Prioritization matrix

Nie zawsze łatwo jest wiedzieć, jak podejść do danego zadania. Od czego warto zacząć? Jak upewnić się, że w pierwszej kolejności skupiasz się na ważnych zadaniach? Te pytania (między innymi) prawdopodobnie pojawią się podczas ustalania priorytetów zadań. Jeśli nie wiesz, jak na nie odpowiedzieć, możesz stracić czas na niewłaściwą pracę. 

Szablon macierzy do priorytetyzacji zadań może pomóc w usprawnieniu procesu podejmowania decyzji. Tworząc go w Asanie, możesz łatwo organizować zadania według nakładu pracy i wpływu na biznes oraz stworzyć plan działania, który priorytetyzuje najważniejszą pracę. 

Czym jest macierz do priorytetyzacji zadań?

Macierz priorytetów (zwana również „macierzą Eisenhowera”) to narzędzie do zarządzania zadaniami, które służy do kategoryzowania zadań według ich wpływu i nakładu pracy. Macierz do priorytetyzacji zadań pozwala zobaczyć wpływ na biznes i całkowity nakład pracy wymagany do wykonania każdego zadania. Dzięki temu możesz określić, które elementy należy wykonać w pierwszej kolejności, aby mieć pewność, że zawsze koncentrujesz się na właściwej pracy.

Macierze priorytetów mogą być proste lub złożone, w zależności od liczby zadań. Podstawową macierz priorytetów można podzielić na następujące kategorie:

• Zadania o dużym wpływie i niewielkim nakładzie pracy: do wykonania teraz

• Duży wpływ i duży nakład pracy: do zrobienia w następnej kolejności 

• Niski wpływ i niski nakład pracy: do zrobienia później 

• Praca o niskim wpływie i dużym nakładzie pracy: nie wykonuj 

Jeśli nie masz pewności, które zadanie należy wykonać w pierwszej kolejności lub w którym miejscu harmonogramu należy je umieścić, macierz priorytetów pomoże Ci ustalić plan działania.  

Czym jest szablon macierzy do priorytetyzacji zadań?

Szablon macierzy priorytetów to zasób wielokrotnego użytku, który umożliwia szybkie ustalenie priorytetów na liście rzeczy do zrobienia. Ponieważ szablon można powielać, nie musisz tracić czasu na ponowne tworzenie nowego szablonu na początku każdego dnia, tygodnia lub miesiąca. Zamiast tego po prostu skopiuj szablon, dodaj zadania i zacznij ustalać priorytety. 

Dlaczego warto używać szablonu macierzy do priorytetyzacji zadań?

Cyfrowy szablon macierzy do priorytetyzacji zadań ułatwia ustalanie priorytetów pracy na podstawie wpływu i nakładu pracy. W połączeniu z funkcjami takimi jak niestandardowe tagi oznaczone kolorami i różne widoki, szablon macierzy do priorytetyzacji zadań ułatwia sprawdzenie, co jest następne.

Dzięki cyfrowemu szablonowi macierzy priorytetów możesz:

• Określić, które zadania mają największy wpływ na Twój zespół i organizację.

• Łatwo dodawać zadania do macierzy oraz przeciągać i upuszczać je do różnych sekcji w miarę zmiany priorytetów. 

• Upewnić się, że prawidłowo przydzielasz zasoby i koncentrujesz się na pracy, która przynosi największe korzyści biznesowe. 

• Wyeliminować potrzebę codziennego lub cotygodniowego tworzenia szablonu od podstaw.  

• Udostępnić macierz interesariuszom projektu, aby wszyscy byli na bieżąco z tym, jak priorytetyzujesz pracę.

• Ustawiać daty rozpoczęcia dla zadań, które zostały zdeklasowane. 

• Przydzielić członków zespołu do delegowania priorytetowych zadań. 

• Stworzenie powtarzalnej struktury, z której będą mogły korzystać inne zespoły, aby wszyscy w organizacji mogli nadać priorytet najważniejszym zadaniom.

Jak korzystać z szablonu macierzy do priorytetyzacji zadań?

Prosty szablon macierzy priorytetów pomoże Ci stworzyć plan działania oparty na nakładzie pracy wymaganym dla każdego zadania oraz wpływie, jaki zadanie to będzie miało na działalność firmy.

Na początek dodaj do szablonu dwa tagi niestandardowe – jeden dla nakładu pracy wymaganego do ukończenia każdego zadania i jeden dla wpływu, jaki ukończenie zadania będzie miało na działalność biznesową. Może to wyglądać tak:

• Duży wpływ i mały nakład pracy

• Duży wpływ i duży nakład pracy 

• Niski wpływ i niski nakład pracy 

• Niski wpływ i duży nakład pracy 

Następnie utwórz w szablonie sekcje, które będą oznaczać zalecane działanie dla każdego zadania w oparciu o nakład pracy i wpływ. Na przykład:

• Do wykonania teraz: ta sekcja jest przeznaczona na zadania o dużym wpływie i niewielkim nakładzie pracy, które przyniosą znaczne korzyści dla biznesu, nie zajmując dużo czasu. Na przykład podpisanie dokumentów dotyczących nowego pracownika.

• Do zrobienia w następnej kolejności: ta sekcja jest przeznaczona na zadania o dużym wpływie i dużym nakładzie pracy – zadania, które wymagają dużo czasu, ale są również bardzo ważne dla biznesu. Na przykład przygotowanie propozycji strategii dla klienta.

• Do zrobienia później: ta sekcja jest przeznaczona na zadania o niskim wpływie i niskim nakładzie pracy, czyli takie, które nie mają dużego wpływu na organizację, ale nadal warto je wykonać, ponieważ nie zajmują dużo czasu. Na przykład uporządkowanie listy kontaktów do klientów.

• Nie rób: ta sekcja jest przeznaczona na zadania o niskim wpływie i dużym nakładzie pracy, czyli takie, które nie mają dużego wpływu na działalność firmy, ale pochłaniają dużo czasu. Na przykład ponowne sprawdzenie dokumentu zawierającego strategiczne komunikaty, który został już zatwierdzony przez dział kreatywny.  

Po wstępnym utworzeniu szablonu z tymi niestandardowymi tagami i sekcjami, będzie on łatwy w użyciu. Po prostu wykonaj następujące kroki:

1. Utwórz kopię podstawowego szablonu macierzy do priorytetyzacji zadań.

2. Zmień nazwę szablonu (na przykład „Macierz priorytetów na tydzień rozpoczynający się 9 stycznia”).

3. Dodaj wszystkie odpowiednie zadania do szablonu. 

4. Dodaj do każdego zadania tagi niestandardowe, które określają nakład pracy i wpływ. 

5. Przeciągnij i upuść zadania do odpowiedniej sekcji (do wykonania teraz, do wykonania w następnej kolejności, do wykonania później, do pominięcia). 

6. Dodaj daty rozpoczęcia i członków zespołu do każdego zadania, jeśli ma to zastosowanie. 

Zintegrowane funkcje i aplikacje Asana 

Asana łatwo integruje się z narzędziami, których już używasz, aby ułatwić współpracę międzyzespołową. Ponadto nasze zintegrowane funkcje, takie jak pola niestandardowe i różne widoki projektu, umożliwiają dostosowanie szablonu macierzy do priorytetyzacji zadań do konkretnych potrzeb.

Zintegrowane funkcje

1. Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w statystyki projektu.

2. Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnych informacji, które chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj pól niestandardowych do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

3. Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia, możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli. 

4. Dodawanie zadań do wielu projektów. Praca ma z natury charakter międzyfunkcyjny. Zespoły muszą umieć efektywnie współpracować między działami. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Ogranicza to powielanie wysiłków oraz zwiększa widoczność międzyfunkcyjną. Dodatkowo umożliwia przeglądanie zadań w kontekście, sprawdzenie kto nad czym pracuje oraz połączenie zespołu w jednym miejscu.

Polecane aplikacje

1. Slack. Przekształcaj pomysły, zlecenia robocze oraz czynności do wykonania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania i czynności do wykonania w zadania z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

2. Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workspace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Możesz łatwo załączać dowolne pliki z folderu „Mój dysk” za pomocą kilku kliknięć.

3. Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio z poziomu skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać to zadanie bezpośrednio w skrzynce odbiorczej w Gmailu. 

4. Outlook. Ponieważ prośby i zlecenia często wysyłane są za pomocą wiadomości e-mail (np. weryfikacja plików z agencji, czy prośba o przesłanie plików projektowych od współpracownika), teraz możesz przekształcić je w zadania w Asanie bezpośrednio z programu Outlook. Nowe zadanie możesz przypisać do siebie lub członka zespołu, ustawić w nim datę wykonania lub dodać je do projektu, aby przechowywać je wraz z pozostałymi zadaniami. 

Często zadawane pytania