Wskaźnik wykorzystania: jak śledzić, obliczać i zwiększać wydajność

Prawdopodobnie śledzisz różne wskaźniki sukcesu, aby mieć pewność, że projekty mieszczą się w zakresie, a zadowolenie klientów pozostaje na wysokim poziomie. Jeśli pracujesz z klientami, jednym z tych wskaźników sukcesu są prawdopodobnie godziny podlegające rozliczeniu. Rozliczenia godzinowe to sposób, w jaki firmy osiągają zysk. Śledząc wskaźnik wykorzystania czasu członków zespołu, możesz sprawdzić, jak godziny podlegające rozliczeniu i czas pracy w firmie się ze sobą łączą. 

Członkowie zespołu nie mogą rozliczać godzin za każde zadanie, ponieważ niektóre z nich dotyczą operacji wewnętrznych. Wskaźnik wykorzystania czasu może określać czas, który członek zespołu może poświęcić na pracę przynoszącą zysk. W tym artykule wyjaśnimy, jak obliczać wskaźniki wykorzystania, i omówimy sposoby na ograniczenie czynności okołozadaniowych w celu poprawy tych wskaźników dla członków zespołu. 

Czym jest współczynnik wykorzystania czasu?

Współczynnik wykorzystania czasu to miara dostępnego czasu wykorzystywanego na pracę podlegającą rozliczeniu, wyrażona w procentach. Możesz określić stopień wykorzystania, dzieląc całkowitą liczbę zafakturowanych godzin członka zespołu przez całkowitą liczbę godzin, które ma do dyspozycji. Na przykład: 

• Jeśli członek zespołu rozlicza się z klientami za 34 godziny w ciągu tygodnia, a jego dostępność wynosi 40 godzin tygodniowo, jego współczynnik wykorzystania wynosi 0,85, czyli 85%.

Znaczenie śledzenia współczynnika wykorzystania czasu

Pamiętaj, że wskaźnik wykorzystania członka zespołu nigdy nie osiągnie 100%, ponieważ powinien on poświęcić część swojego czasu na pracę wewnętrzną. W tygodniu pracy członka zespołu powinna istnieć zdrowa równowaga między spotkaniami zespołu, rozmowami telefonicznymi, szkoleniami i pracą podlegającą rozliczeniu. 

Tak więc celem obliczania i śledzenia wskaźnika wykorzystania nie jest osiągnięcie 100% — jest nim ograniczenie niepotrzebnej pracy ręcznej i powielania zadań, które zajmują tak dużo czasu w ciągu dnia pracy. Według raportu Indeks anatomii pracy przeciętny pracownik wiedzy spędza 60% swojego czasu na czynnościach okołozadaniowych, takich jak wyszukiwanie informacji, uzyskiwanie zatwierdzeń i przełączanie się między aplikacjami. Ograniczając te niepotrzebne czynności okołozadaniowe, możesz zwiększyć wskaźnik wykorzystania czasu w całym zespole i zapewnić jego członkom więcej czasu na wykonywanie zadań o dużym znaczeniu.

Jak obliczyć współczynnik wykorzystania czasu

Śledzenie wskaźnika wykorzystania czasu członków zespołu pozwala uzyskać informacje na temat ogólnej rentowności firmy. Formuła na obliczenie wskaźnika wykorzystania jednego członka zespołu jest dość prosta, ale istnieje kilka formuł, których będziesz potrzebować, aby obliczyć idealne liczby dla swojej firmy.​​

1. Wzór na obliczenie wskaźnika wykorzystania czasu pracy

Aby obliczyć współczynnik wykorzystania czasu członka zespołu, użyj podstawowego wzoru: 

• Wzór na współczynnik wykorzystania czasu: (łączna liczba godzin podlegających rozliczeniu / łączna liczba dostępnych godzin)

Na przykład, jeśli członek zespołu rozliczył się za 32 godziny z 40-godzinnego tygodnia, jego współczynnik wykorzystania wyniósłby 0,80 lub 80%.

Wskaźniki wykorzystania członków zespołu różnią się w zależności od roli i produktywności, więc obliczenie wskaźnika wykorzystania pojedynczego członka zespołu nie wystarczy. Zamiast tego upewnij się, że śledzisz wskaźniki wykorzystania wszystkich członków zespołu, aby uzyskać dokładniejszy obraz wyników firmy. 

W jaki sposób ograniczenie czynności okołozadaniowych zwiększa współczynnik wykorzystania czasu zespołu

Jeśli wskaźnik wykorzystania w zespołach i działach jest niski, przyjrzyj się narzędziom, procesom i oczekiwaniom w swojej firmie. Niski wskaźnik wykorzystania czasu oznacza, że członkowie zespołu spędzają większość czasu na pracy, która nie jest rozliczana. Na co poświęcają czas? Wiele czynności okołozadaniowych, takich jak przełączanie się między aplikacjami czy praca manualna, można ograniczyć dzięki odpowiednim narzędziom i procesom. 

Wiemy na przykład, że przeciętny pracownik wiedzy przełącza się między 10 aplikacjami do 25 razy dziennie. Jeśli członkowie zespołu zgłaszają, że przełączanie się między aplikacjami zmniejsza ich produktywność i przyczynia się do niskiego wskaźnika wykorzystania, poszukaj narzędzi biznesowych, które integrują się ze sobą. Dzięki temu członkowie zespołu nie będą musieli przełączać się między narzędziami i tracić cennego czasu, a wszystkie informacje potrzebne do ukończonego pracy będą na wyciągnięcie ręki. 

Wskazówka: oprogramowanie do mierzenia czasu może pomóc uporządkować wskaźniki dotyczące członków zespołu i ułatwić wykonywanie obliczeń. Może również zapewnić dokładność obliczeń oraz ułatwić wykrywanie i poprawianie błędów.   

2. Wskaźnik wykorzystania pojemności

Współczynnik wykorzystania pojemności to średni współczynnik wykorzystania dla każdego członka zespołu. To formuła, która powie Ci, czy jesteś w stanie pokryć koszty zasobów i osiągnąć zysk.

• Wskaźnik wykorzystania pojemności = Całkowity wskaźnik wykorzystania członków zespołu / Całkowita liczba członków zespołu

Aby obliczyć wskaźnik wykorzystania pojemności swojej firmy, dodaj wskaźniki wykorzystania każdego członka zespołu i podziel tę liczbę przez całkowitą liczbę członków zespołu. 

3. Optymalna stawka rozliczenia

Po obliczeniu współczynnika wykorzystania pojemności zespołu użyj tej liczby, aby określić, ile powinieneś obciążyć klientów, aby osiągnąć zysk – inaczej zwany optymalną stawką rozliczeniową. 

Podsumuj koszty zasobów, koszty ogólne i marżę zysku. Koszty zasobów to kwota, którą wydajesz na robociznę, materiały bezpośrednie lub produkcję. Koszty ogólne należy podać w przeliczeniu na członka zespołu. Marża zysku to procent zysku, który przekracza koszty prowadzenia działalności, ale należy podać tę liczbę jako marżę zysku, którą chcesz osiągnąć. 

Chociaż marża zysku jest zazwyczaj wyrażana jako wartość procentowa, musisz użyć swoich zasobów i kosztów ogólnych, aby przekształcić marżę zysku w kwotę pieniężną dla tej formuły. 

• Marża zysku w wartości pieniężnej = (Koszty zasobów + koszty ogólne) x Marża zysku w procentach

• Optymalna stawka rozliczeniowa = (koszt zasobów + koszty ogólne + marża zysku) / łączna średnia liczba godzin pracy / wskaźnik wykorzystania pojemności

Na przykład, jeśli koszty pracy wynoszą 50 000 USD, wydajesz 10 000 USD na koszty ogólne na pracownika, optymalna marża zysku wynosi 25% ((50 000 USD + 10 000 USD) x 0,25 = 15 000 USD), a całkowita średnia liczba godzin pracy wynosi 1000, wówczas górna liczba w tym wzorze wyniesie 75. Jeśli współczynnik wykorzystania pojemności wynosi 0,80, optymalna stawka rozliczeniowa wynosi 94 USD za godzinę. 

• Optymalna stawka rozliczenia = [(50 000 USD + 10 000 USD + 15 000 USD) / (1000)] / 0,80

4. Idealny współczynnik wykorzystania

Współczynnik wykorzystania pojemności określa średnią liczbę godzin rozliczanych przez członków zespołu w stosunku do całkowitej liczby przepracowanych godzin, ale ten wskaźnik nie określa, czy ta stawka jest idealna w porównaniu z kosztami firmy. Najlepszym sposobem na zrozumienie idealnego wskaźnika wykorzystania dla rentowności jest użycie następującego wzoru:

• Idealny współczynnik wykorzystania = (Koszty zasobów + koszty ogólne + marża zysku) / (Całkowita liczba dostępnych godzin x optymalna stawka rozliczenia)

Aby obliczyć idealny wskaźnik wykorzystania, znajdź sumę kosztów zasobów, kosztów ogólnych i marży zysku, a następnie podziel sumę przez iloczyn całkowitej liczby dostępnych godzin i optymalnej stawki rozliczenia.

Używając liczb z powyższego przykładu, górna liczba w tym wzorze wyniosłaby 75 000 USD. Następnie należy obliczyć 1000 x 94, co daje 94 000 w dolnej części formuły, a następnie wykonać ostateczny dział 75 000 USD przez 94 000, aby uzyskać idealny współczynnik wykorzystania wynoszący około 0,80 lub 80%. To pokazuje, że wskaźnik wykorzystania pojemności i idealny wskaźnik wykorzystania w rzeczywistości są zgodne!

• Idealny współczynnik wykorzystania = [(50 000 USD + 10 000 USD + 15 000 USD)] / (1000 x 94)

Jak monitorować stopień wykorzystania

Śledzenie współczynników wykorzystania jest niezbędne do utrzymania zdrowej równowagi między pracą rozliczaną a nierozliczaną, zapewnienia rentowności i zapobiegania wypaleniu pracowników. Aby skutecznie i konsekwentnie śledzić i monitorować te wskaźniki, rozważ użycie oprogramowania do zarządzania obciążeniem pracą.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów śledzenia wskaźników wykorzystania jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania obciążeniem pracą. Oprogramowanie do zarządzania obciążeniem pracą, takie jak Asana, ułatwia sprawdzenie, kto, co i na kiedy musi wykonać, dzięki czemu możesz promować równowagę i zapobiegać wypaleniu. Ułatwiając sprawdzenie, co konkretnie każdy członek zespołu ma do zrobienia, możesz skutecznie zarządzać obciążeniem zespołu, aby upewnić się, że członkowie zespołu nie przekraczają maksymalnej liczby przydzielonych godzin pracy.

Oto kluczowe funkcje, których należy oczekiwać od oprogramowania do zarządzania obciążeniem pracą:

1. Śledzenie czasu: umożliwia pracownikom łatwe rejestrowanie godzin rozliczanych i nierozliczanych.

2. Widoczność w czasie rzeczywistym: zapewnia statystyki dotyczące bieżących zadań, terminów i przydzielonych godzin każdego członka zespołu.

3. Raporty z możliwością dostosowywania: raporty i pulpity nawigacyjne umożliwiające wyświetlanie wskaźników wykorzystania według osoby, zespołu, projektu lub okresu.

4. Planowanie pojemności: umożliwia prognozowanie przyszłych obciążeń pracą i odpowiednie dostosowanie alokacji zasobów.

5. Integracja: współpracuje z narzędziami do zarządzania projektami i rozliczeń, które już posiadasz, aby usprawnić przepływy pracy.

Oprócz korzystania z oprogramowania, wprowadź regularne kontrole z członkami zespołu, aby omówić ich obciążenie pracą i wprowadzić niezbędne korekty. To proaktywne podejście pomaga utrzymać optymalne wskaźniki wykorzystania, jednocześnie zapewniając satysfakcję pracowników.

Łącząc oprogramowanie do zarządzania obciążeniem pracą z regularną komunikacją i podejmowaniem decyzji opartych na danych, możesz skutecznie śledzić i optymalizować wskaźniki wykorzystania, zwiększając rentowność i sukces swojej organizacji.

Jak poprawić wskaźniki wykorzystania

Stwierdzenie, że wskaźniki wykorzystania zespołu są niskie, może być frustrujące. Jednak często niskie wykorzystanie wynika ze złych procesów, niespójnej komunikacji i kłopotliwych narzędzi. Ostatecznie niski wskaźnik wykorzystania występuje, ponieważ istnieje brak równowagi między wewnętrznym a zewnętrznym obciążeniem pracą. Oto cztery sposoby, aby to poprawić.

Aby poprawić wskaźniki wykorzystania, spróbuj wdrożyć następujące procesy zarządzania projektami.

• Testowanie wskaźnika wykorzystania: członkowie zespołu nie będą wiedzieć, jaki wskaźnik wykorzystania osiągnąć, jeśli nie ustalisz punktów odniesienia. Możesz również skonfigurować unikalne testy dla członków zespołu w zależności od ich roli. Na przykład projektant może mieć wyższy wskaźnik wykorzystania niż menedżer ds. zasobów ludzkich, ponieważ projektanci często pracują bezpośrednio z klientami i rozliczają więcej godzin. Testowanie należy przeprowadzić na podstawie optymalnej stawki rozliczeniowej.

• Monitoruj stawki w całej firmie: śledzenie stawek wykorzystania w całej firmie może pomóc w określeniu wskaźnika wykorzystania pojemności, dzięki czemu można sprawdzić dostępność członków zespołu lub jej brak. Uniwersalne śledzenie pomoże Ci sprawdzić, kiedy inne zespoły mają czas, aby rozliczyć więcej godzin, dzięki czemu Twoja firma może wykonywać płatną pracę bez zatrudniania freelancerów. 

• Ograniczenie czynności okołozadaniowych: ograniczenie czynności okołozadaniowych ma kluczowe znaczenie dla poprawy wskaźników wykorzystania czasu. Chociaż zawsze będzie istniała potrzeba poświęcenia pewnej liczby godzin na operacje wewnętrzne, możesz skorzystać z najlepszych praktyk w zakresie zarządzania projektami i wskazówek dotyczących zarządzania czasem, aby skrócić czas poświęcany na bezproduktywne zajęcia. Czynności okołozadaniowe obejmują na przykład komunikowanie się w sprawach związanych z pracą, wyszukiwanie informacji, przełączanie między aplikacjami i zarządzanie zmieniającymi się priorytetami.

• Korzystaj z oprogramowania do mierzenia czasu: oprogramowanie do mierzenia czasu ma kluczowe znaczenie dla poprawy wskaźników wykorzystania, ponieważ umożliwia członkom zespołu rozliczanie zadań z konkretnymi klientami lub przypisywanie ich do czasu pracy w firmie. Śledzenie czasu może również zachęcić członków zespołu do bardziej świadomego wykorzystywania czasu i pomóc im w testowaniu wydajności. Gdy wprowadzą swój czas, możesz przeanalizować te informacje jako jeden duży zestaw danych.

Przykłady wykorzystania czasu pracy

Wskaźnik wykorzystania czasu jest kluczowym wskaźnikiem dla firm świadczących usługi, ponieważ bezpośrednio wpływa na rentowność i zarządzanie zasobami. Przeanalizujmy dwa hipotetyczne przykłady, które pokazują, w jaki sposób firmy mogą poprawić wskaźniki wykorzystania pracowników, a w konsekwencji ich ogólną wydajność.

Przykład 1: Kancelaria prawna ABC

Kancelaria ABC, średniej wielkości firma prawnicza zatrudniająca 75 prawników, doświadczała stagnacji pomimo stałego napływu klientów. Po przeanalizowaniu wykorzystania czasu podlegającego rozliczeniu okazało się, że średni wskaźnik wynosił zaledwie 55%. Firma uznała, że ten niski wskaźnik wynika z nieefektywnych procesów i braku przejrzystości w zakresie wykorzystania zasobów.

Aby rozwiązać te problemy, kancelaria ABC wprowadziła następujące zmiany:

• Zainwestowała w kompleksowe oprogramowanie do śledzenia czasu i zarządzania projektami, aby dokładnie monitorować rozliczane godziny i identyfikować obszary wymagające poprawy.

• Ustanowienie jasnych celów dotyczących wskaźnika wykorzystania dla każdego prawnika na podstawie jego doświadczenia i obszaru praktyki w celu optymalizacji efektywności rozliczenia.

• Przeprowadzanie regularnych przeglądów czasu niepodlegającego rozliczeniu w celu zminimalizowania niepotrzebnych zadań i usprawnienia procesów.

Koncentrując się na tych inicjatywach, kancelaria ABC Law Firm zwiększyła średni wskaźnik wykorzystania do 75% w ciągu jednego roku. Ta poprawa doprowadziła do 25% wzrostu przychodów i pozwoliła firmie zatrudnić dodatkowy personel pomocniczy w celu dalszego ulepszenia swoich profesjonalnych usług.

Przykład 2: Agencja marketingowa XYZ

Agencja marketingowa XYZ, rozwijająca się agencja butikowa zatrudniająca niewielką liczbę pracowników, miała trudności z dotrzymywaniem terminów klientów i utrzymaniem rentowności. Zespół zarządzający agencją podejrzewał, że wskaźniki wykorzystania pracowników są zbyt wysokie, co prowadzi do przepracowania pracowników i obniżenia jakości pracy.

Po przeanalizowaniu wskaźników wykorzystania czasu pracy okazało się, że średni wskaźnik wynosi 95%, co potwierdziło podejrzenia. Aby zaradzić tej sytuacji, Agencja Marketingowa XYZ podjęła następujące kroki:

• Dostosowała swój model cenowy, aby lepiej dopasować go do ilości czasu i zasobów wymaganych dla każdego projektu.

• Zatrudniono dodatkowych pracowników etatowych i freelancerów, aby bardziej równomiernie rozłożyć obciążenie pracą i osiągnąć niższy wskaźnik wykorzystania.

• Wdrożyła bardziej rygorystyczny proces określania zakresu projektu, aby zapewnić, że oczekiwania klientów dotyczące pracy będą realistyczne i osiągalne.

Obniżając średni wskaźnik wykorzystania do 80%, agencja marketingowa XYZ odnotowała znaczną poprawę morale pracowników i jakości pracy. Zadowolenie klientów wzrosło o 20%, a agencja była w stanie podjąć się większej liczby projektów bez uszczerbku dla jakości swoich usług.

Te przykłady współczynnika wykorzystania pokazują, w jaki sposób firmy mogą identyfikować i rozwiązywać problemy związane z nieefektywnością operacyjną, co ostatecznie prowadzi do poprawy wyników finansowych i możliwości rozwoju. Monitorując łączną liczbę dostępnych godzin, liczbę godzin podlegających rozliczeniu i dążąc do optymalnego wskaźnika wykorzystania, firmy mogą usprawnić zarządzanie zasobami i możliwości prognozowania.

Ogranicz czynności okołozadaniowe, aby zwiększyć wskaźniki wykorzystania

Wskaźnik wykorzystania czasu to kluczowy wskaźnik, który należy śledzić, aby ocenić wydajność członków zespołu i firmy. Wysokie wskaźniki wykorzystania ułatwiają pokrycie kosztów operacyjnych i stale zwiększają zyski, podczas gdy niskie wskaźniki wykorzystania mogą wskazywać na problemy w procesach, które wymagają naprawy. 

Najlepszym sposobem na monitorowanie ogólnego wykorzystania jest wymaganie od członków zespołu raportowania zadań i utrzymywanie uporządkowanych procesów. Gdy członkowie zespołu zgłaszają zadania niepodlegające rozliczeniu i rozliczane w czasie rzeczywistym, zyskujesz większą kontrolę nad zasobami i lepszy wgląd w zarządzanie czasem.

Często zadawane pytania: wskaźnik wykorzystania

Jaki współczynnik wykorzystania czasu jest uważany za dobry? Dobry współczynnik wykorzystania wynosi zazwyczaj od 70% do 80%. Ten zakres pozwala na zachowanie równowagi między pracą rozliczaną a nieodpłatnymi działaniami, takimi jak szkolenia, zadania administracyjne i spotkania zespołu.

Jak często należy monitorować wskaźniki wykorzystania? Wskaźniki wykorzystania powinny być monitorowane co tydzień lub co miesiąc. Regularne monitorowanie pozwala identyfikować trendy, na bieżąco dostosowywać obciążenie pracą, ceny lub alokację zasobów oraz proaktywnie rozwiązywać problemy, które mogą mieć wpływ na rentowność i samopoczucie pracowników.

Czy wskaźniki wykorzystania mogą przekraczać 100%? Tak, wskaźniki wykorzystania mogą przekroczyć 100%, jeśli pracownik pracuje w godzinach nadliczbowych lub rozlicza więcej godzin niż przewiduje jego zwykły harmonogram. Jednak konsekwentne utrzymywanie wskaźników wykorzystania powyżej 100% nie jest zrównoważone i może wskazywać na słabe planowanie zasobów, niedobór personelu lub nierealistyczne oczekiwania klientów.

W jaki sposób wskaźniki wykorzystania wpływają na rentowność projektu? Wskaźniki wykorzystania mają bezpośredni wpływ na rentowność projektu, ponieważ wpływają na równowagę między godzinami rozliczanymi a nierozliczanymi. Optymalizacja wskaźników wykorzystania pomaga zapewnić rentowność projektów przy jednoczesnym utrzymaniu satysfakcji pracowników i jakości pracy.