraźnie wspierają priorytety biznesowe, a które nie.

• Utwórz punktację priorytetów: użyj informacji z formularza, aby utworzyć punktację liczbową, która uwzględnia priorytet zadania, powiązane cele strategiczne, zespół składający zlecenie itp. Pomaga to ograniczyć subiektywność w procesie ustalania priorytetów. 

• Zbieraj zlecenia w jednym miejscu. Aby skutecznie ustalać priorytety, musisz mieć wgląd we wszystkie zlecenia, w tym w szczegóły, takie jak ich punktacja i terminy. Dzięki temu szybko zauważysz, które zlecenia są najpilniejsze i od razu przekażesz je swojemu zespołowi. 

• Śledź obciążenie pracą swojego zespołu. Dokumentuj zlecenia, nad którymi pracuje Twój zespół, aby mieć jasny obraz tego, co każdy z członków zespołu ma do zrobienia. Dzięki temu możesz przypisywać zadania priorytetowe, nie obciążając nikogo nadmiarem obowiązków. Przydatne może okazać się oprogramowanie do zarządzania pracą, zwłaszcza jeśli ma funkcje, które pozwalają na przeglądanie i dostosowywanie obciążenia zespołu w czasie rzeczywistym. 

• Planuj pracę zgodnie z punktacją priorytetów. Teraz, gdy masz pełny obraz priorytetu każdego zadania, a także wiedzę na temat dostępności zespołu, możesz zaplanować pracę. Podczas planowania warto korzystać z oprogramowania do zarządzania pracą, które umożliwia wizualizację zadań na osi czasu lub w kalendarzu. 

3. Jasno określ kolejne kroki

Aby szybko rozpocząć pracę, zespół potrzebuje jasnego planu działania. Dlatego z góry określone kolejne kroki stanowią istotną część każdego procesu przyjmowania zleceń. Dzięki nim pracownicy mają ustandaryzowane podejście do każdego rodzaju zlecenia, od postów na bloga po funkcje produktu. 

Aby określić kolejne kroki, rozważ każdy rodzaj zlecenia, którym zajmuje się Twój zespół. W przypadku każdego z nich zadaj sobie następujące pytania: 

• Jakie zadania należy wykonać, aby zrealizować to zlecenie? 

• W jakiej kolejności należy wykonywać te zadania? 

• Czy istnieją jakieś zależności (czyli zadania, których nie można rozpocząć, dopóki inne nie zostaną ukończone)? 

• Jak długo potrwa każde zadanie? 

• Kto jest najlepszą osobą do wykonania każdego zadania?

Następnie wykonaj harmonogramowanie wstecz dla każdego typu zlecenia, uwzględniając każde zadanie (w odpowiedniej kolejności), czas potrzebny na jego wykonanie oraz osobę, której należy je przypisać. Zasadniczo budujesz wstępnie zdefiniowaną oś czasu projektu dla każdego rodzaju zlecenia. Oto przykład kolejnych kroków, które należy wykonać, aby stworzyć e-book marketingowy. 

• Dzień 1: przypisany autor ustala datę publikacji e-booka, w zależności od tego, ile czasu zajmie każdy etap procesu. 

• Dzień 2-3: autor tworzy konspekt. 

• Dzień 4: edytor sprawdza konspekt i przekazuje informacje zwrotne. 

• Dzień 5-8: autor wprowadza zmiany do konspektu i pisze pierwszą wersję roboczą. 

• Dzień 9: edytor przegląda pierwszą wersję roboczą i przekazuje informacje zwrotne. 

• Dzień 10: autor wprowadza poprawki do wersji roboczej. 

• Dzień 11: edytor i partner PMM przeglądają ostateczną wersję roboczą. 

• Dzień 11: Kierownik projektu przesyła ostateczną wersję roboczą do zespołu projektowego.

• Dzień 11-14: zespół projektowy tworzy materiały wizualne do e-booka. 

• Dzień 11: Kierownik projektu wysyła do zespołu webowego prośbę o utworzenie bramkowanej strony docelowej dla e-booka. 

• Dzień 15: autor i edytor sprawdzają ostateczny projekt. 

• Dzień 16: zespół ds. stron internetowych przygotowuje i publikuje stronę docelową. 

Aby opublikować ten e-book, trzeba wykonać wiele zadań. Niektóre zadania muszą być wykonywane w określonej kolejności, a inne mogą być wykonywane w tym samym czasie. Określając przepływ pracy nad e-bookiem z wyprzedzeniem, pomagasz swojemu zespołowi od razu rozpocząć realizację zleceń, bez marnowania czasu na zastanawianie się, kto powinien coś zrobić. Pomaga to również zespołowi przestrzegać tego samego, ustandaryzowanego procesu przy każdym e-booku, co gwarantuje wysoką jakość wyników. 

3 sposoby na zmianę sposobu zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

Obejrzyj prezentację na żywo i sesję pytań i odpowiedzi, które pomogą Ci usprawnić proces wyznaczania celów, przyspieszyć planowanie roczne i zautomatyzować sposób, w jaki zespoły przyjmują strategiczne zlecenia.

Obejrzyj webinar

Przykładowy proces przyjmowania projektów

Oto przykład, który pomoże Ci umieścić te pomysły w kontekście. Wyobraź sobie, że jesteś w zwinnym zespole, który obsługuje nowe zlecenia dotyczące funkcji. Oto jak może wyglądać proces przyjmowania zleceń: 

1. Inicjator projektu wypełnia formularze do dodawania nowych projektów, wyszczególniając, co powinna zawierać funkcja, dlaczego należy ją utworzyć i na kiedy musi zostać ukończona. 

2. Biuro zarządzania projektami (PMO) sprawdza formularze zleceń projektów i dokonuje wstępnej oceny, aby określić, czy nowa funkcja jest pożądana, opłacalna i wykonalna. 

3. Na podstawie swojej oceny PMO zatwierdza lub odrzuca wniosek i przypisuje mu punktację priorytetową. 

4. PMO dodaje zlecenie do backlogu produktu zespołu inżynierów, planując je zgodnie z punktacją priorytetową. 

5. Zwołuje się spotkanie inauguracyjne. 

6. Kierownik projektu wykorzystuje informacje z formularza zgłoszenia projektu i spotkania inauguracyjnego, aby przygotować propozycję projektu. Propozycja projektu opiera się na zestawie predefiniowanych podstawowych kroków dla każdego nowego uruchomienia funkcji. 

7. Interesariusz wyższego szczebla zatwierdza propozycję lub odsyła ją do dopracowania. 

8. Kierownik projektu tworzy bardziej szczegółowy plan projektu na podstawie propozycji. 

9. Kierownik projektu przydziela zasoby, deleguje zadania i ustala datę premiery. 

10. Zespół projektowy rozpoczyna pracę. 

Jak stworzyć proces przyjmowania zleceń

Stworzenie skutecznego procesu przyjmowania zgłoszeń od podstaw, a nawet optymalizacja istniejącego, może być wyzwaniem. Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci rozpocząć.

1. Określ role i obowiązki

Pierwszym krokiem jest jasne określenie, kto jest zaangażowany w proces i jakie są role poszczególnych osób. Obejmuje to wyznaczenie właściciela procesu, który będzie nadzorował cały proces przyjmowania zleceń, osób lub zespołów odpowiedzialnych za przesyłanie zleceń, decydentów zatwierdzających te zlecenia oraz właścicieli projektów i członków zespołu, których zadaniem jest segregowanie zadań, aby zapewnić ich zgodność z priorytetami strategicznymi. Wyjaśnienie tych ról z wyprzedzeniem zapobiega nieporozumieniom i zapewnia odpowiedzialność na każdym etapie procesu.

2. Określ sposób zatwierdzania i priorytetyzacji zleceń

Ustal proces zatwierdzania i podejmowania decyzji dotyczący sposobu, w jaki kluczowi interesariusze powinni oceniać przychodzące zlecenia projektowe. Na przykład, przy określaniu znaczenia każdego wniosku projektowego, można wziąć pod uwagę takie wskaźniki jak wielkość projektu, jego wpływ, ilość wymaganej pracy, dostępne zasoby lub znaczenie strategiczne. Możesz również opracować strukturę priorytetyzacji, aby uszeregować zlecenia, w ten sposób, alokować zasoby do inicjatyw, które oferują największą wartość lub są najbardziej zgodne z celami organizacji.

3. Udokumentuj i ustandaryzuj przepływ pracy

Stwórz ustandaryzowany przepływ pracy, który opisuje każdy etap procesu przyjmowania zleceń, od ich przesłania po ostateczną dostawę. Dokumentacja ta powinna obejmować role i obowiązki, kryteria oceny zleceń, formularz zgłoszeniowy oraz każdy krok wymagany do ustalenia priorytetów i ukończonego projektu. Standardowy proces przyjmowania zleceń zapewnia spójność, ogranicza błędy i usprawnia cały proces.

4. Scentralizuj proces

Następnie przenieś cały proces przyjmowania zleceń do jednego scentralizowanego systemu lub platformy. Możesz na przykład użyć narzędzia do zarządzania pracą, aby rejestrować zlecenia, nadawać im priorytety i realizować je w jednym miejscu. Szczególnie w większych firmach centralizacja jest niezbędna do skutecznego zarządzania zleceniami, śledzenia postępów i utrzymywania widoczności we wszystkich projektach.

5. Znajdź narzędzia, które przyspieszą pracę

Wykorzystaj technologię, aby zautomatyzować i przyspieszyć poszczególne etapy procesu przyjmowania zgłoszeń. Może to obejmować korzystanie z szablonów zleceń projektowych, automatyzacji kierowania zleceń do odpowiednich osób zatwierdzających oraz formularzy służących do standaryzacji zgłoszeń. Narzędzia te zmniejszają liczbę czynności ręcznych, zwiększają wydajność i od samego początku rejestrują wszystkie niezbędne informacje. 

6. Komunikuj proces

Na koniec upewnij się, że wszystkie zaangażowane osoby rozumieją proces przyjmowania zgłoszeń, swoje role w tym procesie oraz sposób korzystania z powiązanych narzędzi lub platform. Możesz w tym celu zorganizować szkolenia, przygotować przewodniki lub filmy demonstracyjne. Przejrzysta komunikacja zapobiega nieporozumieniom i zapewnia płynny przebieg procesu.

Przenieś proces przyjmowania próśb i zleceń na wyższy poziom

Dzięki tym wskazówkom możesz przekształcić proces przyjmowania zleceń w dobrze naoliwioną maszynę. Aby jeszcze bardziej usprawnić przepływy pracy, dowiedz się, jak eksperci używają Asany do tworzenia inteligentniejszych, skalowalnych procesów korporacyjnych. 

3 sposoby na zmianę sposobu zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

Obejrzyj prezentację na żywo i sesję pytań i odpowiedzi, które pomogą Ci usprawnić proces wyznaczania celów, przyspieszyć planowanie roczne i zautomatyzować sposób, w jaki zespoły przyjmują strategiczne zlecenia.

Obejrzyj webinar