6 kroków do przeprowadzenia skutecznego spotkania po zakończeniu projektu

Jedną z niezaprzeczalnych przyjemności płynących z zarządzania projektami jest satysfakcja, jaką czuje się po zakończeniu pracy. Ty i Twój zespół ciężko pracowaliście, aby pomyślnie ukończyć działania, a zanim przejdziecie do nowych wyzwań dobrze jest poświęcić czas na podsumowanie swoich osiągnięć.

Jednym ze sposobów, aby to zrobić jest zorganizowanie spotkania po zakończeniu projektu. W tym artykule omówimy kluczowe elementy spotkania po zakończeniu projektu i podpowiemy, w jaki sposób pomyślnie je przeprowadzić w sześciu krokach.

Czym jest spotkanie po zakończeniu projektu?

Spotkanie po zakończeniu projektu ma miejsce po ukończeniu wszystkich działań związanych z danym projektem. Jest to sposób na jego podsumowanie oraz określenie, co poszło dobrze, a co należy zmienić w przyszłości.

Spotkania po zakończeniu projektu to świetna okazja, aby świętować swoje osiągnięcia, zastanowić się, czy przepływ pracy można jakoś udoskonalić i wprowadzić iteracje procesów, aby w przyszłości działały one sprawniej.

Spotkanie po zakończeniu projektu znane jest pod kilkoma nazwami:

• Debriefing: ten termin został zaczerpnięty z języka militarnego. Pierwotnie opisywał on spotkanie, które organizowane było na zakończenie misji, podczas którego zdawano z niej raport. 

• Retrospekcja: retrospekcja to termin często stosowany w zwinnym zarządzaniu projektami (ang. Agile project management). Ponieważ głównym celem tej metodologii jest ciągłe doskonalenie, spotkania retrospekcyjne organizuje się po zakończeniu sprintu, aby zespół mógł go podsumować. 

• Podsumowanie projektu: podsumowanie to zazwyczaj pisemny raport, który opisuje kluczowe elementy spotkania. Podsumowania projektu mają podobną formę, ale opisują kluczowe elementy całego projektu.

• Spotkanie podsumowujące: często organizowane pod koniec projektu, aby zakończyć ostatnie zadania i pozbyć się niejasności.

• Spotkanie dotyczące wyciągniętych wniosków: Project Management Institute (PMI) używa tej nazwy, aby wyznaczyć moment zakończenia projektu. Spotkania te mogą pomóc liderom projektu w sprawdzeniu, co poszło dobrze, co źle, a co można poprawić w przyszłości.

Spotkanie po zakończeniu projektu a spotkanie przed jego rozpoczęciem

Główna różnica pomiędzy tymi spotkaniami polega na tym, kiedy się je organizuje. Spotkanie przed rozpoczęciem projektu zwołuje się przed wykonaniem jakichkolwiek innych czynności. Podczas tego spotkania, członkowie zespołu zastanawiają się, co mogłoby się nie udać i starają się ograniczyć zagrożenia.

Spotkania po zakończeniu projektu natomiast organizowane są po wykonaniu wszystkich działań. Jest to spotkanie retrospekcyjne, podczas którego podsumowuje się wszystko, co miało miejsce w trakcie realizacji projektu. 

Kiedy należy zorganizować spotkanie po zakończeniu projektu?

Zorganizowanie spotkania po zakończeniu projektu może umożliwić kierownikom projektów dogłębne zrozumienie, w jaki sposób można udoskonalić procesy. Dokładniej mówiąc, te spotkania pomagają:

Wyciągać wnioski z wcześniejszych doświadczeń

Te spotkania umożliwiają kierownikom projektów usprawnienie procesów w przyszłości. Określenie, co poszło dobrze, a co źle, pozwoli powtórzyć dane działania w kolejnych projektach oraz dostosować strategię, aby uniknąć powielania błędów.

Wprowadzenie w życie poprawek w oparciu o wyciągnięte wnioski pomaga również zapobiegać błędom i ograniczyć zagrożenia. Jeśli regularnie przeprowadzasz podobne projekty możesz udoskonalić procesy w oparciu o wcześniejsze projekty. W ten sposób, Twój zespół będzie wiedział jakie działania i produkty końcowe należy dodać do planu projektu.

Retrospekcje i iteracje to ważne elementy metodologii Agile. Procesy Agile uznają iteracje za priorytet, ponieważ nie poświęcając czasu na wyciągnięcie wniosków nie jest możliwe dostosowanie procesów podczas kolejnego sprintu.

Poprawić komunikację w zespole

Jedną z głównych zalet spotkania po zakończeniu projektu jest to, że umożliwia ono kierownikom projektów dowiedzenie się, jak postrzegali go inni członkowie zespołu.

Sukces projektu często zależy od tego, na ile członkowie zespołu potrafią ze sobą współpracować, więc ważne jest, aby utworzyć przestrzeń, w której można podzielić się doświadczeniami. Jest to okazja do omówienia problemów i wspólnego znalezienia ich rozwiązania, aby można było ich uniknąć podczas realizacji kolejnego projektu.

Podnieść morale zespołu

Łatwym sposobem na podniesienie morale zespołu jest zaplanowanie czasu na świętowanie odniesionych sukcesów. Był może prościej jest zakończyć jeden projekt i od razu rozpocząć realizację kolejnego, ale z perspektywy budowania więzi w zespole lepiej zaplanować czas na wspólne celebracje.

Spotkanie po zakończeniu projektu to właściwy moment na pogratulowanie członkom zespołu, którzy szczególnie wyróżnili się podczas realizacji danego projektu. Okazanie uznania pracownikom znacznie poprawi również ich morale.

Oto kilka sposobów na podniesienie morale zespołu podczas spotkania po zakończeniu projektu:

• Dołącz do szablonu retrospekcji sekcję dotyczącą sukcesów. 

• Poproś każdego członka zespołu o podzielenie się kilkoma słowami uznania odnośnie pracy innego współpracownika.

• Przed rozpoczęciem spotkania przygotuj kilka „sukcesów” do omówienia.

6 kroków do przeprowadzenia skutecznego spotkania po zakończeniu projektu

Spotkanie po zakończeniu projektu wcale nie musi być skomplikowane. Oto kilka prostych kroków, które pomogą Ci zorganizować produktywne spotkanie:

1. Zorganizuj spotkanie kilka dni po ukończeniu projektu

Analiza po zakończeniu projektu jest najskuteczniejsza, kiedy członkowie zespołu wciąż mają w pamięci dany projekt. Najlepszym sposobem na upewnienie się, że zostanie ono przeprowadzone w dobrym momencie jest zaplanowanie go już podczas tworzenia harmonogramu projektu. Uwzględnienie spotkania po zakończeniu projektu w przepływie pracy gwarantuje, że nie zostanie ono pominięte.

Zazwyczaj najlepszym momentem na spotkanie po zakończeniu projektu jest okres kilku dni po wykonaniu pracy. Dzięki temu, członkowie zespołu mogą zyskać perspektywę i samodzielnie podsumować go przed przeprowadzeniem retrospekcji w większym gronie.

2. Roześlij ankietę przed spotkaniem

Po zakończeniu projektu, ale przed spotkaniem, dobrze jest wysłać do członków zespołu krótką ankietę, aby wstępnie dowiedzieć się, co sądzą oni o projekcie. Jeśli na przykład kilku pracowników wspomni od razu o tym samym problemie, upewnij się, że zostanie on przedyskutowany podczas spotkania.

Przykładowe pytania przed spotkaniem:

• Wybierz trzy rzeczy, które zakończyły się powodzeniem w tym projekcie

• Wybierz trzy rzeczy, które zakończyły się niepowodzeniem w tym projekcie

• Czy masz jakieś sugestie co do tego, co można poprawić w następnym projekcie?

Po określeniu tematów do dyskusji należy utworzyć agendę i wysłać ją do członków zespołu.

3. Udostępnij agendę spotkania po zakończeniu projektu

Udostępnianie agendy przed każdym spotkaniem, nie tylko spotkaniem po zakończeniu projektu, to dobry zwyczaj. Dzięki temu, członkowie zespołu będą wiedzieli, jakie są kluczowe tematy i odpowiednio się do nich przygotują.

Przykładowa agenda:

• Wprowadzenie (2,5 minuty)

• Podziękowania dla członków zespołu (5 minut)

• Co poszło dobrze (5 minut)

• Co należy poprawić (5 minut)

• Sugestie dotyczące kolejnych projektów (5 minut)

• Podsumowanie (2,5 minuty)

4. Wyznacz osobę sporządzającą notatki podczas spotkania i moderatora

Przed rozpoczęciem spotkania wyznacz osobę, która będzie robiła notatki i moderatora. Powinno nimi być dwoje różnych członków zespołu, ponieważ pełnienie obu funkcji na raz może skutkować ciągłym przerywaniem konwersacji. Często główny lider projektu bierze na siebie rolę moderatora, a ktoś inny robi notatki.

Jeśli przeprowadzasz spotkanie wirtualne, dobrze jest je nagrać, aby każdy członek zespołu mógł później do niego wrócić i w celu łatwiejszego sprawdzenia notatek ze spotkania.

5. Przeprowadź spotkanie

Podczas przeprowadzania spotkania ważne jest określenie podstawowych zasad jego działania. Moderator zazwyczaj steruje rozmową, opierając się na kluczowych elementach agendy. Ale co zrobić, gdy rozmowa się urywa?

Do zadań moderatora należy podtrzymywanie konwersacji i zachęcanie do dalszych dyskusji na temat projektu. Oto kilka pytań, które można zadać, aby rozpocząć rozmowę:

• Czy komukolwiek sprawiło trudności dotrzymanie terminów projektu? Jeśli tak, to dlaczego?

• Czy uważasz, że zespół miał wystarczające zasoby, aby ukończyć projekt w wyznaczonym czasie? Jeśli nie, jakie zasoby należałoby udostępnić, aby dotrzymać terminu?

• W świetle zdobytych doświadczeń, co można by zmienić realizując ten projekt?

• Czy chcesz pracować nad podobnym projektem w przyszłości? Dlaczego?

• Czy uważasz, że ten projekt zakończył się sukcesem? Dlaczego?

Otwarte pytania, takie jak te przedstawione powyżej, pomogą Ci zidentyfikować niewiadome kwestie dotyczące danego projektu. Możesz korzystać z nich, aby udoskonalić proces na potrzeby następnych projektów.

6. Wyślij uczestnikom podsumowanie spotkania

Po zakończeniu spotkania wyślij członkom zespołu jego podsumowanie. Upewnij się, że obejmuje ono również dalsze działania określone podczas spotkania i podziel się przemyśleniami na temat tego, jak wyciągnięte wnioski wpłyną na sposób realizacji kolejnych projektów.

Dowiedz się więcej o niezbędnych umiejętnościach zarządzania projektami

Poza wyciągnięciem wniosków ze spotkania po zakończeniu projektu, możesz także skorzystać z innych metod, aby zapewnić sobie sukces przy realizacji kolejnych projektów. Obejmują one na przykład przygotowanie planu projektu lub zorganizowanie spotkania inauguracyjnego.

Czy chcesz poznać więcej wskazówek, które pozwolą Ci udoskonalić swoje umiejętności zarządzania projektami? Dowiedz się więcej z biblioteki zasobów na temat zarządzania projektami Asany.