Wszystko, co musisz wiedzieć o tworzeniu dziennika RAID

Zarządzanie projektami jest proste, gdy wszystko idzie gładko. Ale nie zawsze tak jest. Kiedy pojawiają się trudności, ważne jest, aby udokumentować zmiany, które mają miejsce w projekcie. Dzięki temu zespół może śledzić zmiany, wyciągać wnioski z napotkanych wyzwań i wykorzystywać te informacje w następnym projekcie.

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest dziennik RAID i dlaczego jest to świetne narzędzie do zarządzania projektami.

Czym jest dziennik RAID?

Dziennik RAID to narzędzie do zarządzania projektami służące do dokumentowania wszelkich problemów, które pojawiają się w trakcie realizacji projektu. To narzędzie jest tworzone w fazie planowania projektu i używane konsekwentnie w całym projekcie do dokumentowania ryzyka, działań, założeń, problemów, decyzji i zależności w miarę postępu projektu. Oprócz śledzenia zmian i zwiększania widoczności, możesz użyć tego dziennika podczas spotkania podsumowującego, aby dowiedzieć się, jak zapobiegać podobnym problemom i wyzwaniom w przyszłych projektach.

Akronim RAID oznacza:

Ryzyko

Ryzyko to wszelkie potencjalne problemy, które mogą mieć negatywny wpływ na projekt. Ważne jest, aby proaktywnie identyfikować ryzyko projektowe przed rozpoczęciem projektu. W ten sposób można znaleźć rozwiązania dla tych zagrożeń, zanim się pojawią, i zapewnić zespołowi narzędzia, których potrzebuje, aby wiedzieć, co robić, jeśli napotka zagrożenia w trakcie realizacji projektu. Proaktywne wdrożenie zarządzania ryzykiem w projekcie może zapobiec poważnym problemom na późniejszym etapie. 

Ta sekcja dziennika RAID jest podobna do rejestru zagrożeń, który służy do identyfikacji, analizy i rozwiązywania zagrożeń na zasadzie prewencji. Jeśli Twój zespół aktywnie korzysta z rejestru zagrożeń, możesz dodać go do sekcji „R” w dzienniku RAID. Oprócz proaktywnego zarządzania ryzykiem możesz również użyć sekcji „R” w dzienniku RAID, aby udokumentować wszelkie nieoczekiwane zagrożenia w momencie ich wystąpienia. Gdy zespół zidentyfikuje ryzyko, powinien wyznaczyć właściciela, który będzie zarządzał tym problemem, jeśli pojawi się on na późniejszym etapie projektu.

Działania lub założenia

W zależności od tego, jak Twój zespół skonfiguruje dziennik RAID, litera „A” w RAID może oznaczać działania (ang. actions) lub założenia (ang. assumptions). Możesz użyć obu tych opcji w zależności od potrzeb. Jeśli zastanawiasz się, który typ najlepiej sprawdzi się w Twoim zespole, wybierz:

• Działania, jeśli projekt ma wiele zmiennych elementów.

• Założenia, jeśli jest to projekt długoterminowy, który wymaga wielu przemyśleń.

Działania lub czynności do wykonania to wszystkie rzeczy, które należy zrobić w trakcie trwania projektu. Czynności do wykonania powinny zawsze mieć jasno określonego właściciela, aby wszyscy wiedzieli, kto jest za nie odpowiedzialny. Jeśli czynność do wykonania ma wielu właścicieli, jasno określ, która osoba jest odpowiedzialna za dany produkt końcowy. Kierownicy projektów powinni regularnie sprawdzać otwarte zadania lub czynności do wykonania, aby mieć pewność, że projekt jest realizowany. 

Założenia to przewidywania zespołu dotyczące przebiegu procesu planowania. W odniesieniu do zarządzania projektami założenia to czynniki, co do których zespół jest już przekonany. Może to wynikać z doświadczenia lub wiedzy specjalistycznej. Dobrym przykładem założenia w zarządzaniu projektami jest założenie, że kluczowa część maszyny dotrze bezpiecznie i na czas.

Nie da się wszystkiego przewidzieć, dlatego członkowie zespołu muszą przyjmować założenia. Ważne jest, aby dokumentować przyjęte założenia w jednym miejscu. Dzięki temu, jeśli pojawi się nieoczekiwana przeszkoda lub nieprzewidziane ryzyko w projekcie, możesz szybko odwołać się do listy założeń. Jeśli przyjęte założenie doprowadziło do ryzyka lub przeszkody, zespół może szybko zidentyfikować pierwotną przyczynę problemu, proaktywnie sprawdzając, czy założenie to jest prawdziwe.

Problemy

Problemy to nieoczekiwane zdarzenia, które wystąpiły w trakcie realizacji projektu. Różnią się one od zagrożeń, ponieważ ich wystąpienia nie można przewidzieć. Ryzyko to potencjalny problem, który przewidujesz, podczas gdy problemy pojawiają się nieoczekiwanie. Ważne jest, aby śledzić problemy w miarę ich pojawiania się, aby Twój zespół mógł sprawdzić, w jaki sposób zostały rozwiązane. Jeśli w przyszłości pojawią się problemy wynikające z tego początkowego problemu, dokumentacja może pomóc zespołowi zidentyfikować pierwotną przyczynę. 

Decyzje lub zależności

Podobnie jak „A” w RAID, „D” może oznaczać decyzje lub zależności. Jeśli projekt ma bardziej swobodną formę, zespół może chcieć wyróżnić decyzje podjęte w celu znalezienia rozwiązania. Jeśli projekt obejmuje wiele skomplikowanych zadań, które są od siebie zależne, bardziej odpowiednim wyborem będą zależności.

Decyzje to wszystkie konkretne wybory, które są dokonywane w trakcie realizacji projektu. To wszystkie ostateczne przemyślenia i pomysły, które prowadzą do realizacji projektu. Ważne jest, aby udokumentować, jaka decyzja została podjęta, kto ją podjął i dlaczego. Jeśli Twój zespół korzysta z procesu iteracyjnego, takiego jak Kaizen, dokumentacja ta może być pomocna przy wprowadzaniu ulepszeń w przyszłych projektach. 

Zależność w zarządzaniu projektami to zadanie, które jest uzależnione od ukończenia innego zadania. Jeśli w projekcie występują istotne zależności, które mogą uniemożliwić jego realizację, udokumentuj je na wykresie RAID. Wizualizacja zależności może pomóc członkom zespołu zrozumieć, które zadania należy ukończyć w pierwszej kolejności, zanim przejdą do następnego kroku. Zależności są często przedstawiane na wykresie Gantta.

Kiedy korzystać z dziennika RAID?

Dzienniki RAID to dobre narzędzia, z których warto korzystać na początku planowania projektu. Najlepiej jest używać ich konsekwentnie w miarę postępów projektu, aby móc dokumentować ważne czynności do wykonania, które wymagają sprawdzenia, wszelkie podejmowane decyzje lub pojawiające się duże problemy. 

Dziennik RAID jest przydatny do szybkiego zapisywania poszczególnych elementów, ale nie powinien być jedyną formą zarządzania projektem. Pomyśl o dzienniku RAID jako o dzienniku incydentów do zarządzania projektem — jeśli w projekcie wystąpi ważne zdarzenie, udokumentuj je w dzienniku RAID. Upewnij się, że łączysz dziennik RAID z bardziej rozbudowanym systemem zarządzania projektami, który utrzymuje całą pracę, zadania i plany Twojego zespołu na właściwych torach. 

Zalety korzystania z dziennika RAID

Dzienniki RAID to cenne narzędzie do zarządzania projektami. Oto kilka powodów.

Szybkie katalogowanie

Jedną z głównych zalet dziennika RAID jest możliwość szybkiego katalogowania ważnych informacji w jednym centralnym miejscu. Gdy tylko pojawi się problem lub zostanie podjęta decyzja, kierownik projektu może szybko zapisać to działanie w odpowiedniej sekcji dziennika RAID. 

Dokumentacja przyszłych zmian

Twój zespół powinien dokumentować procesy i decyzje podejmowane w miarę postępu prac w projekcie. W ten sposób zmiany wprowadzone w trakcie bieżącego projektu mogą pomóc w podejmowaniu decyzji dotyczących przyszłych projektów. W ten sposób dzienniki RAID mogą pomóc Ci zdobyć wiedzę i wykorzystać swoje doświadczenie w przyszłych wyzwaniach.

Utwórz szablon dziennika RAID

Utworzenie szablonu dziennika RAID, który odpowiada potrzebom Twojego zespołu, jest łatwe. Ogólna koncepcja dziennika RAID jest prosta, co ułatwia szkolenie nowych kierowników projektów lub innych członków zespołu w zakresie ważnych procesów. Dzienniki RAID są przeznaczone do wielokrotnego użytku. Najłatwiej to zrobić, tworząc szablon, który najlepiej odpowiada potrzebom zespołu i używając go w każdym projekcie.

Dokumentuj wszystkie decyzje w jednym miejscu

Dzienniki RAID zapewniają zespołowi centralne miejsce, w którym można znaleźć informacje o projekcie. Jeśli członek zespołu musi omówić problem z właściwym interesariuszem, dziennik RAID może wskazać mu właściwą osobę. 

Nie tylko dokumentuje, kto jest właścicielem czego, ale także służy jako ogólny przegląd procesu projektu. Członkowie zespołu mogą łatwo przeglądać wszelkie działania w toku lub decyzje podjęte w ostatnim czasie. Ponieważ każda sekcja jest wyraźnie oznaczona, członkowie zespołu mogą znaleźć informacje, które są dla nich najważniejsze.

Wady korzystania z dziennika RAID

Chociaż dzienniki RAID są pomocnym narzędziem, ich używanie ma swoje wady.

Dzienniki RAID mają charakter uzupełniający

Dziennik RAID nie powinien być jedynym źródłem informacji w zarządzaniu projektami. Jest to przydatne narzędzie do zapisywania ważnych decyzji, kluczowych zależności i wszelkich problemów, które pojawiają się po drodze. Jeśli jednak szukasz bardziej szczegółowych informacji na temat konkretnych aspektów projektu, plan projektu lub szablon dziennika zmian mogą lepiej odpowiadać Twoim potrzebom. 

Oprócz dziennika RAID upewnij się, że Twój zespół ma również scentralizowane narzędzie, w którym znajdują się wszystkie informacje o pracy. W ten sposób każdy członek zespołu, niezależnie od działu lub funkcji, będzie miał dostęp do potrzebnych informacji o projekcie. Najlepszym sposobem, aby to osiągnąć jest korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą. 

Dzienniki RAID muszą być regularnie aktualizowane

Dziennik RAID jest aktualny tylko wtedy, gdy jest aktualizowany przez kierownika projektu. Jeśli kierownik projektu nie dodaje konsekwentnie nowych informacji w czasie rzeczywistym, dziennik RAID staje się nieaktualny. Może to stanowić wyzwanie, jeśli kierownik projektu nie jest w stanie konsekwentnie aktualizować dziennika. Nieaktualne informacje mogą wprowadzać w błąd innych interesariuszy, dlatego ważne jest, aby spójnie przekazywać informacje we wszystkich formularzach komunikacji.

Dzienniki RAID mogą stać się nieuporządkowane 

Jeśli w dzienniku RAID udokumentujesz każdą decyzję, łącznie z najmniejszymi szczegółami, dziennik może szybko stać się nieuporządkowany, a znalezienie informacji może być trudne. Uzgodnienie poziomu szczegółowości jest niezbędne, aby zespół mógł prowadzić dziennik RAID. Zanim zaczniesz tworzyć dziennik RAID, upewnij się, że Twój zespół rozumie, które decyzje i problemy należy uwzględnić, a które nie.

Aby uniknąć bałaganu, zespół powinien zdecydować, które informacje są najważniejsze i należy je udokumentować w dzienniku RAID. W ten sposób w dzienniku pozostaną tylko najważniejsze informacje, co ułatwi interesariuszom projektu odnalezienie potrzebnych danych. 

Jak korzystać z dziennika RAID?

Dzienniki RAID mogą mieć formę kartki papieru podzielonej na cztery części, ale są najbardziej skuteczne, gdy każdy członek zespołu ma dostęp do informacji w jednym miejscu. 

Aby utworzyć dziennik RAID, wykonaj te cztery kroki:

1. Określ najlepszy sposób na przedstawienie dziennika RAID. Jak wspomniano powyżej, dziennik RAID może być tak prosty jak kartka papieru podzielona na cztery sekcje. Jednak może to nie być najbardziej efektywny sposób na uzyskanie dostępu do tych informacji przez zespół. Ustal z zespołem, czy chcecie prowadzić ten dziennik w dokumencie, arkuszu kalkulacyjnym czy innym rodzaju oprogramowania.

2. Omów początkowe ryzyko, założenia oraz zależności. Dzięki proaktywnemu podejściu możesz upewnić się, że każdy członek zespołu jest świadomy potencjalnych problemów i wie, jak im zapobiegać.

3. Regularnie aktualizuj dziennik. Dziennik RAID jest dokładny tylko wtedy, gdy jest regularnie aktualizowany. Korzystaj z dziennika w miarę postępu projektu i odpowiednio aktualizuj poszczególne sekcje.

4. Zastanów się nad wszystkim po zakończeniu projektu. Kiedy Twój zespół organizuje spotkanie po zakończeniu projektu, skorzystaj z dziennika RAID, aby ułatwić sobie konwersację na temat tego, co możesz poprawić w następnym projekcie.

Korzystanie z oprogramowania do dziennika RAID

Użycie oprogramowania do zarządzania pracą, takiego jak Asana, może pomóc Ci w spójnym uporządkowaniu wszystkich elementów dziennika RAID. Jasno określając terminy, interesariuszy i czynności do wykonania, Twój zespół będzie mógł skupić się na pracy, którą wykonuje najlepiej.