Szablony propozycji budżetu: 5 kroków do zabezpieczenia finansowania

Kiedy masz pomysł na nowy projekt, potrzebujesz odpowiednich osób, które wprowadzą go w życie. Chociaż członkowie zespołu mogą tworzyć produkty końcowe, projekty często nie mogą być realizowane bez finansowania, które wymaga zatwierdzenia.

Aby uzyskać zatwierdzenie budżetu, musisz przedstawić swoją propozycję w jak najlepszym świetle. Oznacza to przeprowadzenie analizy pomysłu na projekt i zaplanowanie go z wyprzedzeniem. Pamiętaj, że interesariusze będą uważnie przyglądać się przewidywanym wydatkom, ponieważ korzyści z projektu muszą przeważać nad kosztami. 

W tym artykule dowiesz się, jak stworzyć szczegółową propozycję budżetu. Solidna propozycja budżetu projektu może być decydującym czynnikiem, który sprawi, że projekt zostanie zrealizowany lub wróci do fazy planowania. Skorzystaj z naszego darmowego szablonu, aby rozpocząć.

Czym jest propozycja budżetu?

Propozycja budżetu podsumowuje szacunkowe koszty nadchodzącego projektu w celu pozyskania finansowania od interesariuszy projektu. Propozycja budżetu zawiera zestawienie elementów kosztów związanych z projektem. Dzięki temu interesariusze widzą korzyści i/lub wady związane z zaangażowaniem się w projekt.

Koszty uwzględnione w propozycji budżetu prawdopodobnie będą należeć do czterech kategorii:

• Koszty bezpośrednie: są to wydatki bezpośrednio związane z danym projektem. Mogą one obejmować koszty pracy, godziny pracy członków zespołu, oprogramowanie i koszty konkretnych działań projektowych. 

• Koszty pośrednie: koszty pośrednie nie są bezpośrednio związane z danym projektem. Te elementy mogą pomóc w prowadzeniu projektu, ale mogą również pomóc w prowadzeniu całej firmy. Koszty pośrednie to zazwyczaj wydatki takie jak media, ubezpieczenie, usługi IT i opłaty za serwer.

• Sprzęt i materiały: sekcja dotycząca sprzętu i materiałów jest w rzeczywistości podkategorią kosztów bezpośrednich, ponieważ są to fizyczne elementy potrzebne do realizacji danego projektu. Ponieważ jednak elementy te mają charakter unikalny, mają swoją własną sekcję w propozycji budżetu.

• Koszty podróży i inne wydatki: projekt może wymagać poniesienia kosztów podróży, jeśli w jego realizację zaangażowani są klienci. Inne wydatki mogą obejmować szkolenia, podatki i inne nieoczekiwane lub zmienne opłaty.

W tym artykule omawiamy, jak przygotować propozycję budżetu dla projektu. Możesz jednak również korzystać z propozycji budżetu na poziomie firmy lub kampanii.

Jakie korzyści płyną z korzystania z propozycji budżetu?

Propozycja budżetu zawiera zestawienie wydatków, które poniesiesz podczas realizacji projektu. Przejrzysta propozycja budżetu może pomóc Twojemu zespołowi i innym zaangażowanym osobom w następujący sposób:

• Zapewnia przejrzystość finansową: propozycja budżetu zapewnia przejrzystość, sprawiając, że finanse stają się otwartym tematem do dyskusji, gdy tylko opracujesz pomysł na projekt. Przejrzystość projektu zwiększa produktywność zespołu, ponieważ pokazuje członkom zespołu, w jaki sposób ich praca łączy się z szerszym obrazem. W podobny sposób, widząc budżet projektu, interesariusze mogą łatwiej zrozumieć wewnętrzny proces pracy.

• Pokazuje wartość i wpływ projektu: propozycje budżetu to świetny sposób, aby dać interesariuszom wyobrażenie o tym, w jaki sposób projekt przyniesie wartość Twojej organizacji i światu zewnętrznemu. Pokazując, na co wydajesz pieniądze i dlaczego wydatki na konkretny projekt lub inicjatywę mają znaczenie, w sposób dorozumiany przedstawiasz zasadność swoich pomysłów projektowych.

• Pokazuje efektywność kosztową: propozycja budżetu to okazja do przeprowadzenia analizy i wybrania materiałów, dostawców lub innych usług, które mogą pasować do Twojego produktu i rynku docelowego. Rozkładając koszty na poszczególne obszary, możesz udowodnić opłacalność swojego projektu. 

• Pomaga prognozować zyski: jeśli projekt obejmuje utworzenie produktu lub usługi, propozycja budżetu może pomóc Ci w udostępnieniu prognozy sprzedaży. Musisz wiedzieć, ile planujesz wydać na projekt, aby móc określić swoje zarobki netto.

• Daje możliwość porównania: po ukończeniu propozycji budżetu interesariusze mogą porównać ją z bieżącymi i ukończonymi projektami, aby zdecydować, czy kontynuować. 

Chociaż celem propozycji budżetu jest uzyskanie finansowania lub zatwierdzenia, możesz również wykorzystać swoją propozycję jako plan budżetowy lub szablon budżetu, gdy projekt zostanie zrealizowany. 

Jak utworzyć szablon propozycji budżetu

Szablon propozycji budżetu zawiera informacje dla interesariuszy, którzy mogą sfinansować projekt, ale jest również pomocny dla zespołu wewnętrznego. Na etapie planowania projektu możesz wykorzystać propozycję budżetu do określenia stopnia wykorzystania zespołu i alokacji zasobów. 

1. Opisz cele projektu

Aby przedstawić propozycję budżetu projektu, zacznij od omówienia celów projektu. Wyjaśniając, czego dotyczy projekt i jakie cele chcesz osiągnąć, możesz zapewnić kontekst dla propozycji budżetu. Bez kontekstu potencjalni interesariusze mogą mieć trudności ze zrozumieniem, ile i dlaczego planujesz wydać w określonych obszarach.  

Propozycję budżetu można włączyć do większego planu projektu, ale może ona również stanowić samodzielny dokument. Jeśli interesariusz jest zainteresowany wyłącznie finansową stroną projektu, może nie być zainteresowany szczegółowymi osiami czasu i przepływami pracy. Jednak musi zrozumieć ogólny cel projektu, aby móc zatwierdzić budżet projektu.

2. Podsumuj elementy kosztów

Po krótkim wyjaśnieniu celów projektu dołącz podsumowanie elementów kosztów. Mogą one obejmować koszty bezpośrednie i pośrednie, sprzęt i materiały, koszty podróży i inne wydatki.

Ta sekcja jest zasadniczo spisem treści i zawiera listę różnych rodzajów kosztów, które zostaną wyszczególnione. Każda propozycja budżetu powinna zawierać listę elementów kosztów, aby interesariusze mogli zapoznać się z informacjami, które zamierzasz przedstawić.

W zależności od rodzaju projektu i branży, w której działasz, elementy kosztów mogą różnić się od tradycyjnych kategorii. Na przykład firmy SaaS mogą nie potrzebować zbyt wielu fizycznych urządzeń lub materiałów, ale często wydają pieniądze na takie rzeczy jak usługi online, subskrypcje, freelancerzy i oprogramowanie. Z kolei firmy produkcyjne często inwestują w maszyny i inny sprzęt, który będzie im służył przez długi czas. Podsumuj elementy kosztów na podstawie największych kategorii wydatków.

3. Podziel koszty na mniejsze części

Po wymienieniu elementów kosztów na poziomie kategorii nadszedł czas, aby rozbić koszty na mniejsze części. To Twoja szansa, aby zagłębić się w szczegóły i przedstawić interesariuszowi jasny obraz tego, na co planujesz wydać pieniądze i dlaczego te wydatki są konieczne.

W przypadku kosztów bezpośrednich i pośrednich, wyszczególniając koszty, podaj następujące szczegóły: 

• Rodzaj kosztu: wskaż rodzaj kosztu uwzględnionego w każdej kategorii. Rodzaje kosztów mogą obejmować wynagrodzenia zespołu, media, opłaty za serwery lub określone koszty projektu.

• Kwota: wyjaśnij, na czym polega wydatek na najbardziej podstawowym poziomie. Na przykład możesz zatrudniać członka zespołu za 25 USD za godzinę. Jeśli członkowie zespołu mają różne stawki godzinowe, umieść je w oddzielnych wierszach.

• Godziny: jeśli którykolwiek z Twoich wydatków jest naliczany godzinowo, podaj liczbę godzin związanych z tym kosztem. Może to obejmować liczbę godzin, które członek zespołu poświęci na pracę nad projektem. Liczba ta może wynosić od 40 do 1200 godzin, jeśli masz kilku członków zespołu pracujących nad projektem przez dłuższy czas.

• Wyjaśnienie kosztów: w tej sekcji podaj dodatkowe szczegóły dotyczące kosztów. Możesz na przykład wyjaśnić, że nad projektem będzie pracowało czterech członków zespołu, z których każdy otrzyma wynagrodzenie w wysokości 25 USD za godzinę. Każdy członek zespołu będzie pracował 25 godzin tygodniowo przez 12 tygodni, co daje 1200 godzin pracy.

• Koszt całkowity: oblicz całkowity koszt każdego wydatku w całym projekcie. Na przykład, zapłacenie wszystkim czterem członkom zespołu za 1200 godzin pracy będzie kosztować 30 000 USD. 

Koszty sprzętu, podróży i inne wydatki nie różnią się zbytnio od kosztów bezpośrednich i pośrednich. Ale ponieważ są to bardziej prawdopodobne elementy fizyczne, możesz dodać obszary dla ilości i ceny jednostkowej w porównaniu z godzinami. Wyjaśnij każdy koszt w zestawieniu i podaj koszty jednostkowe oraz całkowite dla każdego elementu. Dzięki temu interesariusze będą mieli jasny obraz budżetu projektu.

4. Podsumowanie kosztów

Ta sekcja to szybki i prosty przegląd wszystkich Twoich wydatków. Interesariusze potrzebują szczegółowej listy wydatków, ale będą również chcieli zobaczyć sekcję, która wyjaśnia całkowite koszty.

Niektórzy mogą również chcieć przejrzeć dokument i szybko wyciągnąć te liczby. Ta sekcja jasno określa całkowity budżet dla każdego elementu kosztów, a także całkowity budżet w całości.

5. Prześlij do zatwierdzenia

Gdy masz już pewność co do elementów budżetu, które zostały w nim uwzględnione, nadszedł czas, aby przedstawić propozycję budżetu do zatwierdzenia. Dodaj obszar podpisu u dołu dokumentu, aby interesariusze mogli go podpisać po zatwierdzeniu. 

Szablon i przykład propozycji budżetu

W poniższym przykładzie propozycji budżetu zobaczysz, jak dwóch członków zespołu organizuje oczekiwane koszty projektu dla nadchodzącej kampanii w mediach społecznościowych. 

Ta propozycja budżetu zawiera bezpośrednie i pośrednie koszty związane z kampanią, w tym wynagrodzenia zespołu i media.

To tylko podgląd tego, jak może wyglądać propozycja budżetu w całości. Aby utworzyć własną propozycję budżetu, pobierz poniższy darmowy szablon.

Śledź swoje cele finansowe i udostępniaj je innym w Asanie

Propozycja budżetu to świetny sposób na zaplanowanie nadchodzącego projektu. Ale aby pójść dalej, potrzebujesz odpowiednich narzędzi. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania pracą możesz tworzyć cele finansowe dla projektów i większych przedsięwzięć oraz śledzić je od rozpoczęcia do ukończenia.

W miarę rozwoju i zmian w projektach możesz dostosowywać budżet i udostępniać dane innym osobom. Niezależnie od tego, czy zarządzasz wydatkami, czy prowadzisz spotkania, możesz to wszystko zrobić z Asana.