Administrator projektu: 4 role w cyklu życia projektu

Żaden projekt nie jest przedstawieniem jednego aktora – aby utrzymać projekt na właściwym torze i realizować cele w terminie należy na każdym etapie współpracować z różnymi członkami zespołu projektowego. Jedną z tych osób jest administrator projektu.

Zapewne znasz już stanowisko kierownika projektu – jest to osoba prowadząca projekt i monitorująca jego postęp. Następnie jest zespół realizujący projekt. Natomiast pośrodku znajduje się administrator projektu.

Administrator projektu współpracuje blisko z kierownikami projektu w cyklu życia projektu. W miarę zdobywania doświadczenia może sam awansować na kierownika projektu. W niniejszym artykule omówimy role i obowiązki administratora projektu oraz sposób, w jaki można w pełni realizować się na tym stanowisku. 

Kim jest administrator projektu?

Administrator projektu jest odpowiedzialny za różne obowiązki administracyjne związane z projektem. Obowiązki te mogą obejmować dokumentację, zarządzanie spotkaniami, obsługę budżetu projektu oraz korzystanie z umiejętności zarządzania czasem do pomocy zespołowi w utrzymaniu działań na właściwym torze. 

Administrator projektu to „pierwszy oficer” kierownika projektu. Jego celem jest ułatwienie mu pracy, pomoc w realizacji projektu oraz zdobycie cennego doświadczenia w zarządzaniu projektami dla rozwoju własnej kariery.

Co robi administrator projektu?

Obowiązki administratora projektu mogą być nieprzewidywalne, ale niektóre zadania pozostają niezmienne w każdym projekcie. Jeśli ubiegasz się o to stanowisko, musisz mieć umiejętności wymagane do realizacji tych zadań. 

Śledzenie zadań

Ważną częścią pracy administratora projektu jest monitorowanie planu projektu. Podczas gdy kierownik projektu pilnuje, aby każdy członek zespołu miał swój wkład w realizację projektu, administrator projektu monitoruje poszczególne zadania. 

Administratorzy projektu pilnują harmonogramu projektu i odbierają od członków zespołu aktualizacje dotyczące każdego zadania. Poinformują kierownika projektu w przypadku ryzyka niedotrzymania terminu. 

Niektóre projekty obejmują setki zadań, których monitorowanie jest wysiłkiem zespołowym i wymaga otwartej komunikacji między kierownikiem a administratorem. Równie ważne, co dobra komunikacja, jest dysponowanie centralnym źródłem dla wszystkich informacji dotyczących projektu, takim jak narzędzie do zarządzania projektami. Dzięki temu cały zespół może pracować z tymi samymi źródłami i mieć czytelne informacje na temat zadań wykonywanych przez dane osoby.

Dokumentacja przebiegu projektu

W zarządzaniu projektami tworzona jest obszerna dokumentacja i kierownik projektu nie zawsze może mieć czas, aby zająć się tym samodzielnie. Jako administrator projektu, musisz mieć umiejętności twarde wymagane do przetwarzania dokumentów procesu, wypełniania formularzy, komunikacji z klientami oraz robienia notatek. Może to brzmieć jak dużo pracy, ale dokumentacja obsługiwana przez administratora jest niezbędna dla sukcesu projektu. 

Jako administrator projektu będziesz nie tylko pisać dokumenty, ale także dzielić je na kategorie, segregować, udostępniać, przechowywać i aktualizować. Do obsługi tych zadań i przyczynienia się do zwiększenia wydajności projektu musisz mieć wyjątkowe umiejętności organizacyjne. 

Zarządzanie budżetem i zasobami

Administratorzy projektu często śledzą wydatki danego projektu i nadzorują plan zarządzania zasobami zespołu. Podczas gdy kierownik projektu skupia się na przydziale zasobów i realizacji transakcji dla potrzeb projektu, administrator projektu działa na drugim planie, upewniając się, że projekt nie przekracza budżetu. 

Jeśli administrator projektu zauważy na przykład zwiększone wydatki w realizowanym projekcie, powiadomi o tym kierownika projektu, aby mógł on podjąć działania, dostosować plan projektu i zmniejszyć wydatki. 

Organizacja spotkań

Spotkania są niezbędną częścią przepływu pracy w projekcie. Standardowe spotkania mogą wspierać współpracę w zespole i zapewnić otwartą komunikację między różnymi rolami w zespole. Kierownicy określają strukturę spotkania, a administratorzy zazwyczaj odpowiadają za ustalenie terminu. 

Poza wyznaczaniem dat spotkań administrator projektu może także być odpowiedzialny za robienie notatek. Po każdym spotkaniu administrator projektu będzie osobą, która wyśle notatki ze spotkania oraz wynikające z niego działania, aby wszyscy w zespole mieli aktualne informacje.  

Jak zostać administratorem projektu

Dzięki wiedzy o tym, czego potrzebujesz do zdobycia stanowiska administratora projektu oraz realizowania się na nim, przyczynisz się pozytywnie do realizacji projektu w jego cyklu życia. Bez względu na to, czy masz już doświadczenie potrzebne do zostania administratorem projektu w pełnym zakresie czy nadal je zdobywasz, poniżej znajdziesz elementy, o których warto wspomnieć w życiorysie: 

• Doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku: wcześniejsze doświadczenie zawodowe jest jednym z najważniejszych wymogów, jeśli chcesz wspomóc zespół jako administrator projektu. W większości przypadków stanowisko administratora projektu nie jest stanowiskiem, od którego zaczyna się karierę, więc prawdopodobnie konieczne będzie udowodnienie doświadczenia zawodowego w podobnej roli, takiej jak rola koordynatora projektu lub stanowisko asystenta projektu.

• Znajomość oprogramowania do zarządzania projektami: większość administratorów projektu w obsłudze zadań administracyjnych polega na oprogramowaniu do zarządzania projektami. Znajomość oprogramowania ułatwia wykonywanie zadań, współpracę z zespołem i kierownikiem projektu oraz umożliwia stanie się najlepszym możliwym administratorem projektu. 

• Mocne umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem: choć automatyzacja oferowana przez oprogramowanie wesprze Cię w różnych zadaniach administratora projektu, aby być skutecznym administratorem, nadal musisz mieć mocne umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem. Umiejętności organizacyjne ułatwią sortowanie zadań, zarządzanie dokumentacją i odciążenie kierownika projektu. Umiejętności zarządzania czasem ułatwią wydajną realizację zadań bez ryzyka wypalenia. 

• Dodatkową zaletą jest certyfikat PMP/PRINCE2: niektórzy administratorzy projektu przekonali się, że certyfikacja pomaga w rozwoju kariery. Certyfikaty PMP (Project Management Professional) i PRINCE 2 (PRojects IN Controlled Environments) są powszechnie uznawane w świecie zarządzania projektami. Chociaż certyfikaty te nie są wymagane od administratora mogą one pomóc we wspięciu się po drabinie kariery.  

Stopień magistra administracji biznesowej także może ułatwić rozpoczęcie kariery i zdobycie dodatkowej wiedzy w tej dziedzinie. Chociaż od administratora projektu wymagane jest zazwyczaj uzyskanie stopnia licencjata, tytuł MBA może otworzyć drzwi do przedsięwzięć i stanowisk z pokrewnych dziedzin. 

5 wskazówek, jak być lepszym administratorem projektu

Jeśli chcesz być skutecznym administratorem projektu, najważniejsze jest nauczenie się zarządzania swoim czasem, zdobycie umiejętności komunikacyjnych oraz osiągnięcie skuteczności. Poniższe wskazówki pomogą w rozwinięciu umiejętności, aby ułatwić Ci wykonanie zadań administracyjnych.

Organizacja kalendarza (i czasu)

Ludzie prowadzą budżet i wiedzą, kiedy zmniejszyć koszty, aby zostać nad kreską, więc czemu nie możesz zrobić tego samego ze swoim czasem? Jesteś zapracowanym administratorem projektu, więc Twój czas jest cenny. Nie możesz zrobić wszystkiego jednocześnie, więc priorytetyzuj i wykonuj to, co możesz. 

Możesz skorzystać z narzędzi zarządzania zadaniami, takich jak macierz Eisenhowera, do zwiększenia produktywności. Narzędzia te zapewniają skuteczne metody sortowania zadań, eliminowania zbędnych elementów oraz priorytetyzowania tego, co jest ważne. 

Efektywne delegowanie

Ważną częścią zarządzania czasem jest wyczucie, kiedy należy oddelegować zadania. Jeśli potrafisz skutecznie delegować, możesz zwolnić czas na zajęcie się najważniejszymi zadaniami. Musisz także mieć pewność, że delegujesz zadania odpowiednim osobom. Niektóre wskazówki dotyczące skutecznej delegacji zadań to:

• Wykorzystaj mocne strony członków zespołu

• Udostępnij odpowiednie zasoby

• Zapewnij jasną komunikację

• Zachowaj cierpliwość

• Przekazuj informacje zwrotne

Delegowanie jest ważną cechą dobrego lidera, więc jeśli chcesz kierować przez dawanie dobrego przykładu, jest to niezbędna umiejętność do opanowania. Pamiętaj, że delegowanie nie tylko zapobiega przepracowaniu, ale również daje członkom zespołu możliwość poznania nowych obszarów i zdobycie nowych doświadczeń. Nie przejmuj się, jeśli delegowanie pracy nie przychodzi Ci naturalnie – jest to umiejętność, którą ćwiczy się, tak jak inne umiejętności miękkie.

Komunikacja i współpraca

Jako administrator projektu musisz regularnie komunikować się i współpracować z kierownikiem projektu i innymi członkami zespołu. Twoim zadaniem jest pomaganie zespołowi projektowemu w zachowaniu organizacji i osiąganiu sukcesów od inicjacji projektu po jego ukończenie.

Niektóre metody rozwinięcia komunikacji z zespołem to:

• Wysyłaj co tydzień aktualizacje postępu

• Ustaw przypomnienie dotyczące konsultacji z interesariuszami

• Organizuj cotygodniowe rozmowy z zespołem

Możesz skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, aby być na bieżąco z pracą, prowadzić efektywną komunikację i śledzić postęp planu projektu. Jednak połączenia wideo, rozmowy online i osobiste spotkania są tak samo ważne dla współpracy, jak dla morale zespołu.

Wykorzystaj automatyzację projektu

Oprogramowanie do zarządzania projektami może znacznie ułatwić pracę administratora. Za jego pomocą możesz udostępniać informacje między członkami zespołu, umawiać spotkania, wyznaczać terminy i ramy czasowe projektu oraz zarządzać zadaniami. Dodatkowo za pomocą oprogramowania można tworzyć dokumentację i budżet oraz w razie potrzeby udostępniać je interesariuszom. 

Oprogramowanie do zarządzania projektami zwiększy wydajność Twojej pracy jako administratora projektu oraz pozwoli ograniczyć potencjalne błędy. Główne funkcje tego oprogramowania ułatwiające koordynowanie pracy to:

• Automatyzacja: automatyzuj procesy, aby wyeliminować ręczną pracę.

• Raportowanie statusu: twórz raporty dotyczące statusu projektu do udostępnienia członkom zespołu i interesariuszom

• Widoki projektu: lepiej wizualizuj projekt i jego postęp.

• Wszystkie informacje w jednym miejscu: przechowuj wszystkie informacje projektu w jednym, współdzielonym i dostępnym dla wszystkich osób miejscu.

• Wyznaczanie i śledzenie celów: zobacz pracę w kontekście. Wyznacz cele i śledź realizację projektu pod ich kątem.

Gra zespołowa

Każdy projekt jest wysiłkiem zespołowym. Jeśli nie masz zespołowego nastawienia, będzie Ci trudno doprowadzić projekt do końca. Mimo tego, że wszyscy mamy swoje cele zawodowe, które chcemy realizować, bycie graczem zespołowym jest najszybszym sposobem osiągnięcia celów osobistych i zespołowych. 

Wraz z zespołem powinniście mieć spójną wizję projektu, do której będziecie wspólnie dążyć. Gdy komunikacja jest otwarta i pracujecie jako zespół, możecie wspólnie osiągać cele i świętować sukcesy. 

Uprość administrację projektem za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami

Zostanie administratorem projektu może wymagać lat doświadczenia połączonych z odpowiednim wykształceniem. Jednak po zdobyciu tego stanowiska najlepszym sposobem na rozwój kariery jest poznanie oprogramowania do zarządzania projektami. 

Po poznaniu wszystkich tajników oprogramowania do zarządzania projektami możesz skorzystać z niego do uproszczenia zadań związanych z administracją projektem oraz rozwinięcia swoich umiejętności zarządzania projektami.