Jak wykorzystać studium wykonalności w zarządzaniu projektem

Prowadzenie dużego, złożonego projektu, z potencjalnie ogromnym wpływem na Twoją organizację, może być ekscytujące. Z jednej strony wprowadzasz realne zmiany. Z drugiej jednak widmo porażki jest przytłaczające. 

W takiej sytuacji pomocne może się okazać studium wykonalności. Jeżeli nigdy wcześniej nie było Ci dane korzystać ze studium wykonalności w zarządzaniu projektem, ten artykuł wyjaśni Ci krok po kroku wszystko, co należy wiedzieć, aby zacząć. 

Czym jest studium wykonalności? 

Studium wykonalności, czasami nazywane również analizą wykonalności lub raportem wykonalności, to sposób przeprowadzenia oceny, czy plan projektu ma szansę powodzenia. W studium wykonalności dokonuje się oceny realnej możliwości wykonania planu projektu, aby zdecydować, czy jesteś w stanie ruszyć dalej z projektem. 

Oceny dokonuje się, odpowiadając na dwa pytania: 

1. Czy Twój zespół ma narzędzia lub zasoby konieczne do ukończenia tego projektu? 

2. Czy zwrot z inwestycji będzie wystarczająco wysoki, aby warto było zajmować się tym projektem? 

Studia wykonalności mają szczególne znaczenie w przypadku projektów, które dotyczą ważnych inwestycji dla Twojego biznesu. Również projekty, które potencjalnie mogą mieć duży wpływ na Twoją obecność na rynku, mogą wymagać wykonania studium wykonalności. 

Jako kierownik projektu możesz nie ponosić bezpośredniej odpowiedzialności za opracowanie studium wykonalności, ale ważne jest, aby wiedzieć czym takie studium jest. Poprzez zrozumienie różnych elementów studium wykonalności możesz w lepszy sposób wspierać zespół realizujący studium wykonalności i zapewnić najlepszy efekt Twojego projektu.

Kiedy należy wykonać studium wykonalności

Studium wykonalności należy sporządzić po prezentacji projektu, ale jeszcze przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy nad jego realizacją. Studium jest częścią procesu planowania projektu. W rzeczywistości często wykonuje się je wraz z analizą SWOT lub oceną ryzyka w projekcie, w zależności od specyfiki projektu. 

Studia wykonalności pomagają: 

• Potwierdzić istnienie możliwości rynkowych przed przystąpieniem do realizacji projektu

• Zawęzić wybór alternatyw biznesowych

• Udokumentować korzyści i straty wynikające z zaproponowanej inicjatywy

• Zgromadzić więcej informacji przed podjęciem decyzji o realizacji lub odstąpieniu od projektu

Prawdopodobnie nie potrzebujesz studium wykonalności jeżeli:

• Wiesz już, że projekt jest wykonalny

• Podobne projekty były już przez Ciebie realizowane w przeszłości

• Twoi konkurenci z powodzeniem realizują podobne pomysły na rynku

• Projekt jest mały, prosty i w dłuższej perspektywie będzie miał minimalne oddziaływanie na Twój biznes

• Twój zespół wykonywał podobne studium wykonalności w ciągu ostatnich trzech lat

Należy pamiętać, że studium wykonalności nie jest prezentacją projektu. W trakcie prezentacji projektu dokonujesz oceny, czy projekt jest dobrym pomysłem dla Twojej firmy, a także czy cele projektu są zgodne z ogólną strategią firmy. Zazwyczaj po podjęciu decyzji o tym, że projekt jest dobrym pomysłem, opracowuje się studium wykonalności, aby potwierdzić, że projekt jest możliwy do realizacji przy dostępnych narzędziach i zasobach. 

Studium wykonalności a karta projektu

Karta projektu to dokument o raczej nieformalnym charakterze, przygotowywany do prezentacji projektu przed interesariuszami. Można powiedzieć, że karta to krótka prezentacja zakresu, celów i podziału zadań w ramach projektu. Zazwyczaj sponsor projektu lub członek kluczowego personelu kierowniczego zapoznaje się z kartą przed zatwierdzeniem projektu. 

Studium wykonalności należy opracować po zatwierdzeniu karty projektu. Nie jest to dokument przeznaczony do prezentacji zgodności projektu z celami Twojego zespołu, a raczej jest to sposób na upewnienie się, że zarówno Ty, jak i Twój zespół, jesteście w stanie zrealizować projekt. 

Studium wykonalności a uzasadnienie biznesowe

Uzasadnienie biznesowe to bardziej sformalizowana wersja karty projektu. O ile kartę projektu przygotowuje się dla prostych w realizacji pomysłów o niewielkim oddziaływaniu, o tyle uzasadnienie biznesowe należy opracować do prezentacji dużych, skomplikowanych inicjatyw, które będą miały znaczący wpływ na prowadzoną działalność. Jest to dłuższy dokument o bardziej formalnym charakterze, który zazwyczaj zawiera informacje finansowe i wymaga zaangażowania interesariuszy na wyższym szczeblu kierowniczym. 

Po zatwierdzeniu Twojego uzasadnienia biznesowego przez odpowiednich interesariuszy przychodzi czas na przygotowanie studium wykonalności, aby upewnić się, że zakładana praca jest możliwa do wykonania. Jeżeli okaże się, że nie jest, możesz wtedy zwrócić się do interesariuszy szczebla kierowniczego o przydzielenie dodatkowych zasobów, narzędzi lub czasu, aby zapewnić wykonalność projektu opisanego w uzasadnieniu biznesowym.

Studium wykonalności a biznesplan

Biznesplan to formalny dokument, który zawiera cele Twojej organizacji. Zazwyczaj pisze się biznesplan, kiedy zakłada się firmę lub kiedy biznes przechodzi znaczącą przemianę. Biznesplan ma wpływ na wiele decyzji biznesowych, takich jak strategia na okres od trzech do pięciu lat. 

W miarę wdrażania biznesplanu i strategii będziesz inwestować w pojedyncze projekty. Studium wykonalności to sposób na ocenę rzeczywistych możliwości wykonania jakiegokolwiek projektu lub inicjatywy. 

Cztery elementy analizy wykonalności

Studium wykonalności składa się z czterech elementów: wykonalności technicznej, wykonalności finansowej, wykonalności rynkowej (lub dopasowania do rynku) oraz wykonalności operacyjnej. Te cztery elementy mogą również być określane jako cztery rodzaje studium wykonalności, jednak większość studiów wykonalności w rzeczywistości zawiera przegląd tych czterech elementów. 

Wykonalność techniczna

Techniczne studium wykonalności zawiera przegląd zasobów technicznych dostępnych do realizacji projektu. To studium określa, czy masz właściwe wyposażenie w wystarczającej liczbie, a także odpowiednią wiedzę techniczną, aby zrealizować cele projektu. Na przykład, jeżeli Twój plan projektu przewiduje wyprodukowanie 50 000 produktów miesięcznie, a w swoich fabrykach możesz wyprodukować tylko 30 000 produktów miesięcznie, oznacza to, że projekt nie jest technicznie wykonalny. 

Wykonalność finansowa

Wykonalność finansowa stwierdza, czy Twój projekt jest opłacalny finansowo. Raport wykonalności finansowej zawiera analizę projektowych kosztów i zysków. Wskazuje on również prognozę oczekiwanego zwrotu z inwestycji (ROI), a także nakreśla wszystkie ryzyka finansowe. Celem studium wykonalności finansowej jest zrozumienie korzyści ekonomicznych płynących z realizacji projektu. 

Wykonalność rynkowa

Studium wykonalności rynkowej to ocena oczekiwań Twojego zespołu wobec tego, jak końcowe produkty projektu będą sobie radzić na rynku. Ta część raportu zawiera analizę rynku, wyszczególnienie konkurencji na rynku oraz prognozy dotyczące sprzedaży. 

Wykonalność operacyjna

Studium wykonalności operacyjnej zawiera ocenę tego, czy Twoja organizacja jest w stanie zrealizować ten projekt. Obejmuje ona wymogi dotyczące pracowników, strukturę organizacyjną i wszelkie wymagania prawne. Po opracowaniu studium wykonalności operacyjnej Twój zespół będzie wiedział, czy masz zasoby, umiejętności i kompetencje do zrealizowania tego projektu. 

Lista kontrolna studium wykonalności

Większość studiów wykonalności ma podobną strukturę. Dokumenty te zawierają ocenę rzeczywistej możliwości realizacji zaproponowanego pomysłu biznesowego. Jasne i zrozumiałe studium wykonalności ułatwia interesariuszom projektu podjęcie decyzji. 

Studium wykonalności zawiera: 

• Podsumowanie określające ogólną wykonalność projektu

• Opis produktu lub usługi opracowywanej w ramach projektu

• Przedstawienie wszelkich aspektów technicznych, w tym dotyczących technologii, wyposażenia lub personelu

• Badanie rynku zawierające opis bieżącej sytuacji na rynku oraz strategię marketingową 

• Operacyjne studium wykonalności określające zdolność zespołu w obecnej strukturze organizacyjnej do realizacji inicjatywy

• Oś czasu projektu

• Prognozy finansowe oparte na raporcie wykonalności finansowej

6 kroków do opracowania studium wykonalności

Najprawdopodobniej nie Ty będziesz opracowywać studium wykonalności, ale możesz się spotkać z prośbą o udzielenie odpowiednich informacji lub przedstawienie własnych spostrzeżeń. Do przygotowania studium wykonalności zatrudnij wykwalifikowanego konsultanta lub, jeżeli w ramach Twojej organizacji funkcjonuje biuro zarządzania projektami (PMO), dowiedz się, czy jego pracownicy byliby w stanie zająć się tym zadaniem. Co do zasady konieczne będzie podjęcie następujących kroków: 

1. Przeprowadź analizę wstępną

Opracowanie studium wykonalności to czasochłonny proces. Ważne jest jednak, aby przed zajęciem się studium wykonalności dokonać oceny projektu pod kątem oczywistych, nieusuwalnych przeszkód. Na przykład, jeżeli projekt wymaga budżetu zdecydowanie przekraczającego budżet Twojej organizacji, prawdopodobnie nie będziesz w stanie go zrealizować. Podobnie jeżeli produkty końcowe projektu powinny być gotowe i wejść na rynek do określonego dnia, a nie będą dostępne jeszcze przez kilka miesięcy po upływie tego terminu, to taki projekt również nie jest wykonalny. Takie rodzaje poważnych przeszkód powodują, że studium wykonalności nie jest potrzebne, ponieważ jest jasne, że projekt nie jest wykonalny. 

2. Oceń wykonalność finansową

Pomyśl o studium wykonalności finansowej jak o prognozowanym rachunku zysków i strat dla projektu. Ta część studium wykonalności określa oczekiwany zysk z projektu i wskazuje, czego Twoja organizacja będzie potrzebować – w zakresie czasu i pieniędzy – aby zrealizować cele projektu. 

W trakcie przygotowywania studium wykonalności finansowej weź pod uwagę czy projekt będzie miał wpływ na przepływy finansowe w Twoim biznesie. W zależności od poziomu złożoności inicjatywy Twoje wewnętrzne PMO lub konsultant zewnętrzny mogą wymagać współpracy z Twoim zespołem ds. finansów, aby przeprowadzić analizę kosztów i korzyści projektu. 

3. Przeprowadź ocenę rynku

Ocena rynku lub studium wykonalności rynkowej to okazja do określenia wysokości popytu na rynku. To studium przedstawia pewną prognozę wysokości oczekiwanych przychodów z projektu i wskazuje potencjalne ryzyka, które można napotkać na rynku. 

Ocena rynku w większym stopniu niż inne części studium wykonalności daje możliwość zbadania istniejących możliwości na rynku. W trakcie dokonywania tej oceny kluczowe znaczenie ma analiza pozycji konkurenta oraz analiza demograficzna, które wskazują szanse powodzenia projektu. 

4. Rozważ wykonalność techniczną i operacyjną

Nawet jeżeli kwestie finansowe wyglądają dobrze, a rynek jest gotowy, może okazać się, że Twoja organizacja nie będzie w stanie podjąć się takiej inicjatywy. Aby ocenić wykonalność operacyjną, rozważ projektowe wymagania dotyczące personelu i wyposażenia. Jakie zasoby organizacji, w tym czas, pieniądze i umiejętności, są niezbędne, aby pomyślnie zrealizować ten projekt? 

W zależności od projektu może również okazać się konieczne rozważenie prawnych konsekwencji inicjatywy. Na przykład, jeżeli projekt obejmuje opracowanie nowego patentu dla Twojego produktu, niezbędne będzie zaangażowanie zespołu ds. prawnych i ujęcie takiej konieczności w planie projektu. 

5. Zweryfikuj słabe punkty projektu

Na tym etapie Twoje wewnętrzne PMO lub konsultant zewnętrzny jest już po ukończeniu wszystkich czterech elementów Twojego studium wykonalności – finansowego, rynkowego, technicznego i operacyjnego. Zanim przedstawią swoje rekomendacje Tobie i interesariuszom, sprawdzą dane pod kątem wszelkich nieścisłości, w tym np. zgodność rachunku zysków i strat z analizą rynku. Podobnie po przygotowaniu studium wykonalności technicznej, zbadają, czy żadne ze zobowiązań nie stanowi zbyt dużego zagrożenia (jeżeli tak, należy stworzyć plan awaryjny!) 

W zależności od stopnia złożoności Twojego projektu odpowiedź nie zawsze będzie jasna. Analiza wykonalności nie wskazuje jednoznacznego rozwiązania dla skomplikowanego problemu. Pomaga ona raczej postawić sobie właściwe pytania, na które odpowiedzi mogą Cię wesprzeć w podjęciu najlepszej decyzji z punktu widzenia projektu i zespołu. 

6. Zaproponuj, jaką decyzję należy podjąć

Ostatnim etapem przygotowania studium wykonalności jest sporządzenie podsumowania zawierającego jego główne elementy oraz proponowane rozwiązanie. 

W zależności od stopnia złożoności i zakresu projektu Twoje wewnętrzne PMO lub konsultant zewnętrzny może udostępnić studium wykonalności interesariuszom lub zaprezentować je podczas spotkania z możliwością zadawania pytań. Niezależnie od tego, trzymając studium wykonalności w rękach, Twój zespół ma wszelkie informacje potrzebne do świadomego podjęcia decyzji. 

Pomyślnie realizuj projekty z Asaną

Studium wykonalności skończone? Możesz teraz zająć się wdrożeniem projektu! Zrealizuj go z powodzeniem, śledząc swoje postępy w narzędziu do zarządzania pracą, takim jak Asana. Od szczegółów, po szerszy obraz – Asana organizuje pracę zespołów tak, aby było wiadomo, co jest do zrobienia, dlaczego jest to ważne i jak należy to wykonać.