Używaj tablic pomysłów do efektywnej współpracy w zespole

Kiedy Twój zespół spotyka się, aby wymyślić nowe pomysły, może pojawić się wiele iskier, ale właściwe zapisanie pomysłów w taki sposób, aby miały sens po fakcie, to zupełnie nowe wyzwanie. Zapisywanie pomysłów na karteczki samoprzylepne może być zabawne i skuteczne w danej chwili. Ale co dalej, gdy trzeba zamienić neonowe różowe i zielone karteczki w praktyczne elementy, które można zaprezentować zespołowi przywódczemu?

Korzystanie z cyfrowych tablic pomysłów to nie tylko skuteczny sposób na burzę mózgów z zespołami zdalnymi, ale także doskonałe narzędzie do przechowywania wszystkich niesamowitych (i mniej niesamowitych) pomysłów w jednym miejscu. 

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o różnych rodzajach tablic pomysłów, korzyściach płynących z korzystania z tych cyfrowych oraz integracjach tablic pomysłów z Asaną, o których każdy powinien wiedzieć.

Czym jest tablica pomysłów?

Tablica pomysłów to wizualny zbiór pomysłów zgromadzonych przez zespół. Tablice pomysłów to doskonałe miejsce do zapisywania, organizowania i edytowania pomysłów przed przekształceniem ich w plany działania.

Tablice te mają tak wiele kształtów i rozmiarów, jak pomysły, z których się składają. Możesz zapisać je na kartce papieru, utworzyć kolekcję karteczek samoprzylepnych na ścianie lub zebrać wszystkie pomysły zespołu na cyfrowej tablicy. 

Kiedy używać tablic pomysłów

Tablice pomysłów to świetny sposób na rzucanie świeżymi i kreatywnymi pomysłami. Zwykle dzieje się tak podczas burzy mózgów. 

Można ich używać do zapisywania pomysłów, gdy zespół przeprowadza burzę mózgów na temat:

• Nazwy produktów

• Koncepcje kreatywne

• Rozwiązania 

• Retrospekcje lub analizy post-mortem

• Pomysły projektowe

• Koncepcje reklamowe

• Pomysły na wydarzenia

• Ulepszenia produktów lub procesów

Każdy rodzaj procesu tworzenia pomysłów może skorzystać na tablicy pomysłów.

Jak utworzyć tablicę pomysłów

Niezależnie od tego, czy korzystasz z fizycznej tablicy, czy z tablicy online, etapy jej tworzenia są dość podobne. Aby uzyskać długoterminową inspirację i wyznaczyć cele, wiele zespołów korzysta również z szablonu tablicy wizji, która łączy w sobie elementy wizualne z uporządkowanymi krokami, aby utrzymać tempo pracy.

Krok 1: ustaw cel i czas

Sesja burzy mózgów może być zorientowana na cel tylko wtedy, gdy wszyscy wiedzą, jaki jest ten cel. Zbierz członków zespołu i powiedz im, czego szukasz. W zależności od charakteru burzy mózgów pomocne może być nawet poinformowanie zespołu przed spotkaniem, aby mógł wcześniej zbadać i rozważyć pomysły. 

Następnie, gdy wszystko będzie gotowe do rozpoczęcia burzy mózgów, ustaw czasomierz. Skuteczne burze mózgów powinny trwać od 15 do 45 minut. Ustawienie timera pomoże Twojemu zespołowi skupić się na bieżącym zadaniu.

W zależności od konkretnych celów często pomocne jest podzielenie sesji na mniejsze części, aby zespół nie zbaczał z toru.

Podczas niedawnej burzy mózgów nasz zespół marketingowy spędził pierwsze dziesięć minut na wymyślaniu tematów, a następne dziesięć na wymyślaniu konkretnych pomysłów na teksty dla tych tematów. Kiedy dodasz ograniczenia czasowe do burzy mózgów, Twój zespół będzie bardziej skłonny od razu zabrać się do pracy i utrzymać koncentrację, zamiast czekać na inspirację.”

Krok 2: stwórz otwarte i pozytywne środowisko

Członkowie zespołu będą znacznie bardziej otwarci na dzielenie się swoimi pomysłami, jeśli nie będą się obawiać, że zgłoszą te złe. Warto poprosić zespół o „złe pomysły” na początku burzy mózgów, aby odciążyć go i pobudzić kreatywność. Kto wie, może jeden z tych „złych pomysłów” okaże się genialny.

Krok 3: wyznacz osobę do robienia notatek lub współpracuj wirtualnie

Kiedy zbierasz członków zespołu w tej samej przestrzeni fizycznej, wyznacz osobę, która będzie notować wszystkie pomysły podczas burzy mózgów. Pomocne jest użycie cyfrowego narzędzia do burzy mózgów, które umożliwia natychmiastowe udostępnianie pomysłów po spotkaniu bez konieczności ich wcześniejszego zapisywania. 

Jeśli natomiast korzystasz z tablicy pomysłów w środowisku zdalnym, udostępnij członkom zespołu szablon wirtualnej burzy mózgów. Dzięki temu będą mogli współpracować nad tablicą pomysłów w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie, zgodnie z własnym harmonogramem.

Krok 4: omów pomysły

Gdy wszystkie pomysły zostaną zapisane, przejdź przez nie po kolei. W zależności od liczby pomysłów, które wpadły zespołowi do głowy, pomocne może być głosowanie na najlepsze z nich, aby ograniczyć liczbę pomysłów do szczegółowego omówienia.

Daj autorowi każdego pomysłu możliwość dalszego wyjaśnienia, co miał na myśli, zadaj pytania, aby wyjaśnić jego myśli i zaproś innych do dodania swoich pomysłów. Zapisz wszystkie te dodatkowe informacje, aby stworzyć dokładny zbiór pomysłów.

Krok 5: edytuj tablicę pomysłów

Na koniec zredaguj tablicę pomysłów, archiwizując lub usuwając pomysły, które nie zostaną uwzględnione w ostatecznej wersji, i wyróżniając te, które chcesz przekształcić w czynności do wykonania. Cyfrowa tablica pomysłów znacznie ułatwi ten krok Twojemu zespołowi, ponieważ możesz przeciągać i porzucać elementy w tę i z powrotem oraz tworzyć bardziej zorganizowany i ustrukturyzowany dokument. Umożliwia również odłożenie pomysłów na bok i zachowanie ich na następną burzę mózgów bez ryzyka ich utraty.

Rodzaje tablic pomysłów

Na początek warto wspomnieć, że istnieją zarówno fizyczne,lice pomysłów, jak i ich cyfrowe odpowiedniki. Możesz zbierać pomysły i informacje na papierze, tablicach, karteczkach samoprzylepnych, szklanych ścianach lub skorzystać z rozwiązania cyfrowego, które znacznie ułatwia dzielenie się pomysłami z członkami zespołu w różnych biurach, a nawet krajach.

Tablice pomysłów mają różne kształty i wzory:

• Wykresy lub tablice: te tablice pomysłów umożliwiają organizowanie pomysłów w różnych kategoriach podczas burzy mózgów. Jednym z najpopularniejszych narzędzi jest tablica Kanban, która dzieli pomysły na zadania. Na przykład tablica Kanban może zawierać kolumny z zadaniami „Nowe”, „W toku” lub „Ukończone”.

• Mapy myśli lub klastry: diagramy te są świetnym sposobem na  wizualizację powiązań między pomysłami. Możesz użyć tych połączeń, aby dodatkowo wyróżnić priorytety za pomocą hierarchii.

• Tablice nastrojów: jeśli pracujesz nad czymś bardziej kreatywnym, takim jak nowy design produktu lub kampania reklamowa, utwórz tablicę pomysłów wypełnioną obrazami, kolorami i ilustracjami, aby zbierać nowe pomysły.

Zalety cyfrowych tablic pomysłów

Korzystanie z cyfrowych lub wirtualnych tablic pomysłów zamiast fizycznych może przynieść Twojemu zespołowi wiele korzyści.

• Inkluzywność: każdy członek zespołu może się zaangażować. Ponieważ tablica pomysłów jest wypełniana cyfrowo, nawet bardziej powściągliwi członkowie zespołu mają szansę podzielić się swoimi pomysłami, nie czując się w centrum uwagi.

• Łatwość udostępniania: niezależnie od tego, czy przeprowadzasz wirtualną burzę mózgów, czy spotykasz się ze swoim zespołem w tej samej przestrzeni fizycznej, możesz łatwo udostępnić tablicę pomysłów wszystkim. Nie musisz już robić zdjęć tablicy i próbować rozszyfrować nieczytelnego pisma. Udostępnianie i edytowanie pomysłów nigdy nie było prostsze.

• Nieograniczone możliwości edycji: skoro tablica pomysłów jest cyfrowa, możesz dodawać, usuwać i zmieniać jej strukturę tak często, jak tylko chcesz, bez tworzenia bałaganu z karteczkami samoprzylepnymi. 

• Elastyczność: członkowie zespołu nie zawsze są dostępni w tym samym czasie. Jeśli zarządzasz zespołem rozproszonym geograficznie lub pracującym zdalnie, cyfrowe tablice pomysłów umożliwiają członkom zespołu dodawanie pomysłów w dogodnym dla nich czasie.

• Organizacja: dzięki cyfrowym tablicom pomysłów nie musisz się martwić o projekt lub kolejność, zanim zapiszesz swoje pomysły. Wybierz szablon tablicy pomysłów, który odpowiada Twojej wizji i po prostu rozpocznij burzę mózgów. Wszystkie pomysły Twojego zespołu będą zapisywane w czasie rzeczywistym i możesz je uporządkować jednym kliknięciem. Pomysły, których nie potrzebujesz w danej chwili, ale które chcesz zachować na przyszłość, możesz zarchiwizować i ponownie wykorzystać w późniejszym czasie.

• Szczegóły: do cyfrowych tablic pomysłów możesz dodawać linki, obrazy, filmy lub dokumenty, aby lepiej uzasadnić swoje propozycje. Ułatwia to przechowywanie wszystkich pomysłów w jednym miejscu i łączenie odpowiednich informacji.

• Łatwe wdrożenie: po wybraniu ulubionych pomysłów wystarczy skopiować je i wkleić do kalendarza, narzędzia do tworzenia tablic Kanban lub oprogramowania do zarządzania pracą.

Korzystanie z cyfrowych tablic pomysłów w Asanie

Asana może pomóc Ci udostępnić zespołowi cyfrowe tablice pomysłów, korzystając z integracji, takich jak Lucidchart. Zbierz wszystkie narzędzia i pomysły w jednym miejscu, aby skupić się na tym, co naprawdę ważne: współpracy z zespołem podczas burzy mózgów.

Lucidchart 

Lucidchart umożliwia tworzenie wirtualnych diagramów i tablic pomysłów. Dzięki pakietowi do współpracy wizualnej Lucid możesz szybko i łatwo odwzorować burze mózgów, procesy, systemy i osoby w swojej organizacji. Dzięki integracji z Asaną możesz łatwo udostępniać swoje diagramy i tablice pomysłów swojemu zespołowi.

Podejmuj działania na podstawie pomysłów

Tablice wizualizacyjne są pomocne nie tylko podczas burzy mózgów nad nowymi pomysłami. Mogą również pomóc w organizacji zadań do wykonania, sortując czynności do wykonania w kategorie, które pomagają śledzić postępy w realizacji każdego zadania. 

Wirtualna tablica Kanban to idealne miejsce do tworzenia dynamicznego przeglądu prac w ramach projektu, dzięki czemu zespół może być na bieżąco z tym, co należy zrobić, co jest w toku, a co zostało ukończone.