Darmowy szablon formularza zlecenia zmiany: uprość wprowadzanie zmian w projekcie

Bob Dylan powiedział: „Czasy się zmieniają” i to prawda. Jednak większość menedżerów wie, że projekty również się zmieniają. Rzadko zdarza się, aby plan projektu rozpoczynał się i kończył w ten sam sposób, a najłatwiejszym sposobem na zarządzanie zmianami są szablony zleceń zmian.

Formularze zlecenia zmiany zapewniają ustrukturyzowany sposób komunikowania zmian w projekcie, dzięki czemu projekt pozostaje na właściwym torze, a zespół wie, jak dalej postępować. W tym artykule dowiesz się, jak tworzyć szablony zleceń zmian, aby przygotować się na wszelkie przeszkody, które mogą pojawić się na Twojej drodze.

Czym są formularze zlecenia zmiany?

Zlecenie zmiany, znane również jako wniosek o zmianę w zarządzaniu projektami, to każda oficjalna i udokumentowana zmiana w planie projektu. Chociaż termin „zlecenie zmiany” jest zwykle używany w branży budowlanej, zlecenia zmiany mogą być używane w każdej branży, aby wyjaśnić, w jaki sposób projekt będzie odbiegał od pierwotnego zakresu projektu. 

Zlecenia zmiany określają rodzaj zmiany, którą prosisz (lub proszą inni) oraz sposób, w jaki ta zmiana wpłynie na produkty końcowe, cenę i oś czasu projektu. Typowe powody, dla których ludzie inicjują zlecenia zmian w zarządzaniu projektami, to:

• Nowe prośby interesariuszy

• Błędy lub pominięcia w planowaniu

• Niedokładne szacunki

• Zmiany w zakresie prac

• Koszty zasobów

• Nieplanowane wydarzenia

Zlecenia zmian w projekcie są powszechne, ponieważ nawet przy dokładnym planowaniu projektu jego cele mogą się zmienić z nieoczekiwanych powodów w trakcie pracy nad projektem. Jeśli przygotujesz się na ewentualne zmiany, proces kontroli zmian nie będzie uciążliwy.

Formularze zlecenia zmiany do wydrukowania a formularze cyfrowe

Formularze zleceń zmian do wydrukowania to być może jedyny sposób, w jaki kontrola zmian była dotychczas realizowana, ale cyfrowa kontrola zmian rejestruje zmiany wraz z pozostałymi informacjami o projekcie. 

Dzięki temu, że zmiany w projekcie są zgodne z pozostałymi materiałami projektowymi, masz jedno źródło wiedzy dla całego projektu. Inne korzyści ze śledzenia zleceń zmian za pośrednictwem platformy cyfrowej to m.in.:

• Łatwy przegląd pierwotnego planu w czasie rzeczywistym

• Możliwość udostępniania zleceń zmian wielu osobom jednocześnie

• Integracja zleceń zmiany w zautomatyzowany proces zarządzania zmianami

• Możliwość zmiany budżetu, osi czasu i pracy członków zespołu po wprowadzeniu zmiany

Jeśli chcesz, aby szablony zleceń zmiany były zintegrowane z szerszym procesem zleceń zmiany, cyfrowe formularze mogą zaoszczędzić czas i zapewnić przejrzystość.

Jak tworzyć formularze zleceń zmian

Zanim dowiesz się, jak ustalać priorytety i klasyfikować zlecenia zmian, zapoznaj się z elementami szablonu zlecenia zmiany. Elementy te ułatwiają przeglądanie zlecenia zmiany i szybkie zrozumienie, o jaką zmianę chodzi, dlaczego została ona zlecona i jaki będzie jej wpływ na projekt.

1. Opis zmiany: pierwsza sekcja szablonu zlecenia zmian powinna zawierać krótki opis pierwotnego produktu końcowego projektu oraz proponowanych zmian.

2. Wyszczególnione koszty zmiany: w tej sekcji wymienisz wszystkie koszaproponowaną zmianą. Koszty te mogą być pośrednie lub bezpośrednie, np. czas pracy zespołu nad projektem, potrzebne oprogramowanie lub koszty podróży. 

3. Całkowite koszty zmiany: uwzględnij obszar, w którym wymieniona jest całkowita kwota, jaką będzie kosztować zmiana, aby inne osoby przeglądające zlecenie zmiany mogły szybko zobaczyć wpływ na koszty. Jeśli nie możesz podać niektórych kosztów jako sumy, możesz pozostawić tę sekcję pustą. 

4. Wpływ na harmonogram: w tej sekcji opisz wpływ tej zmiany na pierwotny harmonogram projektu. Czy zmiana sprawi, że projekt potrwa dłużej niż pierwotnie planowano? Wyjaśnij, w jaki sposób zamierzasz uwzględnić potrzeby innych osób, jeśli konieczna będzie zmiana osi czasu.

5. Podpisy: dodaj sekcję, którą osoby sprawdzające zlecenie zmiany będą mogły podpisać. Podpisz się również w tej sekcji.

Jak zarządzać zleceniami zmian

Przesyłanie zleceń zmiany i zarządzanie nimi idą ze sobą w parze. Udostępnienie interesariuszom szablonu zlecenia zmiany pozwala im zrozumieć, że ich zmiana nie jest gwarantowana i że musi przejść proces zatwierdzenia.

Jako kierownik projektu prawdopodobnie będziesz zarządzać zleceniami zmian w miarę ich napływu i wyszukiwać informacje potrzebne do ustalenia ich priorytetu. Wykonaj poniższe kroki, aby określić sposób sortowania i priorytetyzacji przychodzących zleceń zmian. 

1. Przejrzyj formularze zlecenia zmiany

Gdy ktoś zgłosi prośbę o zmianę, przyjmij ją do wiadomości i skieruj tę osobę do formularza zlecenia zmiany, aby mogła ją udokumentować. Wniosek o zmianę może pochodzić od różnych osób zaangażowanych w projekt, w tym:

• Interesariuszy zewnętrznych

• Kierownicy działów

• Ty, jako kierownik projektu

• Wykonawcy projektów budowlanych

Jeśli Twoi interesariusze nigdy wcześniej nie korzystali z formularza zlecenia zmiany, warto wyjaśnić, dlaczego ten formularz jest ważny. Poinformuj ich, że ich zmiana może potencjalnie wpłynąć na inne obszary projektu, a formularze zlecenia zmiany umożliwiają Tobie i osobom zatwierdzającym projekt sprawdzenie, w jaki sposób żądana zmiana jest zgodna z ogólnymi celami projektu.

Po otrzymaniu formularza zlecenia zmiany przejrzyj go i omów zmianę z osobą, która go przesłała. Otwarta komunikacja jest najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, gdy ktoś składa wniosek o zmianę.

Wskazówka: przechowuj wszystkie zlecenia zmian i zmiany w projekcie w scentralizowanym oprogramowaniu do zarządzania projektami. Dzięki temu Twój zespół będzie miał jedno źródło informacji na temat projektu. Następnie, gdy interesariusze będą przesyłać nowe zlecenia zmian, możesz upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu projektowego mają wgląd w nowe zlecenie.

2. Uzupełnij brakujące informacje

Gdy już zrozumiesz, czego dotyczy wniosek o zmianę, uzupełnij brakujące informacje w formularzu zlecenia zmiany. Interesariusze powinni opisać swoją zmianę w formularzu wniosku, ale prawdopodobnie będą potrzebować Twojej pomocy w ocenie kosztów zmiany i jej wpływu na oś czasu projektu.

Sekcje, w których możesz potrzebować pomocy, to:

• Koszty zmian: interesariusze mogą finansować Twój projekt, ale to Ty wiesz, na co przeznaczane są pieniądze i inne zasoby. Omów zmianę z osobą składającą wniosek i przygotuj szczegółową listę możliwych kosztów.

• Wpływ na harmonogram: interesariusze rzadko wiedzą, jak ich żądana zmiana wpłynie na harmonogram projektu. Jeśli chcą, aby projekt został ukończone do określonej daty, musisz przeanalizować harmonogramy i wyjaśnić, jak zmienią się terminy.

Współpraca z osobą składającą wniosek ułatwia wypełnienie formularza zlecenia zmiany. Jeśli masz szczęście, możesz również przedstawić interesariuszowi, jak projekty działają od wewnątrz.

3. Zdecyduj, czy zmiana powinna zostać wprowadzona

Teraz możesz przeanalizować wniosek o zmianę w całości i zdecydować, czy zmiana powinna zostać wprowadzona. Rozważając wniosek o zmianę, przeprowadź analizę wpływu w oparciu o siedem elementów planu projektu.

Cele: 

• W jaki sposób ta zmiana jest zgodna z celami naszego projektu? 

• Czy ta zmiana uniemożliwi nam osiągnięcie celów projektu? 

Wskaźniki sukcesu:

• Jak zmierzymy sukces? 

• Czy z wprowadzeniem tej zmiany wiąże się ryzyko?

• Czy ryzyko związane z tą zmianą jest warte korzyści?

Interesarusze: 

• Kto powinien być zaangażowany w zatwierdzenie tego wniosku o zmianę? 

• Kto musi być zaangażowany, jeśli będziemy kontynuować realizację tego zlecenia zmiany?

Zakres:

• Czy ta zmiana wykracza poza pierwotny zakres projektu?

• Ile będzie kosztować wprowadzenie zmiany?

• Jeśli będzie wymagała więcej pieniędzy lub zasobów, skąd je weźmiemy?

• Czy będziemy potrzebować więcej osób, aby wprowadzić tę zmianę?

Produkty końcowe projektu:

• W jaki sposób wprowadzenie tej zmiany poprawi produkt końcowy?

• Czy korzyści związane z tą zmianą są warte zmian w kosztach, zasobach lub osi czasu?

Oś czasu:

• Czy wprowadzenie tej zmiany wpłynie na nasz termin?

• Czy mamy możliwość zmiany osi czasu?

Plan komunikacji: 

• Jeśli wniosek zostanie zatwierdzony, w jaki sposób przekażemy tę zmianę zespołowi projektowemu? 

Wskazówka: użyj oprogramowania do zarządzania projektami, aby zwizualizować wpływ wniosku o zmianę na projekt. Przeanalizuj wskaźniki, takie jak stopień wykorzystania zespołu, aby określić wpływ zmian na oś czasu i zakres projektu.

4. Poproś o zasoby potrzebne do wprowadzenia zmiany

Jeśli zdecydujesz się wprowadzić zmianę, następnym krokiem będzie pozyskanie zasobów potrzebnych do jej realizacji. Pamiętaj: 

• Aby zmiana została ukończona, mogą być potrzebni dodatkowi członkowie zespołu.

• Jeśli potrzebujesz więcej czasu na pracę nad tymi produktami końcowymi, może to opóźnić inne projekty.

• Pieniądze mogą pochodzić od osoby składającej wniosek, ale aby zapewnić zasoby fizyczne, na tablicy muszą znaleźć się dostawcy i producenci.

• Musisz upewnić się, że możesz uzyskać dodatkowe zasoby w wyznaczonym czasie.

Na tym etapie procesu kontroli zmian wszyscy członkowie zespołu powinni być zaangażowani w zmianę. Aby ułatwić ten proces, poproś o pomoc innych.

5. Włączenie zmiany do planu projektu

Gdy wszyscy będą już na tablicy zmian, a Ty będziesz mieć zasoby potrzebne do jej wdrożenia, możesz włączyć zmianę do planu projektu. Kolejne kroki mogą obejmować:

• Dostosowanie ról i obowiązków zespołu

• Dodanie zadań i kamieni milowych projektu

• Zmianę osi czasu projektu

• Dostosowanie celów projektu i wskaźników KPI

Nie zapomnij podpisać formularza zlecenia zmiany u dołu i przechowywać go wraz z pozostałymi dokumentami projektowymi do wglądu. Ten plik cyfrowy może być przydatny podczas pracy nad przyszłymi projektami lub podczas wprowadzania zmian w procesie kontroli zmian. 

Wskazówka: wszystkie osoby zaangażowane w proces kontroli zmian powinny podpisać formularz zlecenia zmiany. Użyj cyfrowego formularza zlecenia zmiany, aby móc wysyłać zlecenia zmian osobom, które są w różnych lokalizacjach, i zapewnić im elastyczność w odsyłaniu go w dogodnym dla nich czasie.

Szablon zlecenia zmiany

Poniżej znajduje się przykładowy szablon zlecenia zmiany. Dział marketingu tej firmy planuje wprowadzić na rynek nowy produkt i ogłosić jego premierę w ramach kampanii w mediach społecznościowych. Pierwotny plan obejmował płatne reklamy na Instagramie i Facebooku, ale Sally Brown chciała wprowadzić pewne zmiany.

Powyższy formularz zlecenia zmiany wyjaśnia te kluczowe punkty:

• Chęć rozszerzenia kampanii w mediach społecznościowych na LinkedIn 

• Chęć dodania do projektu organicznych postów w mediach społecznościowych

• Zmiana będzie wymagała utworzenia kalendarza dla mediów społecznościowych i napisania organicznych postów w mediach społecznościowych

• Budżet projektu musi zostać zwiększony, aby uwzględnić płatne reklamy na LinkedIn i potencjalną subskrypcję oprogramowania do planowania publikacji w mediach społecznościowych

• Oś czasu projektu pozostanie (i musi pozostać) taka sama

• Aby utrzymać harmonogram projektu na właściwych torach, zespół musi otrzymać dodatkowe wsparcie

Pobierz poniżej darmowy szablon zlecenia zmiany, z którego możesz korzystać ze swoim zespołem.

Rodzaje formularzy zlecenia zmiany

Czy zdarzyło Ci się kiedyś spotkać z sytuacją, w której nieoczekiwane zmiany pokrzyżowały Twoje plany? Formularze zlecenia zmiany to idealne rozwiązanie tego powszechnego problemu związanego z zarządzaniem projektami, ponieważ umożliwiają bezproblemowe wprowadzanie zmian w pierwotnej umowie, nie powodując zamieszania ani sporów. 

Wybór odpowiedniego rodzaju szablonu zlecenia zmian zależy od charakteru zmian, pierwotnego zakresu prac w ramach projektu oraz konkretnych standardów branżowych.

Formularze zlecenia zmiany w budownictwie

Formularze te służą do dokumentowania zmian w projektach budowlanych, takich jak zmiany materiałów, zakresu lub harmonogramów. Użyj tego formularza, gdy konieczne są modyfikacje pierwotnego planu budowy z powodu nieprzewidzianych okoliczności lub żądań klienta.

Przykład: podczas realizacji projektu budowlanego podwykonawcy mogą użyć szablonu zlecenia zmiany w budownictwie, aby poprosić właściciela lub głównego wykonawcę o wprowadzenie zmian. Zmiany mogą obejmować dodatkowe prace hydrauliczne niewymienione w pierwotnej umowie. Formularz ten zawiera szczegółowe informacje na temat dodatkowej pracy, kosztów i wpływu na harmonogram projektu.

Standardowe dokumenty zlecenia zmiany AIA

Dokumenty te zostały opracowane przez Amerykański Instytut Architektów i zapewniają ustandaryzowany format zleceń zmian w projektach budowlanych. Wybierz je, gdy ważna jest zgodność z przepisami i standardami branżowymi, zwłaszcza w przypadku dużych lub złożonych projektów budowlanych.

Przykład: w złożonym projekcie budowlanym można wykorzystać dokument zlecenia zmiany AIA, aby formalnie dodać nowy element projektu, który został uzgodniony przez klienta i wykonawcę. Dokument ten określa konkretne zmiany, które należy wprowadzić, oraz związane z nimi koszty.

Zlecenie zmiany inżynieryjnej (ECO)

ECO to szczegółowe formularze używane do rejestrowania zmian w specyfikacjach technicznych lub projektach. Są one niezbędne, gdy konieczne są modyfikacje techniczne, takie jak ulepszenia projektu lub korekty procesu inżynieryjnego.

Przykład: jeśli w projekcie inżynierskim mostu zostanie wykryta wada, ECO określi niezbędne zmiany projektowe, potrzebne materiały i wszelkie implikacje kosztowe.

Formularze zlecenia zmiany projektu

Ten ogólny formularz, który można wykorzystać w wielu typach projektów, służy do dokumentowania wszelkich zmian w zakresie projektu, kosztach lub harmonogramie. Sprawdza się w przypadku projektów, które wymagają modyfikacji wielu komponentów.

Przykład: w projekcie tworzenia oprogramowania można użyć tego formularza, aby udokumentować dodanie nowej funkcji, która wydłuża datę ukończenia projektu i zwiększa jego budżet.

Formularze zlecenia zmiany umowy

Formularze te są przeznaczone specjalnie do zmian, które mają wpływ na warunki pierwotnej umowy, w tym zakres, ceny i produkty końcowe. Formularze tego typu najlepiej sprawdzają się, gdy warunki umowy wymagają zmiany ze względu na modyfikacje projektu.

Przykład: jeśli klient zażąda dodatkowych warstw bezpieczeństwa w projekcie IT, ten formularz będzie zawierał zmiany, koszty i nowe warunki umowy.

Formularze zlecenia zmiany bez kosztów

Formularz przeznaczony do zmian, które nie wpływają na koszt projektu, ale mogą wpłynąć na inne aspekty, takie jak zakres lub harmonogram. Jest odpowiedni do dokumentowania zmian, które są neutralne pod względem budżetu, ale nadal wymagają formalnego potwierdzenia i zgody wszystkich stron.

Przykład: klient może poprosić o zmianę schematu kolorów projektu graficznego, co nie wiąże się z dodatkowymi kosztami, ale wymaga udokumentowania dla zachowania przejrzystości. W takim przypadku konieczna byłaby aktualizacja osi czasu, aby odzwierciedlić zmianę.

Przykład zlecenia zmiany

Zlecenia zmiany są powszechną i niezbędną częścią zarządzania projektami w różnych branżach. Gwarantują one, że wszelkie zmiany w pierwotnym zakresie prac, harmonogramie lub kosztach projektu zostaną formalnie potwierdzone i uzgodnione przez wszystkie strony. 

Oto przykład, który pomoże Ci lepiej zrozumieć, jak działają formularze zleceń zmiany w rzeczywistych scenariuszach.

Zlecenie zmiany w budownictwie mieszkaniowym

W projekcie budowy mieszkania właściciel domu decyduje się na wymianę blatów kuchennych z laminatu na granit po podpisaniu umowy. Kierownik budowy wystawia zlecenie zmiany, które szczegółowo opisuje zmianę materiałów, dodatkowe koszty i wpływ na harmonogram projektu. 

Ten szablon formularza zlecenia zmiany zapewnia, że zarówno wykonawca, jak i właściciel domu mają takie same oczekiwania i zobowiązania.

Szablon zlecenia zmiany budowy

Nazwa projektu: [Wstaw tutaj nazwę projektu]

Numer zlecenia zmiany: [Unikalny identyfikator]

Numer umowy o roboty budowlane: [Identyfikator pierwotnej umowy]

Szczegóły projektu:

• Początkowy zakres: [opis początkowego zakresu projektu]

• Szczegóły zmiany: [Szczegółowy opis proponowanej zmiany]

Kwota umowy:

• Pierwotna kwota umowy: [Kwota] USD

• Nowa kwota po wprowadzeniu zmiany: [New Amount] USD

Szczegóły fakturowania:

• Numer faktury: [Identyfikator faktury związanej z tą zmianą]

• Termin płatności: [Zmieniony termin płatności]

Oś czasu:

• Pierwotna data ukończenia: [Date]

• Zmieniona data ukończenia (na czas): [New Date]

Zamówienie:

• Pierwotny numer zamówienia: [PO Number]

• Zmienione zamówienie (jeśli dotyczy): [Nowy numer zamówienia]

Podpisy osób upoważnionych:

Wykonawca: _____________________

Klient: ________________________

Data: __________________________

Usprawnij proces zleceń zmian dzięki Formularzom w Asanie

Posiadanie jasnego procesu kontroli zmian może usprawnić przepływ pracy w projekcie, bez względu na to, jakie wyzwania pojawią się na Twojej drodze. Kiedy używasz cyfrowych formularzy w Asanie do zarządzania wnioskami o zmiany, zmiany mogą być wprowadzane bezpośrednio do systemu zarządzania projektami. Dzięki temu poświęcasz mniej czasu na koordynowanie pracy, a więcej na jej wykonywanie.