Everything you need to know about creating a RAID log

Zarządzanie projektami jest łatwe, gdy wszystko idzie gładko. Nie zawsze jednak tak jest. Kiedy sytuacja się komplikuje, ważne jest, aby dokumentować zmiany zachodzące w projekcie. Pomoże to zespołom śledzić zmiany, wyciągać wnioski z wyzwań i wykorzystywać te informacje w kolejnych projektach.

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest dziennik RAID i dlaczego jest to przydatne narzędzie do zarządzania projektami.

Czym jest dziennik RAID?

Dziennik RAID to narzędzie do zarządzania projektami służące do dokumentowania wszelkich problemów, które pojawiają się w trakcie realizacji projektu. To narzędzie jest tworzone w fazie planowania projektu i konsekwentnie wykorzystywane przez cały czas jego trwania do dokumentowania ryzyka, działań, założeń, problemów, decyzji i zależności w miarę postępu projektu. Oprócz śledzenia zmian i zwiększania widoczności, możesz użyć tego dziennika podczas spotkania po zakończeniu projektu, aby dowiedzieć się, jak zapobiegać podobnym problemom i wyzwaniom w przyszłych projektach.

Skrót RAID oznacza:

Ryzyko

Zagrożenia to wszelkie potencjalne problemy, które mogą mieć negatywny wpływ na projekt. Przed rozpoczęciem projektu należy proaktywnie zidentyfikować ryzyka projektowe. W ten sposób można znaleźć rozwiązania dla tych zagrożeń, zanim się pojawią, i zapewnić zespołom narzędzia, których potrzebują, aby wiedzieć, co zrobić, gdy napotkają zagrożenia w trakcie realizacji projektu. Proaktywne wdrożenie zarządzania ryzykiem w projekcie może zapobiec poważnym problemom w późniejszym etapie projektu. 

Ta sekcja dziennika RAID jest podobna do rejestru zagrożeń, który służy do identyfikacji, analizy i rozwiązywania zagrożeń w sposób zapobiegawczy. Jeśli Twój zespół aktywnie korzysta z rejestru zagrożeń, możesz dodać go do sekcji R dziennika RAID. Oprócz proaktywnego zarządzania ryzykiem, możesz również użyć sekcji ryzyka w dzienniku RAID, aby dokumentować wszelkie nieoczekiwane zagrożenia w miarę ich pojawiania się. Gdy zespół zidentyfikuje ryzyko, powinien wyznaczyć właściciela, który zajmie się tym problemem, jeśli pojawi się on w późniejszym etapie projektu.

Działania lub założenia

W zależności od konfiguracji dziennika RAID, litera A może oznaczać działania (Actions) lub założenia (Assumptions). Możesz użyć obu tych opcji w dzienniku RAID lub wybrać tylko jedną z nich. Jeśli zastanawiasz się, który typ najlepiej sprawdzi się w Twoim zespole, wybierz:

• Działania, jeśli projekt składa się z wielu zmiennych elementów.

• Założenia, jeśli jest to długoterminowy projekt, który wymaga wielu przemyśleń.

Działania, czyli czynności do wykonania, to wszystkie zadania, które muszą zostać wykonane w trakcie realizacji projektu. Każda czynność do wykonania powinna mieć właściciela, aby wszyscy wiedzieli, kto jest za nią odpowiedzialny. Jeśli dana czynność do wykonania ma wielu właścicieli, należy jasno określić, która osoba jest odpowiedzialna za który produkt końcowy. Kierownik projektu powinien regularnie sprawdzać otwarte zadania lub czynności do wykonania, aby mieć pewność, że projekt jest realizowany. 

Założenia to kwestie, które zespół przewiduje podczas procesu planowania. W kontekście zarządzania projektami, założenia to czynniki, co do których zespół ma już pewność. Może to wynikać z doświadczenia lub wiedzy specjalistycznej. Dobrym przykładem założenia w zarządzaniu projektami jest założenie, że kluczowa część maszyny dotrze bezpiecznie i na czas.

Ponieważ nie da się wszystkiego przewidzieć, członkowie zespołu muszą przyjmować pewne założenia. Ważne jest, aby dokumentować przyjęte założenia w jednym miejscu. Dzięki temu, jeśli pojawi się nieoczekiwana przeszkoda lub nieprzewidziane ryzyko związane z projektem, możesz szybko odwołać się do listy założeń. Jeśli Twoje założenie doprowadziło do powstania ryzyka lub przeszkody, zespół może szybko zidentyfikować główną przyczynę problemu, proaktywnie sprawdzając, czy założenie to było prawdziwe.

Problemy

Problemy to nieoczekiwane kwestie, które pojawiły się w trakcie realizacji projektu. Różnią się od zagrożeń tym, że nie można przewidzieć ich wystąpienia. Zagrożenia to potencjalne problemy, które można przewidzieć, podczas gdy problemy pojawiają się nieoczekiwanie. Ważne jest, aby monitorować problemy w miarę ich występowania, aby zespół mógł później sprawdzić, w jaki sposób zostały rozwiązane. Jeżeli w przyszłości pojawią się problemy będące konsekwencją tego początkowego problemu, dokumentacja może pomóc zespołowi zidentyfikować jego źródłową przyczynę. 

Decyzje lub zależności

Podobnie jak „A” w RAID, „D” może oznaczać decyzje lub zależności. Jeżeli Twój projekt ma bardziej swobodną formę, zespół może chcieć podkreślić decyzje podjęte w celu osiągnięcia rozwiązania. Jeśli projekt składa się z wielu skomplikowanych zadań, które są od siebie zależne, bardziej odpowiednie będą zależności.

Decyzje to wszystkie konkretne wybory, których dokonuje się w trakcie realizacji projektu. Są to wszystkie ostateczne przemyślenia i pomysły, które pozwalają na realizację projektu. Ważne jest, aby udokumentować, jakie decyzje zostały podjęte, kto je podjął i dlaczego. Jeżeli Twój zespół korzysta z procesu iteracyjnego, takiego jak Kaizen, dokumentacja ta może być pomocna przy wprowadzaniu ulepszeń w przyszłych projektach. 

Zależność w zarządzaniu projektami to zadanie, które jest uzależnione od ukończenia innego zadania. Jeżeli w projekcie występują istotne zależności, które mogą uniemożliwić jego realizację, należy je udokumentować w wykresie RAID. Wizualizacja zależności może pomóc członkom zespołu zrozumieć, które zadania należy ukończyć w pierwszej kolejności, zanim przejdą do następnego kroku. Zależności często można znaleźć na wykresie Gantta.

Kiedy korzystać z dziennika RAID?

Dzienniki RAID to przydatne narzędzia, których można używać na początku planowania projektu. Najlepiej jest również używać ich konsekwentnie w miarę postępu projektu, aby dokumentować ważne czynności do wykonania, które wymagają sprawdzenia, wszelkie podjęte decyzje lub pojawiające się problemy. 

Dziennik RAID jest przydatny do szybkiego zapisywania elementów, ale nie powinien być jedynym narzędziem wykorzystywanym do zarządzania projektami. Dziennik RAID to taki dziennik incydentów w zarządzaniu projektami – jeśli w projekcie wystąpi ważne zdarzenie, należy je w nim udokumentować. Upewnij się, że łączysz dziennik RAID z bardziej rozbudowanym systemem do zarządzania projektami, który pozwala na terminową realizację wszystkich zadań, projektów i planów zespołu. 

Zalety korzystania z dziennika RAID

Dzienniki RAID to przydatne narzędzia, które warto mieć w swoim zestawie do zarządzania projektami. Oto kilka powodów.

Szybka katalogacja

Jedną z głównych zalet dziennika RAID jest możliwość szybkiego katalogowania ważnych informacji w jednym centralnym miejscu. Gdy tylko pojawi się problem lub zostanie podjęta decyzja, kierownik projektu może szybko zapisać to działanie w odpowiedniej sekcji dziennika RAID. 

Dokumentacja przyszłych zmian

Zespół powinien dokumentować procesy i decyzje podejmowane w trakcie realizacji projektu. W ten sposób zmiany wprowadzone w trakcie bieżącego projektu mogą pomóc w podejmowaniu decyzji dotyczących przyszłych projektów. Dzięki temu dzienniki RAID mogą pomóc Ci zdobywać wiedzę i wykorzystywać doświadczenie w przypadku przyszłych wyzwań.

Utwórz szablon dziennika RAID

Utworzenie szablonu dziennika RAID, który odpowiada potrzebom Twojego zespołu, jest łatwe. Jeśli do projektu dołączy nowy kierownik projektu lub będziesz szkolić kogoś w zakresie ważnych procesów zespołu, ogólna koncepcja dziennika RAID jest prosta. Dzienniki RAID są przeznaczone do wielokrotnego użytku. Najłatwiej to zrobić, tworząc szablon, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojego zespołu i używając go do każdego projektu.

Dokumentuj wszystkie decyzje w jednym miejscu

Dzienniki RAID zapewniają zespołom centralne miejsce, w którym można znaleźć informacje dotyczące projektu. Jeśli członek zespołu musi omówić problem z interesariuszem, dziennik RAID pomoże mu znaleźć właściwą osobę. 

Dzięki temu nie tylko wiadomo, kto jest za co odpowiedzialny, ale także można uzyskać ogólny przegląd procesu projektu. Członkowie zespołu mogą łatwo sprawdzić wszystkie działania, które są obecnie w toku, lub decyzje, które zostały podjęte ostatnio. Ponieważ każda sekcja jest wyraźnie oznaczona, członkowie zespołu mogą znaleźć informacje, które są dla nich najważniejsze.

Wady korzystania z dziennika RAID

Chociaż dzienniki RAID są przydatnym narzędziem, ich użycie ma również pewne wady.

Dzienniki RAID mają charakter uzupełniający

Dziennik RAID nie powinien być jedynym źródłem informacji w zarządzaniu projektami. Jest to przydatne narzędzie do zapisywania ważnych decyzji, kluczowych zależności i wszelkich problemów, które pojawiają się w trakcie realizacji projektu. Jeśli jednak szukasz bardziej szczegółowych informacji na temat projektu, bardziej odpowiednie może być skorzystanie z planu projektu. 

Oprócz dziennika RAID upewnij się, że Twój zespół ma również scentralizowane narzędzie, w którym znajdują się wszystkie informacje o pracy. Dzięki temu każdy członek zespołu, niezależnie od działu lub pełnionej funkcji, będzie miał dostęp do potrzebnych informacji o projekcie. W tym celu najlepiej skorzystać z narzędzia do zarządzania pracą. 

Dzienniki RAID muszą być regularnie aktualizowane

Dziennik RAID jest aktualny tylko wtedy, gdy jest aktualizowany przez kierownika projektu. Jeśli kierownik projektu nie dodaje nowych informacji w czasie rzeczywistym, dziennik RAID staje się nieaktualny. Może to stanowić problem, jeśli kierownik projektu nie jest w stanie konsekwentnie aktualizować dziennika. Nieaktualne informacje mogą wprowadzać w błąd innych interesariuszy, dlatego ważne jest, aby wszystkie formularze komunikacji były spójne.

Dzienniki RAID mogą się zagracać 

Jeśli w dzienniku RAID dokumentujesz każdą podjętą decyzję, nawet najdrobniejszą, dziennik może szybko się zagrać, a znalezienie w nim informacji może być trudne. Uzgodnienie poziomu szczegółowości jest ważnym elementem, który pozwoli zespołowi na prowadzenie dziennika RAID. Zanim zaczniesz tworzyć dziennik RAID, upewnij się, że Twój zespół dokładnie wie, które decyzje i problemy należy uwzględnić, a które nie.

Aby uniknąć bałaganu, zespół powinien zdecydować, które informacje są najważniejsze i należy je udokumentować w dzienniku RAID. Dzięki temu w dzienniku pozostaną tylko najważniejsze informacje, co ułatwi interesariuszom projektu odniesienie się do nich. 

Jak korzystać z dziennika RAID?

Dziennik RAID może mieć formę kartki papieru z czterema kwadrantami odpowiadającymi poszczególnym częściom akronimu, ale najbardziej efektywny jest wtedy, gdy wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do informacji w jednym miejscu. 

Aby utworzyć dziennik RAID, wykonaj następujące cztery kroki:

1. Zastanów się, jak najlepiej zaprezentować dziennik RAID. Jak wspomniano powyżej, dziennik RAID może być tak prosty, jak kartka papieru podzielona na cztery sekcje. Jednak może to nie być najbardziej efektywny sposób na uzyskanie dostępu do tych informacji przez zespół. Wspólnie z zespołem zdecyduj, czy chcesz utworzyć dziennik w formie dokumentu, arkusza kalkulacyjnego, czy też za pomocą innego rodzaju oprogramowania.

2. Omów początkowe ryzyko, założenia oraz zależności. Dzięki proaktywnemu podejściu upewnisz się, że każdy członek zespołu jest świadomy potencjalnych problemów i wie, jak im zapobiegać.

3. Regularnie aktualizuj dziennik. Dziennik RAID jest dokładny tylko wtedy, gdy jest regularnie aktualizowany. Używaj dziennika w miarę postępu projektu i odpowiednio aktualizuj poszczególne sekcje.

4. Po zakończeniu projektu zastanów się nad jego przebiegiem. Kiedy Twój zespół organizuje spotkanie po zakończeniu projektu, skorzystaj z dziennika RAID, aby ułatwić konwersację na temat tego, co można poprawić w następnym projekcie.

Korzystanie z oprogramowania do dziennika RAID

Utworzenie dziennika RAID za pomocą oprogramowania do zarządzania pracą, takiego jak Asana, może pomóc w spójnym uporządkowaniu wszystkich elementów dziennika. Jasno określając terminy, interesariuszy i czynności do wykonania, umożliwisz zespołom skupienie się na wykonywaniu pracy, którą wykonują najlepiej.