Szablon formularza wniosku o zmianę

Nie ma idealnego planu projektu. To normalne, że okoliczności i priorytety zmieniają się z czasem. Jednak bez odpowiedniego planu, zmiany w projekcie mogą prowadzić do pełzania zakresu, a w konsekwencji do odchyleń od harmonogramu. 

O ile nie jesteś w stanie przewidzieć przyszłości, wystarczy, że wiesz, jak w razie potrzeby dostosować swój plan projektu. W ten sposób możesz ze spokojem stawić czoła zmianom, wiedząc, że stosujesz odpowiedni proces, aby sobie z nimi poradzić. 

Do tego właśnie służy szablon formularza wniosku o zmianę. 

Czym jest formularz wniosku o zmianę? 

Formularz wniosku o zmianę to uporządkowany zestaw pytań, na które odpowiadają interesariusze, gdy chcą dokonać zmian w planie projektu. Korzystanie z tego formularza zapewni, że otrzymasz wystarczającą ilość informacji, aby określić, czy zmiana jest konieczna – w tym powód zmiany, jej priorytet i pożądaną datę wdrożenia.

Formularz wniosku o zmianę jest częścią procesu kontroli zmian, który określa kroki, jakie należy podjąć, aby skategoryzować i uwzględnić wnioskowane zmiany w projekcie. Proces ten pomaga zachować elastyczność, aby uwzględnić nowe produkty końcowe o wysokim priorytecie, a jednocześnie ograniczyć pełzanie zakresu. Przed podjęciem decyzji o zatwierdzeniu i wdrożeniu wniosku o zmianę konieczne może być oszacowanie kosztów, ryzyka i wpływu na jakość projektu. 

Czym jest szablon formularza wniosku o zmianę? 

Szablon formularza wniosku o zmianę to coś więcej niż tylko formularz – to przepływ pracy wielokrotnego użytku, który pomaga przekształcić przesłane informacje w wykonalne zadania. Dzięki temu, że zawiera konkretne pytania, pozwala uzyskać informacje potrzebne do podjęcia decyzji o wprowadzeniu zmian. Po przesłaniu formularza wniosku automatycznie tworzone jest zadanie w platformie do zarządzania projektami, która prowadzi Twój zespół przez uprzednio zdefiniowany proces zarządzania zmianami w celu oceny i wdrożenia wnioskowanej zmiany. 

Oto jak wygląda to w praktyce. Załóżmy, że jeden z interesariuszy chce zwiększyć rozmiar tekstu dla nowej funkcji na stronie internetowej. Zamiast wysyłać Ci prośbę przez e-mail lub w aplikacji Slack, wypełnia formularz, podając powód, priorytet i wpływ tej zmiany. Następnie, gdy naciśnie przycisk „Prześlij”, automatycznie zostanie utworzone zadanie dokumentujące wniosek – wraz z dodatkowymi zadaniami służącymi do oceny kosztów, ryzyka i wpływu zmiany na jakość. Dzięki temu Twój zespół dokładnie wie, jakie kroki musi podjąć, aby ocenić nowy wniosek o zmianę.

Utworzenie szablonu dla tego przepływu pracy do wielokrotnego wykorzystania ułatwia ustanowienie procesu kontroli zmian dla każdego nowego projektu. Wystarczy, że skopiujesz szablon, wypełnisz go szczegółowymi danymi dotyczącymi projektu i możesz rozpocząć pracę. 

Korzyści z cyfrowego szablonu wniosku o zmianę

Praca ze statycznymi szablonami formularzy wniosków o zmianę, takimi jak arkusze kalkulacyjne Excela czy Dokumenty Google, wymaga dużo wysiłku. Musisz udostępnić formularz interesariuszom, opracować proces przesyłania wniosków, ręcznie kategoryzować i dokumentować zatwierdzone i odrzucone wnioski. To wymaga wielu kliknięć podczas przełączania się między różnymi aplikacjami. 

Dzięki cyfrowemu szablonowi formularza wniosku o zmianę cała ta praca jest zautomatyzowana. W jednym miejscu możesz wypełniać formularz, dokumentować wnioski i tworzyć działania do wykonania. Zamiast stale aktualizować dokumentację, możesz śledzić postępy w czasie rzeczywistym, gdy Twój zespół ocenia, zatwierdza i wdraża zmiany w planie projektu. 

Dzięki cyfrowemu szablonowi wniosku o zmianę możesz: 

• Automatycznie generować zadania, gdy interesariusze wypełniają formularz wniosku o zmianę.

• Upewnić się, że Twój zespół ma wystarczające informacje do oceny wniosków o zmianę. 

• Zobaczyć status wszystkich wniosków interesariuszy w jednym miejscu. 

• Ułatwić interesariuszom przesyłanie wniosków o zmianę. 

• Upewnić się, że Twój zespół postępuje zgodnie z uprzednio zdefiniowanym procesem oceny i wdrażania zmian. 

• Upewnić się, że zmiany zostały odpowiednio zatwierdzone przed ich wdrożeniem.

• Pomóc interesariuszom zrozumieć, w jaki sposób dokonujesz oceny wniosków o zmiany. 

• Dołączać dokumentację pomocniczą do wniosków, np. zrzuty ekranu lub dokumenty. 

Co powinien zawierać szablon wniosku o zmianę

Szablon formularza wniosku o zmianę składa się z dwóch ważnych elementów: samego formularza i szablonu używanego do dokumentowania i śledzenia przesyłanych formularzy. Zacznijmy od formularza. 

Aby utworzyć formularz wniosku o zmianę, zastanów się, jakie informacje potrzebne są Twojemu zespołowi do dokonania oceny wniosku. Przykładowo, Twój formularz może zawierać następujące pola: 

• Nazwa projektu

• Imię i nazwisko osoby wnioskującej

• Opis zmiany 

• Powód zmiany

• Priorytet

• Pożądana data wdrożenia

Po utworzeniu formularza pora utworzyć szablon. Powinien on zawierać te same pola, co formularz, aby uwzględnić wszystkie informacje podane przez interesariuszy. Trzymając się powyższego przykładu, Twój szablon powinien zawierać kolumny do śledzenia osoby wnioskującej, opisu zmiany, powodu zmiany, priorytetu i pożądanej daty wdrożenia. Możesz również utworzyć pola niestandardowe, aby określić status każdego wniosku (np. „Przesłany”, „W trakcie oceny” i „Zatwierdzony”). 

Teraz, gdy masz już szkielet szablonu, możesz utworzyć automatyczne reguły. Jest to funkcja, która pozwala tworzyć automatyczne wyzwalacze i akcje (tzn. „kiedy zdarzy się X, zrób Y”). Możliwości ich wykorzystywania są niemal nieograniczone – na przykład po dodaniu nowej proponowanej zmiany można automatycznie dodać dodatkowe zadania, aby ocenić koszt, ryzyko i wpływ zmiany na jakość. 

Zintegrowane funkcje

• Formularze. Kiedy użytkownik wypełnia formularz, powoduje to utworzenie nowego zadania wewnątrz projektu w Asanie. Korzystając z formularza jako źródła informacji, możesz ustandaryzować sposób rozpoczęcia pracy, zebrać potrzebne dane i zapewnić, że żadne zadania nie wymkną się spod kontroli. Zamiast doraźnego zbierania informacji, utwórz ustandaryzowany system z zestawem pytań, na które każdy powinien odpowiedzieć. Możesz też skorzystać z pytań filtrujących, aby uzależnić kolejne pytania od poprzednich odpowiedzi użytkownika. Formularze ograniczają również czas i nakład pracy potrzebny do zarządzania przychodzącymi prośbami, dzięki czemu Twój zespół może poświęcić więcej czasu właściwej pracy.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i działania, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Konstruktor przepływów pracy. Wizualizuj przepływ pracy swojego zespołu i uprość współpracę między zespołami dzięki konstruktorowi przepływów pracy. Jest to niewymagające kodowania narzędzie typu „wskaż i kliknij”, które pomaga wizualizować i tworzyć zaawansowane zautomatyzowane przepływy pracy. Z łatwością twórz efektywne procesy, łączące zespoły na wszystkich poziomach Twojej organizacji. Ponadto usprawnij realizację zadań i synchronizuj działania zespołu, integrując ulubione aplikacje biznesowe, takie jak Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom i nie tylko z przepływami pracy.

• Zatwierdzenia. Czasami nie wystarczy tylko wykonać zadanie – musisz wiedzieć, czy produkt końcowy jest zatwierdzony, czy nie. Zatwierdzenia to specjalny rodzaj zadań w Asanie, w których dostępne są opcje „Zatwierdź”, „Zażądaj zmian” lub „Odrzuć”. W ten sposób właściciele zadań otrzymują jasne instrukcje, jakie działania powinni podjąć i czy ich praca została zatwierdzona, czy nie. 

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Hubspot. Automatycznie twórz zadania w Asanie za pomocą HubSpot Workflows. Używając HubSpot Workflows możesz wykorzystać wszystkie dane klientów w HubSpot CRM w celu tworzenia zautomatyzowanych procesów. Integracja ta umożliwia płynne przekazywanie zadań pomiędzy zespołami, na przykład w przypadku zamknięcia transakcji lub zgłoszeń w HubSpot.

• GitHub. Automatycznie synchronizuj aktualizacje statusu pull requestów z GitHub z zadaniami w Asanie. Śledź postęp pull requestów i usprawniaj współpracę międzyfunkcyjną pomiędzy zespołami technicznymi i nietechnicznymi, a wszystko to z poziomu Asany.

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi. 

Często zadawane pytania