Czym jest analiza wpływu na biznes (BIA)? 4 kroki, aby przygotować się na każdą sytuację

„Bądź przygotowany”. 

Ta zasada sprawdza się zarówno w biznesie, jak i w „Królu Lwie”. Niezależnie od tego, czy śpiewasz na afrykańskiej sawannie, czy zarządzasz projektem zza biurka, ważne jest, aby zrozumieć, jak wygląda najgorszy scenariusz, aby w razie potrzeby móc szybko przejść do działania. 

W tym właśnie pomaga analiza wpływu na biznes (BIA). Analiza BIA mówi Ci, czego możesz się spodziewać, gdy pojawią się nieprzewidziane przeszkody, dzięki czemu możesz przygotować plan, który pozwoli Ci jak najszybciej przywrócić działalność na właściwe tory. 

Czym jest analiza wpływu na działalność (BIA)?

Analiza wpływu na działalność (Business Impact Analysis, BIA) pomaga przewidzieć konsekwencje zakłóceń w procesach biznesowych, dzięki czemu masz dane potrzebne do proaktywnego tworzenia strategii odzyskiwania. Na przykład firma produkcyjna może utworzyć BIA, aby zmierzyć, w jaki sposób utrata kluczowego dostawcy wpłynęłaby na działalność i przychody firmy.

Mówiąc prościej, analiza BIA identyfikuje operacyjne i finansowe skutki zakłóceń, np. co by się stało, gdyby serwery uległy awarii lub gdyby globalna pandemia zmieniła sytuację na rynku. Dane zebrane podczas analizy wpływu na działalność pomagają zrozumieć i przygotować się na te potencjalne przeszkody, dzięki czemu można działać szybko i stawić czoła wyzwaniom, gdy się pojawią. Na przykład możesz wykorzystać statystyki z BIA do stworzenia planu ciągłości biznesowej, który określa, w jaki sposób zespół zareaguje na nieoczekiwane zmiany biznesowe. 

Oto kilka przykładów zakłóceń w działalności i ich potencjalnych skutków: 

Przykładowe zakłócenia w działalności biznesowej

• Naruszenia bezpieczeństwa danych lub cyberataki

• Opóźnienia harmonogramu

• klęski żywiołowe,

• Przerwy w dostawie prądu lub mediów

• Awarie sprzętu

• Utrata kluczowych pracowników

• Utrata kluczowych dostawców 

Przykładowe skutki dla biznesu

• Utrata sprzedaży lub przychodów z powodu przestojów w produkcji

• Źle wykonany merchandising detaliczny lub stracone możliwości promocyjne

• Opóźnienia w sprzedaży lub przychodach (np. opóźnienia w płatnościach)

• Nieprzewidziane wydatki (takie jak wynagrodzenie za nadgodziny lub koszty outsourcingu)

• Grzywny regulacyjne lub kary umowne

• Opóźnione biznesplany z powodu zakłóceń w działalności

• Utrata klientów 

Analiza wpływu na działalność a ocena ryzyka

Ocena ryzyka analizuje potencjalne zagrożenia i prawdopodobieństwo ich wystąpienia. Analiza wpływu na biznes mierzy wagę tych zagrożeń oraz ich wpływ na operacje biznesowe i finanse. Innymi słowy, analiza wpływu na działalność jest zasadniczo rozszerzeniem raportu z oceny ryzyka – BIA identyfikuje potencjalne ryzyko, a następnie mierzy jego wpływ.

Analiza wpływu na działalność a zarządzanie ryzykiem w projekcie

Zarządzanie ryzykiem projektu to proces identyfikowania, analizowania i reagowania na potencjalne zagrożenia związane z projektem. W tym przypadku ryzyko to wszystko, co może spowodować niepowodzenie projektu poprzez opóźnienie na osi czasu projektu, przekroczenie budżetu projektu lub obniżenie wydajności. 

Podczas gdy zarządzanie ryzykiem w projekcie koncentruje się na przewidywaniu i reagowaniu na przeszkody w konkretnym projekcie, analiza wpływu na działalność ma szerszy zakres. Analiza BIA nie skupia się na pojedynczym projekcie, ale raczej na nadrzędnych funkcjach i procesach biznesowych. Na przykład możesz skorzystać z zarządzania ryzykiem w projekcie w przypadku międzyfunkcyjnej inicjatywy mającej na celu przeprojektowanie aplikacji firmowej, ale utworzyć BIA, aby zbadać, w jaki sposób zakłócenia w zatrudnieniu mogą wpłynąć na produkcję aplikacji firmowej.

Analiza wpływu na działalność a plan przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej

Analiza wpływu na działalność biznesową i planowanie odzyskiwania po awarii (DRP) to uzupełniające się, ale odrębne elementy ciągłości biznesowej. Podczas gdy analiza BIA koncentruje się na identyfikacji krytycznych funkcji i potencjalnych skutków zakłóceń, DRP określa konkretne kroki w celu przywrócenia systemów informatycznych i operacji po kryzysie. 

Analiza BIA określa priorytety i strategie w ramach DRP, zapewniając ukierunkowany i wydajny proces odzyskiwania, który jest zgodny z najważniejszymi potrzebami organizacji.

Dlaczego analiza wpływu na działalność jest ważna? 

Zakłócenia w działalności zdarzają się, dlatego ważne jest, aby być na nie przygotowanym, aby móc szybko wrócić na właściwe tory i zminimalizować straty w zyskach. Analiza wpływu na działalność (business impact analysis, BIA) pomaga zebrać dane potrzebne do planowania i radzenia sobie z przeszkodami, gdy te nieuchronnie się pojawią. 

Proces BIA pomaga w szczególności:  

• Identyfikacja podstawowych działań i zasobów biznesowych. Analiza BIA pomaga zrozumieć, które procesy są niezbędne do dostarczania najważniejszych produktów i usług, dzięki czemu wiesz, które działania muszą być wykonane, niezależnie od okoliczności. 

• Przeanalizować finansowe skutki zakłóceń w działalności. Kiedy zrozumiesz, jak potencjalne przeszkody mogą wpłynąć na finanse firmy, możesz proaktywnie opracować strategię i przydzielić środki na rozwiązywanie nieoczekiwanych zakłóceń, gdy tylko się pojawią. Dzięki analizie ryzyka biznesowego możesz zrozumieć wymagania dotyczące zasobów, uzasadnić wnioski budżetowe i przedstawić przywództwu swój plan ciągłości biznesowej (BCP). 

Zebranie danych potrzebnych do stworzenia planu ciągłości biznesowej. Plan ciągłości biznesowej określa strategie zapobiegania zakłóceniom w działalności i reagowania na nie. Aby jednak zaplanować swoją reakcję, musisz najpierw zrozumieć, jak te zakłócenia wpłyną na działalność.

Jak przeprowadzić analizę wpływu na działalność biznesową

Przeprowadzenie analizy wpływu na działalność (BIA) może wydawać się zniechęcające, ale podzieliliśmy ten proces na cztery łatwe do wykonania kroki. Oto jak rozpocząć: 

1. Zaplanuj, w jaki sposób przeprowadzisz analizę

Mimo że analizy BIA używasz do analizy większych procesów firmowych, pomyśl o samej analizie wpływu na działalność jako o projekcie, który należy zaplanować. Podobnie jak w przypadku zwykłego projektu, zacznij od utworzenia planu projektu, który określa, w jaki sposób podejdziesz do analizy, w tym zakres analizy, cele analizy i interesariuszy, z którymi będziesz współpracować. Dobrze napisany plan projektu zapewnia jasną ścieżkę działań dla Twojej analizy BIA. Pomaga interesariuszom zrozumieć, za co są odpowiedzialni, i zapewnia, że przed rozpoczęciem masz wszystkie potrzebne zasoby.

Podczas tworzenia planu zastanów się, jak zorganizujesz poszczególne elementy analizy wpływu na działalność, aby członkowie zespołu mogli znaleźć i zrozumieć potrzebne informacje, a następnie skutecznie działać. Oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Asana, może pomóc Ci koordynować całą pracę w jednym centralnym narzędziu, dzięki czemu członkowie zespołu będą mieli jedno źródło wiedzy dla każdego elementu projektu. Asana aktualizuje się również w czasie rzeczywistym, gdy praca jest ukończone, więc zawsze wiesz, czy wszystko idzie zgodnie z planem.

2. Zbierz informacje

Zanim będziesz w stanie przewidzieć konsekwencje zakłóceń w działalności, musisz najpierw zrozumieć, jak działają krytyczne procesy biznesowe. W tym celu musisz zapytać ekspertów – interesariuszy, którzy zarządzają i realizują badane przez Ciebie procesy business. Chociaż prawdopodobnie masz ogólny przegląd procesów i rozumiesz potrzeby w szerszym kontekście, ważne jest, aby porozmawiać z kimś, kto jest bardziej zaangażowany w pracę. W ten sposób możesz zrozumieć rzeczywiste skutki zakłóceń w działalności, a także rozwiązania, które zamierzasz wdrożyć. 

Istnieją dwie powszechne metody gromadzenia informacji: 

• Zaplanuj rozmowy z interesariuszami.

• Utwórz kwestionariusz analizy wpływu na biznes, który interesariusze mogą ukończone w dowolnym czasie. 

Pytania, które zadajesz podczas rozmowy kwalifikacyjnej i w kwestionariuszu, są podobne. Chociaż rozmowy kwalifikacyjne są często bardziej osobiste, kwestionariusz może zaoszczędzić czas i pomóc w ujednoliceniu danych.

Przykładowy kwestionariusz analizy wpływu na działalność biznesową

Na początek przedstawiamy szablon kwestionariusza BIA z przykładowymi odpowiedziami: 

Nazwij proces business, za który odpowiadasz

Proces realizacji transakcji online

Opisz, gdzie odbywa się ten proces

Serwer, którego używamy do przetwarzania informacji dotyczących płatności klientów. 

Wymień wszystkie dane wejściowe i wyjściowe procesu

• Wejścia: elementy w koszyku, informacje dotyczące płatności klienta, adres rozliczenia, adres wysyłki

• Wyjścia: klient płaci za elementy, informacje o wysyłce są wysyłane do centrum dystrybucyjnego, a e-mail z potwierdzeniem jest wysyłany

Wymień zasoby i narzędzia wymagane do realizacji procesu

Platforma e-commerce (Shopify), oprogramowanie do automatyzacji poczty e-mail i zespół obsługi klienta

Wymień użytkowników procesu

Klienci

Opisz czas trwania procesu

Proces realizacji transakcji trwa 3–5 minut. Ma miejsce po dodaniu elementów do koszyka, a przed ich wysłaniem. 

Wymień potencjalne zakłócenia procesu

Awaria serwera, błąd automatyzacji e-mail, awaria platformy e-commerce, naruszenie bezpieczeństwa

Wymień finansowe, operacyjne i prawne/regulacyjne skutki potencjalnych zakłóceń

• Skutki finansowe: awaria serwera spowodowałaby utratę przychodów w wysokości 1000 USD na minutę.

• Skutki operacyjne: jeśli platforma e-commerce byłaby niedostępna przez ponad jeden dzień, utrata sprzedaży spowodowałaby nadwyżkę zasobów. 

• Skutki prawne: naruszenie bezpieczeństwa może skutkować nałożeniem kar za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących danych klientów.

W stosownych przypadkach podaj dane historyczne dotyczące wcześniejszych zakłóceń w działalności i ich skutków

Zobacz załączony raport, aby zapoznać się z podsumowaniem awarii serwera, która miała miejsce w zeszłym roku, w tym z jej wpływem na proces realizacji transakcji, stratami finansowymi i harmonogramem odzyskiwania danych. 

3. Przeanalizuj swoje dane

Po zebraniu informacji o każdym procesie business nadszedł czas, aby rozpocząć analizę. Aby ułatwić sobie analizę, rozważ następujące pytania: 

• Które procesy są najważniejsze dla funkcjonowania Twojej firmy? Utwórz listę priorytetowych funkcji o krytycznym znaczeniu dla businessu. Dzięki temu, gdy wystąpią zakłócenia, będziesz wiedzieć, które procesy należy uruchomić w pierwszej kolejności, a które mogą poczekać. 

• Jakich zasobów potrzebuje każdy proces, aby mógł działać prawidłowo? Mogą to być członkowie zespołu, technologia i zasoby fizyczne, takie jak surowce lub obszary robocze. Gdy wiesz, które zasoby są absolutnie niezbędne, możesz łatwiej ustalić priorytety ich alokacji w przypadku zakłóceń w działalności. 

Jak długo potrwa przywrócenie każdego procesu do normalnego działania w przypadku wystąpienia zakłócenia i ile to będzie kosztować? Pozwoli Ci to stworzyć dokładny harmonogram i budżet dla planu przywracania gotowości do pracy po awarii, dzięki czemu przygotować się na potencjalne straty i jak najszybciej przywrócić wszystko na właściwe tory.

4. Stwórz raport

Po przeanalizowaniu wyników ostatnim krokiem jest stworzenie raportu z analizy wpływu na działalność biznesową. Raport BIA pomaga Tobie lub kierownictwu wyższego szczebla tworzyć oparte na danych strategie odzyskiwania na podstawie danych wejściowych od ekspertów ds. procesów. Raport jest najważniejszym rezultatem analizy BIA, ponieważ w ten sposób przekazujesz swoje ustalenia kierownictwu firmy i pomagasz mu określić najlepsze plany awaryjne, aby przywrócić działalność na właściwe tory. 

Szablon raportu z analizy wpływu na biznes

Raport BIA powinien zawierać następujące elementy: 

– podsumowanie 

– Cele i zakres 

- Metodologia

– Podsumowanie ustaleń

– Podział ustaleń dla każdego procesu, w tym: 

• Lista najważniejszych procesów businessowych uporządkowana według priorytetów.

• Jak zakłócenie tego procesu wpłynęłoby na różne obszary Twojego businessu.

• Jak długo możesz tolerować zakłócenia? Ten wskaźnik jest również znany jako docelowy czas odzyskiwania (RTO).

• Maksymalna kwota strat, jaką Twój business może tolerować. Jest to również znane jako docelowy punkt odzyskiwania (RPO). 

• Porównanie potencjalnych kosztów finansowych zakłócenia z kosztami strategii przywracania działalności. 

– Dokumenty uzupełniające

– Zalecenia dotyczące przywracania

Szablon analizy wpływu na działalność biznesową

Szablon analizy wpływu na działalność to podstawowe narzędzie dla organizacji, które chcą chronić swoją działalność przed zakłóceniami. Pomaga on w identyfikacji krytycznych funkcji, ocenie skutków zakłóceń oraz formułowaniu skutecznych strategii łagodzenia i przywracania działalności. 

Ten darmowy szablon analizy wpływu na działalność zapewnia kompleksową ocenę luk w zabezpieczeniach operacyjnych, dostarczając zespołom niezbędnych statystyk do zarządzania ciągłością działania.

Wprowadzenie do analizy ryzyka biznesowego

• Krótki brief dotyczący celu i zakresu analizy ryzyka biznesowego

• Wyjaśnienie celów i oczekiwanych rezultatów

Identyfikacja funkcji i procesów business

• opis każdej krytycznej funkcji i procesu biznesowego;

• Wyjaśnienie znaczenia i celów tych funkcji i procesów

Ocena wpływu

• Wyjaśnienie, w jaki sposób ewentualne zakłócenia każdej funkcji business mogą wpłynąć na finanse, działalność, sytuację prawną i reputację firmy

• Ramy czasowe wpływu dla każdej funkcji (np. w ciągu 24 godzin, 72 godzin, jednego tygodnia)

Wymagania dotyczące zasobów

• Lista kluczowych zasobów potrzebnych do każdej funkcji biznesowej (personel, technologia, informacje, obiekty, sprzęt).

• Zależności od usług i dostawców wewnętrznych i zewnętrznych

Cele przywracania

• Docelowy czas wznowienia (RTO) dla wznowienia funkcji business po zakłóceniu

• Docelowe punkty odzyskiwania (RPO) dla odzyskiwania danych i systemów

• Szczegółowe informacje na temat tego, w jaki sposób te cele są zgodne z celami ciągłości działania

Strategie łagodzenia skutków

• Strategie zmniejszania ryzyka i skutków zakłóceń

• Środki zapobiegawcze zapewniające ciągłość biznesową

Plany reagowania i odzyskiwania

• Działania w odpowiedzi na zidentyfikowane ryzyko i scenariusze

• Plany przywracania operacji i usług biznesowych

Wnioski z analizy ryzyka

• Podsumowanie kluczowych ustaleń i zaleceń

• Kolejne kroki w celu wdrożenia wyników analizy BIA

Przykłady wpływu na biznes

Analiza wpływu na działalność jest potrzebna, aby zidentyfikować i zrozumieć potencjalny wpływ zakłóceń na krytyczne funkcje organizacji. Stanowi ona podstawę do opracowania solidnych planów zarządzania ciągłością biznesową. 

Oto jak można przeanalizować konkretne scenariusze, koncentrując się na słabych punktach łańcucha dostaw, cyberbezpieczeństwie, zależności od przepisów i innych kluczowych aspektach.

Wpływ klęski żywiołowej na zakład produkcyjny

W przypadku klęski żywiołowej zakład produkcyjny może stanąć w obliczu poważnych zakłóceń, od uszkodzonej infrastruktury po opóźnienia w łańcuchu dostaw. Dokładna analiza BIA dla takiego scenariusza rozpocznie się od zidentyfikowania krytycznych procesów, które są najbardziej podatne na klęski żywiołowe. 

Identyfikacja procesów krytycznych:

• Wyróżnij zależności w łańcuchu dostaw i zidentyfikuj kluczowe urządzenia i technologie podatne na szkody spowodowane klęskami żywiołowymi.

• Zidentyfikuj krytyczne przepływy pracy w produkcji, aby określić, gdzie zakłócenia mogą mieć największy wpływ.

Ocena wpływu:

• Oszacuj potencjalny czas przestoju i jego wpływ na harmonogramy produkcji. 

• Przeanalizuj logistykę łańcucha dostaw i słabe punkty infrastruktury, aby oszacować, kiedy operacje zostaną wznowione na pełną skalę.

• Oblicz konsekwencje finansowe utraty produkcji, w tym koszty związane z pozyskiwaniem zasobów w sytuacjach awaryjnych.

Strategie łagodzenia skutków:

• Opracuj plany awaryjne dla alternatywnych metod produkcji.

• Zawrzyj umowy z dostawcami zapasowymi i dostawcami usług logistycznych.

• Inwestuj w ulepszenia infrastruktury i modyfikacje przepływu pracy, aby zabezpieczyć się przed klęskami żywiołowymi (np. ochrona przeciwpowodziowa, konstrukcje odporne na trzęsienia ziemi).

Cyberatak na instytucję finansową

Cyberatak może narazić na szwank poufne dane i zakłócić usługi finansowe, prowadząc do znacznych szkód reputacyjnych i finansowych. W tym kontekście analiza ryzyka biznesowego oceniłaby stan cyberbezpieczeństwa instytucji i zidentyfikowałaby krytyczne zasoby zagrożone.

Ocena stanu cyberbezpieczeństwa:

• Przeprowadź ocenę podatności na zagrożenia, aby zidentyfikować słabe punkty w zabezpieczeniach instytucji w zakresie cyberbezpieczeństwa.

• Zidentyfikuj i ustal priorytety zasobów, których naruszenie miałoby największy wpływ, takich jak dane klientów i podstawowe systemy bankowe.

Ocena wpływu:

• Rozważ, jak ważne są systemy, których dotyczy problem, dla codziennej działalności instytucji i oceń możliwe straty finansowe wynikające z ciągłych zakłóceń operacyjnych.

• Określ ramy czasowe przywrócenia bezpiecznego działania.

• Oceń wpływ na zaufanie klientów i długoterminowe konsekwencje dla utrzymania klienta.

Planowanie odzyskiwania:

• Przedstaw strategie łagodzenia skutków cyberbezpieczeństwa i plany reagowania na incydenty, które są zgodne z normami ISO 22301 dotyczącymi zarządzania ciągłością działania. 

• Opracuj szczegółową strategię komunikacji, aby zarządzać oczekiwaniami interesariuszy i utrzymać zaufanie podczas nakładu pracy związanego z odzyskiwaniem danych.

Zmiana przepisów ma wpływ na firmę farmaceutyczną

Zmiany regulacyjne mogą mieć głęboki wpływ na firmy farmaceutyczne, wpływając na ich linie produktów, strategie rynkowe i koszty zgodności. Analiza ryzyka biznesowego w tym scenariuszu skupiłaby się na określeniu, które zmiany regulacyjne mogą mieć największy wpływ.

Analiza otoczenia regulacyjnego:

• Zidentyfikuj nadchodzące przepisy, które mogą mieć wpływ na działalność, rozwój produktów lub dostęp do rynku.

• Oceń zakres i harmonogram zmian regulacyjnych, aby nadać priorytet nakładowi pracy związanemu z zapewnieniem zgodności.

Ocena wpływu:

• Określ finansowe konsekwencje zgodności, w tym potencjalne koszty dostosowania procesów produkcyjnych lub przeprowadzenia dodatkowych badań klinicznych.

• Rozważ wpływ na działalność operacyjną, np. opóźnienia we wprowadzaniu produktów na rynek lub modyfikacje istniejących linii produktowych.

Strategie adaptacji i łagodzenia:

• Zaplanuj realokację zasobów, aby zapewnić terminową realizację priorytetowych projektów.

• Współpracuj z organami regulacyjnymi, aby lepiej zrozumieć wymagania i terminy.

• Dostosuj wewnętrzne procesy i programy szkoleniowe do nowych standardów regulacyjnych.

Analiza, a następnie strategia

Gdy stworzysz szczegółową analizę wpływu na działalność, będziesz wiedzieć, czego się spodziewać, gdy nieuchronnie wystąpią zakłócenia. Oprócz tego będziesz mieć listę najlepszych opcji, które pozwolą Ci jak najszybciej wrócić na właściwy tor. Zebrane dane pomogą Ci stworzyć plan ciągłości biznesowej, który będzie oparty na dowodach pochodzących od ekspertów ds. procesów, dzięki czemu w razie katastrofy będziesz mieć pod ręką gotowe rozwiązania.