Macierz priorytetów: jak określić, co jest ważne i zrobić więcej

Kierownicy projektów muszą posiadać wiele umiejętności, aby utrzymać zespoły i projekty na właściwym torze. Przy tak wielu zmiennych jednym z najtrudniejszych zadań jest określenie, czym zająć się w pierwszej kolejności. Jeśli członek zespołu ma dwóch klientów z projektami o wysokim priorytecie, jak możesz pomóc mu ustalić priorytety i utrzymać sukces?

Macierz priorytetów może pomóc uporządkować listę rzeczy do zrobienia według takich czynników jak pilność, ważność lub wpływ. W tym artykule omówimy różne rodzaje macierzy priorytetów i wyjaśnimy, jak można ich używać, aby osiągać więcej w pracy.

Czym jest macierz priorytetów?

Macierz priorytetów, znana również jako macierz priorytetyzacji, sortuje zadania lub projekty według określonego zestawu zmiennych. Macierze priorytetów mogą być proste lub złożone i mogą zawierać od czterech kwadrantów do 20 wierszy lub kolumn. 

Złożone macierze priorytetów są bardziej precyzyjne, ponieważ oferują więcej kolumn i wierszy, aby dokładnie określić, które zadanie jest najważniejsze. Wadą złożonych macierzy priorytetów jest to, że mogą one nieco utrudniać priorytetyzację. Celem mapowania zadań w macierzy priorytetów jest opracowanie jasnego planu działania.

W czterokwadrantowej macierzy priorytetów zadanie można przypisać do jednej z czterech kategorii. Na przykład:

• Duży wpływ i duży nakład pracy

• Duży wpływ i mały nakład pracy

• Niski wpływ i duży nakład pracy

• Niski wpływ i niski nakład pracy

Mapując zadania wzdłuż macierzy priorytetów, możesz określić, jak i kiedy zająć się każdym z nich.

Macierz priorytetów a macierz Eisenhowera

Niektórzy używają tych terminów zamiennie, ale macierz priorytetów to szersza struktura, która jest bardziej uniwersalna niż model macierzy Eisenhowera. Macierz Eisenhowera to prosta macierz priorytetów, która koncentruje się na zarządzaniu czasem. Umożliwia ona rozmieszczenie zadań w siatce w zależności od ich pilności i wagi.

Korzystając z macierzy priorytetów Eisenhowera, posortujesz zadania według:

• Do wykonania

• Zaplanuj

• Do oddelegowania

• Usuń

W macierzy priorytetów skoncentrowanej na działaniu zadania sortuje się według:

• Zbadaj

• Kontynuuj

• Unikaj

• Rozważ

Kiedy korzystać z macierzy priorytetów

Macierz priorytetów jest pomocna, gdy potrzebujesz szybkiego rozwiązania do uporządkowania i priorytetyzacji ważnych inicjatyw. Macierz priorytetów nie pomoże Ci wykonać skomplikowanych obliczeń ani podejmować decyzji opartych na danych, ale pomoże Ci stworzyć mapę, która pozwoli Ci wykonać zadania.

Sięgnij po macierz priorytetów, gdy musisz:

• ustalić priorytety zadań lub projektów, 

• Zarządzać czasem

• Zsynchronizować działania zespołu

Macierz priorytetów może być pomocna podczas planowania harmonogramów pracy lub przepływów pracy. Może również pomóc w rozwiązywaniu konfliktów, ponieważ czasami zespołom trudno jest zdecydować, nad którymi projektami lub zadaniami należy pracować w pierwszej kolejności. Jeśli Twój zespół musi rozważyć różne opcje, szablon wykresu porównawczego może pomóc uporządkować funkcje, ceny lub przepływy pracy przed posortowaniem zadań w macierzy priorytetów.

Jak korzystać z macierzy priorytetów

Macierz priorytetów to uniwersalne narzędzie, które można wykorzystać w różnych sytuacjach. Niezależnie od tego, czy sortujesz własne zadania, czy zarządzasz projektami zespołu, poniższe kroki pomogą Ci odnieść sukces.

1. Stwórz listę rzeczy do zrobienia

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, korzystając z macierzy priorytetów, jest sporządzenie listy rzeczy, które wymagają priorytetyzacji. Może się to wydawać oczywiste, ale wiele osób nie poświęca czasu na zdefiniowanie listy rzeczy do zrobienia. Zapisując ważne zadania, które masz przed sobą, łatwiej będzie Ci je uporządkować i zaplanować. 

Twoja lista rzeczy do zrobienia może obejmować:

• zadania,

• Projekty

• Spotkania zespołu

• Rozmowy z klientami

• Szkolenia

• Sprawy osobiste

Możesz utworzyć oddzielne listy dla wewnętrznych i zewnętrznych obowiązków służbowych (na przykład tylko dla zespołu i dla klienta). Możesz również rozdzielić elementy osobiste i zawodowe. Jednak warto sprawdzić, jak wszystkie zadania łączą się ze sobą.

2. Określ zmienne

Po określeniu zakresu listy rzeczy do zrobienia, określ zmienne, według których będziesz mierzyć elementy. Aby je zidentyfikować, zadaj sobie pytanie: jakie cechy musi mieć zadanie, aby znaleźć się na szczycie mojej listy rzeczy do zrobienia?

Możliwe odpowiedzi:

• Jest ważne

• Ma duży wpływ

• Wymaga dużo czasu

• Wymaga dużego nakładu pracy

• Zbliża się termin wykonania

Następnie wybierz dwie z tych cech, aby zmierzyć swoje zadania. Możesz na przykład zdecydować, że terminy (innymi słowy, pilność) i nakład pracy to zmienne, które mają zastosowanie do większości Twoich projektów.

3. Utwórz macierz

Przed utworzeniem macierzy priorytetów zdecyduj, czy ma być ona prosta, czy złożona. Obie macierze będą mierzyć Twoje zadania za pomocą dwóch wybranych zmiennych, ale złożona macierz może pomóc Ci dokładniej określić, jak pilne są Twoje zadania i ile nakładu pracy wymagają, aby je ukończyć.

Jeśli wybierzesz złożoną macierz priorytetów, możesz mieć pięć kolumn i pięć wierszy w porównaniu ze standardowym systemem jednokwadrantowym prostej macierzy. Oznacz kolumny i wiersze, aby wiedzieć, gdzie umieścić zadania zgodnie z ich poziomem. Możesz na przykład przypisać poziomy pilności i nakładu pracy od wysokiego do niskiego:

Pilność:

• Wymagane (5)

• Znaczące (4)

• Umiarkowane (3)

• Drobne (2)

• Niskie (1)

nakład pracy:

• Bardzo wysoki (5)

• Wysoki (4)

• Średni (3)

• Niski (2)

• Bardzo niski (1)

Pomocne jest również przypisanie wartości liczbowych do każdego poziomu zmiennych. W ten sposób możesz pomnożyć odpowiednie liczby, aby określić poziom priorytetu zadania w siatce. Gdy każde z Twoich zadań będzie miało przypisaną liczbę, możesz je odpowiednio uszeregować. Na przykład zadanie, które jest „wymagane” i wymaga „średniego” nakładu pracy, miałoby priorytet 15.

4. Umieść zadania w macierzy

Umieszczenie zadania w macierzy priorytetów będzie wymagało subiektywnej decyzji. Ponieważ to narzędzie jest szybkim rozwiązaniem, musisz polegać na doświadczeniu i wiedzy. Umieść zadania w odpowiedniej kolejności w macierzy zgodnie z wybranymi zmiennymi.

Jeśli masz dwa projekty, które wydają się powiązane pod względem pilności lub dużego nakładu pracy, zastanów się nad nimi dokładniej, aż znajdziesz powód, aby nadać priorytet jednemu z nich. W tym miejscu mogą pojawić się inne zmienne. Na przykład oba zadania mogą być pilne, ale jedno z nich może mieć pierwszeństwo przed drugim, jeśli jest zarówno pilne, jak i bardziej znaczące niż drugie. 

5. Utwórz plan działania

Po umieszczeniu wszystkich zadań w macierzy priorytetów powinieneś mieć jaśniejszy obraz sytuacji. Macierz pokaże Ci, które zadania należy wykonać w pierwszej kolejności, a które możesz wykonać później. Chociaż jest to dobry punkt wyjścia, najlepszym sposobem na rozwinięcie macierzy priorytetów jest stworzenie planu działania. 

Plan działania nie tylko pokazuje, które zadania należy wykonać w pierwszej kolejności, ale także pomaga dokładnie określić, w jaki sposób osiągniesz swoje cele. Aby utworzyć plan działania na podstawie zadań z macierzy priorytetów, należy:

1. Wyznacz cele SMART

2. Przydziel zasoby

3. Wyznaczyć terminy i kamienie milowe

4. Monitorować i w razie potrzeby modyfikować swój plan.

Użyj oprogramowania do zarządzania zadaniami, aby usprawnić swój plan działania w jednym źródle informacji. W ten sposób możesz komunikować się ze swoim zespołem i śledzić elementy.

Przykład macierzy priorytetów

Powyżej pokazaliśmy porównanie prostej i złożonej macierzy priorytetów. Oto przykład złożonej macierzy priorytetów wykorzystującej pilność i nakład pracy jako dwie zmienne pomiarowe. Wartości liczbowe i kolory ułatwiają sortowanie zadań.

Oryginalna lista rzeczy do zrobienia dla tej macierzy mogła wyglądać następująco:

• Zaplanować warsztaty dla zespołu

• Sfinalizować propozycję budżetu dla klienta A

• Wdrożyć nowego pracownika

• Wysłać oceny pracowników do kierownika działu

• Napisać e-booka na stronę internetową firmy

• Edytować publikację dla klienta B

• Podpisać dokumenty nowego pracownika

Lista rzeczy do zrobienia uporządkowana według priorytetów wyglądałaby następująco:

• Dokończyć propozycję budżetu dla klienta A (20)

• Wdrożyć nowego pracownika (15)

• Napisać e-booka na stronę firmową (15)

• Edytować białą księgę dla klienta B (12)

• Wysłać oceny wydajności do kierownika działu (10)

• Podpisać dokumenty dla nowego pracownika (8)

• Zaplanować warsztaty dla zespołu (6)

Wdrożenie nowego pracownika i napisanie e-booka na stronę internetową firmy mają priorytet 15. Wdrożenie nowego pracownika ostatecznie znalazłoby się na pierwszym miejscu na liście rzeczy do zrobienia, ponieważ jest to zadanie bardziej pilne niż napisanie e-booka. Pilność jest często najważniejszą zmienną w macierzy priorytetów.

Połącz macierz priorytetów z narzędziem do zarządzania zadaniami

Użycie macierzy priorytetów do uporządkowania zadań to ważny krok, ale dopiero pierwszy. Teraz, gdy już wiesz, co zrobić w pierwszej kolejności, czas zabrać się do pracy. Połączenie macierzy priorytetów z narzędziem do zarządzania zadaniami zapewni Ci wsparcie w przepływie pracy od początku do końca. Asana nie tylko pozwala na priorytetyzację projektów, ale także umożliwia śledzenie zadań, delegowanie podzadań i wyznaczanie terminów, aby mieć pewność, że projekty zostaną zrealizowane na czas.