11 szablonów projektów, które zapewnią Ci pomyślny start

Zdjęcie współautora – Jenny ThaiJenny Thai9 września 20196 min czytania
facebooktwitterlinkedin
Obraz baneru do artykułu o szablonach do planowania projektów

Wszyscy uwielbiamy, gdy projekty przebiegają sprawnie: istnieje jasny plan, każdy wie, co i na kiedy musi wykonać, a projekt zostaje ukończony na czas oraz w ramach przyjętego budżetu. Ale co, jeśli jesteś osobą, której powierzono zaplanowanie i zarządzanie tym projektem?

Planowanie projektu to czasochłonny proces, który wymaga wykonania sporej ilości ręcznych i powtarzalnych czynności, takich jak tworzenie sekcji, przygotowywanie szablonów zadań czy przekazywanie informacji interesariuszom i współpracownikom. Szablony projektów mogą pomóc ograniczyć ilość pracy na początku projektu, umożliwiając jego szybszy start. Co więcej, dobry szablon projektu nie tylko ułatwia rozpoczęcie jednego projektu – pomoże Ci zrealizować z sukcesem wszystkie Twoje kolejne projekty.

Przeczytaj: Jak skutecznie zarządzać wieloma projektami

Czym jest szablon projektu?

W odróżnieniu do planowania projektu od podstaw, szablon projektu zapewni Ci wszystkie niezbędne elementy, których potrzebujesz, aby rozpocząć swój projekt. W zależności od używanego przez Ciebie narzędzia, Twój szablon projektu może obejmować sekcje, przykładowe zadania, tagi i nie tylko, umożliwiając szybkie i sprawne rozpoczęcie pracy.

W jaki sposób szablony pomagają w planowaniu projektów?

Plan projektu to zestawienie wszystkich kluczowych elementów, które są niezbędne do tego, aby z sukcesem zrealizować wszystkie cele projektu. Dobry plan projektu powinien obejmować produkty końcowe projektu, zakres projektu oraz jego harmonogram . W szczególności, skuteczny plan projektu powinien zawierać siedem kluczowych elementów:

  • Cele

  • Wskaźniki sukcesu

  • Interesariusze i role

  • Budżet

  • Kamienie milowe i produkty końcowe

  • Oś czasu i harmonogram

  • Plan komunikacji

Nie wszystkie szablony projektów będą zawierać każdy z tych elementów. Dobry szablon projektu powinien jednak obejmować przykładowe zadania, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi uwzględnić wszystkie wymogi projektu, zaplanować jego produkty końcowe oraz sprawnie przystąpić do pracy.

Przeczytaj: Jak utworzyć plan projektu, który pomoże utrzymać pracę na właściwych torach

Jak wybrać odpowiednie narzędzie do tworzenia szablonów projektów

Jakość używanego przez Ciebie narzędzia do tworzenia szablonu projektu jest równie ważna – o ile nie ważniejsza – od jakości samego szablonu projektu. Istnieje wiele różnych narzędzi do zarządzania projektami stworzonych, aby pomagać zespołom w planowaniu projektów, ale nie wszystkie z nich są takie same.

Naturalnie, potrzebujesz narzędzia oferującego darmowe i proste w użyciu szablony, ale Twoja lista życzeń nie powinna się na tym kończyć. Aby narzędzie do tworzenia szablonów projektów mogło spełnić wszystkie Twoje wymagania, poszukaj takiego, które jest wystarczająco elastyczne, aby umożliwić Twojemu zespołowi zaplanowanie nawet najbardziej złożonych projektów – od początku do końca.

Świetnym punktem wyjścia dla Ciebie może okazać się Asana. Asana jest narzędziem do zarządzania pracą, w którym oprócz projektów, Twój zespół może koordynować również procesy zespołowe. Platformy do zarządzania pracą, takie jak Asana, nie tylko pomagają zespołom w skutecznej realizacji indywidualnych projektów, ale także pozwalają tworzyć powtarzalne procesy i niezawodne systemy, z których możecie korzystać nie tylko na potrzeby jednego projektu lecz wszystkich.

Przeczytaj: Zarządzanie pracą vs. zarządzanie projektami – jaka jest różnica?

11 darmowych i prostych w użyciu szablonów projektów

Jeśli nie uważasz się za profesjonalnego menedżera projektów i nie do końca wiesz, od czego zacząć, dobrze trafiłeś. Oto jedenaście szablonów, które pomogą Ci rozpocząć Twój następny projekt w mgnieniu oka.

1. Prosty szablon projektu: idealny na start

Szablony projektów – Prosty plan projektuUżyj szablonu

Nie ma dwóch takich samych projektów, jednak można wymienić kilka elementów wspólnych dla wszystkich planów projektów. Jasno określone cele, produkty końcowe oraz harmonogramy zapewnią Twojemu projektowi niezbędną strukturę.

Pomagają również podzielić duże, przytłaczające projekty na mniejsze, wykonywalne kroki. Jako następny krok, wyznacz członków zespołu projektowego – tj. wszystkie osoby, które pomogą Ci w realizacji projektu – i jasno określ ich obowiązki.

Jeśli nadal nie wiesz, od czego zacząć, zacznij od naszego prostego szablonu planu projektu. Pomoże Ci zorganizować i zaplanować wszystkie zadania do wykonania w ramach projektu oraz wyznaczyć kamienie milowe, umożliwiając przy tym łatwy wgląd w priorytety oraz status poszczególnych zadań.

Przeczytaj: Jak wyznaczać i osiągać kamienie milowe oraz świętować ich wykonanie

2. Szablon kampanii produktowej: zaplanuj swoją następną premierę

Szablon projektu – Kampania produktowaUżyj szablonu

Na menedżerach ds. produktu spoczywa wiele różnych obowiązków. Obejmują one m.in. badania rynkowe, stworzenie strategii produktu, opracowanie przekazu i pozycjonowania oraz wprowadzenie nowych produktów na rynek. Często zarządzają również samym procesem wprowadzenia produktu na rynek, wcielając się w rolę menedżera i koordynując pracę zespołów produktowych, marketingowych oraz kreatywnych, aby zagwarantować, że produkty i materiały będą gotowe na czas.

Zamiast rozpoczynać każdy projekt związany z wydaniem produktu od nowa, możesz skorzystać z naszego szablonu kampanii produktowej, który pomoże Ci stworzyć Twój plan. Obejmuje on takie kroki jak wyznaczenie celów związanych z wydaniem oraz zdefiniowanie strategii dla poszczególnych kanałów, dzięki czemu nie przeoczysz żadnych istotnych elementów.

3. Szablon kalendarza publikacji: dotrzymuj terminów publikacji

Szablony projektów – Kalendarz publikacjiUżyj szablonu

Zarządzanie kalendarzem publikacji to długofalowy projekt, który wymaga śledzenia wielu elementów. Od przypisywania zadań copywriterom, po tworzenie materiałów wizualnych oraz koordynowanie recenzji i korekty tekstów. Każdy tekst, który tworzysz stanowi samodzielny mini-projekt, z jasno zdefiniowanymi etapami.

Przeczytaj: Jak utworzyć i zarządzać kalendarzem projektu, aby zapewnić zespołowi sukces

Aby utrzymać proces tworzenia treści na właściwych torach, skorzystaj z naszego szablonu kalendarza treści. Pomoże Ci zarządzać treściami na wszystkich etapach – tworzenia, edycji i publikacji – od pomysłu do realizacji.

4. Szablon kampanii marketingowej: stwórz swój plan

Szablony projektów – Szablon kampanii marketingowejUżyj szablonu

Planowanie i realizacja stanowią podstawę udanej kampanii marketingowej. Jednak przygotowując ją po raz pierwszy, uwzględnienie w niej wszystkich niezbędnych elementów może wydać się przytłaczające. Jakie materiały należy opracować? Kto zajmie się ich opracowaniem? A co jeśli coś umknie Twojej uwadze?

Nasz szablon projektu kampanii pomoże Ci zaplanować całą kampanię i zarządzać codziennymi zadaniami realizowanymi przez Twój zespół. Wykorzystaj go, aby śledzić wszystkie materiały oraz produkty końcowe, zaplanować i zrealizować strategię dla poszczególnych kanałów i nie tylko.

Pobierz przewodnik: Poradnik marketera

5. Szablon do współpracy z agencją: zapewnij udaną współpracę

Szablony projektów – Współpraca z agencjąUżyj szablonu

Prawdopodobnie realizujesz większość swoich projektów z zespołem wewnętrznym, jednak w niektórych przypadkach możesz zwrócić się do agencji marketingowej lub kreatywnej o realizację swojego projektu. Niezależnie od tego, czy jest to kampania reklamowa, projekt odświeżenia marki, czy inicjatywa badawcza, owocna współpraca zaczyna się od jasnego planu oraz ścisłej i bieżącej koordynacji, co może być wyzwaniem, jeśli komunikujecie się głównie za pośrednictwem poczty e-mail lub cotygodniowych telekonferencji.

Na szczęście masz do dyspozycji szablon, który możesz wykorzystać do zarządzania swoim następnym projektem realizowanym we współpracy z agencją zewnętrzną. Użyj go do stworzenia briefu kreatywnego, śledzenia produktów projektu, prac będących w toku realizacji, poziomów priorytetów i budżetów w jednym miejscu, aby Twój zespół mógł skupić się na osiąganiu świetnych wyników.

6. Szablon badania użytkowników: zorganizuj projekty UXR

Szablony projektów — Szablon badań użytkownikówUżyj szablonu

Badania użytkowników stanowią kluczowy element cyklu rozwoju produktu. To właśnie na tym etapie menedżerowie produktu i eksperci ds. doświadczeń użytkownika poznają potrzeby oraz cele swoich klientów, uzyskując spostrzeżenia otwierające zupełnie nowe możliwości rozwoju.

Prowadzenie projektu badawczego jest nie lada przedsięwzięciem. Od pozyskania uczestników badań i zebrania danych po ich analizę oraz stworzenie listy zaleceń – jest wiele elementów do zaplanowania i zarządzania. Nasz szablon badania użytkowników ułatwi Tobie i Twojemu zespołowi wyznaczenie celów badawczych oraz sporządzenie listy pytań, a także umożliwi zorganizowanie wniosków. Dzięki temu, efekty Twojej pracy nie zagubią się pośród dokumentów czy arkuszy kalkulacyjnych.

7. Szablon planowania sprintu: zarządzaj zwinnymi zespołami

Tablica Kanban dla sprintu inżynieryjnego w ScrumieUżyj szablonu

Planowanie sprintu pomaga zwinnym zespołom projektowym i inżynieryjnym w priorytetyzacji swoich zadań oraz ustaleniu obowiązków w ramach projektów. Planowanie sprintu, wraz z codziennymi stand-upami i retrospekcjami sprintu, stanowią część metodyki Scrum.

Twój zespół jest już wystarczająco zapracowany, więc z pewnością nie zależy Ci na takim szablonie, który trudno zorganizować czy używać. Jednocześnie, musisz mieć dostęp do różnych danych na temat projektu, w tym szczegółów dotyczących produktu, osób odpowiedzialnych za zadania, statusu prac, priorytetów i terminów. Z pomocą naszego szablonu do planowania sprintów zyskasz przejrzystą strukturę działań i zaoszczędzisz czas zespołu.

Przeczytaj: Asana dla Agile i Scrum

8. Szablon agendy spotkania zarządu: sporządź protokół ze spotkania

Szablony  projektów – Agenda spotkania zarząduUżyj szablonu

Zorganizowanie produktywnego spotkania ma kluczowe znaczenie dla zarządu, ale jego zaplanowanie wymaga pracy. Twój zarząd potrzebuje więc łatwego sposobu na planowanie, udostępnianie i przechowywanie najważniejszych informacji na nadchodzące i przyszłe spotkania – bez konieczności poświęcania dodatkowego czasu na ich koordynację za pośrednictwem maili lub wyszukiwanie informacji w arkuszach kalkulacyjnych.

Nasz szablon agendy spotkania zarządu umożliwia efektywne i bezproblemowe planowanie spotkań, udostępnianie agendy uczestnikom spotkania z wyprzedzeniem, zapisywanie działań podczas spotkania oraz przechowywanie ważnej dokumentacji – np. protokołów z poprzednich spotkań czy dokumentów referencyjnych.

9. Szablon zleceń roboczych: usprawnij proces przyjmowania zleceń

Szablony projektów – Szablon zlecenia roboczegoUżyj szablonu

Zlecenia robocze mogą szybko wymknąć się spod kontroli, gdy są przesyłane różnymi drogami i w różnych formatach. Chcąc mieć pewność, że żadne zadanie nie umknie Twojej uwadze, potrzebujesz centralnego miejsca do śledzenia i zarządzania wszystkimi zleceniami. Dodatkowo, aby uprościć wasz przepływ pracy, Twój zespół potrzebuje również procesu do przyjmowania zleceń, który pozwoli zagwarantować, że otrzymujesz te same informacje w każdym zleceniu.

Mówiąc najprościej, potrzebujesz szablonu zleceń roboczych. Niezależnie od tego, czy otrzymujesz przychodzące briefy kreatywne, prośby czy zlecenia IT, posiadanie jednego źródła informacji o tych zleceniach jest niezwykle istotne. Połącz nasz szablon zleceń roboczych z Formularzami, aby otrzymywać wszystkie ważne szczegóły bezpośrednio z przesyłanymi zleceniami.

Przeczytaj: Najszybsza droga od zlecenia do gotowego produktu

10. Szablon planu sprzedaży: wyznacz ambitne cele

Szablon projektu – Planowanie sprzedażyUżyj szablonu

Twój plan sprzedaży nie powinien być dokumentem, który tworzysz na początku cyklu sprzedaży, a potem odkładasz na bok. Aby Twoje zespoły sprzedaży mogły stworzyć i utrzymać solidną podstawę do swoich działań, muszą mieć dostęp do ustrukturyzowanej i sfinalizowanej wersji planu sprzedaży.

Efektywny szablon planu sprzedaży zapewni Ci łatwy, scentralizowany sposób na określenie celów sprzedażowych, docelowych odbiorców, zakładanych przychodów, strategii oraz przeszkód, które mogą stanąć na Twojej drodze. Skorzystaj z naszego szablonu planu sprzedaży, który zapewni strukturę potrzebną do przygotowania każdej części planu sprzedaży.

11. Lista kontrolna związana z zatrudnieniem nowych pracowników: ustandaryzuj proces wdrożenia

Szablon projektu – Szablon wprowadzania nowych pracownikówUżyj szablonu

Menedżerowie poświęcają tak dużo czasu i wysiłku na znalezienie najlepszego kandydata, że przygotowania na jego przybycie do firmy może go już nie wystarczyć. Zapewnienie wszystkim nowym pracownikom jak najlepszych doświadczeń wymaga ustandaryzowanego procesu wdrożeniowego i zapewnienia menedżerom niezbędnych narzędzi.

Lista kontrolna związana z zatrudnieniem nowego pracownika stanowi ustandaryzowany proces dla wszystkich menedżerów. Twoja lista kontrola powinna obejmować wszystkie podstawowe zadania, które powinny zostać wykonane przez każdego menedżera. Obejmują one: maile powitalne, spotkania 1:1 z członkami zespołu, przesłanie listy wymagań konfiguracyjnych do działu IT i nie tylko. Choć w każdym dziale mogą obowiązywać nieco inne tradycje i zasady szkoleniowe, ustandaryzowanie całego procesu z pomocą naszego szablonu listy kontrolnej związanej z zatrudnieniem nowego pracownika zapewni menedżerom i nowym pracownikom jego pomyślny przebieg.

Przeczytaj: Jak używać Asany do wdrażania nowych pracowników?

Niestandardowe szablony projektów

Może się zdarzyć, że Twój zespół stosuje inny, ściśle określony przepływ pracy. Jak przekuć go w gotowy szablon? W takim wypadku najlepiej byłoby wykorzystać ukończone już projekty, zachowując niektóre z ich szczegółów – np. zadania, kluczowe kamienie milowe i etapy projektu. Mając gotowy plan projektu, następnym krokiem jest przekształcenie go w szablon i wykorzystywanie go przy każdej kolejnej okazji.

Korzystając z narzędzia do zarządzania pracą takiego jak Asana, możesz przekształcić każdy ukończony projekt w szablon. Potem wystarczy już tylko wybrać daty rozpoczęcia i zakończenia projektu i od razu można przystąpić do pracy z solidnym planem w ręku.

Lepsze szablony projektów = lepsze planowanie projektów

Rozpoczęcie nowego projektu może być stresujące, zwłaszcza jeśli to Ty odpowiadasz za jego planowanie i zarządzanie.

Niezależnie od prowadzonego przez Ciebie projektu – wprowadzenie produktu na rynek, kampania marketingowa, czy jakikolwiek inny – szablon zapewni Ci dobry punkt wyjścia i nie będziesz musiał rozpoczynać wszystkiego od podstaw. Jeśli dodatkowo skorzystasz z narzędzia do zarządzania pracą takiego jak Asana, z łatwością dopilnujesz również jego terminowej realizacji.

Gotowy do zaplanowania swojego kolejnego projektu? Rozpocznij go z szablonem Asany.

Powiązane zasoby

Artykuł

The beginner's guide to Agile methodologies