Szablon dokumentu inicjującego projekt

Najlepszym sposobem na koordynację działań zespołu jest utworzenie jednego źródła informacji. Możesz to zrobić bez żadnego trudu, korzystając z szablonu dokumentu inicjującego projekt.

Utwórz własny szablon

INTEGRATED FEATURES

project iconPrzegląd projektubrief iconBrief projektudashboard iconObciążenie pracągoal iconCele

Recommended apps

Logo Slack
Slack
Logo Google Workspace
Google Workspace
Ikona Zoom
Zoom
Ikona Microsoft Teams
Microsoft Teams

Udostępnij
facebooktwitterlinkedin

Faza inicjacji projektu to ważny etap, na którym powstają fundamenty projektu, który ma zakończyć się sukcesem. Przekazanie wszystkich informacji jeszcze zanim rozpocznie się projekt, zapewni jednakowe zrozumienie założeń projektu przez członków zespołu oraz koordynację ich działań. Jak najlepiej to zrobić? Tworząc szablon dokumentu inicjującego projekt.

Czym jest dokument inicjujący projekt (DIP)?

Dokument inicjujący projekt (DIP) to rodzaj dokumentu tworzonego przez kierowników projektów przed rozpoczęciem jego realizacji. Obejmuje on kluczowe informacje, takie jak zakres projektu, cele, kryteria sukcesu, wartość biznesową oraz potencjalne zagrożenia w projekcie. Jest on często nazywany również kartą projektu lub briefem projektu

DIP przede wszystkim zawiera ogólny opis projektu, dzięki któremu kluczowi interesariusze mogą szybko zrozumieć główne cele projektu oraz sposób, w jaki będą one realizowane. W DIP w jasny sposób przedstawione są główne założenia zarządzania projektem (kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego), tak aby członkowie zespołu mogli szybko je odnaleźć. Daje to wszystkim interesariuszom projektu możliwość szybkiego wglądu w cele projektu, jego plan oraz kluczowe produkty końcowe. 

Czym jest szablon dokumentu inicjującego projekt (DIP)?

Szablon dokumentu inicjującego projekt (DIP) to szkic dokumentu inicjującego projekt, który można wykorzystywać wielokrotnie, kopiując go dla każdego nowego projektu i uzupełniając niezbędne informacje. Dzięki temu kierownik projektu jest w stanie zaoszczędzić czas, który musiałby poświęcić na tworzenie DIP dla każdego projektu od nowa.

Dlaczego warto korzystać z szablonu DIP?

Szablon dokumentu inicjującego projekt oferuje zespołowi kilka niżej wymienionych korzyści.

  • Zapewnia spójność pomiędzy projektami: korzystanie z szablonu DIP przyspiesza proces tworzenia projektu, ponieważ kierownik projektu jest w stanie w łatwy sposób powtórzyć te same kroki za każdym razem, gdy rozpoczyna się nowy projekt.

  • Umożliwia dostosowanie do poszczególnych zespołów: DIP-y pomagają ustandaryzować proces tworzenia projektów, oferując jednocześnie możliwość dostosowania do wymagań innych projektów. Szablon określa ogólną strukturę dokumentu inicjującego projekt, którą można modyfikować, dodając lub usuwając różne sekcje w zależności od potrzeb konkretnych projektów.

  • Przedstawia interesariuszom szerszy kontekst projektu: w sytuacji gdy interesariusze zarządzają kilkoma różnymi projektami naraz, możliwość szybkiego dotarcia do informacji osadzonych w jak najszerszym kontekście ma dla nich ogromne znaczenie. Szablon dokumentu inicjującego projekt ułatwia znalezienie potrzebnych informacji bez zbędnych poszukiwań i spotkań statusowych.

Co zawiera szablon dokumentu inicjującego projekt?

Dobry szablon dokumentu inicjującego projekt powinien zawierać wszystkie ważne informacje dotyczące projektu, do których interesariusze muszą mieć natychmiastowy dostęp. Taki szablon powinien zawierać:

  • Cele projektu: jasne określenie tego, co ma przynieść realizacja projektu, a także wskazanie szerszych celów biznesowych, z którymi się łączy. 

  • Wskaźniki sukcesu: wskaźniki, które będzie mierzył zespół, aby monitorować stopień realizacji projektu. 

  • Zakres projektu: w tym przypadku zakres projektu obejmuje zakres prac, budżet projektu i plan realizacji projektu. 

  • Plan komunikacji: informacje o sposobie komunikowania się członków zespołu w okresie realizacji projektu.

  • Strategia zarządzania zasobami: kluczowe informacje dotyczące zasobów, takie jak plan alokacji zasobów lub plan zarządzania zasobami.

  • Kluczowi interesariusze: ważne osoby zaangażowane w realizację projektu niższego i wyższego szczebla – sekcja ta może zawierać macierz RACI.

  • Zagrożenia w projekcie: informacje dotyczące zagrożeń w projekcie, takie jak dziennik RAID lub analiza ryzyka.

Zintegrowane funkcje

  • Przegląd projektu. Jest to miejsce, w którym możesz zawrzeć cały ważny kontekst dotyczący projektu. W ogólny sposób przedstaw zespołowi cele projektu i jego zakres. Dodaj opis projektu, aby nadać kształt waszej współpracy w Asanie. Następnie udostępnij w jednym miejscu wszelkie ważne zasoby i kontekst, takie jak szczegóły spotkań, kanały komunikacji oraz brief projektu.

  • Brief projektu. Stanowi doskonały sposób, aby zakomunikować zespołowi projektowemu wszystkie najważniejsze daty i szczegóły. Upewnij się, że brief projektu jest dostępny w jednym, centralnym źródle informacji, takim jak Asana.

  • Obciążenie pracą. Widok obciążenia pracą zapewnia wizualny obraz wydajności Twojego zespołu oraz wgląd w to, nad czym pracuje obecnie w ramach poszczególnych projektów – a wszystko to w jednym miejscu. Identyfikuj konflikty, aby zapobiegać zagrożeniom i utrzymywać realizację projektów na właściwych torach poprzez ponowne przypisywanie zadań lub przekładanie ich na inny termin. Regularnie monitoruj obciążenie pracą, aby upewnić się, że członkowie zespołu nie mają za dużo, ani za mało zadań. W takich przypadkach możesz łatwo ponowne przypisać zadania o niskim priorytecie lub przełożyć je na inny termin, aby usprawnić realizację inicjatyw o wysokim priorytecie.

  • Cele. Cele w Asanie są połączone z pracą przyczyniającą się do ich realizacji, dzięki czemu członkowie zespołu zawsze wiedzą, do czego dążą. Często zdarza się, że cele są całkowicie oderwane od codziennych działań pracowników. Połączenie celów zespołu i firmy z konkretnymi działaniami wspierającymi ich realizację umożliwia członkom zespołu zrozumienie, w jaki sposób ich praca przyczynia się do sukcesu zespołu i całej organizacji. W rezultacie, zespoły podejmują lepsze decyzje. W razie konieczności mogą określić projekty, które wspierają realizację strategii firmy i priorytetyzować pracę, która przynosi wymierne wyniki. 

Polecane aplikacje

  • Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

  • Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

  • Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

  • Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

Często zadawane pytania

Jak utworzyć szablon dokumentu inicjującego projekt?

Najlepszym sposobem na rozpoczęcie tworzenia dokumentu inicjującego projekt jest skorzystanie z szablonu dokumentu inicjującego projekt (DIP). Dzięki szablonowi, który zawiera wszystkie potrzebne elementy, musisz tylko wprowadzić do niego informacje odpowiednie dla określonego projektu.

Co zawiera szablon dokumentu inicjującego projekt (DIP)?

Szablon dokumentu inicjującego projekt obejmuje zazwyczaj cele projektu, wskaźniki sukcesu, zakres projektu, strategię komunikacji, strategię zarządzania zasobami, kluczowych interesariuszy oraz zagrożenia w projekcie. Dzięki temu wszyscy, którzy pracują przy projekcie, a także kluczowi interesariusze mają łatwy dostęp do konkretnych informacji projektowych bez konieczności poświęcania czasu na ich szukanie.

Czym jest faza inicjacji projektu?

Faza inicjacji projektu w zarządzaniu projektami obejmuje utworzenie projektu. Zespół określa cele projektu, problemy, które będzie próbował rozwiązać, zakres projektu oraz inne ważne elementy, takie jak strategia komunikacji oraz strategia zarządzania zasobami. To w trakcie tej fazy przydaje się szablon dokumentu inicjującego projekt.

Jakie są cztery etapy inicjacji projektu?

Cztery etapy inicjacji projektu to: utworzenie karty projektu lub uzasadnienia biznesowego, określenie kluczowych interesariuszy i przedstawienie im projektu, opracowanie studium wykonalności oraz zebranie zespołu i zasobów.

Twórz szablony w Asanie

Dowiedz się, jak utworzyć spersonalizowany szablon w Asanie już dziś w ramach darmowego okresu próbnego planu Premium.

Rozpocznij pracę