Na czym polega technika After Action Review (AAR)?

Kiedy masz dużo na głowie, możesz przeskakiwać z jednego projektu na drugi, nie poświęcając czasu na przejście. Inni polegają na tym, że dotrzymasz terminów, co oznacza, że musisz działać szybko, aby wszystko było na czas. Ale jest coś ważniejszego niż dotrzymywanie terminów – wydajność projektu. 

Aby pracować jak najlepiej, potrzebujesz czasu na refleksję. W ten sposób możesz wykorzystać wcześniejsze projekty, aby ulepszyć te przyszłe. Omówienie po zakończeniu działania (AAR) zapewnia przejście między projektami i daje czas na ocenę tego, co poszło dobrze, a co nie.

Czym jest przegląd po zakończeniu działania?

Przegląd po zakończeniu działania (AAR) to narzędzie używane do podsumowania projektu lub wydarzenia, aby zrozumieć, co się wydarzyło, dlaczego stało się to w ten sposób i jak to poprawić. Prawidłowo wykorzystane, może uwypuklić mocne strony lub obawy w projekcie i zespole. 

AAR zapewnia statystyki dotyczące takich kwestii jak:

• Komunikacja w zespole: czy Twój zespół komunikuje się w sposób, który pozwala na efektywne wykonywanie pracy?

• Wskaźnik wykorzystania: czy masz wystarczającą liczbę członków zespołu, aby ukończyć zadania w terminie?

• Zasoby projektu: czy dostępne są wystarczające zasoby i czy są one prawidłowo przydzielone do tworzenia produktów końcowych projektu?

• Role i obowiązki: czy członkowie zespołu prawidłowo wykonują swoje role i obowiązki oraz współpracują ze sobą, aby osiągać wyniki?

AAR ma miejsce na koniec projektu, a jego celem jest usprawnienie przyszłych projektów o podobnym przepływie pracy lub funkcjach. Jeśli na przykład AAR ujawni, że zespół miał trudności z alokacją zasobów z powodu złej strategii, możesz opracować nową strategię alokacji dla przyszłych projektów.

Jakie są cztery części AAR?

AAR to czteroczęściowa struktura, którą można traktować jak przepływ pracy w projekcie. Każda faza struktury ma swoje własne kroki, które ułatwiają refleksję i wprowadzanie ulepszeń. 

Cztery fazy AAR to:

1. Zaprojektuj: określ kluczowe szczegóły AAR.

2. Przygotowanie: zbierz informacje na temat projektu i zaplanuj działania w ramach AAR.

3. Wdrożenie: przeanalizuj i zastanów się nad AAR.

4. Rozpowszechnianie: uporządkuj swoje ustalenia, napisz raport i stwórz plan działania.

Wykonaj poniższe kroki, aby zagłębić się w każdą fazę AAR i uzyskać statystyki dotyczące ogólnej wydajności projektu. 

1. Projektowanie

Faza projektowania to okazja, aby nadać strukturę AAR. Projekty składają się z wielu części, dlatego ważne jest, aby określić, jakie podejście przyjmiesz, szukając sposobów na poprawę. 

Określ zakres i cele:

AAR nie musi analizować każdego członka zespołu, interesariusza, elementu budżetu i kamienia milowego. Aby uzyskać jak najwięcej statystyk z AAR, zdefiniuj zakres i ustal kluczowe cele, które chcesz osiągnąć. Prawdopodobnie rozpoczniesz proces przeglądu, mając ogólne pojęcie o tym, czego szukasz lub jakie wnioski chcesz wyciągnąć. Użyj tych pomysłów jako swoich celów. 

Określ interesariuszy:

Interesariusze to wszystkie osoby zaangażowane w proces przeglądu po zakończeniu działania, a także wszystkie osoby, na które wpływ mają uzyskane statystyki. Mogą to być członkowie zespołu, klienci, interesariusze danego projektu oraz kierownictwo projektu. Pamiętaj o tych osobach podczas analizy, aby uzyskać szeroki zakres perspektyw. 

2. Przygotowanie

W fazie przygotowania zbierasz informacje i materiały, aby wykonać większość procesu AAR. Ta faza powinna również obejmować dyskusję z zespołem na temat działań i pytań, które należy zadać podczas analizy części projektu zidentyfikowanych w fazie projektowania.

Przeprowadź analizę:

Część przygotowawcza polega na zebraniu materiałów projektowych, które pomogą zespołowi odpowiedzieć na pytania podczas kolejnej fazy AAR. Jeśli AAR koncentruje się na tym, jak zespół zarządzał budżetem i zasobami projektu, warto uzyskać dostęp do propozycji budżetu, sprawdzić wykorzystanych dostawców oraz pobrać paragonów zakupów i dzienników komunikacji dotyczącej budżetu.

Zbierz materiały do warsztatów:

Twój zespół może przeprowadzić burzę mózgów, aby ustalić, jakie działania podczas warsztatów będą najlepsze dla danego projektu i tematu AAR. Jeśli szukasz problemów w dłuższej osi czasu projektu, pomocne może być burzowanie zdarzeń lub mapowanie problemów. Do tych ćwiczeń potrzebna będzie tablica i karteczki samoprzylepne. Możesz również spróbować zagrać w grę „Co, więc co, teraz co?”, która nie wymaga wielu materiałów. Ten model refleksji pomaga zespołom przejść przez poszczególne poziomy refleksji, aby znaleźć rozwiązania.

3. Wdrożenie

Etap wdrożenia to moment, w którym rozpocznie się dyskusja i analiza AAR. Na tym etapie powinieneś już wiedzieć, o czym chcesz rozmawiać podczas sesji AAR, jak chcesz analizować temat i kto jeszcze jest zaangażowany.

Przeprowadź warsztaty i analizy:

• Korzystając z materiałów zebranych w fazie drugiej, rozpocznij warsztaty dotyczące swojego projektu. Jeśli przeprowadzasz burzę mózgów, umieść kluczowe wydarzenia i działania na wyimaginowanej osi czasu za pomocą karteczki samoprzylepne. Omów kolejność zdarzeń i zidentyfikuj potencjalne punkty krytyczne na osi czasu. Jeśli mapujesz punkty krytyczne, zaznaczysz je na wykresie z osiami x i y, gdzie oś y oznacza trudności, a oś x nakład pracy. 

Zadaj cztery kluczowe pytania:

Podczas każdego AAR należy odpowiedzieć na cztery kluczowe pytania: 

1. Jakie były oczekiwania?

2. Co się faktycznie wydarzyło?

3. Co poszło dobrze i dlaczego?

4. Co możemy poprawić i w jaki sposób?

Odpowiadając na te pytania, przeprowadzisz pełną analizę tematu projektu i zrozumiesz, jak wprowadzić ulepszenia.

4. Rozpowszechnianie

Po przeprowadzeniu warsztatów na temat projektu i udzieleniu odpowiedzi na cztery kluczowe pytania, nadszedł czas, aby rozpowszechnić swoje ustalenia. Ostatnim krokiem jest sporządzenie raportu po zakończeniu działania, który podsumowuje informacje i oferuje praktyczne zalecenia na przyszłość. 

Wyciągnij wnioski:

Po utworzeniu raportu podsumowującego możesz odwoływać się do niego w przyszłych projektach. Możesz użyć tego raportu, aby wyciągnąć wnioski na temat tego, co poszło dobrze, a co nie, oraz jakie działania naprawcze należy podjąć. Możesz na przykład stwierdzić, że przekroczono budżet, ponieważ podczas tworzenia propozycji budżetu nie przeprowadzono wystarczających badań wstępnych.

Utwórz plan działania:

Kończąc raport AAR, opracuj rozwiązania, które pozwolą Ci działać lepiej w przyszłości. Chociaż Twoje rozwiązania mogą nie mieć zastosowania do każdego przyszłego projektu, warto rozpoczynać nowe projekty z wyższym poziomem gotowości. Na przykład utworzony plan działania może obejmować szczegółowy proces planowania propozycji budżetu lub strategię alokacji zasobów.

Wiele zespołów łączy omówienie działań po zakończeniu projektu z szablonem wyciągniętych wniosków lub szablonem podsumowania projektu, dzięki czemu statystyki są łatwe do śledzenia i ponownego wykorzystania w przyszłych projektach.

Przykład przeglądu po zakończeniu projektu

Oto przykład przeglądu po zakończeniu projektu kampanii w mediach społecznościowych. Ten raport AAR analizuje, w jaki sposób zespół zarządzał budżetem i zasobami projektu. 

W tym szablonie przeglądu po zakończeniu działania znajdują się sekcje, które umożliwiają zespołowi przeanalizowanie struktury AAR, przygotowanie się do warsztatów i udzielenie odpowiedzi na cztery kluczowe pytania. 

Szablon przeglądu po zakończeniu działania

Użyj poniższego szablonu omówienia po zakończeniu projektu jako przewodnika dla swojego następnego projektu.

Ten dokument powinien służyć jako pomoc dla Ciebie i Twojego zespołu. Podczas przeprowadzania AAR, zarówno osobiście, jak i wirtualnie, aktywnie omawiaj dany temat, aby odpowiedzieć na pytania i znaleźć rozwiązania.

Korzyści płynące z AAR

Skuteczniej jest pokazać członkom zespołu, jak mogą się rozwijać, korzystając z przykładów z poprzednich projektów, niż im o tym mówić. Pokazywanie pozwala dawać dobry przykład i budować zaufanie w zespole. 

Kiedy wykorzystasz statystyki z AAR i wprowadzisz je w życie, zobaczysz poprawę w pracy i dynamice zespołu. 

Korzyści z AAR obejmują:

• Inspirują innowacje: kiedy zespół rozumie, gdzie wystąpiły poprzednie błędy, może wymyślić kreatywne rozwiązania, aby wprowadzić ulepszenia.

• Pomaga podejmować lepsze decyzje: poświęcenie czasu na refleksję pomaga liderom i członkom zespołu podejmować lepsze decyzje w przyszłości.

• Identyfikacja błędów z przeszłości: AAR umożliwiają przegląd wcześniejszych projektów i identyfikację błędów lub źle rozwiązanych problemów.

• Tworzy synergię w zespole: warsztatowy charakter AAR daje grupom szansę na współpracę i stworzenie cennego planu działania – to pozytywna synergia w praktyce.

• Ulepszenie przyszłych projektów: ostatecznym celem AAR jest ulepszenie przyszłych projektów.

Główną korzyścią z AAR jest nauka. Wyciągając wnioski z przeszłości, stajesz się bardziej kompetentny na przyszłość. Jako forma ciągłego doskonalenia, AAR pomagają wprowadzać niewielkie zmiany, eliminując nieefektywne rozwiązania z przeszłości, co ostatecznie prowadzi do dużych, długoterminowych ulepszeń.

Ułatw sobie AAR dzięki oprogramowaniu do zarządzania pracą

Współpraca zespołu ma kluczowe znaczenie dla AAR, a członkowie zespołu mogą wiele się od siebie nauczyć, współpracując nad wprowadzeniem ulepszeń. Aby usprawnić proces podsumowania projektu, umieść szablon przeglądu i późniejszy plan działania w narzędziu do zarządzania pracą. Umożliwi to łatwe udostępnianie materiałów i wprowadzanie informacji o projekcie. Utwórz przepływ pracy AAR w Asanie i zobacz, jak płynnie udoskonalasz swoje projekty.