11 szablonów projektów, które zapewnią Ci pomyślny start

Wszyscy uwielbiamy, gdy projekty przebiegają sprawnie: istnieje jasny plan, każdy wie, co i na kiedy musi wykonać, a projekt zostaje ukończony na czas oraz w ramach przyjętego budżetu. Ale co, jeśli to Ty jesteś osobą, której powierzono zaplanowanie i zarządzanie tym projektem?

Planowanie projektu to czasochłonny proces. Przed rozpoczęciem, projekt niejednokrotnie wymaga wykonania sporej ilości ręcznych i powtarzalnych czynności, takich jak utworzenie sekcji, przygotowanie szablonów zadań czy przekazanie informacji interesariuszom i współpracownikom. Szablony projektów mogą pomóc ograniczyć ilość pracy na początku projektu, umożliwiając jego szybszy start. Dodatkowo, dobry szablon projektu nie tylko ułatwia rozpoczęcie jednego projektu – pomoże Ci zrealizować z sukcesem każdy kolejny projekt.

Czym jest szablon projektu?

W przeciwieństwie do planowania projektu od podstaw, gotowy szablon projektu zapewni Ci wszystkie niezbędne elementy, których potrzebujesz, aby rozpocząć swój projekt. W zależności od używanego przez Ciebie narzędzia, Twój szablon projektu może obejmować sekcje, przykładowe zadania, tagi i nie tylko, umożliwiając szybkie i sprawne rozpoczęcie pracy.

W jaki sposób szablony pomagają w planowaniu projektów?

Plan projektu to zestawienie kluczowych elementów, które są niezbędne do tego, aby z sukcesem zrealizować wszystkie cele projektu. Dobry plan projektu powinien obejmować produkty końcowe projektu, zakres projektu oraz jego harmonogram. W szczególności, skuteczny plan projektu powinien zawierać siedem kluczowych elementów:

• Cele

• Wskaźniki sukcesu

• Interesariusze i role

• Budżet

• Kamienie milowe i produkty końcowe

• Oś czasu i harmonogram

• Plan komunikacji

Nie wszystkie szablony projektów będą zawierać każdy z tych elementów. Dobry szablon projektu powinien jednak obejmować przykładowe zadania, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi uwzględnić wszystkie wymogi projektu, zaplanować jego produkty końcowe oraz sprawnie przystąpić do pracy.

Jak wybrać odpowiednie narzędzie do tworzenia szablonów projektów

Jakość używanego przez Ciebie narzędzia do tworzenia szablonu projektu jest równie ważna – o ile nie ważniejsza – od jakości samego szablonu projektu. Istnieje wiele różnych narzędzi do zarządzania projektami stworzonych, aby pomagać zespołom w planowaniu projektów, ale każde z nich oferuje inny zestaw funkcji.

Naturalnie, potrzebujesz narzędzia oferującego darmowe i proste w użyciu szablony, ale Twoja lista życzeń nie powinna się na tym kończyć. Aby narzędzie do tworzenia szablonów projektów mogło spełnić wszystkie Twoje wymagania, poszukaj takiego, które jest wystarczająco elastyczne, aby umożliwić Twojemu zespołowi zaplanowanie nawet najbardziej złożonych projektów – od początku do końca.

Świetnym punktem wyjścia dla Ciebie może okazać się Asana. Asana jest narzędziem do zarządzania pracą, w którym oprócz projektów, Twój zespół może koordynować również procesy zespołowe. Platformy do zarządzania pracą, takie jak Asana, nie tylko pomagają zespołom w skutecznej realizacji indywidualnych projektów, ale także pozwalają tworzyć powtarzalne procesy i niezawodne systemy, z których możecie korzystać nie tylko na potrzeby jednego projektu lecz wszystkich.

11 darmowych i prostych w użyciu szablonów projektów

Jeśli nie uważasz się za profesjonalnego menedżera projektów i nie do końca wiesz, od czego zacząć, jesteś w dobrym miejscu! Oto jedenaście szablonów, które pomogą Ci rozpocząć Twój następny projekt w mgnieniu oka.

1. Prosty szablon projektu: idealny na start

Nie ma dwóch takich samych projektów, niemniej jednak każdy plan projektu powinien obejmować kilka podstawowych elementów. Jasno określone cele, produkty końcowe oraz harmonogramy pozwolą nadać Twojemu projektowi właściwą strukturę.

Pomagają również podzielić duże, skomplikowane projekty na mniejsze, wykonalne kroki. Jako następny krok, wyznacz członków zespołu projektowego – tj. wszystkie osoby, które pomogą Ci w realizacji projektu – i jasno określ ich obowiązki.

Jeśli nadal nie wiesz, od czego zacząć, zacznij od naszego prostego szablonu planu projektu. Pomoże Ci zorganizować i zaplanować wszystkie zadania do wykonania w ramach projektu oraz wyznaczyć kamienie milowe, umożliwiając przy tym łatwy wgląd w priorytety oraz status poszczególnych zadań.

2. Szablon kampanii produktowej: zaplanuj swoją następną premierę

Na menedżerach ds. produktu spoczywa wiele różnych obowiązków. Obejmują one m.in. badania rynkowe, stworzenie strategii produktu, opracowanie przekazu i pozycjonowanie oraz wprowadzenie nowych produktów na rynek. Często zarządzają oni również samym procesem wprowadzania produktu na rynek, wcielając się w rolę menedżera i koordynując pracę zespołów produktowych, marketingowych oraz kreatywnych, aby zagwarantować, że wszystkie produkty i materiały będą gotowe na czas.

Zamiast rozpoczynać każdy projekt związany z wydaniem produktu od nowa, możesz skorzystać z naszego szablonu kampanii produktowej, który pomoże Ci opracować cały plan. Obejmuje on takie kroki jak wyznaczenie celów związanych z wydaniem oraz zdefiniowanie strategii dla poszczególnych kanałów, dzięki czemu nie przeoczysz żadnych istotnych elementów.

3. Szablon kalendarza publikacji: dotrzymuj terminów publikacji

Zarządzanie kalendarzem publikacji to długofalowy projekt, który wymaga śledzenia wielu elementów. Od przypisywania zadań copywriterom, po tworzenie materiałów wizualnych oraz koordynowanie redakcji i korekty tekstów. Każdy tekst, który tworzysz stanowi samodzielny mini-projekt, z jasno zdefiniowanymi etapami.

Aby zapewnić prawidłowy przebieg procesu tworzenia treści, skorzystaj z naszego szablonu kalendarza treści. Pomoże Ci zarządzać treściami na wszystkich etapach – tworzenia, edycji i publikacji – od pomysłu do realizacji.

4. Szablon kampanii marketingowej: stwórz swój plan

Planowanie i realizacja stanowią podstawę udanej kampanii marketingowej. Jednak przygotowując ją po raz pierwszy, możesz mieć trudności z uwzględnieniem w niej wszystkich niezbędnych elementów. Jakie materiały należy opracować? Kto zajmie się ich opracowaniem? A co jeśli coś umknie Twojej uwadze?

Nasz szablon projektu kampanii pomoże Ci zaplanować całą kampanię i zarządzać codziennymi zadaniami realizowanymi przez Twój zespół. Wykorzystaj go, aby śledzić wszystkie materiały oraz produkty końcowe, zaplanować i zrealizować strategię dla poszczególnych kanałów i nie tylko.

5. Szablon współpracy z agencją: zadbaj o pomyślną współpracę

Prawdopodobnie realizujesz większość swoich projektów we współpracy z zespołem wewnętrznym. Jednak w niektórych przypadkach możesz zechcieć zwrócić się o pomoc do agencji marketingowej lub kreatywnej. Niezależnie od tego, czy chodzi o kampanię reklamową, projekt odświeżenia marki, czy inicjatywę badawczą, owocna współpraca zaczyna się od jasnego planu oraz ścisłej i bieżącej koordynacji, co może być wyzwaniem, jeśli komunikujecie się głównie za pośrednictwem poczty e-mail lub cotygodniowych telekonferencji.

W tej sytuacji idealnie sprawdzi się szablon do współpracy z agencją. Użyj go do stworzenia briefu kreatywnego, śledzenia produktów projektu, prac będących w toku realizacji, poziomów priorytetów i budżetów w jednym miejscu, aby Twój zespół mógł skupić się na osiąganiu świetnych wyników.

6. Szablon badania użytkowników: zorganizuj projekty UXR

Badania użytkowników stanowią kluczowy element procesu tworzenia nowego produktu. To właśnie na tym etapie menedżerowie produktu i eksperci ds. doświadczeń użytkownika poznają potrzeby oraz cele swoich klientów, zdobywając spostrzeżenia otwierające zupełnie nowe możliwości rozwoju.

Prowadzenie projektu badawczego jest nie lada przedsięwzięciem. Od pozyskania uczestników badania i zebrania danych po ich analizę oraz stworzenie listy rekomendacji – jest wiele elementów do zaplanowania i zarządzania. Nasz szablon badania użytkowników ułatwi Tobie i Twojemu zespołowi wyznaczenie celów badawczych oraz sporządzenie listy pytań, a także umożliwi uporządkowanie wniosków. Dzięki temu, efekty Twojej pracy nie zagubią się pośród dokumentów czy arkuszy kalkulacyjnych.

7. Szablon planowania sprintu: zarządzaj zwinnymi zespołami

Planowanie sprintów pomaga zwinnym zespołom projektowym i inżynieryjnym w priorytetyzacji swoich zadań oraz ustaleniu obowiązków w ramach projektów. Planowanie sprintów, obok codziennych stand-upów i retrospekcji sprintów, stanowi część metodyki Scrum.

Twój zespół jest już wystarczająco zapracowany, więc z pewnością nie zależy Ci na takim szablonie, który trudno zorganizować czy używać. Jednocześnie, musisz mieć dostęp do różnych danych na temat projektu, w tym szczegółów dotyczących produktu, osób odpowiedzialnych za zadania, statusu prac, priorytetów i terminów. Z pomocą naszego szablonu do planowania sprintów zyskasz przejrzystą strukturę działań i zaoszczędzisz czas zespołu.

8. Szablon agendy spotkania zarządu: sporządź protokół ze spotkania

Zorganizowanie produktywnego spotkania ma kluczowe znaczenie dla zarządu, ale jego zaplanowanie wymaga pracy. Twój zarząd potrzebuje więc łatwego sposobu na planowanie, udostępnianie i przechowywanie najważniejszych informacji na nadchodzące i przyszłe spotkania – bez konieczności poświęcania dodatkowego czasu na ich koordynację za pośrednictwem maili lub wyszukiwanie informacji w arkuszach kalkulacyjnych.

Nasz szablon agendy spotkania zarządu umożliwia efektywne i bezproblemowe planowanie spotkań, udostępnianie agendy uczestnikom spotkania z wyprzedzeniem, zapisywanie działań podczas spotkania oraz przechowywanie ważnej dokumentacji – np. protokołów z poprzednich spotkań czy dokumentów referencyjnych.

9. Szablon próśb i zleceń: usprawnij proces przyjmowania próśb i zleceń

Prośby i zlecenia mogą szybko wymknąć się spod kontroli, gdy są przesyłane różnymi drogami i w różnych formatach. Chcąc mieć pewność, że nic nie umknie uwadze Twojego zespołu, potrzebujecie centralnego miejsca do śledzenia i zarządzania wszystkimi prośbami i zleceniami. Dodatkowo, aby uprościć wasz przepływ pracy, Twój zespół potrzebuje również procesu ich rejestrowania, który pozwoli zagwarantować, że każdorazowo otrzymujecie te same informacje.

Mówiąc najprościej, potrzebujesz szablonu próśb i zleceń. Niezależnie od tego, czy otrzymujesz briefy kreatywne, prośby czy zgłoszenia IT, posiadanie jednego źródła informacji jest niezwykle istotne. Połącz nasz szablon próśb i zleceń z Formularzami, aby każdorazowo otrzymywać wszystkie ważne szczegóły.

10. Szablon planu sprzedaży: wyznacz ambitne cele

Twój plan sprzedaży i operacji nie powinien być dokumentem, który tworzysz na początku cyklu sprzedaży, a potem odkładasz na bok. Aby Twoje zespoły sprzedaży mogły stworzyć i utrzymać solidną podstawę do swoich działań, muszą mieć dostęp do sfinalizowanej i ustrukturyzowanej wersji planu sprzedaży.

Efektywny szablon planu sprzedaży zapewni Ci łatwy, scentralizowany sposób na określenie celów sprzedażowych, docelowych odbiorców, zakładanych przychodów, strategii oraz przeszkód, które mogą stanąć na Twojej drodze. Skorzystaj z naszego szablonu planu sprzedaży, który zapewni strukturę potrzebną do przygotowania każdej części planu sprzedaży.

11. Lista kontrolna związana z zatrudnieniem nowych pracowników: ustandaryzuj proces wdrożenia

Menedżerowie poświęcają tak dużo czasu i wysiłku na znalezienie najlepszego kandydata, że może go zabraknąć na przygotowanie się na jego przybycie do firmy. Zapewnienie wszystkim nowym pracownikom jak najlepszych doświadczeń wymaga ustandaryzowanego procesu wdrożeniowego i zapewnienia menedżerom niezbędnych narzędzi.

Lista kontrolna związana z zatrudnieniem nowego pracownika stanowi ustandaryzowany proces dla wszystkich menedżerów. Twoja lista kontrola powinna obejmować wszystkie podstawowe zadania, które powinny zostać wykonane przez każdego menedżera. Obejmują one: maile powitalne, spotkania 1:1 z członkami zespołu, przesłanie listy wymagań konfiguracyjnych do działu IT i nie tylko. Choć w każdym dziale mogą obowiązywać nieco inne tradycje i zasady szkoleniowe, ustandaryzowanie całego procesu z pomocą naszego szablonu listy kontrolnej związanej z zatrudnieniem nowego pracownika zapewni menedżerom i nowym pracownikom jego pomyślny przebieg.

Niestandardowe szablony projektów

Może się zdarzyć, że Twój zespół stosuje inny, ściśle określony przepływ pracy. Jak przekuć go w gotowy szablon? W takim wypadku najlepiej byłoby wykorzystać ukończone już projekty, zachowując niektóre z ich szczegółów – np. zadania, kluczowe kamienie milowe i etapy projektu. Mając gotowy plan projektu, następnym krokiem jest przekształcenie go w szablon i wykorzystywanie go przy każdej kolejnej okazji.

Korzystając z narzędzia do zarządzania pracą takiego jak Asana, możesz przekształcić każdy ukończony projekt w szablon. Potem wystarczy już tylko wybrać daty rozpoczęcia i zakończenia projektu i od razu można przystąpić do pracy z solidnym planem w ręku.

Lepsze szablony projektów = lepsze planowanie projektów

Rozpoczęcie nowego projektu może być stresujące, zwłaszcza jeśli to Ty odpowiadasz za jego zaplanowanie i realizację.

Niezależnie od prowadzonego przez Ciebie projektu – np. wprowadzenie produktu na rynek, kampania marketingowa, czy jakikolwiek inny – szablon zapewni Ci dobry punkt wyjścia, dzięki czemu nie trzeba będzie rozpoczynać wszystkiego od podstaw. Jeśli dodatkowo skorzystasz z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, z łatwością dopilnujesz również jego terminowej realizacji.

Chcesz zaplanować swój kolejny projekt? Rozpocznij go od szablonu Asany.