Wdrażanie nowych pracowników
Kiedy nowy pracownik rozpoczyna pracę, wyzwaniem może być samo udostępnienie mu wszystkich niezbędnych informacji, dopełnienie formalności i płynne wprowadzenie go do systemu pracy. Zazwyczaj osiągnięcie pełnej produktywności zajmuje nowym członkom zespołu osiem miesięcy. Korzystanie z szablonu projektu w Asanie umożliwia kompleksowe monitorowanie procesu wdrażania nowych pracowników oraz zapewnia im łatwy dostęp do ważnych informacji, a co za tym idzie, pozwala na szybsze rozpoczęcie pracy.
Zapoznaj się z poniższym artykułem, aby utworzyć własny projekt do zarządzania wdrażaniem nowych pracowników i sprawdź dodatkowe zasoby.
| Zasoby dotyczące wdrażania nowych pracowników | Link |
|---|---|
| Szablon utworzony przez Asanę | Użyj szablonu |
| Studium przypadku | Zobacz w jaki sposób zespół marketingowy w firmie Dow Jones, The Education Trust-West oraz POMT skalują i przyspieszają swoje procesy wdrażając nowych pracowników z Asaną |
Jak utworzyć projekt do wdrażania nowych pracowników
-
Utwórz projekt, aby wykorzystać go jako szablon. Nazwij swój projekt „[Imię i nazwisko pracownika] Szablon wdrożenia”. Duplikuj projekt dla każdego nowego pracownika i aktualizuj nazwę, dodając imię i nazwisko osoby, której on dotyczy.
-
Uporządkuj projekt, dodając do niego sekcje, takie jak „Świadczenia”, „Plan emerytalny”, „IT”, „Materiały referencyjne”.
-
Dodaj do każdej sekcji zadania, takie jak „Zarejestrować się do planu świadczeń pracowniczych”, „Zapisać się do funduszu emerytalnego”, „Połączyć komputer z drukarkami” itp. W opisie zadania wpisz dokładne instrukcje i załącz ważne pliki lub @wspomnij o powiązanych zadaniach lub projektach. Przypisz zadania takie jak „Zamówić komputer” do pracownika zespołu odpowiedzialnego za jego wykonanie.
-
Zapisz swój projekt jako szablon, klikając listę rozwijaną nagłówka projektu i wybierz opcję Przekształć w szablon. Dzięki temu, możesz łatwo skopiować szablon za każdym razem, kiedy chcesz go użyć. Aktualizuj szablon w miarę otrzymywania informacji zwrotnych od nowych pracowników, aby w pełni go zoptymalizować i jeszcze bardziej usprawnić proces.
-
Zaproś do projektu członków zespołu, którzy są zaangażowani w proces wdrożenia i zacznij przypisywać zadania także do nowego pracownika.
-
Kiedy nowa osoba rozpocznie pracę, od razu będzie wiedziała, jakich formalności musi dopełnić i które zadania wykonać, aby zakończyć proces wdrożenia. Nowi pracownicy mogą także zadawać pytania w formie komentarzy do zadania, którego one dotyczą i samodzielnie wykonać dalsze kroki.
Wskazówki dotyczące zarządzania projektem wdrażania nowych pracowników
Wdrażasz wielu pracowników do firmy jednocześnie? Monitoruj ich postępy za pomocą Portfolio
Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem ds. rekrutacji czy członkiem zespołu kadrowego – jeśli koordynujesz działania związane z zatrudnieniem wielu osób na raz, uzyskanie bieżących informacji na temat ich postępów może być wyzwaniem. Dodaj projekt wdrażania każdego z nowych pracowników do portfolio, aby łatwo sprawdzić, na jakim etapie się znajdują, bez konieczności czasochłonnego kontaktowania się z każdym pracownikiem osobno. W ten sposób możesz monitorować postępy w jednym miejscu, a w razie pojawienia się trudności, natychmiast je rozwiązać.
Twórz osobne szablony dla różnych zespołów
Oprócz głównego projektu HR, zawierającego informacje związane z formalnościami i świadczeniami, każdy członek zespołu lub menedżer może utworzyć własny projekt służący do wdrażania nowych pracowników, dopasowany do potrzeb danego zespołu. Utwórz zadanie w szablonie dla nowych pracowników, aby mogli oni zapoznać się z celami firmy i zespołu i szybciej rozpocząć pracę. Projekt wprowadzania nowych pracowników do zespołu może obejmować zadania specyficzne dla danego działu. Jeśli niektóre zadania są obecne w wielu szablonach, dodaj je do wielu projektów, aby uniknąć powielania pracy i wyeliminować niejasności.
Na przykład, zespół ds. sprzedaży może utworzyć zadanie dotyczące przejrzenia materiałów o procesie sprzedaży oraz ocenie leadów i załączyć do niego dane dokumenty. Inne zadania mogą obejmować na przykład „Zorganizować nieformalne spotkanie” lub „Dokonać przeglądu planów strategicznych”. Przypisz zadania do odpowiednich członków zespołu, aby ułatwić nowemu pracownikowi rozpoczęcie współpracy.
Używaj pól niestandardowych, aby skategoryzować zadania według priorytetu lub rodzaju
Pola niestandardowe umożliwiają szybkie sprawdzenie ważnych informacji dotyczących danego zadania. Nazwy i wartości pól można dostosować do swoich potrzeb, wybierając pomiędzy listą rozwijaną, wartością liczbową a polem tekstowym. Użyj listy rozwijanej określającej priorytet, aby wskazać, które zadania są najważniejsze i umożliwić nowemu pracownikowi wykonanie ich we właściwej kolejności.
Możesz również określić dla zadań kategorie, takie jak „Do wykonania” czy „Materiał referencyjny”, aby nowi pracownicy mogli łatwo znaleźć praktyczne materiały, np. mapę budynku, czy zapisać informacje i mieć do nich łatwy dostęp nawet po ukończeniu danego zadania, przeprowadzając wyszukiwanie według pola niestandardowego.
Dodaj pola niestandardowe, klikając niebieski link Dodaj pola niestandardowe, znajdujący się u góry projektu. Tutaj możesz utworzyć i zarządzać polami niestandardowymi dla kosztów czy innych ważnych danych.
